Fazer a gestão de um cartório não é tarefa fácil. Quem administra um sabe de todas as funções e procedimentos comuns em um dia de trabalho. Com o passar do tempo, a necessidade de otimizar as atividades tem feito muitos gestores buscarem ajuda para melhorar o funcionamento da empresa. E isso é possível com a ajuda da tecnologia.
Sim, a tecnologia! Você já pensou quanto sua empresa ganharia com a automação das funções? Pois saiba que isso pode ser feito com a utilização de um software próprio para a gestão de cartórios. A automatização dos Cartórios trouxe uma nova fase no sistema de registros, documentos, ofícios. Ficou animado? Então confira seis passos para automatizar as rotinas cartoriais da sua empresa.
Levantamento das necessidades
O primeiro passo é entender quais são os gargalos do seu processo, identificar atividades repetitivas e pontos que vem gerando retrabalho. Verifique em quais pontos você acredita que a automatização poderia fazer diferença.
Mapeamento de fluxos e processos internos
Você precisa mapear detalhadamente os processos atuais, para identificar todas as pessoas envolvidas e saber quais tarefas são feitas por cada uma delas.
Avaliação do tempo gasto em cada processo
Registre e analise tempo gasto em cada tarefa realizada. Depois, veja se o tempo gasto está comprometendo as rotinas cartoriais. Aqui é preciso considerar o tempo dos processos manuais e a possibilidade de ganho de eficiência como a automatização.
Identificar melhorias
Chegou o momento de buscar inovações para o seu cartório. Depois de identificar os gargalos e mapear os processos em detalhe é necessário ver quais deles podem ser otimizados e quais as melhorias que podem ser feitas. Nesse momento você precisa ser organizado. Assim você ganha tempo, seleciona os processos e ordena de uma forma que irá facilitar o dia a dia do seu cartório.
Definir diretrizes e procedimentos
Identificadas e definidas as melhorias a serem implementadas, é preciso padronizar a forma como os procedimentos serão feitos. A melhor solução está na tecnologia. É importante que você consiga incorporar o seu processo na sua ferramenta de gestão. Definindo atividades e responsáveis por cada uma das etapas e usando recursos de restrição de acesso e padronização de inserção de valores nos campos do software, você consegue garantir que o processo padrão será respeitado por todas as partes envolvidas. A automatização dos processos tem um ótimo custo-benefício, pois sua empresa ganha em otimização das rotinas cartoriais, tendo uma gestão muito mais eficiente. E tudo isso é possível através de um software específico para comandar a coordenação dessas funções.
Análise dos resultados
A automatização do seu cartório já é uma realidade. Agora é o momento de fazer um balanço e descobrir o quanto isso melhorou o funcionamento da sua empresa. É preciso verificar os benefícios proporcionados por este software como ganho de tempo, qualidade do serviço, organização, entre outros.
Software para cartórios é na Alkasoft
Quando for automatizar o seu cartório, busque um software que vá resolver todas as suas necessidades de forma rápida e eficiente. Também é importante verificar se a empresa presta atendimento quando solicitado.
Você já ouviu falar do Sistema Cart? É o software de informatização do serviço registral e notarial. A linha registral contempla os softwares Cart Imóveis, Cart Civil e Cart Títulos & Documentos, todos concebidos para a informatização completa e integral do serviço registral. Já a linha notarial envolve o software Cart Notas, desenvolvido para a automação completa e integral do serviço notarial.
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