Diante de todas as demandas diárias que um Cartório de Registro de Imóveis possui, é sempre interessante pensar em estratégias que sejam capazes de agilizar a rotina e proporcionar maior produtividade à equipe de trabalho. Afinal de contas, são centenas de certidões diárias que devem ser emitidas ou arquivadas.

Muitas vezes, os cartórios não contam com uma estrutura capaz de atender a toda essa demanda. Não à toa, é comum que cidadãos precisem esperar durante um prazo maior de tempo do que eles gostariam para ter em mãos um determinado documento. É por isso que cada vez mais os Cartórios de Registro de Imóveis investem em sistemas capazes de organizar e, principalmente, automatizar atividades. Essa é a maneira mais efetiva de ganhar velocidade e qualidade no atendimento.

CART Imóveis: conheça a solução mais completa para os Cartórios de Registro de Imóveis

O CART Imóveis, software desenvolvido pela Alkasoft, foi criado especialmente para ajudar os Cartórios de Registro de Imóveis a se tornarem mais eficientes, eficazes e velozes. Esse sistema permite a completa informatização do serviço registral e notarial.

Com ele, você consegue ter o completo controle de todas as atividades realizadas na sua serventia. Além disso, é possível solucionar muitos gargalos que impedem uma maior produtividade de toda a equipe. Confira, a seguir, os diferenciais do Sistema CART Imóveis e como ele poderá ajudar o seu Cartório de Registro de Imóveis:

1. Integração e automação completa dos livros do cartório

Com que frequência as pessoas da sua equipe perdem horas procurando determinado documento? Pois saiba que com o CART Imóveis você e a sua equipe não precisam mais ter esse tipo de preocupação!

O sistema que criamos oferece uma completa integração e automação de todos os livros que estão sob responsabilidade da serventia. Dessa forma, os processos internos e o cadastro de títulos, matrículas e consultas se tornam muito mais fáceis.

Essa agilidade nas demandas mais rotineiras permite que todos os envolvidos tenham mais tempo para realizar as suas atividades, tornando o serviço no seu Cartório de Registro de Imóveis mais eficiente e melhorando também o atendimento dos seus clientes.

2. Processo de registro de imóveis otimizado

Com todos os livros do cartório organizados e integrados pelo CART Imóveis, o processo de registro de imóveis e, principalmente, a gestão de todas as informações relacionadas a esses processos são otimizados.

Dessa forma, o cidadão que solicitar determinada certidão não precisará mais esperar muito tempo pelo serviço – basta que você consulte a sua base de dados. Simples, não? Com certeza os clientes da sua serventia também ficarão muito mais satisfeitos.

3. Digitalização de todos os documentos

Muitos cartórios ainda não têm todos os seus documentos digitalizados e arquivados da forma correta. O CART Imóveis possui um recurso opcional que permite a digitalização de todas as matrículas, registros, títulos e certidões do seu Cartório de Registro de Imóveis.

4. Sistema de indexação eficiente

É importante ponderar que não basta que todos os títulos, registros, certidões e matrículas estejam digitalizadas para que esses documentos estejam, de fato, acessíveis. Para que isso ocorra, é preciso que seja feita uma organização de maneira que esses documentos estejam acessíveis a todos que precisarem.

A vantagem do CART Imóveis é que o sistema tem uma funcionalidade que permite indexar todos os documentos de um jeito seguro e facilitado. Assim, você e as pessoas da sua equipe não precisam procurar em dezenas ou centenas de pastas; basta pesquisar o que se deseja procurar que você encontrará o documento de forma ágil e prática.

5. Acompanhamento das solicitações pelos clientes

Em um cartório que não esteja automatizado, é comum que os cidadãos liguem frequentemente para saber o status de suas solicitações. Delegar essa atividade para um funcionário da sua equipe significa perda de produtividade. Afinal de contas, essa pessoa provavelmente vai passar uma parte considerável do dia atendendo telefonemas e não conseguirá dar conta de todas as suas tarefas.

Utilizando o CART Imóveis, o seu Cartório de Registro de Imóveis terá acesso a um portal pelo qual os seus clientes poderão entrar utilizando login e senha. Nesse ambiente, eles poderão consultar de forma direta e descomplicada o andamento de suas solicitações. Uma facilidade adicional para os seus clientes e para a sua equipe, que não terá mais que atender a tantas ligações para informar sobre esses assuntos.

6. Base de dados em ambiente seguro

Em março e abril de 2013 foram estipuladas Recomendações por parte da CNJ (Corregedoria Nacional de Justiça) que dispõem sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança pelos responsáveis das serventias do serviço extrajudicial de notas e de registro.

Para atender a essas demandas, a Alkasoft desenvolveu para o sistema CART Imóveis o Alkabackup, um serviço que protege, recupera e armazena cópias atualizadas da base de dados de um Cartório de Registro de Imóveis em um ambiente seguro. Tudo isso para que você possa atender a população com toda a segurança, eficiência e seguindo as recomendações da CNJ!

Quer melhorar a sua prestação de serviços e ganhar velocidade nas demandas diárias do seu Cartório de Registro de Imóveis? Conheça mais sobre o CART Imóveis!

Atualmente, as atividades que envolvem um escritório de advocacia são cada vez maiores e o tempo, cada vez menor. Logo, para destacar-se da concorrência, o grande desafio dessas empresas é justamente encontrar maneiras de manter a qualidade do serviço prestado e, ao mesmo tempo, fazer uma gestão eficiente. E é nesse contexto que surge o software jurídico para escritórios de advocacia, para ajudar nessas demandas e garantir a produtividade do seu negócio.

Nesse sentido, o software jurídico para escritórios de advocacia Lawyer é uma solução completa que permite o gerenciamento das principais rotinas da área jurídica. Com ele, você automatiza as demandas rotineiras e que ocupam seu tempo e pode dedicar-se às tarefas que realmente agregam valor ao seu escritório. O sistema, que é dividido em cinco módulos, ajuda a otimizar e a organizar os processos internos. Confira!

Software Jurídico Lawyer: 5 módulos para a completa gestão do seu escritório

Conforme já mencionado, o software jurídico para escritórios de advocacia Lawyer é dividido em 5 módulos. Dessa forma, torna-se ainda mais intuitiva a gestão do escritório por meio da solução.

Os módulos são divididos entre as principais áreas gerenciáveis de uma empresa jurídica: pessoas, processos, agenda, financeiro e relatórios. Basta entender um pouco mais a fundo cada um deles para perceber que é possível fazer uma gestão completa e muito eficiente. Vamos lá?

Módulo Pessoas

No módulo Pessoas é possível gerenciar toda a sua carteira de clientes, desde a prestação de contas e o recebimento de honorários até consultas de processos e audiências. Além disso, você também pode gerenciar a banca de advogados e cadastrar partes contrárias.

Essa visão global de tudo que está acontecendo no seu escritório também facilita a tomada de decisões estratégicas, como aumentar a equipe devido à alta demanda de clientes.

Módulo Processos

No módulo Processos você gerencia as pastas de processos, recursos, incidentes e apensos. Também pode consultar os detalhes de cada ação – como a situação atual e os andamentos processuais – e, ainda, gerar estatísticas de processos com base em indicadores cadastrados no sistema.

Módulo Agenda

No módulo Agenda estão as funcionalidades referentes ao registro e ao acompanhamento de atividades, incluindo agendamentos de tarefas, controle de prazos, horas trabalhadas para cada cliente e compromissos vinculados a processos.

Todo esse controle de atividades permite uma delegação de tarefas mais justa e também um acompanhamento da produtividade da equipe. É ideal para identificar gargalos e corrigir processos que não estão funcionando.

Módulo Financeiro

No módulo Financeiro é possível ter uma visão geral do plano de contas, gerenciando despesas fixas operacionais, honorários, depósitos, garantias judiciais, provisionamento e contingenciamento de recursos.

Você também poderá acessar diferentes estatísticas relacionadas à gestão financeira com este módulo. Ficar perdido em boletos e planilhas no fim do mês? Com o Lawyer você não precisa mais passar por isso!

Módulo Relatórios

No módulo Relatórios você tem opções predefinidas e também tem a possibilidade de gerar relatórios personalizados para cada cliente, de acordo com suas necessidades.

Lawyer Web: mais acessibilidade e mais segurança

A versão do software jurídico para escritórios de advocacia Lawyer Web preza pela mobilidade e pela segurança das informações do seu escritório. Por isso, o software é hospedado em nuvem, em servidores que ficam sob responsabilidade da Alkasoft.

O acesso pode ser feito a partir de qualquer computador conectado à internet por meio de um link exclusivo, com criptografia de dados, o que garante mais segurança para os usuários e para as operações realizadas no sistema.

Funcionalidades opcionais integráveis ao Lawyer Web

Existem algumas funcionalidades opcionais que podem ser integradas ao software jurídico para escritórios de advocacia Lawyer Web. Confira quais são elas:

Lawyer Capture

Captura automática das movimentações processuais por meio de rastreamento do número processual.

A partir da configuração inicial, todas as movimentações encontradas no processo são automaticamente registradas no sistema, tanto no cadastro respectivo de cada cliente quanto no de cada processo. Assim, é possível notificar o advogado responsável e enviar atualizações do processo por e-mail para o cliente.

Lawyer Diários

Realiza o clipping de publicações de diários oficiais, trazendo as informações diretamente para dentro do sistema, vinculando esses dados aos respectivos processos, advogados e clientes. Também é responsável por notificar os envolvidos para que sejam tomadas as providências necessárias em relação a cada processo.

Lawyer Virtual

Portal de acesso para o cliente integrável ao site do escritório. Ou seja, por meio de login e senha exclusivos cadastrados no Lawyer, o cliente pode consultar diretamente as movimentações dos processos deles.

Se você se interessou pelo software jurídico para escritórios de advocacia Lawyer Web, solicite uma demonstração ou entre em contato conosco! Em pouco tempo, você descobrirá como a tecnologia é capaz de otimizar sua rotina e solucionar gargalos de gestão.

 

Os avanços tecnológicos têm transformado a rotina dos profissionais dos mais diversos segmentos. E, como se pode imaginar, no meio jurídico não é diferente. Atualmente, já existem soluções que permitem automatizar e executar tarefas, que antes levariam semanas, em poucas horas. É a chamada advocacia 3.0.

Todas essas tecnologias trouxeram não apenas resultados mais rápidos, como também uma redução nos custos operacionais e uma mudança completa no fluxo de trabalho. Mas como chegamos a tal evolução digital?

Pois bem, a advocacia é uma área bastante tradicional. Logo no seu início, a prática era bastante manual e, justamente por isso, demandava tempo e custava caro. Já imaginou controlar processos e redigir peças jurídicas de maneira completamente artesanal, sem ajuda de tecnologia alguma? Essa fase de centralização de demandas no advogado é conhecida como a advocacia 1.0.

Com o passar do tempo, foram introduzidas algumas facilidades no dia a dia dos advogados. Editores de textos, planilhas e modelos de peças foram algumas das ferramentas que permitiram uma maior produtividade e também deixaram a advocacia mais acessível à população. É o modelo de advocacia 2.0.

Por fim, a advocacia 3.0 propiciou a alta performance aos escritórios. Nela, há a fragmentação do trabalho jurídico e também a prospecção de clientes por meio do marketing jurídico, o qual utiliza estratégias de inbound marketing para atrair e aumentar a carteira de clientes. Foi aqui também que surgiram e popularizaram-se os softwares jurídicos, responsáveis por uma gestão mais eficiente.

Mas como atualizar processos internos e ter um escritório de advocacia 3.0? É exatamente isso que vamos ver agora. Confira!

Advocacia 3.0: como inserir seu escritório nessa realidade?

Modelo de gestão

Uma das mudanças mais impactantes na realidade dos escritórios de advocacia 3.0 é o modelo de gestão adotado. Antigamente, todas as atividades estavam sob responsabilidade do advogado. Agora não mais. As demandas são distribuídas entre a equipe e todos têm suas atribuições, de acordo com suas habilidades. Além disso, também há uma diluição da hierarquia e um aumento do colaborativismo.

Para ajudar nessa nova gestão, surgem os softwares jurídicos que auxiliam na integração desse modelo de gestão mais “descentralizado”. Com eles, algumas rotinas operacionais são automatizadas, permitindo que a equipe concentre esforços em atividades que tragam mais valor ao escritório.

Mais especialização e mais produtividade

Esse modelo de gestão reconhece talentos individuais e permite que os profissionais trabalhem nas atividades que melhor executam.

Ou seja, por mais que profissionais da mesma área possuam características em comum, nem todos realizam as mesmas demandas com a mesma qualidade. Enquanto alguns têm um perfil mais técnico e direto, outros preferem debater e criar teses. Há ainda aqueles ótimos no atendimento e que são capazes de encantar clientes e fechar qualquer negócio.

Percebeu como as habilidades podem variar? Pois na advocacia 3.0 não tem problema! Em um sistema de gestão descentralizado, cada colaborador pode atuar dentro da especialidade dele. É a ideia de que todos têm diferentes demandas em busca de um objetivo comum: o sucesso do escritório de advocacia.

Prospecção de clientes por meio do Marketing Jurídico

Outra estratégia que vai colocar de vez o seu escritório na advocacia 3.0 é o Marketing Jurídico. Por meio dele, você pode criar conteúdos relevantes, tornar-se autoridade na sua área de atuação e ainda prospectar clientes.

Muitos escritórios já estão utilizando o Marketing Jurídico para se estabelecer no mercado e destacar-se da concorrência. E adivinha? Eles estão obtendo ótimos resultados!

Agora você já sabe! Para acompanhar as principais tendências e ficar por dentro da advocacia 3.0, você precisa buscar sempre atualizar processos e também o modelo de gestão no seu escritório. Aquela administração centralizada e hierárquica está com os dias contados. E você não vai querer ficar para trás, vai?

 

Diante de um cotidiano corrido, um escritório de advocacia precisa manter suas rotinas e processos jurídicos sempre em ordem. Do contrário, a equipe de trabalho começará a perder prazos e atrasar entregas. E essas são, sem dúvida alguma, as piores imagens que uma empresa pode passar aos clientes: falta de organização e má gestão.

Por isso, um escritório de advocacia organizado, com rotinas e processos definidos, tarefas delegadas de forma clara e com documentos acessíveis a todos, é essencial para conquistar e, mais importante, manter clientes. Neste artigo vamos dar algumas dicas para organizar as rotinas e os processos jurídicos do seu escritório. Confira!

Agenda compartilhada

O primeiro passo para melhorar a organização do seu escritório de advocacia é trazendo transparência aos processos. E para isso, nada melhor do que criar uma agenda compartilhada com toda a equipe.

Opte por versões online, em que você pode editar e notificar toda a equipe em caso de mudanças ou imprevistos. Dessa maneira, todos terão acesso aos compromissos e obrigações do escritório. Caso algo não saia conforme o planejado, é possível entrar em contato com o cliente e contornar a situação.

A agenda compartilhada também evita inconvenientes, como quando um cliente liga e você não sabe em que estágio está um de seus processos jurídicos. Já foi protocolado? Teve alguma movimentação na última semana?

Você precisa responder a essas perguntas ou, do contrário, causará a impressão de que ninguém sabe o que está acontecendo na empresa.

Softwares jurídicos são ótimas soluções para esse problema. Eles permitem a visualização de agendas diárias, semanais ou até mesmo mensais. Além disso, enviam notificação de prazos, tarefas que serão executadas, audiências e outros compromissos relacionados aos seus processos jurídicos.

Estabeleça prioridades e delegue tarefas

Existem alguns momentos em que tudo parece que é prioridade, não é? E que, consequentemente, você não conseguirá entregar todas as demandas em tempo.

Pois bem, mesmo nessas circunstâncias caóticas, acredite: algumas prioridades são maiores do que as outras. E é nessas tarefas que você precisa concentrar-se.

Anote todos os compromissos e atividades que você deve concluir naquela semana e estabeleça prioridades para cada item. Dessa forma, você começa pelas demandas mais urgentes e, caso não consiga terminar tudo, as tarefas inadiáveis terão sido finalizadas e o restante ficará para o outro dia.

De nada adianta entrar em pânico por causa da quantidade de entregas que você precisa fazer. Isso só vai prejudicar a sua produtividade, está bem?

Ah, se você tiver a agenda organizada e compartilhada conforme mencionamos acima, fazer esse controle de prioridades torna-se muito mais fácil. E você ainda pode delegar tarefas quando elas realmente forem urgentes e você não conseguir dar conta.

Organize documentos e processos internos

Nada é capaz de prejudicar mais as rotinas do que uma empresa com informações desencontradas e sem processos internos bem definidos.

Digamos que você precise fazer determinada atividade. Para isso, precisa analisar documentos que foram arquivados por alguém em algum lugar que você também não faz ideia de onde. Complicado, não?

Você provavelmente vai precisar interromper o trabalho de vários profissionais para perguntar se eles sabem onde estão localizados aqueles documentos. E, após horas de procura, você até encontra tudo que precisava, mas já perdeu metade da tarde nessa função.

Por outro lado, se o seu escritório de advocacia possuísse procedimentos padronizados de arquivamento, essa atividade poderia ser concluída muito mais rapidamente. Bastaria procurar nas pastas predeterminadas e pronto!

Percebeu por que razão a organização de documentos e a definição de processos são tão importantes para a produtividade de toda a equipe? Invista nisso!

Defina responsabilidades e competências

Em qualquer empresa, é comum encontrar demandas que exigem a participação de mais de um profissional. Algo, por exemplo, que envolva assuntos administrativos e jurídicos ao mesmo tempo. Se você não possui um procedimento padrão para adotar ou sua equipe não tem responsabilidades bem estabelecidas, essas atividades podem ficar bem mais complexas. Afinal, quem é responsável pelo quê?

Diante desse cenário, procure definir competências para todos os membros da sua equipe. Assim, todos saberão quem procurar quando precisar de ajuda em alguma demanda.

Essas foram algumas dicas para tornar a gestão do seu escritório mais organizada e com processos internos mais bem definidos.

Se você está procurando soluções para otimizar a gestão do seu escritório de advocacia, entre em contato conosco ou solicite uma demonstração de nosso software jurídico! Quem sabe não somos exatamente o que você procura?

 

Após a formatura na graduação de Direito, o grande desafio dos recém-formados é passar no exame da Ordem, o qual permite que bacharéis em Direito possam exercer, de fato, a advocacia. No entanto, nesse momento é comum surgir a dúvida: passei no exame da OAB, e agora?

Isso porque, durante a graduação, aprende-se muito a respeito de leis, petições e outros assuntos jurídicos, mas pouco se fala sobre os caminhos que podem ser seguidos por quem busca exercer a advocacia. Pensando nisso, neste artigo vamos falar um pouco sobre dicas para recém-formados que desejam iniciar na carreira. Quer saber o que fazer para alcançar o sucesso profissional como advogado? Confira!

4 dicas para conquistar uma carreira de sucesso na advocacia

Se você já se formou e conseguiu passou no exame da OAB (Ordem dos Advogados do Brasil), muitos são os caminhos que podem ser seguidos. Você pode prestar concursos públicos, trabalhar em departamentos jurídicos de grandes empresas, trabalhar em um escritório de advocacia ou até mesmo montar o seu próprio, por que não?

Independentemente da sua escolha, ela vai exigir muita determinação para se destacar diante da concorrência e tornar-se um profissional bem-sucedido.

Para os que optam por seguir na advocacia e ter o seu próprio negócio, os desafios podem ser ainda maiores, assim como as recompensas. Afinal de contas, quem não sonha em ser reconhecido pelo seu trabalho após passar no exame da OAB?

Pois bem, não existe uma fórmula do sucesso, mas, com certeza, algumas dicas podem ajudar (bastante!) a conquistar o sucesso profissional.

1. Organização é fundamental

Advogados lidam diariamente com prazos. São estes que determinam a agenda de qualquer profissional do setor. Por isso, perder um prazo ou faltar a uma audiência é um dos principais erros que você pode cometer após passar no exame da OAB. Além de causar uma péssima impressão ao cliente, isso pode ter consequências sérias no processo.

Dessa forma, organização é uma habilidade essencial para qualquer pessoa que pretenda seguir na advocacia. E não só para garantir a entrega nos prazos estipulados, mas também para ter todas as informações em mãos, fazer uma boa gestão de tempo e conseguir administrar todos os compromissos que envolvem um escritório de advocacia.

Muitos profissionais optam pela contratação de softwares jurídicos especializados em gestão. Com essas soluções, você tem a possibilidade de automatizar demandas, fazer uma melhor gestão da sua equipe e aumentar a produtividade de toda a empresa.

2. Torne-se referência na sua área de atuação

Muitos profissionais, com a intenção de conseguir mais processos para manter o escritório no início, após passar no exame da OAB, tendem a oferecer serviços em todas as áreas de atuação. Em um primeiro momento, isso pode até trazer vantagens. Afinal, você terá uma abrangência maior para prospectar clientes.

No entanto, com o passar do tempo, é a sua reputação que será a responsável por trazer os clientes até você. E não vai querer ser conhecido como um escritório genérico que atua em todas as frentes, mas não é especialista em nenhuma, correto? Grandes escritórios adquirem fama por serem referência em determinada área.

Dessa maneira, busque fazer cursos, pós-graduações e especialize-se em uma área de atuação. Isso fará com que, pouco a pouco, você se torne referência e isso trará clientes até você.

3. Cultive um bom networking

Conhecer as pessoas certas é essencial para alcançar o sucesso profissional. São esses contatos, que poderão indicar clientes ou até mesmo se tornar clientes, que trarão lucros ao seu escritório de advocacia. Afinal, de nada adianta realizar um ótimo trabalho se você não conseguir prospectar novos processos, correto?

Por isso, mantenha uma boa rede de contatos, que seja capaz de lembrar-se de você nas horas mais importantes. Ex-clientes, colegas de profissão, ex-professores, antigos chefes, diversos contatos que você poderá desenvolver antes e após passar no exame da OAB. Todo relacionamento pode ser uma boa chance de destacar o seu escritório em meio à concorrência.

4. Fortaleça a sua marca

Por fim, utilize a tecnologia a seu favor! Atualmente, muitos escritórios já investem em estratégias de Marketing para aumentar a reputação da marca e também para conquistar novos clientes. E você não vai querer ficar para trás, vai?

Procure agências que possam criar uma presença digital da sua marca e colocar em prática ações que transformem seu escritório de advocacia em uma autoridade na sua área de atuação.

Quer saber mais dicas para ter uma carreira de sucesso na advocacia? Acompanhe nosso blog e conheça nossas soluções para tornar a gestão do seu escritório mais simples e eficiente!

 

Administrar uma enorme quantidade de documentos em um cartório de registro de imóveis é um desafio e tanto para qualquer gestor. Além de envolver muitos processos gerenciais, é preciso estar sempre atento às mudanças nas leis. Assim, como o trabalho desenvolvido em um cartório de registro de imóveis exige muita atenção e acúmulo de grande volume de documentos, é altamente recomendado que se utilize um software específico para administrar rotinas e documentos.

Fazendo uso de uma tecnologia desenvolvida especificamente para um cartório de registro de imóveis, os erros que podem vir a acontecer são minimizados. O resultado é que o cartório torna-se mais rápido, produtivo, eficiente e organizado. Além disso, um outro efeito da tecnologia é a redução dos custos operacionais.

Cartório de registro de imóveis: vantagens de utilizar um software especializado

A tecnologia está sendo cada vez mais utilizada pelos cartórios como recurso para melhorar a gestão de suas rotinas. Além de ser exigido pela legislação, a instalação de um programa especializado facilita o trabalho dos gestores e funcionários do cartório de registro de imóveis. Um efeito prático da informatização do cartório é que ele melhora também o atendimento ao cliente, que passa a ser atendido com maior rapidez.

Entre as opções do mercado, destacamos o Cart Imóveis, comercializado pela Alkasoft. Esse produto foi desenvolvido com o objetivo de reproduzir todos os passos do processo de registro de imóveis em um ambiente virtual.

Uma das vantagens do Cart Imóveis é que ele integra os 5 livros do cartório de registro de imóveis e não requer a inclusão de todo o passado registrário para começar a funcionar. Além disso, o software da Alkasoft dispõe de módulos adicionais para a digitalização de imagens (Cart Scan), acesso às informações via internet (Cart Web) e cópia de segurança (Alkabackup).

Confira alguns dos principais benefícios da automatização de processos e rotinas em um cartório de registro de imóveis:

  • Integração e automação completa dos livros do cartório;
  • Agilidade nos processos internos;
  • Facilidade no cadastro de títulos e matrículas, consultas de protocolos e emissão de guias;
  • Otimização do processo de registro e gestão de informações;
  • Excelência na prestação de serviço.

Agora que você já sabe as vantagens de utilizar a tecnologia a favor das rotinas do seu cartório de registro de imóveis, confira 5 dicas práticas para agilizar ainda mais o atendimento no seu cartório:

1. Analise e avalie

O primeiro passo para acertar no processo de agilizar o atendimento no seu cartório de registro de imóveis é identificar e entender quais são e onde estão os gargalos no seu processo que impedem que o atendimento chegue à excelência desejada. Identifique, por exemplo, onde existem atividades repetitivas e retrabalho e verifique em quais pontos você acredita que a automatização poderia fazer a diferença.

2. Mapeie os processos

Faça um mapa detalhado de todos os processos atuais do cartório e identifique todos os colaboradores envolvidos. Analise se o tempo gasto em um retrabalho não comprometeu a agilidade e qualidade no atendimento de algum cliente, por exemplo. Considere, nesse mapeamento, os processos que ainda são feitos manualmente e a possibilidade de ganho em eficiência com a automatização.

3. Defina diretrizes e procedimentos

Será muito importante para o processo de ganho de eficiência do seu cartório de registro de imóveis que você também padronize os seus procedimentos e diretrizes. O atendimento deve ser realizado por pessoas com um treinamento específico – isso fará toda a diferença para agilizar e melhorar o contato com os seus clientes.

4. Utilize a tecnologia a seu favor

Como você percebeu, lendo este artigo até aqui, a tecnologia é um elemento muito importante no processo de otimização do dia a dia do seu cartório de registro de imóveis. Se você está pensando em procurar a melhor tecnologia do mercado, considere utilizar um software especializado para promover a automação e agilizar o seu atendimento. A consequência inevitável desse processo será a melhora dos serviços prestados.

5. Avalie os resultados em intervalos predeterminados

Depois de implementar qualquer melhoria em seu processo de gestão e atendimento, é importante analisar, de tempos em tempos, os resultados obtidos. Esse hábito lhe dará informações muito importantes sobre quais entraves ainda estão presentes e onde o atendimento ao cliente avançou. Somente com essa prática você atingirá o crescimento contínuo da qualidade no atendimento do seu cartório de registro de imóveis.

Quer saber mais sobre como agilizar o atendimento aos seus clientes no cartório de registro de imóveis? Então acesse o artigo Como os Sistemas Cart ajudam a otimizar processos de seu cartório. E se você quer experimentar o Cart Imóveis na prática, clique aqui para acessar a demonstração gratuita da nossa solução.

 

Diante da grande quantidade de escritórios de advocacia espalhados por pequenas, médias e grandes cidades, cada vez mais gestores buscam formas de otimizar as suas demandas e se destacar da concorrência. Para isso, nada melhor do que contar com a ajuda da tecnologia de um software jurídico especializado na gestão de escritórios de advocacia.

Essa solução, com destaque para o Software Jurídico Lawyer, permite que as suas rotinas sejam automatizadas e, dessa forma, gerem um aumento da produtividade das suas equipes. Já imaginou não precisar mais preencher tabelas intermináveis para saber exatamente quais foram os custos mensais do escritório? Ou, então, ter de maneira acessível, em poucos cliques, todos os seus processos e clientes? Pois isso é possível com o Software Jurídico Lawyer.

Conheça as principais funcionalidades do Software Jurídico Lawyer

Com um software jurídico como o criado pela Alkasoft, você terá muito mais tempo para planejar as estratégias de crescimento do seu escritório, criar bons relacionamentos com clientes antigos e prospectar novos clientes. Mas essas não são as únicas facilidades que um bom software jurídico oferece ao gestor de um escritório de advocacia.

A fim de trazer benefícios variados para a gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, a Alkasoft desenvolveu o Software Jurídico Lawyer. Com ele, você consegue gerenciar as principais rotinas de trabalho do seu escritório a partir de cinco módulos.

Entenda melhor quais demandas, na prática, podem ser automatizadas:

1. Organização dos clientes

À medida em que o seu escritório de advocacia cresce, aumentam também o número e a variedade de clientes que a sua equipe precisa atender. Assim, quando você e os seus advogados param para pensar, percebem que já não conseguem ter conhecimento de todos os processos e audiências que precisam ser controlados no dia a dia do escritório.

Essa falta de controle pode levar a erros e resultar em outros inconvenientes. Já imaginou receber uma ligação de um cliente e não conseguir identificar exatamente do que se trata aquela conversa? Além do constrangimento que uma situação dessas traria, esse contato poderia causar no seu cliente uma impressão bastante ruim em relação ao seu escritório.

Com o Software Jurídico Lawyer você resolve essa questão de maneira muito simples. Por meio do módulo Pessoas, por exemplo, é possível gerenciar toda a carteira de clientes do seu escritório de advocacia, desde a prestação de contas, passando pelo recebimento de honorários e chegando até a consulta de processos e audiências.

Além disso, você também administra a banca de advogados e pode cadastrar partes contrárias. Tudo de maneira acessível e organizada! Prático, não?

2. Acompanhamento de processos

Se já é difícil lembrar-se de todos os clientes, imagine acompanhar todos os processos deles! Com o módulo Processos, no entanto, você consegue gerenciar facilmente todas as pastas de processos, recursos e apensos da carteira de clientes do escritório de advocacia.

Utilizando essa funcionalidade do Software Jurídico Lawyer você terá acesso aos detalhes de cada ação, como, por exemplo, a situação atual e os andamentos processuais. Também é possível consultar estatísticas desses processos.

3. Controle de prazos e delegação de tarefas

Essa costuma ser uma das rotinas mais complicadas que todo escritório de advocacia tem que enfrentar em seu processo de crescimento. Isso porque diante de tantos compromissos (audiências, petições, reuniões, além de tarefas administrativas) pode ficar difícil lembrar de todos os prazos que precisam ser cumpridos.

Todavia, essa também é uma rotina fundamental para um escritório de advocacia, já que cada prazo perdido significa um cliente insatisfeito – e, inclusive, em muitos casos, a derrota em alguns processos e a responsabilização civil do advogado em razão das perdas causadas ao seu cliente. Para evitar isso, criamos no Software Jurídico Lawyer o módulo Agenda. Com essa funcionalidade, é possível fazer o registro e o acompanhamento de todas as atividades do escritório.

Assim, fica fácil e simples agendar tarefas, controlar prazos e horas trabalhadas para cada cliente, além de compromissos relacionados aos processos que estão em andamento. Todo esse controle ainda permite averiguar as demandas dos membros da sua equipe, acompanhar a produtividade de cada advogado e, se for preciso, fazer uma nova delegação de tarefas.

4. Gestão financeira com maior eficiência

Verificar dezenas de tabelas, notas fiscais e planilhas para fazer o controle financeiro no final do mês ocupa muito tempo e pode ser um verdadeiro pesadelo, não é mesmo? Mas calma que tudo isso pode ser facilitado e resolvido de forma prática!

Com o módulo Financeiro do Software Jurídico Lawyer você consegue ter uma visão geral do plano de contas do seu escritório e pode gerenciar despesas fixas operacionais. Além disso, honorários, depósitos, garantias judiciais, entre outros custos podem ser adicionados no programa para que você faça uma gestão financeira completa do seu escritório de advocacia.

Esse módulo do nosso programa também permite que você confira, em poucos cliques, todas as estatísticas relacionadas às finanças do seu escritório de advocacia, as quais podem se mostrar muito úteis para a tomada de decisões estratégicas.

5. Apresentação de informações com maior clareza

Por fim, sabe aquelas reuniões no fim do mês em que você precisa apresentar relatórios do que foi feito? Se você é o responsável por essa tarefa, então sabe o quanto ela pode ser desgastante e quanto tempo de análise e preparação dos dados que serão apresentados pode exigir.

Mas o Software Jurídico Lawyer facilita todo esse trabalho com o módulo Relatório. Lá, você pode gerar relatórios personalizados em poucos cliques e atender às demandas de cada cliente sem que precise gastar muito tempo para executar essa tarefa.

Destacamos aqui algumas das principais rotinas que você pode automatizar com a implementação do Software Jurídico Lawyer. Para acessar mais informações sobre o nosso programa, solicite uma demonstração do software ou entre em contato conosco!

Se você montou seu escritório de advocacia há pouco tempo ou está pensando em empreender nessa área, certamente a sua maior preocupação seja levantar os recursos necessários e, a partir disso, mostrar um bom serviço como advogado, não é mesmo? No entanto, é importante ressaltar que esses não são os únicos desafios de um escritório de advocacia.

Esses desafios que citamos são apenas os iniciais – existem muitos outros desafios de um escritório de advocacia que, se não forem bem resolvidos, podem dificultar para que excelentes profissionais se estabeleçam com os seus próprios escritórios de advocacia. Escrever ótimas defesas, fazer audiências com segurança e conseguir bons acordos são, sem dúvida, habilidades de um bom advogado, mas para abrir a sua própria empresa é necessário que você desenvolva também outras aptidões. Confira, neste artigo, os 4 principais desafios de um escritório de advocacia e veja como enfrentá-los!

Desafios de um escritório de advocacia

A rotina de um escritório de advocacia envolve muitas atividades que vão além da área jurídica. Tarefas de gestão, tanto financeira quanto de pessoal, podem demandar bastante trabalho por parte do advogado que optou por empreender. Muitas vezes são justamente essas tarefas, quando não bem executadas, que prejudicam a produtividade do profissional e de sua equipe, ameaçando a própria continuidade do escritório de advocacia.

Conheça quais são os principais desafios de um escritório de advocacia e veja algumas dicas para superá-los:

1. Controle de prazos e atividades

Perder o controle de prazos e de outras atividades judiciais costuma ser uma das principais preocupações de todo advogado, independentemente do estágio da carreira em que ele esteja. E se você for dono de um escritório de advocacia, essa preocupação se multiplica, já que você precisa estar atento aos prazos de toda a equipe.

Por isso, é fundamental criar processos que facilitem esse controle. Muitas vezes, agendas – físicas ou digitais – podem não dar conta de armazenar todas essas datas de maneira organizada.

Para resolver esse desafio, o mais indicado é que o seu escritório invista em um software jurídico. Esses softwares são muito eficazes porque eles são capazes de fazer o registro e o acompanhamento das atividades dos advogados que fazem parte do escritório de advocacia, incluindo agendamentos de tarefas simples e controle de prazos.

2. Gestão financeira

Normalmente, os advogados não são tão preparados quanto outros especialistas em diversas áreas do conhecimento para administrar um negócio. Muitos profissionais do Direito não têm vocação para analisar números, fazer projeções e lidar com tabelas. E tudo bem! Afinal, a quantidade de informações e dados que devem ser cruzados, analisados e revistos para que se possa traçar estratégias eficientes é imensa e, muitas vezes, impossível de ser controlada por uma só pessoa.

Isso não deve ser motivo de preocupação pois, conforme mencionamos antes, softwares jurídicos também possuem funcionalidades relacionadas à gestão financeira. Com eles, você pode ter uma visão geral do plano de contas, além de gerenciar despesas fixas operacionais, honorários, depósitos, garantias judiciais, entre outros pontos dessa área.

E para deixar tudo ainda mais claro para toda a equipe, basta relacionar dados e disponibilizar estatísticas para que a tomada de decisão seja facilitada.

3. Gestão de equipe

Se o seu escritório ainda não conta com uma equipe muito grande, você provavelmente acredita que consegue fazer a gestão de todos os funcionários sem precisar de muitos recursos para isso, não é mesmo? No entanto, ainda que isso seja verdade, o plano para o futuro do escritório é que ele cresça, conquiste mais clientes e aumente a equipe de advogados, correto?

Assim, se tudo ocorrer conforme o esperado, logo o seu escritório de advocacia terá uma equipe mais robusta, o que significará mais clientes e, consequentemente, muito mais compromissos e demandas que precisam ser administradas.

Já imaginou lembrar das reuniões, audiências e prazos de todos os seus clientes? Ou então atender a uma ligação e não saber a qual processo determinado cliente se refere? Esses podem ser problemas comuns se você não investir em uma tecnologia adequada para apoiar a administração do seu escritório.

Saiba que com a ajuda de um software jurídico é possível gerenciar toda a sua carteira de clientes, saber quem no seu escritório cuida de cada caso e ainda fazer consultas de processos e audiências – tudo isso acessível de forma simples e fácil.

4. Prospecção e relacionamento com os clientes

Por fim, a prospecção e o relacionamento com clientes é um dos grandes desafios de um escritório de advocacia. Esse ponto é essencial e precisa ser enfrentado pelo gestor do escritório se ele quiser manter as portas abertas. Afinal de contas, de nada adianta ter ótimos profissionais e fazer uma gestão excelente se você não tem clientes, correto?

Buscar aumentar a sua rede de contatos e manter um bom relacionamento para fidelizar aqueles que você já possui é uma tarefa muito importante do seu trabalho e, para isso, nada melhor do que entregar um ótimo serviço aliado a um excelente atendimento.

Pronto! Agora que você já sabe quais são os desafios de um escritório de advocacia e como solucioná-los, está na hora de colocar essas dicas em prática! Para isso, a Alkasoft possui o Software Jurídico Lawyer, um programa desenvolvido para automatizar tarefas e facilitar a rotina em um escritório de advocacia.

Conheça mais sobre a nossa solução entrando em contato conosco ou solicitando uma demonstração do nosso produto!