Obter relatórios de escritório de advocacia é uma tarefa de gestão indispensável para o planejamento. Os bons softwares jurídicos, além de apresentar diversas funcionalidades para otimizar a administração e a organização, possuem a opção de emitir tais documentos. Afinal, de nada adianta automatizar o escritório para aumentar a produtividade se o gestor não conseguir visualizar e interpretar as informações estratégicas.

O software jurídico Lawyer, da Alkasoft, é uma ferramenta desenvolvida exclusivamente para escritórios de advocacia. Dentre muitas outras funções, ele gera relatórios gerenciais personalizados, conforme a solicitação do gestor. Acompanhe e conheça um pouco mais sobre essa funcionalidade do Lawyer.

Importância dos relatórios de escritório de advocacia

Quando os softwares jurídicos passaram a ser adotados nos escritórios, a expectativa dos gestores era otimizar a rotina e o fluxo de tarefas, bem como garantir um controle gerencial eficaz dos advogados da equipe. Com seu uso, as informações essenciais passaram a ser disponibilizadas no sistema de forma transparente, atendendo às necessidades de cada negócio.

Entretanto, sabe-se que o volume de dados gerados em um escritório de advocacia é assustador. Cada processo interno é um universo inteiro de informações, e cada caso de cliente é outro. Em meio a tantos dados, é fácil se perder ou deixar passar algo importante para a gestão. Por esse motivo, é preciso adotar práticas que contribuam para que o advogado tenha uma visão ampliada e global.

É o caso da geração de relatórios de escritório de advocacia. Sua função primordial é dar uma noção geral sobre determinados assuntos, como gerenciamento financeiro, processos judiciais, atendimentos ou atividades do escritório.

O gestor que tem visibilidade sobre as informações gerenciais consegue tomar decisões estratégicas de forma fundamentada – e é exatamente disso que o escritório precisa para crescer.

Relatórios do software jurídico Lawyer

O módulo “Relatórios” do software jurídico Lawyer permite ao gestor gerar relatórios personalizados para atender a diferentes necessidades a partir de opções predefinidas. Ele disponibiliza informações importantes, como quantidade de processos por cliente, por status do processo ou por área de Direito, assim como as informações financeiras e outros filtros disponibilizados pelo sistema.

Os relatórios de escritório de advocacia gerados no Lawyer podem ser disponibilizados internamente e para os clientes em tempo real.

Benefícios dos relatórios gerados no Lawyer

Já ouviu falar em indicadores de performance (key performance indicator – KPI)? Por meio dessas ferramentas, os gestores conseguem ter uma ampla visão de como as atividades do escritório estão caminhando. Um dos benefícios dos relatórios de escritório de advocacia gerados no Lawyer é a atualização sistemática desses KPI, baseada na extração do sistema. Ao extrair todos os dados do sistema, o gestor consegue ter controle absoluto do andamento do escritório.

Outro benefício importante é permitir a retirada rápida e fácil de relatórios customizados, sejam eles sucintos ou extensos. Há usuários que precisam extrair os dados totais de clientes e processos para atualizar o painel de indicadores, e isso é possível com o módulo “Relatórios” do Lawyer.

Por ser um documento que amplia a visão do advogado, o relatório é fundamental, também, para o controle financeiro. Imagine que foi realizado um planejamento, considerando fatores internos e externos ao negócio. Com o tempo, esses fatores se modificaram (aumento do preço de fornecedores, economia em baixa etc.). Como corrigir este problema?

Com a emissão de relatórios de escritório de advocacia, o gestor consegue ter uma noção global do planejamento financeiro, identificando as mudanças. A qualquer sinal de erro, que comprometa o planejado, ele vai poder tomar uma decisão assertiva e rápida para reconduzir o negócio aos caminhos certos.

Em suma, os benefícios dos relatórios gerados no Lawyer são:

  • Relatórios emitidos com base na atualização sistemática de indicadores de performance;

  • Retirada rápida e fácil de relatórios customizados;

  • Auxílio na tomada de decisões em toda a gestão, inclusive financeira.

Gerar relatórios de escritório de advocacia com software jurídico Lawyer é fácil e rápido. Basta entrar no sistema e emitir os dados necessários para otimizar sua gestão. Juntamente com esse módulo, o software possui outras funcionalidades que automatizam o escritório, como gestão financeira, acompanhamento de processos, monitoramento de prazos e de tarefas, cálculos judiciais, gerenciamento da carteira de clientes e de contratos.

Quer conhecer melhor o software e os relatórios de escritório de advocacia do Lawyer? Solicite uma demonstração!

Com o objetivo de facilitar o trabalho das pessoas que atuam nos cartórios e também o atendimento das pessoas que precisam dos seus serviços, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) decidiu que todos os cartórios do Brasil devem manter cópias digitais dos livros dos serviços prestados. Para que esses serviços sejam prestados com máxima eficiência e qualidade, é essencial promover essa modernização que transforma o cartório tradicional em um cartório digital.

Seguindo a recomendação do CNJ – e também para seguir as melhores práticas do mercado –, a adaptação para o modelo de cartório digital é uma tendência e uma realidade cada vez mais comum no Brasil. Muitos cartorários e advogados já utilizam sistemas integrados e especializados para realizar trâmites que envolvem o sistema bancário, bem como trâmites comerciais, registros contratuais, procurações, assim como boa parte dos serviços que fazem parte do cotidiano dos cartórios. Conheça, agora, o passo a passo para transformar a sua serventia em um cartório digital.

Por onde começar o processo de implantação de um cartório digital?

Para informatizar o seu cartório e integrar todos os seus processos, o primeiro passo é contratar uma solução e/ou uma empresa especializada na digitalização de documentos. Você pode optar por um sistema que facilitará essa digitalização, que será feita por pessoas da sua equipe, ou contratar uma empresa para fazer a digitalização com o uso de scanners, câmeras fotográficas e um software de tratamento de imagens.

Não importa qual dos dois caminhos o seu cartório escolher, o objetivo dos dois processos é o mesmo: transformar os documentos físicos do seu cartório em documentos digitais e com acesso eletrônico. Assim, o cartório digital, após implantado, permitirá consultas rápidas de processos e agilizará a expedição de documentos.

Com o objetivo de manter uma boa gestão do acervo digital e deixar todos os processos e documentos organizados, o próximo passo para a sua serventia se transformar em cartório digital será adquirir um software especializado.

Com uma solução como o software CART Imóveis, comercializado pela Alkasoft, será possível fazer consultas e administrar arquivos e documentos de forma mais rápida e eficiente. Os usuários do seu cartório podem consultar esses documentos a qualquer tempo e com a segurança de backups que vão impedir que qualquer arquivo se perca.

Os benefícios de investir na modernização de um cartório digital

Ao adaptar a sua serventia para o modelo de cartório digital, qualquer documento físico que será gerado no dia a dia do seu cartório será digitalizado. Assim, relatórios gerenciais e administrativos, contratos, recibos, ofícios, procurações, escrituras e inclusive as fichas de assinaturas de firmas passam a fazer parte do sistema que os usuários do seu cartório poderão utilizar de forma simultânea, agilizando processos e melhorando a produtividade das suas equipes.

Entre os benefícios do cartório digital, destaque para a redução de custos verificada pelas serventias ao longo do tempo. Com esse processo de digitalização, o cartório ganha agilidade e muita segurança na preservação dos documentos, o que aumenta a eficiência da prestação dos seus serviços.

A digitalização permite ainda acesso fácil a qualquer livro e documento, além de manter a preservação dos documentos intacta. Outra vantagem é em relação ao espaço físico, que precisará ser organizado de uma outra maneira, mas com ganho para as pessoas e os clientes que frequentam o seu cartório.

Com um software especializado na gestão de cartório, a sua serventia também terá o backup de todos os documentos digitalizados, melhorando a segurança da sua gestão e seguindo as boas práticas recomendadas pelo CNJ.

Para que a digitalização funcione, no entanto, ela deve ter um planejamento adequado, seguir procedimentos e uma metodologia de indexação aplicável aos documentos do cartório. Assim, será possível colher todos os benefícios que um software de gestão propicia, especialmente em relação à agilidade da rotina e à maior segurança na gestão dos documentos.

Conheça mais sobre o Sistema Cart

Agora que você sabe mais sobre o passo a passo para transformar uma serventia em um cartório digital, imagine conquistar todo o controle e a informatização do seu cartório através de uma única solução. Isso é possível com os Sistemas Cart, conjunto de soluções oferecidas pela Alkasoft, empresa especializada em soluções para o meio jurídico e para cartórios.

Com os Sistemas Cart, o seu cartório poderá fazer o gerenciamento completo dos seus serviços cartoriais. Aproveite essa tecnologia para reproduzir todas as etapas dos processos da sua serventia, oferecendo ainda mais segurança e rapidez no atendimento do seu cartório.

Utilize os Sistemas Cart para digitalizar e armazenar documentos em seu computador, com possibilidade de impressão e facilidade de acesso.

Gostou do nosso post? Então indique a leitura deste conteúdo para um amigo e não deixe de acompanhar outros textos relacionados com o dia a dia de um cartório em nosso blog. Aproveitamos também para convidar você a conhecer mais a respeito do nosso software. Entre em contato conosco e saiba como você pode começar a modernizar ainda hoje as rotinas do seu cartório!

Com os avanços da tecnologia, os serviços cartorários também passaram por renovações e modernizações, a fim de facilitar e garantir mais transparência e segurança jurídica aos processos e ao cidadão. Essa é a função do selo digital, que também foi implantado no Rio Grande do Sul, em Santa Catarina e no Paraná nos sistemas Cart.

De acordo com o normativo, “é obrigatório o uso do Sistema de Gerenciamento de Cartorários Extrajudiciais – SIEX para emissão de selo digital e aposição em todos os atos praticados, os quais deverão conter, ainda, código de barra bidimensional (QR Code), para consulta da validade do ato e de seu conteúdo”.

Na prática, essa novidade vai gerar ainda mais economia de tempo e agilidade de atendimento para os cartórios. Já para o cidadão, além da praticidade e segurança, haverá mais facilidade ao acesso a informações que podem ser conferidas via QR Code, com base em dados do registro do ato.

É importante saber que necessitam da implementação do selo digital com QR Code todos os atos lavrados que são externos. Já para os internos, é exigida apenas a selagem digital, sem o código.

Para que esse procedimento funcione corretamente, trazendo mais segurança para a emissão de documentos e facilitando a identificação de fraudes, o cartório deve possuir um sistema sólido e eficaz de informática (como é o caso dos Sistemas Cart), que esteja apto para atender às exigências do Selo Digital.

A seguir, compreenda melhor a aplicação do QR Code para impressão do Selo Digital e saiba mais sobre o Sistemas Cart. Acompanhe.

Selo Digital e QR Code

Em primeiro lugar, vale ressaltar que o Selo Digital não é a mesma coisa que o QR Code. O selo é referente ao “Registro do Ato”, enquanto o QR Code é um código de barras bidimensional que deve ser impresso no ato externo, para que o cidadão possa acessá-lo de maneira eletrônica e conferir a autenticidade do ato praticado.

De modo sucinto, o QR Code é um código de barras em 2D, com uma sequência de 23 caracteres alfanuméricos, gerados pelo Sistema de Gerenciamento dos Cartórios Extrajudiciais. Ele pode ser escaneado pelos smartphones que possuem câmera fotográfica.

Depois da decodificação, esses caracteres passam a ser um trecho de texto ou um link que redirecionará o acesso ao conteúdo publicado por determinado site. O código fica associado aos atos praticados nos cartórios extrajudiciais, e as informações referentes ao ato ficam disponíveis na Internet no dia seguinte à sua emissão.

Os benefícios dessa novidade são diversos. Ela proporciona mais transparência à procedência do ato ao cidadão – que poderá ajudar na fiscalização dos dados enviados às serventias -, torna possível que os órgãos de fiscalização quantifiquem os atos efetuados por natureza e serventia, atua no combate à fraude e favorece a celeridade nos processos da rotina do cartório.

Sistemas Cart: solução para implementar essa modernização nos cartórios

Como vimos, os Sistemas Cart estão aptos para implementação do QR Code para impressão do Selo Digital no PR, SC e RS. Trata-se de uma solução que vai além disso: ela pode ser aplicada para promover a informatização completa do serviço registral e notarial do seu cartório.

Por meio desses sistemas, consegue-se automatizar processos, agilizar o atendimento ao cidadão e trazer mais segurança e eficiência ao cartório. Há soluções focadas nas mais diversas necessidades dos cartórios a fim de torná-los mais custo-eficientes, seguros e produtivos.

Solicite uma demonstração online e saiba como os Sistemas Cart podem auxiliar nas suas rotinas!

A Alkasoft existe há mais de 20 anos no mercado e trabalha com a evolução de soluções tecnológicas adequadas ao meio jurídico, especialmente nas áreas de marcas, cartórios e advocacia. Nossa empresa é a responsável pela criação do Siga Sua Marca, que é um sistema de análise de colidências em relação às marcas. Essa solução surgiu devido à necessidade da busca preliminar de marcas.

A busca preliminar de marcas tem o objetivo de analisar a viabilidade do cadastro de uma marca no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial). Esse registro é o que garante o direito de exclusividade da marca de uma organização. Esse processo é de extrema importância para que todas as etapas de registro sejam respeitadas, desde a verificação da existência de nomes semelhantes até a análise da influência dos nomes no registro de marca.

Como funciona o software Siga Sua Marca?

Antes de falarmos sobre como o Siga Sua Marca funciona na prática, vamos abordar as razões que fizeram a Alkasoft investir nessa solução. Primeiramente, foi constatado que nenhuma busca preliminar garante 100% de segurança ao cliente que procura o registro de uma marca no INPI.

Como as atualizações sobre o registro de marcas é feita todas as semanas, também concluiu-se que era necessário criar um sistema que facilitasse uma busca preliminar de marcas rigorosa. Pensando em oferecer uma tecnologia que tornasse esse processo mais rápido, dinâmico e com uma busca preliminar sempre atualizada, a Alkasoft investiu no Siga Sua Marca.

O Siga Sua Marca analisa os dados da RPI (Revista da Propriedade Industrial), que são publicados semanalmente. O sistema realiza buscas de marcas nos dados da RPI no intuito de que o cliente possa verificar a disponibilidade de uma determinada marca. Essa busca preliminar, feita de forma constante, visa facilitar o registro da marca.

O monitoramento das marcas procura identificar possíveis colidências. Com isso, o cliente que busca o registro de marcas pode se defender através de um processo de oposição, caso seja necessário.

Além disso, o Siga Sua Marca faz o monitoramento dos despachos dos processos. Dessa maneira, o seu cliente é informado sobre os trâmites desses processos – seja de registro de marca, de oposição, entre outros inerentes à gestão de marcas.

Uma das facilidades do software da Alkasoft é que os clientes do seu escritório podem consultar os despachos do Siga Sua Marca via sistema, e-mail e/ou mensagem SMS.

Conheça as principais funcionalidades do Siga Sua Marca

– Monitoramento de Marcas

Essa funcionalidade faz o monitoramento contínuo da RPI de Marcas para constatar processos colidentes em relação à marca que está em processo de registro ou que seu cliente deseja registrar.

– Monitoramento de Palavras-Chave

Através da busca por palavras-chave, o Siga Sua Marca identifica pedidos e registros de marcas colidentes.

– Monitoramento de Processos

Essa funcionalidade tem o objetivo de monitorar os despachos envolvendo o registro de marcas no RPI de Marcas.

– Pesquisas na Base de Marcas

Existe uma base de marcas com mais de dois milhões de marcas cadastradas. Essas informações ficam disponíveis 24 horas para pesquisa através do sistema Siga Sua Marca.

– Cadastro de Usuários

Em relação ao cadastro dos assinantes, não existe limite para o número de usuários do sistema da Alkasoft.

Confira quais são os 3 principais benefícios do Siga Sua Marca

1. Tempo

O cliente do seu escritório economiza bastante tempo ao obter um ranking de colidência das marcas. Ao acessar essa informação, restará a ele apenas uma análise sobre as colidências mais significativas.

Clientes que levavam em torno de dois dias analisando colidências com as principais ferramentas do mercado passaram a fazer o mesmo trabalho, com o Siga Sua Marca, em menos de 1 hora.

No caso das buscas preliminares, este se torna um processo instantâneo, o que facilita consideravelmente o resultado desse processo.

2. Segurança

Quando a conferência de marcas colidentes é feita de forma individual por um profissional especializado, existe o risco de algo ser perdido nesse processo. Mas esse risco é eliminado com a utilização do Siga Sua Marca, que não perde nenhuma colidência e agiliza esse processo ao torná-lo automatizado.

3. Qualidade do atendimento

O Siga Sua Marca proporciona um atendimento diferenciado para o cliente do seu escritório, uma vez que você e os seus profissionais podem gerar relatórios por marca. Nesses relatórios, fica fácil identificar as marcas mais parecidas com as do seu cliente, tornando o processo mais transparente e confiável.

O maior diferencial do sistema Siga Sua Marca

Com o Siga Sua Marca, o registro para monitoramento das marcas é feito praticamente de forma automática, enquanto que com outros produtos do mercado é necessário um investimento de tempo para o registro dessas marcas e seus atributos, para que os sistemas possam fazer a busca. Utilizando o Siga Sua Marca, basta registrar a marca que será monitorada e a solução da Alkasoft faz o resto.

Além do tempo que é economizado, o Siga Sua Marca proporciona mais segurança para esse processo porque algumas variações podem passar despercebidas quando o cadastro é feito manualmente. Outra vantagem do sistema da Alkasoft é que o motor de busca de marcas é bastante inovador e preciso, unindo algoritmos de inteligência artificial e a lógica fuzzy.

“Para que um escritório de propriedade intelectual preste um serviço de qualidade aos seus clientes e se mantenha escalável (com possibilidade de crescimento, sem aumentar seus custos na mesma proporção), é necessário uma ferramenta como o Siga Sua Marca. De outra forma, ou você não monitora marcas colidentes, pecando na qualidade dos serviços prestados e perdendo oportunidades de negócio, ou você aumenta os seus custos conforme a carteira de clientes for aumentando”, explica Fernando Maurilio Bento, gerente executivo da Alkasoft.

 

A gestão de tempo para advogados é a chave da produtividade. Centenas de processos, audiências, reuniões com clientes e com a equipe fazem parte da rotina desse profissional, e essas tarefas são fundamentais para uma prestação de serviços excelentes, mas demandam atenção e tempo. Como conciliar tanta atribuição da vida profissional com a pessoal? Como não se perder em meio a tantos compromissos?

Se essa é uma preocupação sua, confira, a seguir, as dicas que preparamos sobre gestão de tempo para advogados.

#1 Estabeleça prioridades

Não é possível fazer uma boa gestão de tempo para advogados se não forem estabelecidas prioridades. Os compromissos do profissional devem ser organizados por ordem de importância e de urgência, somente assim o advogado consegue se concentrar no que é mais urgente.

Aquela tarefa que incomoda pela dificuldade deve ser realizada de qualquer forma, certo? Uma boa dica é fazê-la logo no início do dia, quando você está mais descansado. De nada adianta estabelecer prioridades se a resolução dos problemas for deixada de lado.

#2 Faça uma lista de tarefas

Uma boa forma de ter uma gestão de tempo para advogados eficiente é elencar as prioridades em uma lista de tarefas. Inclua tudo o que precisa ser resolvido e faça a ordem da resolução. Inicialmente, isso tomará algum tempo, mas vai aumentar a produtividade no trabalho. Um lembrete importante: insira somente metas passíveis de execução.

Isso é importante para que você não se sinta frustrado por não conseguir resolver uma atividade naquele dia.

#3 Organize e compartilhe sua agenda

Você possui uma agenda organizada e compartilhada com os demais profissionais que trabalham diretamente com você? Se a resposta é negativa, é sinal de que sua gestão do tempo pode estar prejudicada.

Uma agenda online e compartilhada permite a comunicação mais rápida com clientes e com a equipe. Os compromissos são organizados sem prejudicar o relacionamento interno e externo, e tarefas, notificação de prazos, reuniões e audiências são incluídas na agenda.

Ela também pode ser sincronizada com as agendas dos demais advogados.

#4 Seja pontual

Ser pontual é elegante, mas, mais do que isso, é uma forma de fazer uma boa gestão de tempo para advogados. Na advocacia, é difícil estabelecer um horário fixo para todas as tarefas do dia. Algumas delas têm duração imprevisível, mas é possível estipular um tempo médio e construir um planejamento em cima disso. O resultado é simples: agenda organizada e boa fama

#5 Tenha foco

Lembra as prioridades e a lista de tarefas? São guias para que o advogado realize uma atividade por vez. O jeito mais prático de finalizar um dia tranquilo é fechar a lista. Para tanto, é preciso ter foco e concentração em cada tarefa: evite distrações para se manter focado na atividade e ter um resultado melhor.

#6 Evite as distrações

Ligações de clientes fora de hora, mídias sociais, uma pessoa que entra na sala na hora errada. Todas essas distrações são inimigas da gestão de tempo para advogados – elas prejudicam a linha de raciocínio de qualquer tarefa, seja a elaboração de uma petição ou a análise de um contrato.

Para combatê-las, estabeleça horários para cada atividade, inclusive para fazer ligações ou retornar os telefonemas. Tire um tempo de descanso após o período de alta concentração para ver suas redes sociais. Conhece a técnica Pomodoro? Pode ser uma boa ideia experimentá-la!

#7 Delegue tarefas

Você trabalha em equipe? Estagiários e outros advogados são mais do que colegas de trabalho: estão todos organizados no escritório para atender ao mesmo objetivo. Por isso, não tenha medo de delegar tarefas. Fique somente com aquelas que competem exclusivamente a você. Há procedimentos burocráticos que podem ser feitos por um software jurídico, enquanto outros podem ser de responsabilidade da secretaria.

#8 Cumpra prazos

Ao estabelecer prioridades, é preciso considerar os prazos de cada tarefa. Respeite-os para que a gestão de tempo para advogados funcione. Faça o mapeamento de todas as atividades e veja o que deve ser resolvido logo. Definir um cronograma e cumpri-lo confere eficácia para o escritório.

#9 Reserve um tempo para descansar

O advogado que não reserva um tempo para o descanso jamais conseguirá fazer uma boa gestão da sua rotina. Ter hobbies e atividades prazerosas é fundamental para manter a saúde mental em dia e o ânimo para o trabalho. Com as energias renovadas, a produtividade sobe e o aproveitamento do tempo melhora.

#10 Utilize a tecnologia para ajudar na gestão de tempo para advogados

Organizar o tempo por meio da tecnologia é muito mais fácil e prático. Com um software jurídico, o advogado consegue aproveitar muitas funcionalidades que ele oferece – dentre elas, a gestão de tempo. E isso não diz respeito somente a ela, mas à otimização da gestão do escritório. Com mais agilidade na realização das tarefas, mais tempo sobra para outras atividades.

Uma boa gestão de tempo para advogados depende de muita organização, o que pode ser conferido pela tecnologia. Quer conhecer melhor um software jurídico para te auxiliar nessa função? Solicite uma demonstração do Lawyer!

A modernização dos cartórios é pauta constante da mídia, da sociedade e dos gestores dessas instituições. As demandas dos brasileiros sofreram mudanças que impactaram nos serviços contratados nas mais diversas esferas. Ainda, novidades tecnológicas modificam cada vez mais rapidamente os mais diversos tipos de negócios. Nesse contexto, surgem as tendências para cartórios, que prometem modificar a rotina e o trabalho dessas instituições.

Pensando nisso, a seguir, conheça algumas das principais tendências para cartórios em 2019. Acompanhe!

1. Segurança da informação é uma das maiores tendências para cartórios

Recentes escândalos de vazamentos de dados deixaram as pessoas ainda mais preocupadas com a segurança e a confiabilidade das informações que compartilham com as instituições.

Por isso, para 2019, uma das maiores tendências para cartórios será a da segurança da informação. Essa tendência é impulsionada ainda mais pela Lei Geral de Proteção de Dados brasileira, que demanda adequações para as empresas com prazo que finda em 2020.

2. Aperfeiçoamento de pessoal

Vivemos na Era da Hipercompetitividade – e isso não abrange apenas as grandes corporações, instituições como os cartórios também fazem parte desse cenário.

A partir disso, o serviço oferecido passa a ser visto como uma espécie de commodity, sem valor agregado mais evidente para o público. Com isso, o capital humano das instituições é que passa a ser fundamental para gerar diferenciação e valor.

Sendo assim, outra das importantes tendências para cartórios em 2019 será um maior aperfeiçoamento das equipes. Técnicas de gestão, de atendimento ao público, metodologias de administração do tempo e domínio de outros idiomas estão entre as demandas.

3. Automação de processos

O incremento na produtividade e a redução de custos operacionais são objetivos comuns de qualquer instituição – e isso não é diferente com os cartórios.

Nesse contexto, a automação de processos é uma das tendências para cartórios que promete favorecer tais resultados. O volume de atividades manuais e repetitivas nesses ambientes é bastante expressivo, assim como a exigência em termos de precisão e agilidade. Sendo assim, automatizar tarefas operacionais é um caminho para deixar o cartório mais custo-eficiente.

4. Armazenamento em nuvem

Recurso já bastante empregado no segmento corporativo, o armazenamento em nuvem promete ser uma das tendências para cartórios em 2019, sobretudo no que diz respeito ao backup de arquivos.

Esse serviço é eficiente e seguro, principalmente em situações nas quais ocorram erros no sistema que possam comprometer os dados, ou mesmo levar à sua perda.

5. Desmaterialização de documentos

Relacionada à tendência anterior, a desmaterialização de documentos promete modificar a rotina dos cartórios. O fato é que, cada vez mais, demandas e tarefas do dia a dia passam a ocorrer no ambiente digital.

Nesse contexto, a desmaterialização de documentos – isso é, a confecção de um documento eletrônico feito a partir de outro físico com fé pública – mostra grande potencial. Além de ser algo prático para a rotina moderna, essa iniciativa ainda ajuda o cartório e seu público a serem mais ambientalmente corretos e sustentáveis.

6. Blockchain

O blockchain pode ser compreendido como uma tecnologia que objetiva a descentralização de transações comerciais, como medida de segurança. Ele é composto de bases de registros e dados distribuídos e compartilhados, que apresentam a função de gerar um índice global para todas as movimentações que acontecem em determinado mercado. Assim, o blockchain opera como uma espécie de “livro-razão”, de modo público e compartilhado.

Os dados, aqui, são gravados em diversos computadores ao redor do mundo, de modo que as tentativas indevidas de mudança são substancialmente dificultadas. Com isso, a proteção dos dados e a segurança da informação passam a ser favorecidos.

Embora algumas pessoas tenham receio de que o blockchain possa substituir os cartórios, isso não deve ocorrer. Na verdade, há expectativas de que essa inovação disruptiva seja incorporada à realidade dos cartórios, ajudando na modernização dessas instituições, gerando mais transparência, dificultando tentativas de fraudes e possibilitando mais agilidade, confiança e segurança na operação.

O que você achou dessas tendências para cartórios em 2019? Pretende implementar alguma em seu cartório? Conte pra gente pelos comentários e até a próxima!

Se o objetivo do seu escritório de advocacia é ser referência em competência e profissionalismo, você sabe que os prazos deverão ser sempre respeitados. Quando isso não acontece, e os atrasos passam a ser recorrentes, esse problema pode gerar sérias consequências para a sua credibilidade, além de criar um grande obstáculo na busca por um ambiente de trabalho eficiente. Assim, controlar as atividades através de uma agenda fácil é uma estratégia determinante para que o seu escritório alcance os seus objetivos.

A boa notícia é que a busca por uma agenda fácil pode ser solucionada com o auxílio da tecnologia. O software jurídico Lawyer, da Alkasoft, por exemplo, tem como uma de suas funcionalidades justamente uma agenda fácil que proporciona uma gestão eficaz para os processos jurídicos de um escritório de advocacia. Saiba, neste texto, como essa funcionalidade do software jurídico Lawyer funciona.

Gestão do tempo digital através de uma agenda fácil

A tecnologia adequada, quando implantada integralmente em um escritório de advocacia, resultará em uma equipe mais ágil, confiante e eficaz. Entre todas as funcionalidades do software jurídico Lawyer, a agenda fácil ganha destaque por trazer essa agilidade aos seus processos e ao atendimento dos seus clientes.

Através dessa função do software da Alkasoft, os profissionais do seu escritório vão conseguir sincronizar as suas agendas, compondo um calendário comum e compartilhado entre todos do escritório. Essa sincronização garantirá que nenhum compromisso será perdido por esquecimento ou por falta de controle dos prazos.

Como a praticidade é um ponto primordial para que a rotina seja cumprida com excelência, a agenda fácil do Lawyer pode ser compartilhada com dispositivos móveis. Dessa forma, cada advogado pode ter os seus compromissos ao alcance das mãos, em qualquer ambiente e horário.

Se o e-mail do usuário do Lawyer é acessado no seu celular, ele receberá a notificação da agenda do software jurídico por e-mail. A partir deste recebimento, os usuários poderão utilizar a agenda do e-mail no seu dispositivo, copiando o conteúdo recebido no e-mail e colando as informações na agenda, por exemplo.

Essa função permitirá que o profissional seja lembrado, através de uma notificação recebida por e-mail, sobre a data limite para pagar uma taxa e/ou tributo, por exemplo. Afinal, além de causarem a perda de eficiência de um escritório de advocacia, os atrasos nos processos também podem gerar juros e gastos excessivos que podem ser evitados.

Como deixar a sua agenda fácil ainda mais eficiente

Conversamos com a executiva de contas da Alkasoft – empresa desenvolvedora do software jurídico Lawyer –, Juliana Branco, que compartilhou algumas dicas para que a função agenda do Lawyer possa ser utilizada ao máximo para tornar o gerenciamento de um escritório de advocacia ainda mais eficiente. Confira:

1. Delegue funções

Com o aumento da demanda causada pelo crescimento na carteira de clientes, do volume de processos, petições e recursos, é fundamental gerir a sua equipe de profissionais competentes com sintonia.

Através do recurso da agenda fácil do software jurídico Lawyer, você poderá criar compromissos para os encarregados das diferentes áreas do escritório e encaminhar o alerta acompanhado de uma descrição da atividade que deverá ser executada. Com isso, cada profissional terá um gerenciamento individual de suas tarefas e você, como gestor, terá uma visão geral dos prazos e da eficiência dos profissionais do seu escritório.

2. Tenha uma visão geral de cada cliente/processo

Controlar cada processo jurídico não é um detalhe e sim uma necessidade para gestores e advogados. Não conseguir “visualizar” de forma clara a demanda de cada cliente pode causar sérios prejuízos ao escritório e ao contratante.

Para evitar problemas dessa natureza, utilize a funcionalidade da agenda do Lawyer em que é possível cadastrar cada cliente, assim como os seus processos relacionados, a sua situação financeira, o advogado responsável e, claro, os prazos e tarefas de cada processo.

Assim, fica fácil compartilhar um relatório de cada cliente com todos os setores do escritório de advocacia e/ou com as pessoas interessadas ou diretamente envolvidas em determinado atendimento.

3. Elimine o conflito de horários

Utilizando o sistema inteligente da agenda fácil você conseguirá restringir os compromissos para cada data. Ou seja, se um advogado já possui uma tarefa agendada para o dia 23 de outubro, a partir das 14h, por exemplo, nenhum outro compromisso poderá ser gerado para esse mesmo dia e horário.

Com essa integração de agendas, é possível evitar que algum profissional fique sobrecarregado e não consiga executar com excelência e cuidado cada uma de suas atividades. Além disso, o seu escritório conseguirá dar fluxo para as demandas eliminando o famoso “conflito de agendas”.

4. Alertas compartilháveis

A maioria dos compromissos de um escritório de advocacia não envolve apenas um advogado. Clientes, testemunhas e outros advogados podem estar juntos em diferentes processos.

Utilizando a agenda fácil do software jurídico Lawyer é possível criar uma descrição para cada compromisso cadastrado. Essa descrição é enviada automaticamente a todas as partes do processo, o que gera um alerta da tarefa até para quem não faz parte do uso cotidiano do software – um dos principais diferenciais do software jurídico Lawyer em relação aos concorrentes do mercado.

5. Tarifação automática

A integração entre a agenda e as demais funções de um software jurídico é o segredo para a gestão eficiente de um escritório de advocacia. Através do compartilhamento de informações entre a agenda fácil e o financeiro, por exemplo, é possível gerar automaticamente a tarifa que deverá ser paga pelos serviços prestados pelos seus advogados, relacionando o valor do profissional com o tempo envolvido em cada processo.

Gostou das facilidades que a funcionalidade agenda fácil do software jurídico Lawyer oferece para um escritório de advocacia? Então não perca mais tempo e peça uma demonstração gratuita do sistema da Alkasoft! E se você já está convencido de que essa é a melhor solução para o seu escritório, entre em contato conosco para ajudarmos você e os seus advogados a ganhar em eficiência e produtividade!

Os acontecimentos da política de um país mexem com todas as áreas profissionais, dando também destaque a várias profissões. Na advocacia isso não é diferente.

No Brasil, por exemplo, a reforma trabalhista aprovada pelo presidente Michel Temer no final de 2017 fez o setor jurídico se adaptar às novas regras e, por causa dessa mudança, estão surgindo novas carreiras jurídicas. Isso se aplica também às alterações feitas no ambiente legal que envolve as disputas eleitorais e as relações empresariais.

Conheça algumas carreiras jurídicas que estão em alta

Se você atua na área jurídica e está buscando um segmento em alta que possa abrir oportunidades no futuro, é importante que você observe as áreas nas quais pode valer a pena investir em uma especialização.

Confira algumas áreas do Direito que estão em alta neste momento e que poderão seguir em evidência nos próximos anos:

1. Advogado eleitoral

As mudanças no cenário político brasileiro e as novas regras no sistema eleitoral fizeram muita gente buscar por informações sobre o assunto. O direito eleitoral ganhou relevância nesse cenário – e não apenas em 2018, que foi um ano eleitoral.

A verdade é que as novidades na área estão fazendo candidatos e partidos políticos procurarem uma assessoria jurídica para resolver problemas, pendências e até procurarem informações em ano eleitoral. Assim, as eleições de 2018 mostraram a necessidade de pedir ajuda e assessoria para um advogado eleitoral.

A Lei da Ficha Limpa, por exemplo, é uma realidade que acaba exigindo uma atenção especial de muitos políticos e partidos. Essa é uma boa área, já que a advocacia eleitoral deve continuar em alta no País, não apenas por causa das eleições, a cada dois anos, mas porque cada vez mais políticos deverão se preocupar com a legislação vigente para não terem problemas durante o período dos seus mandatos.

2. Advogado consultivo trabalhista

A reforma trabalhista trouxe mudanças que impactam a rotina de empregados e empresas. Foram feitas várias alterações na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), as quais, juntamente com a novidade trazida pelo eSocial, estão fazendo muitas pessoas buscarem o auxílio de um advogado especializado nessa área.

Para prestar um serviço de qualidade, o advogado consultivo nessa área precisa estar ciente de todas as mudanças e sempre fazer consultas de rotina sobre as questões trabalhistas. O seu trabalho será atuar de forma preventiva, utilizando seus conhecimentos para diminuir custos e riscos e, consequentemente, trazer resultados para o seu cliente – seja ele pessoa física ou jurídica – e melhorar a sua situação trabalhista. Mas é importante você saber que a advocacia consultiva para empresas no ramo trabalhista é bastante exigente, na prática. Se você quer ser um destes profissionais, busque qualificação constante e específica.

3. Direito empresarial

Todas as grandes empresas possuem um setor jurídico, local de trabalho de muitos advogados especializados em demandas empresariais. Com o surgimento de startups e novas empresas, esse profissional está sendo cada vez mais necessário. O trabalho do advogado especializado em direito empresarial é, portanto, de extrema importância para o funcionamento de uma companhia.

Vale comentar que o ramo empresarial envolve vários aspectos, como o Direito Societário, o Direito Civil, o Direito do Consumidor, o Direito envolvendo contratos, entre outros.

Dentro dessa classificação, também podemos encontrar o diretor de compliance. Ele é o responsável por fazer com que a empresa aja de acordo com a lei e os regulamentos internos da própria companhia. Por essa razão, o advogado que atua nesse segmento está sempre ligado a todos os problemas operacionais de uma companhia.

A obrigação desse especialista é evitar futuras punições, por isso ele deve estar acostumado a adotar as melhores práticas.

4. Direito da Moda

Uma outra área em pleno crescimento para os profissionais do Direito é a do Fashion Law. Segundo uma reportagem do site do jornal O Globo, essa área cresceu tanto que foi criada uma Comissão de Direito da Moda na OAB-RJ. Segundo uma das entrevistadas pela reportagem, a advogada Deborah Portilho, o Fashion Law surgiu em 2006 como uma disciplina da Fordham University, instituição de ensino de Nova York.

“No Brasil, existe desde 2012, mas são poucos os advogados que atuam na área. Muita gente ainda não tem noção da sua importância”, comentou Deborah Portilho. Na Faculdade de Direito de Ribeirão Preto da USP (Universidade de São Paulo), um grupo de estudos se dedica ao Fashion Law.

A coordenadora do grupo de pesquisa, a professora Juliana Domingues, explica que ainda não há legislação específica que trata do Direito da Moda. Por isso, atualmente, o profissional que se dedica a esse aspecto cuida desse direito como propriedade intelectual, direito autoral, direito concorrencial, além de questões relacionadas à cadeia produtiva da moda ligada ao e-commerce, por exemplo. Ou seja, essa é uma área em pleno crescimento e que demanda profissionais atualizados com o assunto.

5. Direito digital

A tecnologia trouxe inovações em diversas áreas, inclusive na tradicional carreira do Direito. Nesse sentido, o direito digital vem crescendo nos últimos anos como uma das carreiras jurídicas promissoras ao tratar de questões legais relacionadas ao universo digital. Entre as carreiras jurídicas mais promissoras para os próximos anos, essa é uma das principais.

O direito digital é o resultado da relação entre a Ciência do Direito e a Tecnologia da Informação. Trata-se do conjunto de normas, aplicações, conhecimentos e relações jurídicas oriundas do universo digital.

Como consequência dessa nova realidade, surge a necessidade de garantir a validade jurídica das informações prestadas, bem como das transações através do uso de certificados digitais. O direito digital também inova várias áreas tradicionais, que ganham em eficiência com a introdução da internet.

Como você pôde perceber, a área jurídica segue crescendo, principalmente com o avanço da tecnologia. Novas carreiras jurídicas estão surgindo com o objetivo de atender a essa demanda.

Quer saber mais sobre as novidades da área jurídica? Então não deixe de acompanhar o nosso blog e os materiais gratuitos de interesse para quem atua na área do Direito disponíveis aqui no nosso site.

 

Já pensou em dirigir um carro em uma rodovia, a noite, com os faróis apagados? Acrescente nessa analogia a falta de conhecimento e habilidade para guiar o carro. Achou interessante? Imaginou a velocidade com que esse carro seguiria no meio da escuridão, se é que conseguiu imaginar esse carro se movendo para algum lugar?

Embora com um certo exagero, essa provocação inicial tem muita relação com um advogado realizando a gestão do seu próprio escritório. É comum encontrarmos escritórios vagando pela escuridão, sem saber como nem para onde estão indo. Mas, por favor, não me interpretem mal, me refiro ao escritório empresa, aquele que tem fins lucrativos, não ao escritório dos sonhos, onde a única preocupação é a qualidade da produção jurídica.

Da metáfora à prática, vemos com frequência escritórios sem uma missão e sem uma visão bem definida, dificultando de sobremaneira o processo de tomada de decisão e o alinhamento da equipe, gerando um efeito de biruta de aeroporto, que muda de direção o tempo todo a favor do vento. Muitos escritórios não tem a menor noção das áreas ou dos profissionais que melhor contribuem para os resultados. Muitos não tem noção nem mesmo do próprio resultado. Enfim, várias situações indesejadas que o conhecimento em gestão, mesmo que mínimo, ajudaria a resolver.

Seguindo com a proposta deste material, irei então esclarecer alguns motivos para que você passe a olhar a gestão como um tema a ser estudado.

 

Motivo 1: Luz

 

Entender sobre gestão é enxergar como o negócio está caminhando e para onde está caminhando. Com noções mínimas sobre finanças é possível entender um DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício), é possível saber que determinada área do escritório dá prejuízo mesmo quando traz muita receita, é possível saber que aquele colaborador que você achava que não produzia é o seu maior talento em termos de resultado (ou vice e versa).

 

Motivo 2: Propriedade

 

Entendendo como vai o negócio, sua tomada de decisão tende a ser muito mais produtiva. Sem gestão, sem números, as suas decisões serão sempre empíricas, e nem sempre coerentes. Sem gestão é como se você tivesse o acaso como um sócio do seu escritório, tomando decisões no seu lugar. Com gestão você passa a ter propriedade na tomada de decisão e quanto ao futuro do escritório.

 

Motivo 3: Resultado

 

Se você sabe para onde o negócio está indo, se você tem propriedade nas decisões que está tomando, você tem uma séria tendência a aproveitar o maior e melhor motivo de todos: Seu escritório caminhará para os resultados esperados. Estamos falando de lucro, ampliação, seleção, enfim, tudo aquilo que você imagina de melhor para o futuro do seu escritório.

 

Conclusão

 

É comum encontrarmos advogados que comandam as ações do seu escritório sem qualquer conhecimento em gestão, mas, apesar de existir uma chance disso funcionar, uma vez que a sorte e o tino para os negócios pode dar uma mãozinha, quando olhamos para o escritório de advocacia como a empresa que é, o conhecimento em gestão passa a ser fundamental para que o advogado saiba para onde seu escritório está indo, para que ele tenha propriedade sobre as decisões tomadas e por fim, para que ele atinja os resultados esperados.

Para finalizar, gostaria de esclarecer que o conhecimento em gestão mínimo para se gerir bem um escritório de advocacia não é algo complexo para se adquirir. Muito pelo contrário. Existe uma infinidade de livros, eventos e cursos disponíveis no mercado e muitos conteúdos de qualidade disponíveis gratuitamente na internet. Vale a pena reservar um espaço na agenda para buscar esse conhecimento.

Artigo escrito por Fernando Maurílio Bento, Gerente Executivo da Alkasoft e um dos colaboradores de conteúdo da empresa. 

 

 

O processo de registro de marcas envolve um procedimento burocrático, demorado e meticuloso. Por isso, ao trabalhar com muitos processos paralelamente, é fundamental não dispensar a ajuda da tecnologia para realizar a análise de dados automatizada, otimizando e agilizando os seus procedimentos de registro.

A partir do momento em que o advogado entra com um processo de registro de marcas, o acompanhamento constante das publicações na Revista de Propriedade Intelectual (RPI) é imprescindível para que o responsável por aquele registro não perca nenhum despacho do processo ou deixe passar alguma colidência entre marcas.

Como o Siga Sua Marca faz a análise de dados da base de informações da RPI

A revista do INPI é publicada semanalmente. Ela pode ser monitorada por softwares, como o Siga Sua Marca, que usam análise de dados para analisar as publicações do INPI. Com isso, o seu escritório consegue automatizar o processo de monitoramento de marcas, palavras-chaves, andamento dos processos, entre outros pontos relevantes para o registro e o monitoramento das suas marcas.

Comercializado pela Alkasoft – empresa que há mais de 20 anos investe na pesquisa e no desenvolvimento de soluções tecnológicas aplicáveis à área jurídica –, o Siga Sua Marca trabalha com um robô de busca que faz a pesquisa dos algoritmos na RPI. Através dessa pesquisa, o robô do software identifica possíveis marcas colidentes com as que foram cadastradas e notifica o contratante via e-mail ou SMS sem nenhum custo adicional.

Como a RPI é a responsável pela divulgação dos últimos pedidos de marcas no mercado brasileiro, as suas atualizações impactam diretamente nas marcas existentes, principalmente quando se trata de marcas colidentes.

Os principais ganhos na análise de dados feita pelo Siga Sua Marca

O software Siga Sua Marca possibilita a extração e a análise dos dados publicados semanalmente na RPI. Ou seja, ele monitora todas as informações que são divulgadas por meio da revista do INPI de forma constante e automatizada.

Como funcionalidade extra, o sistema da Alkasoft permite que seja realizada a Busca Preliminar na base da RPI antes de definir qual será o pedido da marca. Essa funcionalidade pode ser implementada no site do contratante por um valor adicional.

Essa ferramenta também permite que a sua empresa identifique potenciais oportunidades de negócios através dos relatórios gerados internamente sobre as pesquisas de marcas realizadas por terceiros na sua página da internet.

É possível, ainda, cadastrar mais de um usuário para acessar o sistema simultaneamente.

Contar com a extração e a análise de dados a partir do software Siga Sua Marca é vantajoso, na prática, pois esse processo ajuda você a trabalhar com antecipação. Para os escritórios de advocacia, garantir a agilidade na tomada de decisão e apresentar relatórios completos ao cliente são os principais ganhos do uso do software da Alkasoft.

No mercado, você pode encontrar outras ferramentas que verificam e disponibilizam os pedidos semanais de registro de marcas, mas apenas com o Siga Sua Marca é possível analisar o histórico de pedidos considerando o grau de relevância dos termos dependentes e independentes.

Quer ver a análise de dados do Siga Sua Marca funcionando? Então peça uma demonstração gratuita do nosso software ou entre em contato conosco!