A gestão de tempo para advogados é a chave da produtividade. Centenas de processos, audiências, reuniões com clientes e com a equipe fazem parte da rotina desse profissional, e essas tarefas são fundamentais para uma prestação de serviços excelentes, mas demandam atenção e tempo. Como conciliar tanta atribuição da vida profissional com a pessoal? Como não se perder em meio a tantos compromissos?

Se essa é uma preocupação sua, confira, a seguir, as dicas que preparamos sobre gestão de tempo para advogados.

#1 Estabeleça prioridades

Não é possível fazer uma boa gestão de tempo para advogados se não forem estabelecidas prioridades. Os compromissos do profissional devem ser organizados por ordem de importância e de urgência, somente assim o advogado consegue se concentrar no que é mais urgente.

Aquela tarefa que incomoda pela dificuldade deve ser realizada de qualquer forma, certo? Uma boa dica é fazê-la logo no início do dia, quando você está mais descansado. De nada adianta estabelecer prioridades se a resolução dos problemas for deixada de lado.

#2 Faça uma lista de tarefas

Uma boa forma de ter uma gestão de tempo para advogados eficiente é elencar as prioridades em uma lista de tarefas. Inclua tudo o que precisa ser resolvido e faça a ordem da resolução. Inicialmente, isso tomará algum tempo, mas vai aumentar a produtividade no trabalho. Um lembrete importante: insira somente metas passíveis de execução.

Isso é importante para que você não se sinta frustrado por não conseguir resolver uma atividade naquele dia.

#3 Organize e compartilhe sua agenda

Você possui uma agenda organizada e compartilhada com os demais profissionais que trabalham diretamente com você? Se a resposta é negativa, é sinal de que sua gestão do tempo pode estar prejudicada.

Uma agenda online e compartilhada permite a comunicação mais rápida com clientes e com a equipe. Os compromissos são organizados sem prejudicar o relacionamento interno e externo, e tarefas, notificação de prazos, reuniões e audiências são incluídas na agenda.

Ela também pode ser sincronizada com as agendas dos demais advogados.

#4 Seja pontual

Ser pontual é elegante, mas, mais do que isso, é uma forma de fazer uma boa gestão de tempo para advogados. Na advocacia, é difícil estabelecer um horário fixo para todas as tarefas do dia. Algumas delas têm duração imprevisível, mas é possível estipular um tempo médio e construir um planejamento em cima disso. O resultado é simples: agenda organizada e boa fama

#5 Tenha foco

Lembra as prioridades e a lista de tarefas? São guias para que o advogado realize uma atividade por vez. O jeito mais prático de finalizar um dia tranquilo é fechar a lista. Para tanto, é preciso ter foco e concentração em cada tarefa: evite distrações para se manter focado na atividade e ter um resultado melhor.

#6 Evite as distrações

Ligações de clientes fora de hora, mídias sociais, uma pessoa que entra na sala na hora errada. Todas essas distrações são inimigas da gestão de tempo para advogados – elas prejudicam a linha de raciocínio de qualquer tarefa, seja a elaboração de uma petição ou a análise de um contrato.

Para combatê-las, estabeleça horários para cada atividade, inclusive para fazer ligações ou retornar os telefonemas. Tire um tempo de descanso após o período de alta concentração para ver suas redes sociais. Conhece a técnica Pomodoro? Pode ser uma boa ideia experimentá-la!

#7 Delegue tarefas

Você trabalha em equipe? Estagiários e outros advogados são mais do que colegas de trabalho: estão todos organizados no escritório para atender ao mesmo objetivo. Por isso, não tenha medo de delegar tarefas. Fique somente com aquelas que competem exclusivamente a você. Há procedimentos burocráticos que podem ser feitos por um software jurídico, enquanto outros podem ser de responsabilidade da secretaria.

#8 Cumpra prazos

Ao estabelecer prioridades, é preciso considerar os prazos de cada tarefa. Respeite-os para que a gestão de tempo para advogados funcione. Faça o mapeamento de todas as atividades e veja o que deve ser resolvido logo. Definir um cronograma e cumpri-lo confere eficácia para o escritório.

#9 Reserve um tempo para descansar

O advogado que não reserva um tempo para o descanso jamais conseguirá fazer uma boa gestão da sua rotina. Ter hobbies e atividades prazerosas é fundamental para manter a saúde mental em dia e o ânimo para o trabalho. Com as energias renovadas, a produtividade sobe e o aproveitamento do tempo melhora.

#10 Utilize a tecnologia para ajudar na gestão de tempo para advogados

Organizar o tempo por meio da tecnologia é muito mais fácil e prático. Com um software jurídico, o advogado consegue aproveitar muitas funcionalidades que ele oferece – dentre elas, a gestão de tempo. E isso não diz respeito somente a ela, mas à otimização da gestão do escritório. Com mais agilidade na realização das tarefas, mais tempo sobra para outras atividades.

Uma boa gestão de tempo para advogados depende de muita organização, o que pode ser conferido pela tecnologia. Quer conhecer melhor um software jurídico para te auxiliar nessa função? Solicite uma demonstração do Lawyer!

Se o objetivo do seu escritório de advocacia é ser referência em competência e profissionalismo, você sabe que os prazos deverão ser sempre respeitados. Quando isso não acontece, e os atrasos passam a ser recorrentes, esse problema pode gerar sérias consequências para a sua credibilidade, além de criar um grande obstáculo na busca por um ambiente de trabalho eficiente. Assim, controlar as atividades através de uma agenda fácil é uma estratégia determinante para que o seu escritório alcance os seus objetivos.

A boa notícia é que a busca por uma agenda fácil pode ser solucionada com o auxílio da tecnologia. O software jurídico Lawyer, da Alkasoft, por exemplo, tem como uma de suas funcionalidades justamente uma agenda fácil que proporciona uma gestão eficaz para os processos jurídicos de um escritório de advocacia. Saiba, neste texto, como essa funcionalidade do software jurídico Lawyer funciona.

Gestão do tempo digital através de uma agenda fácil

A tecnologia adequada, quando implantada integralmente em um escritório de advocacia, resultará em uma equipe mais ágil, confiante e eficaz. Entre todas as funcionalidades do software jurídico Lawyer, a agenda fácil ganha destaque por trazer essa agilidade aos seus processos e ao atendimento dos seus clientes.

Através dessa função do software da Alkasoft, os profissionais do seu escritório vão conseguir sincronizar as suas agendas, compondo um calendário comum e compartilhado entre todos do escritório. Essa sincronização garantirá que nenhum compromisso será perdido por esquecimento ou por falta de controle dos prazos.

Como a praticidade é um ponto primordial para que a rotina seja cumprida com excelência, a agenda fácil do Lawyer pode ser compartilhada com dispositivos móveis. Dessa forma, cada advogado pode ter os seus compromissos ao alcance das mãos, em qualquer ambiente e horário.

Se o e-mail do usuário do Lawyer é acessado no seu celular, ele receberá a notificação da agenda do software jurídico por e-mail. A partir deste recebimento, os usuários poderão utilizar a agenda do e-mail no seu dispositivo, copiando o conteúdo recebido no e-mail e colando as informações na agenda, por exemplo.

Essa função permitirá que o profissional seja lembrado, através de uma notificação recebida por e-mail, sobre a data limite para pagar uma taxa e/ou tributo, por exemplo. Afinal, além de causarem a perda de eficiência de um escritório de advocacia, os atrasos nos processos também podem gerar juros e gastos excessivos que podem ser evitados.

Como deixar a sua agenda fácil ainda mais eficiente

Conversamos com a executiva de contas da Alkasoft – empresa desenvolvedora do software jurídico Lawyer –, Juliana Branco, que compartilhou algumas dicas para que a função agenda do Lawyer possa ser utilizada ao máximo para tornar o gerenciamento de um escritório de advocacia ainda mais eficiente. Confira:

1. Delegue funções

Com o aumento da demanda causada pelo crescimento na carteira de clientes, do volume de processos, petições e recursos, é fundamental gerir a sua equipe de profissionais competentes com sintonia.

Através do recurso da agenda fácil do software jurídico Lawyer, você poderá criar compromissos para os encarregados das diferentes áreas do escritório e encaminhar o alerta acompanhado de uma descrição da atividade que deverá ser executada. Com isso, cada profissional terá um gerenciamento individual de suas tarefas e você, como gestor, terá uma visão geral dos prazos e da eficiência dos profissionais do seu escritório.

2. Tenha uma visão geral de cada cliente/processo

Controlar cada processo jurídico não é um detalhe e sim uma necessidade para gestores e advogados. Não conseguir “visualizar” de forma clara a demanda de cada cliente pode causar sérios prejuízos ao escritório e ao contratante.

Para evitar problemas dessa natureza, utilize a funcionalidade da agenda do Lawyer em que é possível cadastrar cada cliente, assim como os seus processos relacionados, a sua situação financeira, o advogado responsável e, claro, os prazos e tarefas de cada processo.

Assim, fica fácil compartilhar um relatório de cada cliente com todos os setores do escritório de advocacia e/ou com as pessoas interessadas ou diretamente envolvidas em determinado atendimento.

3. Elimine o conflito de horários

Utilizando o sistema inteligente da agenda fácil você conseguirá restringir os compromissos para cada data. Ou seja, se um advogado já possui uma tarefa agendada para o dia 23 de outubro, a partir das 14h, por exemplo, nenhum outro compromisso poderá ser gerado para esse mesmo dia e horário.

Com essa integração de agendas, é possível evitar que algum profissional fique sobrecarregado e não consiga executar com excelência e cuidado cada uma de suas atividades. Além disso, o seu escritório conseguirá dar fluxo para as demandas eliminando o famoso “conflito de agendas”.

4. Alertas compartilháveis

A maioria dos compromissos de um escritório de advocacia não envolve apenas um advogado. Clientes, testemunhas e outros advogados podem estar juntos em diferentes processos.

Utilizando a agenda fácil do software jurídico Lawyer é possível criar uma descrição para cada compromisso cadastrado. Essa descrição é enviada automaticamente a todas as partes do processo, o que gera um alerta da tarefa até para quem não faz parte do uso cotidiano do software – um dos principais diferenciais do software jurídico Lawyer em relação aos concorrentes do mercado.

5. Tarifação automática

A integração entre a agenda e as demais funções de um software jurídico é o segredo para a gestão eficiente de um escritório de advocacia. Através do compartilhamento de informações entre a agenda fácil e o financeiro, por exemplo, é possível gerar automaticamente a tarifa que deverá ser paga pelos serviços prestados pelos seus advogados, relacionando o valor do profissional com o tempo envolvido em cada processo.

Gostou das facilidades que a funcionalidade agenda fácil do software jurídico Lawyer oferece para um escritório de advocacia? Então não perca mais tempo e peça uma demonstração gratuita do sistema da Alkasoft! E se você já está convencido de que essa é a melhor solução para o seu escritório, entre em contato conosco para ajudarmos você e os seus advogados a ganhar em eficiência e produtividade!

Já pensou em dirigir um carro em uma rodovia, a noite, com os faróis apagados? Acrescente nessa analogia a falta de conhecimento e habilidade para guiar o carro. Achou interessante? Imaginou a velocidade com que esse carro seguiria no meio da escuridão, se é que conseguiu imaginar esse carro se movendo para algum lugar?

Embora com um certo exagero, essa provocação inicial tem muita relação com um advogado realizando a gestão do seu próprio escritório. É comum encontrarmos escritórios vagando pela escuridão, sem saber como nem para onde estão indo. Mas, por favor, não me interpretem mal, me refiro ao escritório empresa, aquele que tem fins lucrativos, não ao escritório dos sonhos, onde a única preocupação é a qualidade da produção jurídica.

Da metáfora à prática, vemos com frequência escritórios sem uma missão e sem uma visão bem definida, dificultando de sobremaneira o processo de tomada de decisão e o alinhamento da equipe, gerando um efeito de biruta de aeroporto, que muda de direção o tempo todo a favor do vento. Muitos escritórios não tem a menor noção das áreas ou dos profissionais que melhor contribuem para os resultados. Muitos não tem noção nem mesmo do próprio resultado. Enfim, várias situações indesejadas que o conhecimento em gestão, mesmo que mínimo, ajudaria a resolver.

Seguindo com a proposta deste material, irei então esclarecer alguns motivos para que você passe a olhar a gestão como um tema a ser estudado.

Motivo 1: Luz

Entender sobre gestão é enxergar como o negócio está caminhando e para onde está caminhando. Com noções mínimas sobre finanças é possível entender um DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício), é possível saber que determinada área do escritório dá prejuízo mesmo quando traz muita receita, é possível saber que aquele colaborador que você achava que não produzia é o seu maior talento em termos de resultado (ou vice e versa).

Motivo 2: Propriedade

Entendendo como vai o negócio, sua tomada de decisão tende a ser muito mais produtiva. Sem gestão, sem números, as suas decisões serão sempre empíricas, e nem sempre coerentes. Sem gestão é como se você tivesse o acaso como um sócio do seu escritório, tomando decisões no seu lugar. Com gestão você passa a ter propriedade na tomada de decisão e quanto ao futuro do escritório.

Motivo 3: Resultado

Se você sabe para onde o negócio está indo, se você tem propriedade nas decisões que está tomando, você tem uma séria tendência a aproveitar o maior e melhor motivo de todos: Seu escritório caminhará para os resultados esperados. Estamos falando de lucro, ampliação, seleção, enfim, tudo aquilo que você imagina de melhor para o futuro do seu escritório.

Conclusão

É comum encontrarmos advogados que comandam as ações do seu escritório sem qualquer conhecimento em gestão, mas, apesar de existir uma chance disso funcionar, uma vez que a sorte e o tino para os negócios pode dar uma mãozinha, quando olhamos para o escritório de advocacia como a empresa que é, o conhecimento em gestão passa a ser fundamental para que o advogado saiba para onde seu escritório está indo, para que ele tenha propriedade sobre as decisões tomadas e por fim, para que ele atinja os resultados esperados.

Para finalizar, gostaria de esclarecer que o conhecimento em gestão mínimo para se gerir bem um escritório de advocacia não é algo complexo para se adquirir. Muito pelo contrário. Existe uma infinidade de livros, eventos e cursos disponíveis no mercado e muitos conteúdos de qualidade disponíveis gratuitamente na internet. Vale a pena reservar um espaço na agenda para buscar esse conhecimento.

Artigo escrito por Fernando Maurílio Bento, Gerente Executivo da Alkasoft e um dos colaboradores de conteúdo da empresa.