A marca registrada é uma necessidade para que a empresa tenha uma gestão bem amparada de sua identidade. A partir dela, são comercializados serviços e produtos e desenvolve-se uma conexão com o público de interesse. Por isso, garantir a proteção de sua marca envolve a aplicação de sanções previstas em lei nos casos de uso indevido por terceiros.

Sendo assim, conhecer os casos de uso indevido de marca registrada e quais mecanismos podem proteger sua propriedade intelectual é valioso. Realizar a gestão de marca, afinal, envolve prevenir casos de colidência e práticas que podem ferir a integridade do negócio.

Pensando nisso, no artigo de hoje, vamos identificar quais são as sanções previstas no caso de uso indevido de uma marca registrada. Saiba, também, o que pode ser feito para que situações adversas como essa sejam resolvidas com maior agilidade. Acompanhe!

O que é considerado uso indevido da marca?

Antes de definirmos as sanções que podem ocorrer pelo uso indevido de uma marca registrada, é importante estabelecer o conceito. O uso indevido de marca se caracteriza, primariamente, pelo ato de copiar uma marca já existente. Os prejuízos que o uso indevido de uma marca pode causar são diversos, podendo até mesmo manchar sua reputação.

Por si só, ele não causa dano moral. Empresas podem ser notificadas por infração e sua legitimidade pode ser conferida em registros oficiais do INPI. Os possíveis processos jurídicos e indenizações se concretizam caso haja persistência no uso indevido da marca registrada.

Descubra se sua marca registrada está sendo copiada

Não existe um órgão que, oficialmente, controle o processo especificamente de sua marca. O INPI, por exemplo, não controla ou fiscaliza precisamente esse problema. Portanto, o processo precisa ser pesquisado e devidamente acompanhado pelas marcas.

A princípio, os trâmites judiciais para a proteção de marca registrada podem parecer burocráticos e onerosos. No entanto, isso não poderia estar mais longe da verdade. Com o procedimento de registro da marca já realizado, a empresa pode atuar de forma livre sobre seus usos indevidos.

Ter uma marca registrada impede que seu negócio tenha prejuízo e perca o controle de sua criação. Além disso, é uma proteção para os investimentos iniciais da concepção de marca em si. É a credibilidade que seu negócio precisa para identificar os possíveis casos de uso indevido.

Para agilizar processos operacionais de pesquisa e o monitoramento deles, é importante contar com um sistema que informe esses dados. Com o Siga Sua Marca, da Alkasoft, por exemplo, você tem acesso ao monitoramento constante de pedidos de marca e identifica rapidamente casos que colidam com sua marca registrada.

Outra funcionalidade do Siga Sua Marca que pode auxiliar nesse sentido é a busca de palavras-chave. Você pode criar um alerta personalizado, com as palavras-chaves referentes à marca de seu negócio. Dessa forma, sua marca registrada é monitorada e casos de registro e uso indevido podem ser previamente detectados.

Lembre-se: o processo de registro de marca existe para distinguir seu patrimônio de outros produtos e serviços semelhantes do mercado. A marca registrada é sua principal força para fidelizar seus clientes e gerar valor. Por isso, busque mecanismos que possam facilitar e agilizar o gerenciamento de sua marca e, em caso de uso indevido, acelerem processos de indenização e jurídico.

Quer saber mais sobre práticas para a gestão de sua marca registrada? Então, continue acompanhando nosso blog. Aproveite, também, para conhecer nosso software e agilize os processos operacionais da gestão de sua marca.

Ter um software jurídico é essencial para uma gestão profissional e otimizada no escritório de advocacia. Usar a tecnologia no negócio é fundamental para atingir aos objetivos e levá-lo rumo ao sucesso. Mas e quando ela dá sinais de que não está sendo eficiente? Não está notando os prometidos ganhos de produtividade e gestão de tempo? Algo está errado. Veja 6 sinais que apontam a hora de trocar seu software jurídico.

#1 Programa apresenta erro de funcionamento com frequência

Um bom software jurídico é aquele que está disponível para o gestor do escritório e para os advogados sempre que necessário. Claro que há momentos em que pode acontecer uma atualização que o deixa indisponível em alguma hora, porém, isso deve ocorrer pontualmente. Assim é um sistema de qualidade.

Se o seu software apresenta erro de funcionamento com frequência, há algo que não está certo. Isso porque ele não conseguirá atendê-lo de forma suficiente, ocasionando um mal atendimento ao seu cliente – e já sabemos que isso é um grave erro de gestão.

#2 Assistência deficiente do fornecedor

Qualquer empreendedor sabe que o relacionamento com o cliente é fundamental para seu sucesso. O advogado também. Mas, quando falamos de software jurídico, o advogado é o cliente do fornecedor do sistema. Por isso, espera ter um atendimento suficiente sempre que precisar recorrer ao suporte.

Se você tem vontade de desistir de entrar em contato com o fornecedor antes mesmo de tentar, é um sinal de que é hora de pensar se vale a pena continuar com ele. O atendente o faz esperar muito tempo ou não presta atenção ao que você fala? Se a resposta é positiva, realmente há algo errado.

O advogado tem que resolver seus problemas e, para tanto, precisa de alguém apto a entendê-lo e oferecer soluções rápidas.

#3 O software jurídico não é suficiente para gerenciar o escritório

Software jurídico, aplicativo específico para timesheet ou app de produtividade. Se você utiliza muitas ferramentas tecnológicas para controlar a rotina do escritório, pode ser um indicativo de que seu sistema não é suficiente para sua necessidade. Isso porque os melhores softwares no mercado possuem funcionalidades que permitem ao gestor realizar toda a gestão do escritório em um só lugar.

Afinal de contas, a proposta desse sistema é otimizar o tempo, automatizando o máximo de atividades possível. Se isso não acontece, a luz amarela deve acender.

#4 Sistema com usabilidade difícil

Você escutou um colega dizendo que o software jurídico que ele utiliza facilitou muito a gestão financeira? Muitos gestores optam por adotar esse sistema, porque tem fácil usabilidade na hora de simplificar a gestão.

Além de uma interface amigável, os softwares devem ser práticos, de forma a propiciar as vantagens de produtividade e otimização. Se isso não está acontecendo em seu escritório, há algo errado. Um programa complexo, com funcionalidades muito além do necessário, pode ser uma dor de cabeça.

Por isso, se você sente que não há facilidade de uso e que há mais módulos do que precisa para gerir o escritório, é hora de trocar seu software jurídico.

#5 Programa não tem atualizações

Quantas vezes você precisa reiniciar seu sistema para utilizá-lo porque ele trava a todo momento? Se a resposta é mais do que aceitável, pode ser um sinal de que seu software jurídico não possui atualizações – e elas são importantes para acompanhar as inovações tecnológicas presentes na área jurídica.

Isso deve ocorrer principalmente quando outras ferramentas se integram a ele. Porém, se seu software apresenta tais dificuldades, é um mau sinal.

#6 Ausência de mobilidade

Atualmente, a rotina intensa de um advogado faz com que ele tente aproveitar cada minuto que tem para o trabalho. No trânsito ou no intervalo entre audiências, é possível resolver uma demanda mais simples, por isso, um software jurídico deve oferecer mobilidade. Ou seja, ele deve oferecer acesso em qualquer lugar e a qualquer tempo, bastando uma conexão com a internet.

 

Se o seu software não tem essa característica, só temos uma dica: troque-o imediatamente!

Um bom software jurídico não apresenta muitos erros de funcionamento, mas, quando eles ocorrem, o suporte é rápido, para que o escritório não fique fora do ar. O sistema também deve oferecer funcionalidades suficientes para o gestor, sendo de fácil usabilidade e atualizado. Se seu sistema não apresenta essas características, é importante pensar em uma solução mais adequada. Que tal conhecer o Lawyer, da Alkasoft?

Se você pensa em empreender no Direito, deve saber que não é fácil realizar a gestão de escritório de advocacia. Na verdade, um advogado em início de carreira comete muitos erros, o que se dá principalmente pela falta de experiência com negócios. Diante dessa realidade, é muito comum vermos um escritório com controle financeiro inadequado ou que apresenta dificuldades nos processos internos.

Pensando nisso, listamos, a seguir, 5 erros comuns na gestão de um escritório de advocacia recém-aberto que você deve evitar. Confira!

Não investir em marketing jurídico

Na gestão de escritório de advocacia recém-aberto, o marketing jurídico deve ficar em segundo plano, certo? Errado. Muitos advogados deixam de lado esse importante mecanismo de publicidade dos serviços jurídicos. E pagam um alto preço por não tê-lo, que é uma cartela de clientes limitada.

Dentro das limitações do Código de Ética e Disciplina da OAB, é possível realizar um ótimo trabalho de marketing jurídico, que beneficia a gestão de escritório de advocacia. Ele é responsável não só por captar e fidelizar clientes, mas por construir uma boa imagem do escritório perante o mercado. E ter credibilidade é fundamental para atrair talentos que podem contribuir – e muito – para uma gestão profissional.

Não automatizar processos

Um erro muito comum na gestão de escritório de advocacia recém-aberto é não automatizar processos internos. O fluxo de tarefas é intenso e, quando feito manualmente pelo gestor, ainda que por alguma ferramenta digital, pode complicar a rotina de todos.

Além disso, há inúmeras tarefas burocráticas que devem ser cumpridas pelos advogados, seja na gestão do escritório, seja na atividade jurídica em si. Diante de um tempo tão escasso, é impensável que esse profissional perca muitas horas capturando andamento processual nos sites dos tribunais ou fazendo pesquisa de jurisprudência.

Mas é o que acontece em muitos escritórios que não automatizam processos. É importante contar com um software jurídico e outras ferramentas de automação para ter maior produtividade e eficiência na gestão.

Processos internos desorganizados

No mesmo sentido da falta de automação de processos, aparece outro erro: a desorganização dos processos internos. Essa é uma falta que muitos gestores cometem em um escritório de advocacia recém-aberto.

Cada profissional tem uma tarefa, que deve ser cumprida em determinado prazo. Sem organização interna, um deslize pode fazer com que todo o fluxo de trabalho seja interrompido ou se torne ineficiente. Isso acontece bastante em negócios que não utilizam a tecnologia na gestão. Para resolver esse desafio, basta adotar ferramentas que auxiliam na organização e na produtividade do escritório e das equipes, como é o caso dos softwares jurídicos. Sua função é facilitar a rotina no trabalho e automatizar processos.

Deixar o relacionamento com o cliente de lado

Relacionamento com o cliente é parte da gestão de escritório de advocacia? Sempre. O cliente é a chave do sucesso, o foco e o destinatário dos serviços jurídicos. A gestão deve ser voltada para compreender suas dores e atender às suas expectativas.

Muitos escritórios não contam com um profissional exclusivo para lidar com o cliente, e o resultado pode ser desastroso. Advogados perdem mais tempo do que podem para atender a uma simples solicitação, ou não possuem informações suficientes sobre o cliente quando vão se reunir com ele. Como consequência, veem sua cartela diminuir, porque não conseguem satisfazer aos anseios do destinatário do serviço.

Não utilizar relatórios na gestão de escritório de advocacia

Os relatórios possuem uma importância inestimável na gestão de escritório de advocacia. Qualquer atividade executada no negócio deve ser documentada, de preferência em um software jurídico que armazena as informações em tempo real e de forma segura. Os relatórios são utilizados para resumir a visão ampliada de determinados assuntos. Processos, gestão financeira, fluxo de trabalho ou atendimentos prestados podem ser objeto de relatórios.

Quando o escritório não os utiliza em sua gestão, não consegue ter visibilidade de dados fundamentais para a tomada de decisões. Por exemplo, como saber qual área demanda mais profissionais se o gestor não tem noção da quantidade de processos por área do direito? Apesar da importância, inúmeros escritórios cometem esse erro.

Os erros comuns na gestão de escritório de advocacia recém-aberto podem comprometer o crescimento do negócio. Felizmente, o uso de um bom software jurídico pode resolver a maior parte dessas problemas. Você já adota algum? Conheça o Lawyer e leve o seu escritório a outro patamar de negócio.

Com a evolução tecnológica, os trabalhos registral e notarial se tornaram mais simples, convenientes e transparentes. O uso de um software para cartório permitiu diminuir brechas, evitar erros e solucionar problemas causados pelo registro manual de documentos e informações.

Diante de inúmeras facilidades e benefícios, os sistemas para cartórios têm se popularizado cada vez mais, permitindo digitalizar, armazenar e imprimir documentos facilmente. O registro eletrônico simplificou o processo de fornecer provas e facilitar transações, prevenindo práticas ilegais.


Para inserir seu cartório nesse cenário, conheça, a seguir, as principais características de um bom software para cartório.

3 pontos essenciais de um bom software para cartório

1. Digitalização de documentos

A papelada pode ser um grande problema, principalmente, quando se lida com os documentos de um cartório. Um único deslize, seja um erro ou um atraso no registro de um documento, e você pode se deparar com um longo conflito judicial.

Por exemplo, a armazenagem eletrônica de documentos comprova a venda ou a transferência de uma propriedade, mesmo que você perca o documento físico ou ele seja destruído. O fácil acesso aos registros permite, entre outras coisas, saber se uma pessoa tem o título e o direito da propriedade, ou se existe uma responsabilidade ou algum litígio em andamento antes de efetuar alguma transação.

Além disso, armazenar documentos digitais em algum lugar que vários funcionários podem acessá-los aumenta a eficiência do cartório. E se você não quiser dedicar dinheiro ou pessoal em um departamento de TI, a computação em nuvem é uma ótima solução. Assim, ao invés de usar seus próprios servidores de dados, você utiliza um software que armazena seus documentos em servidores remotos e acessíveis pela internet.

2. Proteção e acesso de dados

Antes de mudar seu cartório para um sistema eletrônico, é importante saber sobre a segurança da informação. Um bom software para cartório deve criptografar os dados, principalmente os mais importantes.

Também é fundamental que os clientes autorizados consigam ter acesso às informações e registrar solicitações via internet. Alguns softwares vão muito além quando o assunto é segurança, como é o caso do sistema Cart da Alkasoft. Ele está apto para implementar o selo digital por meio de QRCode, nos estados do Paraná, Santa Catarina e Rio Grande do Sul, garantindo mais transparência e segurança jurídica aos processos e ao cidadão.

E para prevenir a perda de dados, o software deve oferecer um sistema de backup. Por mais que pareça que você está seguro, seu cartório pode ser alvo de desastres naturais, ataques cibernéticos e até de má índole de funcionários. Dessa forma, manter um backup atualizado é a melhor maneira de se prevenir contra imprevistos como esses.

3. Automatização de processos

É comum que muitos funcionários passem a maior parte do seu dia de trabalho executando tarefas repetitivas e não tão produtivas. Um software de cartório automatiza muitos desses processos, o que eleva o fluxo de trabalho de suas equipes.

Isso permite que você utilize seus colaboradores de maneira mais eficiente e estratégica, podendo até mesmo acelerar os processos envolvidos. Esses sistemas podem executar as tarefas complexas para aumentar a eficiência do cartório, então, você não precisará contratar pessoal extra para alcançar seus objetivos.

Dessa forma, existem vantagens genuínas em adotar um software para o cartório e transformar arquivos em papel em dados digitais. Com essa precaução, é possível minimizar problemas, garantir a segurança das informações e, ainda, aumentar a produtividade do seu cartório.

E então, ficou interessado em adquirir um bom software para cartório? Fale conosco e solicite uma demonstração da nossa solução!

Realizar a gestão de uma marca não é uma função de um cargo específico. É preciso que exista uma integração consistente de todos os setores da empresa para que o acompanhamento da marca seja efetivo. Dentre as categorias de funções, as que envolvem monitorar marca podem ser as mais complexas operacionalmente, sem o suporte ideal.

De acordo com dados do INPI, entre outubro de 2017 e setembro de 2018, havia mais de 200 mil marcas aguardando análise de registro. Nesse cenário, no qual milhares de empresas enfrentam um longo processo, a função de monitorar sua marca se torna extremamente necessária.

Seja durante ou após a conclusão do registro, o monitoramento pode oferecer vantagens na performance da própria gestão de marca.

Neste artigo, saiba mais sobre alguns dos principais motivos que fazem com que monitorar marca no mercado ganhe cada vez mais importância. Acompanhe a seguir.

1. O processo de registro pode ser otimizado

Uma das grandes buscas das empresas em processos operacionais está na diminuição do erro humano. Ao monitorar marca no mercado, a empresa não apenas tem maior controle de datas de publicação e requisitos, como também tem a oportunidade de otimizar seus processos.

Quando o ato de monitorar a marca é auxiliado por ferramentas que coletam e organizam informações relevantes, processos são agilizados e se tornam mais precisos. Com o processo podendo ser otimizado, o encaminhamento dos pedidos de futuras marcas da empresa ganha agilidade. Por consequência, os demais aspectos da gestão de marca se beneficiam, permitindo que a companhia atue no mercado de forma mais assertiva.

2. Plágios e usos indevidos podem ser evitados ao monitorar marcas

Com o grande volume de marcas sendo registradas a cada ano no INPI, a possibilidade de marcas colidirem é grande. Ao monitorar a marca no mercado, essas colidências podem ser detectadas antes de representar problemas que prejudiquem sua credibilidade.

Ao investir em tecnologias de monitoramento antes do início do processo de registro de marca, todas as etapas se beneficiam. O ato de pesquisa de nomes e marcas já registradas impede que o processo de seu registro se torne ineficiente. Da mesma forma, a detecção de registros e usos de sua marca fora do padrão podem ser ágeis pós-registro.

3. Monitorar marcas potencializa informações do mercado

Acompanhar o desenvolvimento do mercado é um processo que ocorre em todas as frentes e setores. Juridicamente falando, o trabalho de gestão de marca pode permitir que informações relevantes sejam adicionadas à sua estratégia.

Com o uso de softwares, a empresa pode monitorar marcas de forma célere, personalizada e automatizada. Palavras-chave e filtros disponíveis no sistema tornam possível a emissão de relatórios de acordo com as necessidades da empresa no momento. Isso faz com que a gestão se torne mais ágil e acrescente dados relevantes para os processos operacionais e decisórios.

Estratégias de geração de leads, por exemplo, podem ser facilitadas com funcionalidades como monitoramento e pesquisa de marcas específicas. Afinal, além de monitorar sua marca, é possível se manter informado de quais menções estão sendo feitas em relação a marcas concorrentes ou de parceiros relevantes.

Gostaria de saber mais sobre o impacto que monitorar marca no mercado pode causar em sua gestão? Com o Siga Sua Marca, da Alkasoft, você é notificado sobre processos importantes que podem fazer a diferença em sua estratégia. Entre em contato conosco ou solicite, gratuitamente, uma demonstração.

Em 21 de outubro de 2017, em um resultado da determinação de registradores do estado do PR, foi fundada a Aripar, entidade que congrega os registradores imobiliários da região, interconectando os seus serviços para proporcionar um ambiente melhor e mais eficiente para os negócios imobiliários.

A associação reúne a força de sua juventude à prudência e segurança jurídicas, para se apresentar como instituição representativa dos objetivos, interesses, e da competência inovadora dos registradores paranaenses de imóveis.

Confira a nossa entrevista com o Registrador do RI de Guaratuba e Presidente da Aripar, Dr. Gabriel Fernando do Amaral, na qual ele discorre acerca do futuro da entidade e também a respeito de novas tecnologias que auxiliarão as atividades registrais nos próximos anos.

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Alkasoft: Você é presidente da Associação dos Registradores de Imóveis do Paraná. Qual é a importância da entidade para os registradores de imóveis do estado?

Gabriel: Em nosso recente evento, realizado em Foz do Iguaçu nos dias 5 e 6 de abril, estiveram presentes mais de cinquenta registradores de imóveis, e conversamos muito sobre a importância da vivência institucional. A experiência individual que os registradores imobiliários adquirem com a implementação de boas ideias em suas serventias é uma riqueza que precisa ser compartilhada. Contudo, se refletirmos sobre a unidade institucional do Registro de Imóveis brasileiro, precisamos trabalhar para que a qualidade do serviço também seja homogênea, e isso exige um reajuste de foco, que faça voltar nossa visão da esfera individual para a contemplação, em primeiro plano, da esfera coletiva. Atualmente, a participação dos registradores paranaenses na Aripar é o meio mais adequado para o fortalecimento da instituição do Registro de Imóveis brasileiro e, consequentemente, para sua modernização.

Estou certo de que o registrador de imóveis do Estado do Paraná está atento às demandas atuais da sociedade na economia contemporânea. Existem muitas novidades, novas aplicações e ferramentas tecnológicas, pressões e oportunidades políticas, e a Aripar é o meio pelo qual, no Estado do Paraná, os registradores de imóveis buscam apresentar soluções. Nosso grande desafio institucional é cuidar das urgências locais, bem representarmos os registradores perante o Poder Público e os vários agentes de mercado, e projetar as soluções para as demandas que sequer foram formalizadas. Na velocidade das transformações sociais, precisamos nos esforçar para estarmos sempre em posição de vanguarda.

Alkasoft: A ARIPAR foi fundada em outubro de 2017. O que mudou de lá pra cá no estado com a criação da associação?

Gabriel: O Estado do Paraná passou por uma grande renovação de notários e registradores, após a finalização do último concurso. Essa renovação se espalhou pelas várias entidades representativas e, no âmbito do registro imobiliário, tivemos felicidade e força para criarmos a Aripar. Já se passaram quase dezoito meses desde outubro de 2017, e acredito que temos conseguido movimentar o estado promovendo encontros de interesse público, como o que aconteceu em agosto de 2018 na cidade de Curitiba, onde mais de trezentas pessoas estiveram presentes para aprofundar conhecimentos sobre Regularização Fundiária e Registro Eletrônico.

Posso dizer que a soma da atuação individual dos registradores nos cartórios pelos quais são responsáveis, com a sua ação institucional, já alcançou importantes destaques para o Estado do Paraná. Como resultado dos vários treinamentos em usucapião extrajudicial, contamos atualmente com o maior número de processos de usucapião extrajudicial do país. Temos nos esforçado na padronização de procedimentos e na humanização do atendimento ao público, oferecendo cursos para nossos escreventes. Também temos trabalhado em conjunto com registradores de outros estados, e com a Fipe, para o desenvolvimento de estatísticas que demonstram o desenvolvimento do mercado imobiliário, tudo com intuito de melhorar o ambiente de negócios em nosso país. A maior mudança, na minha opinião, está em fase de implementação, com a ativação de todas as ferramentas da Central Registradores para os registros de imóveis paranaenses. Além da possibilidade de solicitação online de certidões, agora é possível a protocolização online de escrituras públicas e outros títulos, diminuindo a distância entre o cartório e o usuário final, que poderá realizar atos de seu interesse com a facilidade proporcionada pela Internet.

Alkasoft: O registrador imobiliário usufrui de diversos benefícios quando associa a sua serventia à ARIPAR. Pode destacar quais são os principais?

Gabriel: O maior benefício é o fortalecimento da atividade registral imobiliária, e isso para defesa dos interesses da classe, para a promoção de iniciativas de impacto social e econômico, de modo que estejamos caminhando em sintonia nos vários pontos do Estado, cuidando de todos os elos do círculo registral. Além disso, damos destaque para a representatividade perante os demais órgãos públicos e agentes de mercado, e para socialização de custos, especialmente os relacionados ao desenvolvimento de ferramentas tecnológicas e à Central de Serviços Eletrônicos. Somado a isso, estamos trabalhando na implementação de alterações em nosso site, na área de acesso restrito ao associado, para que ele tenha à sua disposição um repositório de normas e decisões de procedimentos de dúvida que tramitaram nas comarcas do Estado e no Tribunal de Justiça, em recurso de apelação.

Alkasoft: Com a publicação do Provimento 74/2018, surgiu a exigência em manter a segurança dos dados do cartório através de um sistema informatizado. Nesse contexto, qual seria a melhor alternativa para que as serventias não corram o risco de perder dados importantes e estar adequada às determinações do CNJ?

Gabriel: O Provimento 74/2018 aponta para a necessidade de modernização dos cartórios e para o abandono de soluções caseiras, principalmente no que diz respeito a segurança de dados. Todavia, as normas lá contidas não levam em consideração dois pontos determinantes, a saber: o gritante desequilíbrio de infraestrutura de telecomunicações em nosso país, e a diferença de capacidade financeira dos cartórios. Por isso, foi sábia a decisão do Min. Humberto Martins que determinou a suspensão de efeitos do Provimento.

Não tenho dúvidas de que a melhor alternativa para os cartórios, quanto ao cumprimento de requisitos tecnológicos e segurança de dados, é a socialização dos custos e a utilização de serviços de bancos de dados online, em servidores próprios ou providos por empresas de renome, como aquelas utilizadas por bancos e empresas de tecnologia. Atualmente, a Aripar conta com serviço de backup do Banco de Dados Light (BDL) em um Data Center Tier III, mas todos os cartórios poderiam fazer o mesmo, sob sua responsabilidade, em uma estrutura que evite a indesejada e perigosa centralização dos dados. A fim de o registrador de imóveis poder contar com a estrutura de Banco de Dados na nuvem, sem precisar fazer o investimento em servidores robustos para cada serventia, é imprescindível que, com urgência, as empresas de software de cartórios, como a Alkasoft, aperfeiçoem seus sistemas de tal maneira que eles possam rodar em plataforma web, por exemplo.

Alkasoft: Atualmente, os registradores imobiliários podem facilitar a gestão dos seus cartórios com a utilização de um software específico para este fim. Como um software para cartórios pode contribuir com melhorias na rotina dos oficiais? 

Gabriel: Ingressei na atividade registral há pouco mais de dez anos. É pouco tempo comparado a tantos colegas que já dedicaram uma vida inteira aos registros. Nesses dez anos à frente do Registro de Imóveis de Guaratuba, observei um incremento enorme das obrigações acessórias do registrador de imóveis, como o preenchimento de relatórios gerenciais, a contabilização de atos praticados e emolumentos, as comunicações obrigatórias, etc. 

Creio que tudo isso é muito importante quando se tem uma visão estratégica do Registro de Imóveis, pois são dados que refletem o mercado imobiliário, a eficiência da gestão, tudo com base nos atos que são praticados, com base no trabalho desempenhado pelos escreventes e pelo registrador. A colheita desses dados, entretanto, ainda não é tão simples quanto poderia e deveria ser. 

Gostaria muito de aumentar o meu tempo de dedicação ao processo jurídico do registro, que é a vocação de todo o registrador, mas para isso acontecer, é imprescindível que a arquitetura dos nossos sistemas gere automaticamente, e sem erros, os relatórios e comunicações gerenciais. É preciso que essa arquitetura esteja montada de um modo tal que, com simples modificações de configurações, nós possamos atender as solicitações que ainda nem foram requeridas pelo Poder Judiciário, Receita Federal, ou outros órgãos públicos e agentes de mercado. O principal, que é o banco de dados, nós já temos. Precisamos dar a ele o melhor tratamento disponível. Se isso vai acontecer com Big Data, técnicas de Inteligência Analítica ou aplicação de Inteligência Artificial, eu não sei, e contamos com a expertise de empresas como a Alkasoft para apresentarem soluções inovadoras a um mercado tão necessitado de inovação.

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Implementar ações preventivas a fim de defender os dados no cartório contra ataques virtuais ou casos de perda de informações é algo fundamental para garantir a credibilidade, a confiabilidade e a boa operação das serventias. E, com isso, o cartório conquista um ativo diferenciado no mercado, mostrando sua eficiência e o cuidado que emprega junto aos dados de seus clientes. 

Neste artigo, compreenda mais sobre a importância de garantir a segurança de dados em seu cartório e veja dicas para conquistar tal objetivo. Acompanhe a seguir.

Como a segurança de dados no cartório pode ser um ativo?

Entre os fatores que fazem a segurança de dados ser um ativo importante para o cartório, podemos citar:

  • Os cartórios lidam diariamente com dados de grande importância. Garantir seu sigilo e sua segurança é fundamental para a credibilidade e mesmo para manter a serventia em funcionamento.
  • Ela evita a perda parcial ou total do acervo eletrônico de dados e imagens da serventia.
  • Ao garantir a segurança de dados no cartório, seu atendimento não será interrompido devido a problemas provenientes de ameaças e perda de dados.
  • A confidencialidade e a segurança dos dados são fatores esperados e até mesmo intrínsecos às atividades cartorárias. Sendo assim, ao garanti-los, a sua serventia estará contribuindo para a boa imagem da instituição cartorial perante a opinião pública do país.

Dicas de como gerenciar a segurança de dados no cartório

1. Delimite o acesso aos documentos e tenha uma rotina de atualização de senhas

A restrição de acesso é uma ação importante no plano para gerenciar a segurança de dados no cartório. Determinar quais informações e documentos cada colaborador ou parceiro precisa acessar é uma ação primordial para isso.

Ainda, é recomendável trocar as senhas dos computadores e dos sistemas com frequência, sempre optando pelas chamadas senhas fortes – que utilizem caracteres especiais, numéricos e letras em caixa alta e baixa.

Tais cuidados ajudarão a manter seguras as informações e a dificultar acessos indevidos, fortalecendo a segurança dos dados no cartório. 

2. Armazene dados na nuvem

Atualmente, o armazenamento de dados na nuvem é uma maneira efetiva de aumentar a acessibilidade e a segurança das informações. Isso fica evidente, por exemplo, em situações de ataque virtual nos computadores locais, visto que, tendo as informações salvas na nuvem, garante-se uma cópia não contaminada das informações.

3. Realize backups frequentes

Para garantir a segurança de dados no cartório, é importante desenvolver uma rotina de realização de backup das informações. Assim, você sempre terá uma cópia segura dos documentos que, como vimos, poderão ser salvos na nuvem para aumentar seu nível de segurança.

4. Faça a atualização de seus sistemas sempre que necessário

Comumente, ao serem atualizados, os sistemas têm também modernizados parâmetros e mecanismos de segurança. Seja o sistema utilizado para automatizar as rotinas da serventia, o sistema operacional dos computadores ou mesmo seus antivírus – atente-se sempre que houver uma atualização disponível e não protele-a a fim de garantir a segurança máxima de seus dados e a melhor experiência de usuário para seus funcionários. 

5. Realize treinamentos e ações de sensibilização junto aos funcionários

A educação dos funcionários quanto a ações inseguras no ambiente laboral e seu engajamento para evitar tais situações é parte essencial da política de segurança de dados no cartório. Somente com a conscientização e o apoio das equipes será possível evitar determinados riscos virtuais que podem comprometer equipamentos, sistemas e dados.

6. Adeque seu cartório às prescrições do Provimento nº 74/2018

Provimento nº 74/2018 diz respeito aos padrões mínimos de tecnologia da informação necessários para promover a segurança, a integridade e a disponibilidade de dados para a continuidade da operação dos serviços notariais e de registro do país.Dessa forma, ele traz determinações importantes para assegurar a segurança de dados no cartório e essas devem ser implementadas o mais brevemente possível pelas serventias.

Quer garantir a segurança dos dados do seu cartório? Entre em contato conosco para saber mais sobre o Alkabackup, o nosso produto de backup dos dados da serventia em nuvem.

No momento de abrir uma empresa, o empreendedor lida com diversas questões burocráticas. Entre elas, uma das mais importantes se refere ao nome empresarial e à sua proteção, além do nome da sua marca – que também envolvem outras questões, como ter um domínio igual.  

Basicamente, são quatro as principais diferenças entre marca e nome empresarial: órgão onde são registradas, territorialidade, materialidade e temporalidade. 

Para entender melhor os dois conceitos e suas diferenças práticas, acompanhe o nosso artigo.

O que é nome empresarial?

O nome empresarial, também conhecido como razão social, é uma das primeiras etapas a serem pensadas ao abrir uma empresa. Depois de definido, ele deve ser registrado na Junta Comercial, no estado em que a companhia irá atuar e, por isso, tem validade apenas nessa região. Esse registro não tem data de validade, a duração é equivalente ao tempo que a empresa executar suas atividades.

Deve-se ter em mente que o nome escolhido será utilizado em sua conta bancária, seus formulários fiscais e em outros documentos. É importante saber, também, que o nome empresarial não pode ser objeto de alienação.

O que é marca? Como diferi-la do nome comercial?

De acordo com o INPI, a marca se refere a um sinal distintivo, que serve para identificar um produto ou um serviço de outros idênticos, similares ou afins. Na prática, a marca é um nome o/ou símbolo que faz com que as pessoas se lembrem da sua empresa ou produto, e a difira dos demais concorrentes.

O processo de registrar a marca é feito pelo Instituto Nacional de Propriedade Industrial, podendo ser realizado de três diferentes formas: normativa, na qual somente o nome é registrado; figurativa, na qual somente o logotipo é registrado; e a mista, na qual são registrados nome e logo.

O registro da marca pode ser feito via internet, mas, além de registrar a marca no INPI, é preciso se atentar ao cumprimento de prazos, pagamento das taxas, envio de formulários de registros, publicação do registro, etc.

Para se certificar de que não haverá colidência da sua marca com outras já existentes, uma pesquisa prévia é essencial. E isso pode ser feito facilmente com o auxílio da tecnologia, como a solução Siga Sua Marca, da Alkasoft.

A marca tem validade de 10 anos, mas pode ser renovada sempre que preciso. Outra questão que a difere do nome empresarial é que ela tem validade nacional, e não apenas no estado atuante.

Apesar das diferenças entre nome da marca e nome empresarial, ambos são designativos de livre escolha, desde que nenhuma outra pessoa tenha realizado o registro previamente.

Avaliando todas essas informações, é fundamental tutelar o nome empresarial, legalizando a empresa, além de ser crucial fazer a proteção da marca, porque perdê-la é o mesmo que ter que começar um negócio do zero. Já pensou, por exemplo, a essa altura da popularidade, a Apple ter que mudar a maçã da sua marca por outro símbolo?

E então, ficou mais claro quais são as diferenças básicas entre marca e nome empresarial? Para saber mais sobre o tema, continue acompanhando o nosso blog. Até a próxima!

Você sabia que o uso de um software para escritório de advocacia faz parte das medidas que conduzem o negócio para a chamada Advocacia 3.0? Aliados ao software, mudança de mindset na gestão, o marketing jurídico e a produtividade propiciam a alta performance do escritório. Mas o que deve ser considerado na hora de escolher esse tipo de ferramenta?

Pense nas suas necessidades

O primeiro passo para escolher um software para escritório de advocacia é saber quais são os maiores desafios do seu negócio. Em outras palavras, é pensar na resposta para algumas questões, como “a ferramenta agregará valor à rotina?” ou “ela auxiliará no dia a dia?”.

Veja alguns pontos cruciais que podem comprometer as atividades do escritório:

A partir do momento em que o gestor entende seus maiores desafios, sabe qual seu objetivo principal ao contratar um software para escritório de advocacia. A maior deficiência é no controle de processos ou no relacionamento com o cliente? Com essas informações, ele tem argumentos para escolher a melhor ferramenta, pois sabe exatamente o que precisa.

Escolha os módulos essenciais do software para escritório de advocacia

Com a definição dos objetivos, a partir da análise das necessidades, o responsável por contratar um software para escritório de advocacia deve escolher quais são os módulos essenciais que integrarão a ferramenta. Essa etapa é importante, pois diminuirá os custos gerais na contratação. Afinal, se a gestão de pessoal já é eficaz, para que investir recursos neste módulo, que não se relaciona diretamente com o objetivo principal?

É realmente necessário ter o módulo de controle de horas de trabalho integrado com o módulo financeiro? Respondendo a perguntas desse tipo, é possível descobrir os módulos essenciais e as funcionalidades necessárias para desenvolver determinada tarefa.

Para auxiliar na escolha, saiba que os módulos essenciais de um software para escritório de advocacia são: organização de clientes e relacionamento (módulo pessoas), acompanhamento processual, controle de prazo e delegação de tarefas (agenda), gestão financeira e relatórios.

Escolha um software online e seguro

Na hora de escolher um software para escritório de advocacia, você deve optar por uma ferramenta que forneça segurança para os dados armazenados e acessibilidade online. Já existem sistemas baseados em nuvem que são ótimas opções. Seus fornecedores são os responsáveis por guardar as informações em servidores próprios mediante criptografia, o que confere segurança e proporciona backups periódicos.

Quanto à acessibilidade, é importante que o software possa ser acessado de qualquer lugar, bastando conexão à internet. Conferir mobilidade aos advogados é fundamental para melhorar a gestão de tempo.

Compare antes de contratar

Muitos softwares jurídicos têm funcionalidades semelhantes e boas revisões de clientes. Diante desse possível impasse, o melhor a se fazer é comparar as ferramentas antes de contratá-la. Qual sistema mais se aproxima das suas necessidades? Qual atende melhor a seu objetivo primordial, que o fez contratar o software?

Veja como cada uma presta suporte do sistema, qual a efetividade das funcionalidades necessárias e outros pontos relevantes.

Procure o feedback de clientes

Caso você conheça algum colega que utilize o software para escritório de advocacia que está interessado, vale a pena perguntá-lo sobre o funcionamento, o custo-benefício e se as expectativas foram atendidas. É importante fazer essa sondagem antes de contratar o serviço, porque há muitas empresas que prometem funcionalidades, mas não prestam um bom atendimento nem atendem às necessidades.

É com essa pesquisa que o gestor terá uma noção de qual o valor realmente ofertado pelo software e como é o relacionamento com o prestador de serviço – esse é um fator essencial na hora de optar por uma ou outra ferramenta.

Na hora de contratar um software para escritório de advocacia, pense nas suas necessidades e no objetivo. Assim, conseguirá escolher, dentre as opções seguras, aquele que possui módulos que melhor atendam ao seu negócio.

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Cuidar das finanças é uma tarefa fundamental, tanto na esfera pessoal quanto na empresarial. Com os cartórios, naturalmente, isso não é diferente – o sucesso ou prejuízo da empresa depende de uma boa gestão financeira de cartório.

No dia a dia, com o acúmulo de tarefas, muitas vezes falta planejamento e decisões relacionadas ao departamento financeiro são tomadas sem estudo prévio suficiente e, por isso, a gestão financeira de cartório nem sempre corresponde ao esperado.

De fato, controlar o dinheiro que entra e sai do caixa não é uma questão fácil. Pensando nisso, preparamos algumas dicas que podem ajudar o gestor de cartório nessa missão rumo ao sucesso financeiro do negócio. Acompanhe a seguir.

 

5 dicas para uma boa gestão financeira de cartório

 

1. Fazer um planejamento financeiro consistente
 

Ter um planejamento estratégico é um requisito básico para todos os departamentos, principalmente o financeiro. É a partir dele que você consegue prever os lucros, eventuais prejuízos e tomar decisões assertivas para gerar o cenário mais positivo possível.

Para um melhor direcionamento, é aconselhável colocar na ponta do lápis todas as ações que devem ser executadas, em conjunto com as metas que precisam ser atingidas.

Isso porque o gestor deve ter o controle de quanto vai precisar faturar, quais são os limites de despesas, quais investimentos devem ser realizados e outras questões que podem ditar os próximos passos e o sucesso do cartório.
 

2. Adotar a tecnologia a favor do fluxo de caixa
 

Um dos principais instrumentos para uma boa gestão financeira de cartório, o fluxo de caixa consiste, basicamente, em controlar todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa.

Para não falhar nessa etapa crucial, é recomendado utilizar um software que permita a integração de áreas, como contas a pagar e a receber, além da agilidade na inserção e consulta dos dados. É importante ressaltar que o fluxo de caixa deve ser encarado como uma tarefa contínua.
 

3. Separar despesas pessoais das corporativas
 

Um erro comum, mas muito prejudicial nos negócios, é misturar dinheiro e contas pessoais com as corporativas, o que pode desorganizar as finanças e seu fluxo de caixa. Para que a sua gestão financeira de cartório seja eficiente, o primeiro passo é ter contas em banco separadas para cada situação.

Lembre-se de que as contas da empresa devem ser registradas e avaliadas junto à contabilidade do negócio e, também, por isso, precisam estar separadas dos gastos e lucros pessoais.
 

4. Fazer controle das certidões e registros emitidos diariamente
 

O sucesso de um negócio depende das suas vendas, seja por produtos ou serviços. Por isso, é extremamente importante ter controle nessa etapa. Para ajudar nessa função, vale tomar determinadas providências, como registrar as entradas realizadas por diferentes meios, validar se todos os pagamentos estão corretos, utilizar softwares de gestão financeira, treinar equipes para utilização da inovação a favor do negócio, etc.
 

5. Adotar a tecnologia para automatizar ações
 

Contar com a ajuda da tecnologia na gestão financeira de cartório é um ponto positivo para o negócio, pois, além de automatizar e otimizar processos, ela permite a redução de erros e custos no dia a dia, otimiza e previsão do fluxo de caixa, melhora a visualização e o controle das receitas e despesas, garante a segurança e agilidade nas operações, permite acesso a relatórios e outras particularidades que variam de acordo com a ferramenta escolhida.

E então, que tal atualizar a sua serventia para otimizar a gestão financeira do negócio? Solicite já uma demonstração do Sistema Cart e automatize o seu cartório!