Com o Provimento nº 74/2018, atos eletrônicos de serviços notariais de registro passam, entre outras coisas, a ter a exigência de cópia de segurança. Essa cópia, ou backup, deverá ser preservada em mídia eletrônica e pela internet, segundo o Art. 3 do Provimento nº 74. Com isso, o sistema para cartório em nuvem se mostra um recurso que vem sendo incorporado à rotina das serventias.

Um sistema de cartório em nuvem, comumente, é contratado como um serviço. Assim, o armazenamento de dados é gerenciado de forma personalizada, alinhado às práticas e demandas notariais.

No entanto, as vantagens de ter um sistema para cartório em nuvem são diversas. Conheça as principais, a seguir, e veja alguns dos pontos que vão ajudar no processo decisório da contratação do serviço, extraindo dele o máximo de potencialidades. Acompanhe.

1. Facilidade de acesso remoto às informações

A vantagem imediata percebida com a implantação de um sistema para cartório em nuvem está em seu acesso facilitado. Dispositivos móveis, como smartphones ou tablets, podem ter acesso autorizado rápido aos dados e informações do sistema, basta que se tenha conexão com a internet. Isso muda a forma de lidar com os processos de um cartório no dia a dia.

Sem utilizar um sistema para cartório em nuvem, é comum que haja uma descentralização e inconsistência das informações. Além disso, em caso de problemas técnicos, informações poderiam ficar fora de acesso e prejudicar a operação da serventia.

Portanto, ter um serviço em nuvem facilita a gestão, permitindo que o cartório possa desenvolver seus processos com maior agilidade sob diferentes circunstâncias.

2. Conformidade com as normas legais

O Provimento nº 74 surgiu em um momento em que se via uma necessidade em adaptar cartórios às novas políticas de segurança de informação. Para a gestão e proteção dos dados, a adoção de um sistema para cartório em nuvem se torna parte do Plano de Continuidade de Negócios, ou PCN.

Com o processo de modernização, os atos de autenticar, disponibilizar e garantir a integridade das informações notariais ganham novas ferramentas e facilidades. A certificação digital, ou biometria, por exemplo, permite os acessos à nova base de dados, em conformidade com os Arts. 3 e 4 do Provimento nº 74, e isso está disponível nos sistemas mais adaptados às demandas dos cartórios do país.

A auditoria ou uma empresa especializada se torna responsável pelos backups do sistema para cartório em nuvem. Assim, detectam-se erros e atos realizados, reforçando a segurança de dados.

3. Atualização constante de sistemas

O sistema para cartório em nuvem dispensa uma atualização individual de seus softwares e plataformas. Isso permite que a organização tenha uma maior economia com suporte especializado, ganhando mais espaço para investir em outros campos.

A distribuição de novas versões do sistema pode ser programada e implantada instantaneamente. Assim, a performance pode ser mantida, enquanto vulnerabilidades são corrigidas e novas funções são adicionadas ao sistema.

4. Gestão simplificada com um sistema para cartório em nuvem

Cada vez mais, empresas buscam simplificar a gestão, automatizando rotinas operacionais para ter melhor relação custo-eficiência. Para uma serventia, isso não é diferente. Ter um sistema para cartório em nuvem proporciona aos colaboradores e técnicos uma solução centralizada, em que operações de backup podem ser programadas e automatizadas. Isso permite que o foco do cartório possa ser dirigido a outras demandas estratégicas.

Com a organização operacional tomando conta de funções de registro antes manuais, e que poderiam gerar gargalos, erros e atrasos, os serviços são otimizados. Ao mesmo tempo que seu cliente se beneficia de uma melhor organização de suas demandas para um atendimento mais ágil, sua equipe pode investir mais na qualidade de prestação desse serviço, levando sua serventia a um novo patamar de excelência operacional.

Como é sua experiência ao utilizar um sistema para cartório em nuvem? De que forma um sistema 100% em nuvem pode auxiliar nas rotinas de sua serventia? Compartilhe sua experiência conosco nos comentários e até a próxima.

Publicado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), o Provimento N.74/2018 traz importantes mudanças para a rotina dos cartórios do país. Entre elas, está a obrigatoriedade da utilização do backup em nuvem para armazenamento virtual dos dados.

Neste artigo, compreenda mais sobre os padrões estabelecidos pelo Provimento N.74 para a serventia no que diz respeito ao armazenamento e backup de dados. Conheça, também, as principais vantagens em adotar um sistema em nuvem para cartório para fazer essa adequação. Acompanhe. 

O que diz o Provimento N.74 sobre armazenamento de arquivos?

O  Provimento N.74 traz prescrições sobre os requisitos mínimos de tecnologia da informação (T.I.) para garantir a segurança, a integridade e a disponibilidade de dados para a rotina dos trabalhos prestados pelos serviços notariais e de registro no país. Esses requisitos variam de acordo com a classificação do cartório, que consta no texto oficial e que foi feita a partir do critério de porte de arrecadação da serventia. 

Desse modo, o provimento apresenta os padrões que esses estabelecimentos precisam seguir para fornecer para a população a garantia de que seus dados gerados a partir dos serviços prestados realmente estejam seguros. Ele também estabelece as condições necessárias para que esses dados fiquem facilmente disponíveis, de forma que a continuidade das atividades da serventia seja assegurada. 

Para que tudo isso seja efetivado, o armazenamento em nuvem de arquivos é fator estratégico. Conforme as orientações do CNJ, além do armazenamento em mídia eletrônica, os dados também deverão ser mantidos por meio de serviço de cópia de segurança na internet (backup em nuvem).

Com isso, os livros e atos eletrônicos precisarão ser arquivados por meio de cópia de segurança (em forma de backup), que deverá ser realizada em intervalos de até 24 horas. Nesses intervalos, também estabelece-se que precisarão ser feitas imagens ou cópias incrementais dos dados, de modo que seja possível recuperar os atos praticados, se necessário, a partir dos backups feitos até, pelo menos, trinta minutos antes da manifestação de evento que comprometa a base e as informações relacionadas.  

É importante salientar que, independentemente da classe do cartório (1, 2 ou 3), para todas elas há o estabelecimento da obrigatoriedade da adoção de dispositivo de armazenamento físico ou virtual, e de serviço de backup em nuvem. 

Vantagens de um sistema em nuvem para cartório para o cumprimento do Provimento N.74

Como vimos, a adoção de serviço de backup em nuvem se torna obrigatório com o Provimento N.74. Temos também a Lei Geral de Proteção de Dados demandando ajustes de proteção aos arquivos e dados das serventias. Tudo isso torna prioritária a utilização de sistemas e recursos de proteção nos estabelecimentos.

Há no mercado alguns serviços gratuitos que oferecem esse tipo de solução. No entanto, tendo em vista as necessidades das serventias, a indicação mais adequada é a adoção de um sistema em nuvem para cartório que, além de garantir o cumprimento da norma, ainda modernize e proporcione mais eficiência e produtividade

Esse tipo de solução oferece maior disponibilidade de espaço de armazenamento, servidores mais ágeis e seguros e recursos adicionais para qualificação do serviço e do atendimento. Com isso, os dados do cartório ficarão armazenados em data centers especializados, que oferecerão sofisticados recursos de proteção às informações, tais como a criptografia, garantindo segurança e a integridade dos dados. 

Desse modo, para a escolha do melhor sistema em nuvem para cartório, de forma que se cumpram com as exigências trazidas pelo Provimento N.74 e que se tenham ganhos efetivos na rotina da serventia e na qualidade e rapidez do atendimento ao cliente, é importante avaliar se a solução oferece: 

  • Agendamento e automatização dos backups em intervalos de até 24 horas;
  • Criação de pontos de recuperação dos dados a cada 30 minutos, para que se consiga ter as cópias de segurança incrementais;
  • Execução dos backups sem interrupções ou prejuízos à agilidade das atividades da serventia; 
  • Integração com outros sistemas já utilizados na rotina do cartório;
  • Backup automatizado de todos os livros da serventia;
  • Atualizações frequentes;
  • Suporte e treinamento para utilização dos recursos.

Cabe ressaltar que, embora haja um investimento demandado para a implementação de um sistema em nuvem para cartório, essa solução garante que sua serventia esteja atuando conforme as regras do Provimento N.74, automatizando rotinas e, com isso, trazendo mais produtividade e excelência, o que impactará em redução de custos associados a retrabalhos, contratação de pessoal e outros. Ainda, como um sistema em nuvem eleva a segurança dos dados, ajuda, ainda, a evitar gastos relacionados a problemas, como roubo ou sequestro das informações

Para saber mais sobre os recursos que atuam na proteção e modernização de sua serventia, confira nosso artigo sobre como a tecnologia ajuda na segurança da informação dos cartórios.

A produtividade em um escritório digital está aliada à capacidade de organizar fluxos de trabalho. Uma boa definição dos processos internos é o que permite a correta execução de tarefas, seja quanto ao prazo ou ao modo.

Nos dias atuais de um escritório digital na advocacia, essa organização pode se dar por meio de um sistema jurídico em nuvem. Ele será um grande diferencial na hora de ter um dia a dia produtivo no trabalho. Confira!

Como organizar fluxos de trabalho no escritório digital

Da chegada de um novo cliente até a última decisão judicial ou extrajudicial sobre sua questão, muitos profissionais de um escritório são envolvidos. Eles devem trabalhar de forma concatenada, obedecendo aos prazos. Para que isso aconteça, o gestor precisa organizar fluxos de trabalho. Estabelecer pequenas rotinas é um primeiro passo importante, pois são elas que baseiam a organização ao longo prazo.

Para que isso ocorra de forma efetiva, o responsável deve fazer um planejamento. De preferência, semanal, pois as situações jurídicas mudam constantemente. Existem tarefas que devem ser priorizadas? Qual a média de tempo gasto em cada uma? Tudo isso deve ser respondido na hora de organizar fluxos de trabalho. 

Quando a intenção é ter um escritório digital de advocacia, é preciso analisar a integração ao ambiente digital. Isso demanda a digitalização de informações, dados e documentos, bem como seu uso no ambiente digital. Por isso, o primeiro passo é substituir o papel ao máximo em seu ambiente de trabalho. Nada de ficar com fichas de clientes, planilhas financeiras e agenda de compromissos em mãos. A ideia é levar tudo para a nuvem.

Nenhum advogado moderno carrega pilhas de processos nas mãos. Na verdade, o profissional precisa de mobilidade para trabalhar à distância. Mais um motivo para adotar uma tecnologia que permite o acesso às informações do escritório de qualquer lugar.

Mas antes de utilizar um sistema jurídico em nuvem em seu escritório, é preciso se preparar para transferir seus dados para este ambiente.

Organize as informações necessárias

O primeiro passo para ter fluxos de trabalho com um sistema jurídico em nuvem é organizar as informações. Centralizar todas em um único lugar demanda tempo, pois muitas delas são provenientes do papel. Mas tenha em mente que, após “subir” os dados para a nuvem, você diminui a chance de perdas ou danos aos seus documentos. É um ponto a mais em prol da segurança da informação.

Na hora de digitalizar, veja se realmente é necessário perder tempo com a informação. Existem muitos dados do escritório que não têm mais uso, como comprovantes de pagamentos de anos atrás. Priorize os clientes ativos, que fazem parte do seu fluxo de trabalho. Organizar fluxos de trabalho é muito difícil se existem informações desnecessárias e soltas.

Após separar as informações, você deverá transferi-las para o sistema em nuvem. Assim, elas estarão no universo digital, prontas para ser acessadas de qualquer lugar. Dependendo do sistema escolhido, você conseguirá realizar um ótimo planejamento para sua equipe.

Vale lembrar que estamos falamos de informações que foram digitalizadas do papel. Todas as novas informações que você tiver poderão ser inseridas diretamente no sistema jurídico em nuvem. Daí a importância de adotar a ferramenta correta.

Adote as ferramentas corretas

Existem ferramentas e soluções digitais em nuvem em diversos negócios. É o caso do Trello, do Slack e do Google Drive. Elas garantem muitos benefícios, inclusive para o uso pessoal. Mas um bom sistema jurídico em nuvem é o mais adequado para um escritório digital de advocacia. Afinal, atende às necessidades do mundo jurídico, considerado especificamente as atividades do advogado.

O maior objetivo do sistema jurídico em nuvem é garantir a integração das atividades no escritório. Em outras palavras, é responsável por organizar fluxos de trabalho de maneira completa. Por estar armazenado em nuvem, preza pela mobilidade e segurança da informação. Ele deve apresentar funções que contribuem para a organização dos processos internos, tais como:

  • Registro e acompanhamento de atividades, incluindo agendamentos de tarefas, compromissos vinculados a processos, e controle de horas trabalhadas para cada cliente;
  • Cadastro e gerenciamento da carteira de clientes, da banda de advogados e das partes contrárias;
  • Consulta aos detalhes dos processos conforme indicadores cadastrados no sistema;
  • Visão geral das contas do escritório;
  • Possibilidade de módulos opcionais que personalizam ainda mais o sistema conforme as necessidades do escritório.

Organizar fluxos de trabalho com um sistema jurídico em nuvem é uma boa forma de ter uma equipe produtiva e motivada. O resultado das atividades será positivo quando o gestor escolhe uma ferramenta completa e adequada às suas necessidades.

Que tal conhecer como o sistema Lawyer Eleven pode te ajudar nesta organização?

Em tempos modernos, ter um cartório digital é uma necessidade. A demanda por atividades cartoriais é alta, e os processos internos devem estar otimizados ao máximo para que a oferta do serviço seja qualificada. Por isso, o sistema para cartório, aliado a outras ferramentas, é adotado com frequência. Ele é, inclusive, o segredo para ter um cartório digital.

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Em tempos de home office, muitos gestores de escritórios de advocacia manifestam problemas com prazos de entrega. Afinal, é mais difícil controlar o fluxo de trabalho à distância. Se cada profissional tiver a liberdade de estabelecer seu ritmo, isso pode ser ainda mais complicado. 

Mas esse controle de prazos é muito importante para a eficiência do negócio. Ele possibilita organizar os processos internos, prestar um serviço de excelência e fidelizar clientes. Felizmente, existem algumas formas de fazer o controle dos prazos de entrega do escritório de advocacia remoto. Confira!

Mapear os processos do escritório de advocacia remoto

O gestor já está acostumado com o funcionamento dos processos internos de seu escritório. No entanto, com a mudança para o trabalho remoto, esse fluxo mudou. Para conseguir controlar os prazos de entrega, é preciso dar um passo para trás. O gestor deve mapear os processos do escritório de advocacia remoto. Somente assim será possível manter frentes de trabalho com a mesma qualidade.

Para mapeá-los, é preciso:

  1. Traçar objetivos para cada equipe, uma vez que cada etapa do fluxo de trabalho possui uma meta específica;

  2. Determinar entradas (elementos modificados no transcorrer do tempo de cada processo) e saídas dos processos (entregas realizadas ao fim de cada processo), com o fim de controlar sua repercussão e colher dados para futuras projeções;

  3. Conhecer clientes e componentes dos processos para ter a certeza da entrega de resultados conforme o público-alvo;

  4. Identificar falhas e adotar melhorias nos processos de trabalho remoto por meio de indicadores, documentando todas as mudanças realizadas.

Desenhar os fluxos de trabalho remoto

Um bom fluxo de trabalho remoto é capaz de manter os prazos de entrega do escritório sob controle. Para tanto, ele deve ser desenhado e conhecido por todos. Se cada colaborador sabe exatamente qual é o seu papel, a gestão de prazo se torna eficiente. 

Para desenhar esses fluxos, o gestor pode utilizar o PDCA (Ciclo de Deming). Ele também é conhecido como ciclo de melhoria contínua, e é baseado em 4 etapas: 

  1. Planejar (plan): definir o workflow e os responsáveis pelo controle de prazos. 

  2. Executar (do): comunicar e treinar os envolvidos para que saibam sua responsabilidade no fluxo e a executem.

  3. Monitorar (check): Monitorar o processo, considerando prazos vincendos no período, prazos por colaborador e a situação dos prazos.

  4. Ajustar (act): fazer os ajustes necessários no fluxo de trabalho, se baseando na observação do monitoramento.

Paralelo ao desenho dos fluxos de trabalho, é importante que o gestor conscientize sua equipe sobre a gestão do tempo em home office. Isso garante mais organização e produtividade.

Ter um bom software para escritório de advocacia ajuda nos prazos de entrega

O controle dos prazos de entrega do escritório de advocacia remoto é mais eficiente quando a tecnologia entra. Automatizar as tarefas repetitivas e a gestão de processos, controlar o fluxo de trabalho à distância. Já pensou poder criar “modelos” de tarefas aplicáveis a diferentes tipos de prazos? Tudo isso é possível com um bom software para escritório de advocacia.

Um sistema jurídico completo, como o da Alkasoft, possibilita ao gestor visualizar todos os prazos em andamento no escritório. Ele poderá, também, automatizar a organização do negócio, com captura automática de intimações, citações e andamentos processuais. Utilizar um sistema duplo de alertas de prazos personalizáveis possibilita o correto cumprimento. 

Alimentar essa plataforma digital com todas as informações do escritório não era uma prioridade? Agora será. O controle remoto dos prazos de entrega do escritório só será bem feito se os profissionais conseguirem acesso a esses dados. Ter visibilidade sobre o prazo dos atos judiciais a serem cumpridos é só um dos benefícios. O software também auxilia o gestor a mapear os processos do escritório e desenhar os fluxos de trabalho.

Adotar a tecnologia para controlar remotamente os prazos de entrega do escritório é uma excelente opção. Mesmo em home office, os profissionais vão conseguir ter boa performance, pois têm em mãos uma solução que otimiza suas condições de trabalho. 

Que tal aproveitar o momento para, de fato, ser um escritório digital?