Você já ouviu a máxima que afirma que “o que não é medido não é gerenciado”? A verdade é que, na correria do dia a dia, muitos responsáveis pelas serventias acabam se dedicando mais à parte operacional do negócio, seja por falta de pessoal, por muitos processos ainda não terem sido digitalizados ou, mesmo, por costume. Com isso, acaba-se não gerenciando com estratégia a performance dos cartórios.

Isso, no médio e longo prazo, poderá trazer prejuízos e problemas no desempenho e na qualidade dos serviços prestados pelo cartório. Diante disso, quando se profissionaliza a gestão da serventia, uma das iniciativas mais fundamentais é estabelecer indicadores para medir a performance dos cartórios.

De fato, entre as principais funções dos indicadores está a mensuração de um resultado específico que se deseja acompanhar por ser essencial para a operação e para a excelência do serviço prestado.

Por isso, neste artigo, falaremos mais sobre a importância dos indicadores e daremos dicas de quais pode-se utilizar para medir a performance dos cartórios. Acompanhe.

Por que utilizar indicadores no cartório?

Os indicadores podem dar origem a metas e direcionamentos para se buscar a excelência na serventia. Sem os dados proporcionados por eles, ficará praticamente impossível medir o progresso e identificar com precisão gargalos na operação do negócio.

Dessa forma, os indicadores podem fornecer subsídios para se identificar problemas e criar ações corretivas e preventivas eficientes, baseadas em dados e em fatos. Por meio de seu acompanhamento consistente, será possível ter um retrato fiel da realidade da serventia, de modo a melhorar aspectos da gestão, para satisfação dos colaboradores e da população usuária, e para ações de auditoria, premiações e certificações de qualidade.

Com isso, podemos compreender que o uso estratégico de indicadores para medir a performance dos cartórios permitirá maior controle da serventia, melhor preparação para a tomada de decisões, prevenção e correção de problemas, desenvolvimento de melhores resultados e de maior qualidade do serviço e, de forma mais abrangente, favorecerá o sucesso do negócio.

4 indicadores para medir a performance dos cartórios

Como vimos, os indicadores são recursos fundamentais para orientar a operação do negócio para o melhor caminho. Lembre-se: aquilo que pode ser medido, pode ser melhorado.

Essa premissa pode levar ao erro comum de se adotar já de início o maior número possível de indicadores. Isso poderá saturar ainda mais sua rotina e tornará a análise aprofundada dos dados mais morosa e difícil.

Por esse motivo, pode ser mais proveitoso começar com um grupo menor de indicadores para medir a performance dos cartórios, focados no que realmente é prioritário acompanhar para garantir o melhor desempenho e focados nos pontos críticos para o sucesso do negócio.

Entre esses indicadores, podem estar:

  1. Tempo de espera: quanto tempo os usuários aguardam, em média para serem atendidos em sua serventia? Esse é um indicador importante a acompanhar.
  2. Satisfação do cliente: o cartório existe para atender demandas da população – isso está acontecendo a contento? Esse indicador pode mostrar, por exemplo, que a serventia deve fornecer ao cliente opções de acompanhamento online de seus processos.
  3. Atendimentos mensais: como anda a produtividade de sua equipe? Será que ela está bem dimensionada e atuando com produtividade? Esse indicador pode ser cruzado com os demais para fornecer um quadro mais preciso de como está a performance dos cartórios.
  4. Tempo para fechamento de protocolos: com esse monitoramento, é possível fazer uma análise de desempenho dos colaboradores, fazendo uma média de quantos protocolos cada um finaliza e em quanto tempo, permitindo quantificar a colaboração de cada funcionário nas rotinas do cartório e identificar problemas em processos que impedem que as etapas sejam executadas mais rapidamente.

Ciclo para extrair resultados a partir da mensuração da performance dos cartórios

Apenas estabelecer os indicadores para medir a performance dos cartórios, inseri-los em uma planilha ou sistema e atualizar um gráfico com os resultados do trimestre, por exemplo, não traz, de fato, mudanças e melhorias para a serventia.

Os indicadores terão realmente valor se forem analisados e gerarem inteligência e planos de ação. Com isso, depois de selecionar quais indicadores você irá acompanhar, é importante comunicar essa decisão aos colaboradores, engajando-os tanto nas ações necessárias para garantir a mensuração quanto em melhorar os índices.

Depois, é importante seguir monitorando os resultados obtidos, repensar se esses são mesmo os indicadores mais adequados para o momento e, então, consolidá-los e cruzá-los de forma a ter ideias para um plano de ação centrado no que você identificou que deve ser melhorado.

Nessa hora, você pode utilizar a metodologia de qualidade chamada PDCA. Com isso, você conseguirá se instrumentalizar para buscar a melhoria contínua do que foi medido com os indicadores, a partir de quatro ações também contínuas: Planejar (Plan), Fazer (Do), Checar (Check) e Agir (Act). Fazendo esse ciclo rodar, você utilizará os números obtidos nos indicadores para gerar ações e melhorias concretas na gestão de sua serventia.

E então, pronto para utilizar indicadores para medir e melhorar a performance dos cartórios? Descubra o que o Alkaflow pode fazer pela sua serventia!

Mapear processos do escritório de advocacia é fundamental para garantir a produtividade das equipes. É uma das tarefas importantes na gestão dos processos jurídicos, a propósito.

Somente com essa análise minuciosa é possível identificar gargalos que devem ser corrigidos. É, também, a partir do mapeamento que os gestores jurídicos conseguem traçar as melhores estratégias para o crescimento do negócio.

No entanto, nota-se, ainda, uma grande dificuldade dos profissionais nesse processo e, consequentemente, na gestão dos processos jurídicos.

Pensando nisso, listamos 4 passos – e uma dica especial – para que você não tenha dificuldade em mapear os processos do escritório de advocacia. Confira!

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Se você ainda não consolidou uma gestão empresarial para a eficiência dos serviços notariais e de registro, provavelmente acaba fazendo malabarismos diários na administração da serventia, “apagando incêndios” e não conseguindo se dedicar a questões mais estratégicas da condução do negócio.

Nesse cenário, é comum também haver alguma morosidade no atendimento ao público do cartório, despadronização de processos, problemas de produtividade e motivação na equipe, desperdícios e insatisfações. 

Para evitar tudo isso, é fundamental desenvolver e manter uma gestão empresarial para serviços notariais e de registro completa e eficiente, que permita medir, controlar e melhorar diversos aspectos de sua operação.

Para ajudá-lo nisso, a seguir, falaremos mais sobre a importância da gestão empresarial para serviços notariais e de registro e apresentaremos dicas de como começar a implementá-la em sua serventia. Acompanhe.

Por que desenvolver uma gestão eficiente dos serviços notariais e de registro?

Primeiramente, é importante ter em mente que a chamada lei dos notários e registradores (Lei nº 8.935/94) institui que o titular do cartório deve assumir a responsabilização pela gestão administrativa e financeira de sua unidade extrajudicial. Assim, objetivamente, esse é um motivador de grande importância para desenvolver uma gestão eficiente dos serviços notariais e de registro.

Mas a importância vai além da questão legal. Cada vez mais, a gestão empresarial tem se tornado central no mundo dos negócios, servindo como um pilar para manter a operação competitiva e sustentável no longo prazo.

É com uma gestão empresarial bem estruturada que é possível consegue identificar problemas e criar soluções. Avalie: de que adianta saber que determinado processo não está acontecendo da melhor maneira possível se não é tomada uma ação para reverter a situação, não é mesmo? É isso que a gestão empresarial com adoção de princípios da gestão de qualidade proporciona.

Por meio dela, consegue-se compreender que cada desafio encontrado também é uma oportunidade para que o serviço prestado seja melhor a cada dia e de se planejar cenários e condições para um futuro bem-sucedido para a serventia. 

Dicas para melhorar a gestão empresarial para serviços notariais e de registro

A gestão empresarial abrange práticas para se atingir maior eficiência e melhorar processos e serviços prestados, além de oferecer um ambiente de trabalho adequado e motivador para garantir a satisfação, o engajamento e a entrega produtiva das equipes.

Então, se você está em busca desses resultados, veja alguns caminhos para isso:

1. Seguir as diretrizes da ABNT NBR 15906:2010

Em vigor desde o final de 2010, a norma ABNT NBR 15906:2010 prescreve requisitos para a gestão empresarial para serviços notariais e de registro. Assim, para promover uma gestão mais eficiente, é possível seguir os requisitos estabelecidos pela norma.

Esses requisitos foram criados de modo a ajudar as serventias a administrarem processos com qualidade, de forma satisfatória aos clientes e demais públicos de interesse, cumprindo os requisitos legais cabíveis e levando em conta questões socioambientais, de saúde e segurança ocupacional. 

Entre eles, estão:

  • Estabelecer e comunicar à equipe a missão, visão e valores da organização;
  • Criar um código de ética que abranja tanto os colaboradores quanto fornecedores e parceiros de negócio e estabelecer mecanismos para aferir sua aplicação;
  • Desenvolver, junto à equipe, um planejamento estratégico para a gestão empresarial dos serviços notariais e de registro e assegurar que as ações definidas serão colocadas em prática;
  • Ter indicadores de desempenho e metas mensuráveis objetivando a melhoria contínua;
  • Disponibilizar aos usuários dos serviços notariais e de registro um canal aberto de comunicação;
  • Adotar e documentar um plano de desenvolvimento para os colaboradores;
  • Instituir um programa de capacitação e desenvolvimento pessoal para a equipe;
  • Utilizar práticas de reconhecimento e recompensa aos funcionários;
  • Proteger dados e registros digitalizados contra danos e perdas;
  • Utilizar software de gestão empresarial para serviços notariais e de registro;
  • Adotar práticas de integração socioambiental.

2. Participar do Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR – PQTA

Promovido pela Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg), o Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR – PQTA foi desenvolvido tendo como base a norma ABNT NBR 15906:2010. 

Assim, uma forma de incentivar tanto a melhoria da gestão empresarial para serviços notariais e de registro quanto a motivação da equipe com o cumprimento das diretrizes da norma é participar dessa premiação.

Como benefício adicional, você poderá obter um diferencial e um reconhecimento da qualidade e excelência de sua serventia.

3. Digitalizar a gestão empresarial para serviços notariais e de registro

Mais do que promover uma modernização cartorária, a digitalização traz ganhos tangíveis e importantes para a eficiência da serventia.

Para adotar muitas das diretrizes da ABNT NBR 15906:2010 e cumprir com os requisitos do Prêmio de Qualidade Total Anoreg, um sistema para cartório é algo central. Um sistema especializado trará soluções e recursos para escalar sua operação, automatizar tarefas, tornar a rotina de funcionários e clientes mais fácil e trazer melhor relação custo-eficiência para seus processos. 

Além disso, fornecerá uma série de opções de relatórios e consolidação de dados para que o gestor da serventia acompanhe tudo o que acontece na organização, o que precisa ser melhorado, padronizado, mudado. Com isso, estruturar uma gestão empresarial para serviços notariais e de registro se torna algo mais prático e ágil.

Para mais dicas sobre esse tema, continue acompanhando nosso blog e conheça as soluções para a gestão de cartórios da Alkasoft. 

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Muito se fala sobre ter um escritório de advocacia digital e inovador, mas o que é inovar na advocacia? Seria apenas contar com ferramentas tecnológicas de última geração para automatizar as tarefas? Certamente não. A automação é muito importante e se alia à inovação, mas não é a única solução.

Para inovar na advocacia e se diferenciar da concorrência, é preciso que a inovação seja completa. Isso inclui, sim, inovações tecnológicas na advocacia, mas, também, pessoas. Confira!

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