Os softwares jurídicos estão se tornando cada vez mais presentes na rotina dos profissionais de Direito. Essa procura busca dinamizar e automatizar atividades rotineiras de bancas e departamentos jurídicos, além de auxiliar na gestão dos processos jurídicos. Assim, essa tecnologia é uma grande aliada na hora de administrar as ações judiciais.

Nós estamos trabalhando na área jurídica de um país que aparece em 30º lugar como o judiciário mais lento entre 133 países, segundo o Banco Mundial. Neste cenário, torna-se cada vez mais inaceitável protelar e/ou perder as sentenças por falta de organização e agilidade. Mas temos uma boa notícia: esses problemas são resolvidos com a implantação de um software jurídico. 

Pensando em facilitar a rotina dos negócios jurídicos, a Alkasoft valoriza a opinião dos seus clientes para criar versões cada vez mais práticas e completas de seu software jurídico Lawyer e de suas funcionalidades.

Saiba mais sobre como o software jurídico pode ajudar com a gestão dos processos jurídicos e como o Lawyer funciona para esta abordagem.

Como um software jurídico fornece um plano geral de gestão dos processos jurídicos

Os softwares jurídicos são comumente relacionados a funções administrativas e financeiras de escritórios e departamentos jurídicos. Quando ainda não estávamos inseridos na Transformação Digital, a ferramenta tinha como principal função exatamente essa organização.

No entanto, estamos em uma era digital, em que a troca de informações é rápida. Diariamente, lidamos com um enorme volume de informações processuais. A organização não basta, motivo pelo qual as legaltechs aprimoraram seus softwares.

Além das tarefas administrativas (relacionamento com o cliente, gestão de pessoas, delegação de atividades, gestão financeira etc.), eles realizam a gestão dos processos jurídicos. Isso inclui captura de andamento processual, controle de prazos, compartilhamento de agenda e muito mais.

A seguir, conheça como o Lawyer atua na gestão das ações judiciais.

O Lawyer e a gestão dos processos jurídicos

Por meio do Lawyer, gestores de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos podem acompanhar, de forma facilitada, todas as etapas das suas ações judiciais. 

A ferramenta oferece funcionalidades capazes de otimizar a gestão dos processos jurídicos. Por exemplo: você pode conferir os prazos de cada um dos seus processos, mas também distribuir tarefas sobre cada ação aos advogados envolvidos nos casos.

Com o Lawyer, é possível conferir todas as suas informações a partir de qualquer dispositivo eletrônico com acesso à internet. Essa gestão de ações judiciais facilitada só é possível com o software jurídico da Alkasoft porque todos os dados ficam disponíveis na nuvem. Dessa forma, eles podem ser acessados de qualquer lugar, bastando a utilização de uma senha de acesso.

De acordo com o Gerente Executivo da Alkasoft, Fernando Maurilio Bento, cada etapa da sua ação judicial poderá ser programada, acompanhada e resolvida com o software Lawyer. Ele aponta 3 etapas da gestão dos processos jurídicos: prognóstico, previsão de receita e etapas planejadas.

1. Prognóstico

A primeira etapa da gestão dos processos jurídicos no Lawyer é o Prognóstico. Com essa função, é possível gerar relatórios utilizando as ações judiciais passadas do seu escritório. Com isso, segundo Bento, os advogados conseguem ter acesso a cada ação perdida e avaliar os erros que foram cometidos.

Essa função possibilita uma reflexão sobre o padrão de trabalho dos advogados e garante a oportunidade de comparar os acertos e as falhas. Isso gera para o seu escritório uma eficiência e uma competitividade maior, porque aprimora alguns pontos da gestão das ações judiciais.

Com esses dados, o software jurídico gera informações que possibilitam elencar quais ações judiciais têm mais chances de ganho, o que pode resultar em uma melhor gestão do tempo dos advogados do seu escritório. 

Afinal, com os dados disponibilizados através dos relatórios do Lawyer, os seus advogados podem focar os seus esforços em ações mais complexas e otimizar o seu tempo. Isso também contribui diretamente para a tomada de decisão.

2. Previsão de receita

Quando o gestor do escritório de advocacia ou do departamento jurídico consegue ter uma noção de quais ações judiciais terão resultado positivo, ele consegue também prever os ganhos que a organização poderá ter com cada uma de suas ações judiciais. 

Dessa forma, o setor financeiro pode ser controlado e traçar metas a partir de projeções mais certeiras.

3. Planejamento de etapas

Todas essas possibilidades do software jurídico Lawyer não teriam sentido se o seu escritório perdesse algum prazo das suas ações judiciais. Pensando nisso, a Alkasoft desenvolveu o módulo Agenda.

Com essa funcionalidade, você consegue ter o controle de todos os prazos, datas e pessoas envolvidas em cada etapa de cada uma das suas ações judiciais. Quando uma audiência está agendada, o software encaminha e-mails de alerta para todos os profissionais e clientes envolvidos para que nenhum prazo seja perdido.

A partir da automatização dos prazos e das informações das ações judiciais, os compromissos de cada ação são determinados pelas atualizações do processo. Essas atualizações também ficam disponíveis no software e vão, aos poucos, formando um relatório. Ao final do processo, esse relatório continuará disponível para acesso e consulta.

Resumindo as etapas da gestão dos processos jurídicos, temos:

  1. Prognóstico: geração de relatórios sobre ações passadas para avaliar o padrão de trabalho dos profissionais e aprimorá-los, bem como para elencar as melhores chances de êxito;
  2. Previsão de receita: ao saber potenciais ações judiciais com resultado favorável, é possível estimar a receita;
  3. Planejamento de etapas: confere a possibilidade de controlar todos os prazos relativos às ações judiciais.

Utilizando esse conjunto de funcionalidades do software jurídico Lawyer, o seu escritório ou departamento jurídico conseguirá controlar cada detalhe das suas ações judiciais, ganhando tempo e agilidade e conquistando a confiança dos seus clientes. Sua gestão dos processos jurídicos, sem dúvidas, será bem mais eficiente.

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Não há receita milagrosa, porém, há uma prática que organizações de todos os setores utilizam para manterem-se eficientes e competitivas, mesmo em tempos de imprevisibilidade: elas qualificam a gestão, de modo a conseguirem extrair mais resultados, mesmo sem aumentar os investimentos. No caso de serventias, é possível aumentar a produtividade no cartório e desenvolver uma gestão com mais equilíbrio entre o que entra e o que sai – sejam demandas de trabalho, insumos ou recursos financeiros.

Desse modo, colocar em prática as atividades de um cartório da forma mais eficiente possível exige metodologias e ferramentas de organização e otimização. Afinal, para garantir o máximo de qualidade nos serviços e produtividade no cartório, é preciso saber como aproveitar melhor seus recursos – financeiros ou humanos – e minimizar fraquezas que podem estar tornando seus serviços mais morosos e excessivamente burocráticos para os clientes.

À medida em que tecnologias são introduzidas e implementadas para o aumento de produtividade no cartório, mais possibilidades de organizar e automatizar demandas surgem. Entre essas soluções, há aquelas que ajudam a manter um cronograma fluido e a ter suas tarefas planejadas e executadas de maneira mais eficiente e inteligente.

Que tal descobrir mais sobre como obter esses ganhos de competitividade e produtividade no cartório? No artigo de hoje, falaremos a respeito do Método Kanban e de seus benefícios para a melhoria da gestão e produtividade no cartório. Entenda, também, como é possível ver os ganhos disso na prática por meio de uma solução prática e gratuita.

O Método Kanban e sua origem

Assim como o desenvolvimento ágil e diversos conceitos de modernização de uma linha de produção, o Kanban teve sua origem na Toyota, no Japão, durante a década de 1960. A palavra “kanban” significa “cartão” ou “sinal”.

Na prática, nada mais é do que um quadro com listas de tarefas, divididas em cartões e distribuídas em colunas de acordo com seu nível de conclusão. Parece simples, não? E realmente é.

Provavelmente, sua empresa já utilizou um sistema de organização dessa forma para saber quais são as tarefas pendentes e que necessitam maior atenção. Agora, imagine que esse mural, com diferentes papéis coloridos com tarefas escritas, pode abarcar materiais, contatos, cópias de documento… isso é o que ocorre quando aliamos o Método Kanban a ferramentas digitais de gestão e produtividade no cartório. E isso pode trazer uma série de benefícios para a gestão da serventia.

Principais vantagens do uso do Método Kanban

Primeiramente, é importante destacar um dos pontos mais atrativos do Método Kanban, que é a forma de visualização das informações. O fluxo de trabalho em um cartório, se não estiver sendo devidamente organizado e monitorado, pode se tornar caótico. E, por meio do Kanban, o gestor conseguirá visualizar esses fluxos – de um jeito muito fácil de compreender, acompanhar e ter ideias para melhorias.

Com o Método Kanban, é possível categorizar tarefas e enxergá-las dentro de uma linha de partida e chegada para sua entrega. Assim, consegue-se identificar pontos em que a demanda pode estar ficando acumulada ou deficitária e tomar decisões que solucionem a questão, promovendo um atendimento mais ágil e processos mais enxutos e fluidos.

Como aplicar o Método Kanban para ter mais produtividade no cartório?

Se você ficou interessado nas melhorias potenciais oferecidas pelo Método Kanban, mas tem dúvidas sobre como implementar essa nova abordagem com facilidade na serventia, saiba que há uma forma prática de fazer isso.

Você já ouviu falar sobre o Alkaflow? Esse sistema da Alkasoft alinha-se perfeitamente a essa proposta. Com ele, você vai poder controlar e distribuir automaticamente tarefas, de modo fácil e rápido, melhorando processos e ciclos completos de trabalho.

Para você ter uma ideia prática de como o Alkaflow pode revolucionar sua gestão, temos uma surpresa: disponibilizamos gratuitamente uma ferramenta de produtividade no cartório desenvolvida a partir do Método Kanban. A ferramenta é customizável, permitindo que você adicione e modifique cartões de tarefas e escolha a melhor forma de sinalizar o progresso dos processos de sua serventia.

Assim, você pode começar seu plano de modernização e ganho de qualidade e produtividade no cartório, ampliando essas melhorias posteriormente com a adoção do Alkaflow.

Aproveite essa oportunidade: tenha uma amostra dos recursos do Alkaflow. Comece a utilizar hoje mesmo essa ferramenta gratuita de gestão da produtividade para cartório.

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Senso de urgência é o tempo que se leva para começar a execução de uma ação. Em um escritório de advocacia, ele envolve desde as ações mais simples até a tomada de decisões complexas. 

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Elevar a eficiência do cartório exige um controle completo sobre processos e agilidade no acesso às informações. Alcançar esse diferencial, porém, não é uma tarefa simples. Como obstáculos para que essa eficiência seja alcançada temos, por exemplo, a necessidade da adequação da serventia a normas reguladoras e às demais determinações vigentes.

Felizmente, a base do segmento cartorial no Brasil é sólida, o que favorece esse processo. De acordo com relatório produzido pelo Banco Mundial, os cartórios notariais e de registro do país estão entre os melhores no mundo.

O percentual do custo de transferência de titularidade de imóvel, por exemplo, é de 2,6%, representando quase metade do valor praticado em outros países. Isso permite que a eficiência do cartório possa estar alinhada a um serviço atrativo e a uma gestão consistente.

Portanto, há fatores bastante favoráveis para atingir níveis elevados de eficiência e qualidade nas serventias. Pensando nisso, no artigo de hoje, abordaremos mais sobre alguns pontos que demandam atenção na busca por tais objetivos. Saiba mais, a seguir, sobre como gestores e funcionários podem cultivar diferenciais relevantes para um modelo eficiente de trabalho notarial e de registros.

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O Módulo Financeiro do Lawyer Eleven finalmente chegou. A esperada funcionalidade foi lançada neste ano, juntamente com o Plano Pró do software jurídico. Se você estava aguardando por essa novidade, a espera acabou. Conheça, agora, como o módulo auxilia os advogados a fazerem a gestão completa do negócio!

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