Especialmente na gestão financeira e fiscal, há diversas nomenclaturas relativas a obrigações e procedimentos que podem gerar dúvidas e confusões na rotina da serventia. Um exemplo é o RPS – Recibo Provisório de Serviços.

Ele é frequentemente confundido como o equivalente exato e definitivo da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). Mas será que isso está correto? Quais as condições para a emissão desse documento de prestação de serviço e qual sua relação com a NFS-e? Tire essas e outras dúvidas no artigo de hoje.

O que é o Recibo Provisório de Serviços (RPS) e qual é sua função?

O RPS é um recurso trazido exclusivamente pela Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). Ele funciona de modo semelhante ao da contingência offline da NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) e tem a função de substituir apenas temporariamente a NFS-e.

Na prática, o documento que se envia para a prefeitura não é a NFS-e, mas um RPS, que é convertido pelo web service da prefeitura e, com isso, tem-se, de fato, a NFS-e.

Assim, o RPS é usado para cobrir o recolhimento do ISS (Imposto sobre Serviço), de modo a comprovar a prestação de determinado serviço no período entre o fato gerador e a autorização da NFS-e. 

Entretanto, ainda antes de obter essa autorização, consegue-se imprimir o RPS enviado para a prefeitura e fazer sua entrega ao cliente da serventia, como forma de comprovar a validade fiscal ao cliente. Porém, para isso, é preciso considerar que há regras diferentes para cada cidade e prefeitura, uma vez que esse é um documento municipal.

Portanto, é preciso seguir o que é estipulado pela sua cidade para saber quando é permitido ou não fazer a impressão do RPS em substituição temporária à Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.

 

Por que o RPS é tão importante?

Esse recurso é importante para, em situações emergenciais, como quando há instabilidade na internet ou indisponibilidade nos servidores municipais, ainda assim, a serventia conseguir entregar o comprovante de serviço prestado ao cliente e se precaver contra problemas legais. 

Pense, por exemplo, que sua serventia precisa emitir uma NFS-e, porém há algum problema na internet. Há situações nas quais o cliente não terá disponibilidade de aguardar o problema ser resolvido. Nesses casos, o RPS poderá ser entregue ao cliente como comprovante. 

Dessa maneira, consegue-se atender a uma demanda do cliente, mesmo durante imprevistos, e também evitar problemas com o Fisco, pagamento de juros e multas em razão de se ter emitido o documento em data incorreta. 

 

Como se dá a conversão do RPS em NFS-e?

De forma geral, a conversão precisará ser realizada em dez dias depois de sua emissão, com o limite de prazo não excedendo o dia 05 do mês seguinte à prestação do serviço. Entretanto, lembre-se de que esse prazo pode sofrer variações conforme as regras da prefeitura de sua cidade. 

Após o prazo determinado, as conversões feitas poderão levar a penalidades, conforme as disposições da lei local. Por isso, não deixe de checar todos os prazos e prescrições junto à prefeitura de seu município.

Como é possível emitir e enviar o RPS com o CART NF-e?

Primeiramente, é importante reforçar que o RPS precisará ser solicitado e também autorizado pela prefeitura de sua cidade. O modelo irá variar também conforme as regras de cada localidade. 

Após a emissão, será necessário fazer a conexão ao sistema da prefeitura, dentro do prazo determinado, para fazer o envio das informações do RPS para que, então, seja gerada a NFS-e.

Quando se utiliza o sistema CART tudo isso se torna muito prático. Com o módulo opcional CART NFS-e, consegue-se fazer a emissão e remessa automatizada do RPS para a prefeitura, e, com isso, a posterior geração da NFS-e. 

Quais as vantagens de emitir o RPS com o sistema CART?

Os sistemas CART, voltados exclusivamente para as demandas dos cartórios, trazem entre seus recursos opcionais um para a emissão e remessa automatizada do Recibo Provisório de Serviços. 

Com isso, ganha-se em agilidade, eficiência e produtividade nessas tarefas, a partir da automação que, além disso, faz com que nenhum RPS emitido fique esquecido e se perca o prazo para a conversão para NFS-e. Dessa maneira, sua serventia fica mais protegida contra problemas e penalidades legais.

Ainda, consegue oferecer ao cliente um comprovante da prestação do serviço, mesmo diante de imprevistos tecnológicos, não fazendo-o esperar até que a situação seja resolvida nem sair do cartório sem um documento que valide o serviço contratado. Com isso, esse é um recurso que também possibilita ganhos na qualidade do atendimento e na satisfação do cliente.

Para compreender mais sobre os benefícios que essa solução pode proporcionar ao seu cartório, confira também nosso artigo sobre em quais situações o sistema CART facilita a rotina das serventias.

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A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais trouxe mudanças para qualquer pessoa física ou jurídica que trata tais dados. A rotina dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos também foi afetada. Você sabe como eles ficam com a LGPD para advogados?

Afinal, os dados e as informações pessoais que são tratadas no meio jurídico dizem respeito a diversos stakeholders. A coleta, o processamento e o armazenamento de dados são impactados pela LGPD para escritórios. Por isso, a segurança de dados para advogados se tornou um tema tão importante.

Veja a seguir as principais mudanças no uso de dados que a LGPD para advogados trouxe!

Como a LGPD muda a rotina dos escritórios?

Os prestadores de serviços jurídicos já estão passando por um processo de adequação à LGPD há algum tempo. Esse processo demanda planejamento, tempo e investimento em vários aspectos, principalmente a segurança de dados para advogados. 

E não importa se são escritórios de advocacia, advogados autônomos, departamentos jurídicos internos privados ou públicos. 

Todos devem obedecer à LGPD para advogados, especialmente quanto aos princípios que ela defende, como consentimento, finalidade, necessidade e adequação. Afinal, todos fazem operações de tratamento de dados de clientes, parceiros, associados, colaboradores e outras pessoas. 

Proteção ao titular dos dados

A lei veio para dar mais proteção ao usuário. Isso significa que os titulares dos dados passam a ter maior controle sobre essas informações. É possível pedir o fornecimento dos dados, a atualização, a retificação e a portabilidade. 

Ao mesmo tempo, o escritório deve coletar somente os dados estritamente necessários (princípio da minimização da coleta) e utilizá-los somente para a finalidade específica (princípio da finalidade), que deve ser informada ao usuário. 

Dessa forma, para minimizar os riscos da não conformidade, é preciso modificar a rotina dos escritórios em direção a uma cultura de privacidade e proteção de dados.

Padrões elevados de proteção de informações dos clientes

Esse reforço na cultura de privacidade e na segurança de dados do escritório tem uma razão simples de ser: os escritórios controlam e processam dados de clientes que, em muitos casos, são de enorme relevância. Alguns, inclusive, se constituem como segredos.

Por isso, a LGPD para escritórios é ainda mais essencial. Coleta, armazenamento, gestão de informações dos clientes, efetiva utilização e descarte seguro de documentos físicos e eletrônicos passam a ter maior importância.

Uma mera pesquisa legal envolve coleta de dados. O mesmo acontece com o envio de newsletter, que demandam consentimento inequívoco dos destinatários. Até o trabalho de pesquisa precisa estar em conformidade com a LGPD para advogados.

Tudo isso demanda padrões elevados de proteção da informação. Na prática, será preciso rever condutas, procedimentos, e políticas de segurança para ter mecanismos mais eficazes para mitigar o risco da violação de dados.

Como se adaptar com a LGPD para advogados?

A primeira forma de se adequar à LGPD para advogados é fazer um mapeamento de dados tratados para entender os riscos e saber se a forma como eles são utilizados está de acordo com a lei.

Em seguida, é de suma importância elaborar e revisar políticas de segurança da informação, que incluem a privacidade de website, o home office, a privacidade de empregados e outros pontos. 

Baseando-se nisso, é preciso construir um plano de resposta a incidentes, de forma a garantir a minimização dos riscos em um incidente de segurança.

A seccional da OAB do Rio Grande do Sul lista algumas práticas interessantes para uma mudança em direção à conformidade com a LGPD para advogados. São elas:

  • Solicitar à equipe de TI que reavalie a segurança dos sistemas utilizados, monitorando riscos e ameaças para evitar incidentes, como vazamentos e acessos indevidos, especialmente considerando o trabalho remoto;

  • Criar canal de comunicação para receber solicitações dos titulares de dados, mantendo um processo básico de controle para responder a todos os questionamentos e garantir a transparência na relação com stakeholders;

  • Revisar contratos com clientes, colaboradores, fornecedores e terceiros para garantir a conformidade das cláusulas com a LGPD para advogados, inclusive com normas de adesão à política de confidencialidade;

  • Nomear um Encarregado (Data Protection Officer – DPO) para ser a comunicação entre o escritório de advocacia (controlador), os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD);

  • Capacitar os profissionais a respeito de segurança da informação, privacidade e proteção de dados, promovendo a política de segurança e a cultura de proteção de dados internamente;

  • Implantar uma política de acesso às informações mantidas em arquivos e no software jurídico, com revisão periódica de senha e de controle de acesso aos processos jurídicos e arquivos físicos.

A LGPD para advogados demandará dos escritórios maior rigor em suas políticas de segurança. A mitigação de riscos e vulnerabilidades é somente uma das práticas. Ter o melhor, adequado à lei, é inclusive um grande passo.

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Para ser bem-sucedido e exercer um trabalho qualificado de prestação de serviço à população, há algumas qualificações para um tabelião desenvolver que vão além do concurso.

A profissão de tabelião é regulamentada pela Lei nº 8.935 de 18 de novembro de 1994 da Constituição Federal Brasileira, que apresenta em seu artigo 6º, que, quanto aos serviços notariais e de registro, aos notários compete: formalizar juridicamente a vontade das partes; intervir nos atos e negócios jurídicos a que as partes devam ou queiram dar forma legal ou autenticidade, autorizando a redação ou redigindo os instrumentos adequados, conservando os originais e expedindo cópias fidedignas de seu conteúdo; e autenticar fatos.

Mas, para fazer tudo isso com eficiência, destaque e produtividade, afinal, quais as qualificações principais que um tabelião deve ter?

O principal e o mais importante para começar é ser bacharel em Direito. Mas, não basta isso, o ingresso nessa carreira ocorre ao prestar um concurso público, passo determinado desde a promulgação da Constituição Federal.

No entanto, organização, conhecimentos de gestão, agilidade e constante atualização também são necessários como qualificações para um tabelião ter no exercício de seu trabalho. Continue a leitura do artigo de hoje e descubra mais sobre o tema.

Principais qualificações para um tabelião de sucesso

Para ingressar na carreira de tabelião, com certeza você já mostrou aptidões como foco, persistência, organização e muita busca por conhecimento. No entanto, essas qualificações para um tabelião não devem parar por aí. Outras habilidades, competências e qualificações para um tabelião de sucesso incluem:

1. Adquirir e reciclar conhecimentos de forma contínua

Estar em constante evolução profissional é necessário para alcançar mais sucesso e excelência em seu importante trabalho. Por isso, estar atualizado sobre tecnologias, metodologias, mudanças e novas leis, entre outros tópicos para ajudar na gestão do cartório, é algo que irá destacá-lo em sua jornada profissional.

Hoje, no mercado, além de diversas capacitações disponíveis para gestão, há softwares que são otimizadores de tarefas, modernizando os cartórios e a qualidade dos serviços prestados.

Os tabeliães são os profissionais que garantem segurança jurídica, por isso, a disciplina, organização e atualização do conhecimento também nessa área devem ser permanentes.

2. Ter qualificações em relacionamento interpessoal e comunicação

Em sua rotina, além de contato com processos e sistemas, o tabelião fará interface com pessoas – sejam seus colegas, fornecedores ou clientes.

Portanto, para o bom exercício de seu trabalho, é importante saber como se comunicar bem, ter uma atitude empática e respeitosa, demonstrar domínio e clareza nas informações prestadas, conseguir mediar e evitar conflitos, entre outras habilidades.

3. Ser intraempreendedor

Intraempreendedorismo está relacionado à capacidade de um profissional atuar ativamente para gerar melhorias e inovações na organização.

Apesar do estigma que alguns setores ainda têm quanto à atividade notarial e de registro, essa é uma área que tem gerado e que, cada vez mais, demandará inovação.

Assim, entre as qualificações para um tabelião atuar nesse cenário, será preciso incorporar disposição, interesse e foco na melhoria contínua, em sugerir e promover novas e aperfeiçoadas formas de trabalho, em desenvolver ideias para reduzir custos e elevar a qualidade, em atender melhor às necessidades do cliente e criar diferenciação para a serventia.

4. Saber trabalhar com foco, prioridades e metas

Na rotina dos cartórios, se o tabelião não conseguir trabalhar de forma planejada, organizada e orientada a resultados, facilmente o profissional acaba se tornando um “apagador de incêndios”, lidando apenas reativamente às solicitações e demandas.

Isso poderá acabar reduzindo sua motivação e engajamento com o trabalho e diminuir seu potencial de gerar valor para a organização. Portanto, entre as qualificações para um tabelião, é importante também desenvolver habilidades como foco para lidar com prazos e evitar distrações e procrastinação, priorização do que é urgente e importante (como adequar a serventia a provimentos) e trabalho com metas, conseguindo tangibilizar resultados em objetivos claros, mensuráveis e relevantes.  

5. Manter-se atualizado em relação à tecnologia

A evolução da tecnologia está trazendo, cada vez mais, o trabalho para o mundo digital, a tendência é de que muitos serviços sejam prestados com o apoio da tecnologia e que novas camadas de automatização de tarefas repetitivas sejam agregadas à rotina do tabelião.

Portanto, essas qualificações para tabelião são fundamentais para o profissional acompanhar a evolução da carreira e do mercado, contribuindo para a serventia ser modelo em atendimento ao cliente e em eficiência de sua operação.

E para você, quais as principais qualificações para um tabelião ter? Como você busca desenvolver habilidades para alcançar a excelência em seu trabalho? Conte para a gente pelos comentários.