O Lawyer Eleven (LE) é o software jurídico da Alkasoft, e pode auxiliar muito na gestão do seu escritório de advocacia. Suas funcionalidades automatizam funções burocráticas que, antes, eram exercidas pelos profissionais. Existem inúmeros benefícios que o gestor e os advogados podem desfrutar ao contar com uma solução desta natureza.

Quer ter mais produtividade, organização no fluxo de trabalho, controle de rotina e de prazos? Veja como as funcionalidades do LE podem ajudá-lo!

Funcionalidades do Lawyer Eleven

A rotina de um escritório de advocacia é intensa. É preciso controlar os prazos de processos internos e externos (clientes), e isso demanda organização. Mas para ter fluxos de trabalho organizados, é necessário fazer uma boa gestão da informação, que parte da centralização de documentos, cadastros de clientes e processos.

Soma-se a isso a necessidade de acompanhar todos os processos e as publicações em diários oficiais. Uma solução que oferece automatização, com atualização automática de andamentos processuais e clipping de publicações em diários oficiais já resolveria, certo?

Mas é preciso ter cuidado na hora de escolher um software para escritório de advocacia. Afinal, é melhor contar com uma ferramenta completa. 

E essa é a proposta do Lawyer Eleven: otimizar a gestão de forma global. Dados centralizados oferecem uma visão estratégica do negócio, com estatísticas de processos e movimentos financeiros, relatórios pré-definidos e personalizados. A abrangência de diversos fluxos de trabalho e geração dinâmica de campos personalizados auxiliam na rotina.

Lawyer Eleven: dashboard com design moderno e intuitivo

A usabilidade (diálogo entre o usuário e a interface do software) é um dos pontos fortes do Lawyer Eleven. O sistema proporciona ao usuário facilidade ao executar as tarefas, o que também contribui para a produtividade do negócio jurídico. 

Com design moderno e intuitivo, os advogados atestam a simplicidade no uso do sistema, e a clareza dos módulos e das funcionalidades. É uma interface amigável, com layout descomplicado, visual clean e personalizável, que atende à sua principal proposta: a ótima experiência do usuário.

Veja a seguir como a tela principal do LE se apresenta ao usuário:

Além de apresentar um dashboard com design moderno e intuitivo, o Lawyer possui funcionalidades essenciais para a gestão jurídica. Duas delas merecem destaque por auxiliar o controle de produtividade.

Funcionalidades que auxiliam o controle de produtividade

Você sempre sonhou em realizar um bom controle da produtividade dos funcionários? É possível fazer isso com o Lawyer Eleven! São duas as principais funcionalidades neste sentido: Método Kanban e Controle de prazos.

Método Kanban: controle de tarefas

O Método Kanban é um método de controle e gestão do fluxo de trabalho que usa cartões coloridos (post-its). Esses cards são dispostos em colunas que representam uma etapa do fluxo. Na medida em que as tarefas são concluídas, o cartão é encaminhado para a coluna seguinte. Por isso, também recebe o nome de gestão visual, facilitando a visualização rápida desses fluxos.

Veja a seguir como o Kanban se apresenta no Lawyer:

Controle de tempo e prazos

Você já ouviu falar em Timesheet? Essa ferramenta se relaciona ao controle de tempo e está presente no Lawyer. Essa solução de gestão possibilita um controle completo, funcional, prático e objetivo de todos os prazos de trabalho. 

Para controlar a produtividade por meio de cronômetro e registro de tempo dedicado a cada atividade, o timesheet é excelente.

Por outro lado, se o gestor quer ver se os prazos estão em dia, há também uma funcionalidade que permite esse controle. Ele pode ver os prazos gerais do escritório ou somente de um colaborador. Veja a seguir dois exemplos do controle de prazos no LE:

Outras funcionalidades essenciais para a gestão jurídica

Módulo financeiro e DRE (Demonstrativo de Resultados)

No módulo financeiro, você pode consultar ou cadastrar receitas e despesas realizadas e futuras, fazer o fechamento de contas e emitir relatórios personalizados de vencimentos, extratos e DRE.

No relatório de DRE, é possível perceber o resultado do escritório em determinado período. O gestor pode personalizar o documento inclusive quanto à forma de apresentação (mês a mês, trimestre a trimestre, ano a ano) e às informações estratégicas que constarão nele. Quer um relatório só com despesas operacionais? É possível emitir!

Modelos de Documentos

Na aba de “Ferramentas”, é possível usufruir de uma funcionalidade que automatiza o preenchimento de informações: “Modelos de Documentos”. Você pode utilizar a aba como depositório de seus próprios modelos de documento e realizar a automatização com poucos cliques. É uma grande vantagem dessa função.

Para tanto, após subir seu modelo, basta clicar em “editar” e encontrar o ícone com um carimbo na barra de ferramentas.

Relatórios

Um módulo que permite a geração de relatórios personalizados é uma das funcionalidades mais estratégicas de um negócio. No Lawyer Eleven, esse módulo conta, também, com opções diversas para atender a demandas mais específicas de seu negócio jurídico. 

Com os relatórios, você pode apresentar os resultados das ações aos seus clientes e manter um padrão de gestão de qualidade dos seus processos. É possível também gerenciar desde despesas operacionais até os recebimentos de ações de clientes.

Existem, inclusive, modelos prontos de relatórios para você utilizar, tais como os relatórios de pastas e movimentos processuais.

Agenda

O módulo “Agenda”, do Lawyer Eleven, agrupa funcionalidades relacionadas ao registro e ao acompanhamento de atividades e agenda de compromissos. Nele, é possível realizar o cadastro de tarefas, bem como o controle de prazos e compromissos vinculados aos processos. 

Essa funcionalidade favorece a delegação de tarefas e o acompanhamento da produtividade e do desempenho da equipe, já que é possível controlar o número de horas trabalhadas para cada cliente.

E para facilitar ainda mais a sua rotina, a agenda do LE é integrada com a Google Agenda, o Calendário Outlook e o iOs.

Contatos

Em um escritório de advocacia, existem diversas relações. Além das relações trabalhistas (internas), todo negócio possui stakeholders, como os clientes e fornecedores. No módulo “Contatos”, o gestor consegue armazenar todos os dados completos referentes a essas pessoas. Com isso, é possível realizar um bom gerenciamento da carteira de clientes ou os contratos com fornecedores. 

Já pensou conseguir fazer a gestão dos clientes desde a prestação de contas e recebimento de honorários à consulta de processos e audiências? Essa funcionalidade do Lawyer Eleven certamente auxilia neste ponto.

Neste módulo, também há formulários de cadastros para que se insira e armazene informações chaves de pessoas diversas.

O destaque no módulo “Contatos” fica para a ficha do cliente com botão para o WhatsApp Web. Por meio deste botão, o usuário consegue começar uma conversa com o cliente diretamente pelo aplicativo. Basta um clique!

Pasta processual

Imagine um escritório de advocacia que não possui um bom software jurídico, como o Lawyer Eleven. Como ele faz a gestão de seus processos? Se isso envolver arquivos físicos, é sinal de que há baixa produtividade no negócio. 

Com o módulo “Pasta Processual”, o gestor consegue visualizar, de forma ágil, o progresso das atividades de seu negócio. Ele também pode gerenciar pastas de processos, recursos e incidentes. Por meio dele, é possível consultar os detalhes de cada ação, incluindo a situação atual e a atualização automática dos andamentos processuais. Quer saber as estatísticas de processos com base em indicadores cadastrados no sistema? Também é possível!

O Lawyer Eleven é um software responsivo, que pode ser acessado de qualquer dispositivo. É também hospedado em ambiente seguro (Datacenter Amazon) para oferecer ao gestor todas as funcionalidades sem prejuízo da segurança da informação.

Já imaginou os benefícios que você pode ter utilizando uma solução como o Lawyer Eleven? Então entre em contato conosco e solicite uma demonstração.

Você sabia que, conforme um levantamento recente, os profissionais, em média, dedicam apenas 1/4 do seu tempo realmente fazendo o seu trabalho? Boa parte do tempo restante é utilizada na busca por documentos, comunicações pontuais, entre outras coisas. Em meio a isso, como está a produtividade do seu cartório?

Sabemos que a rotina dos cartórios é muito complexa e dinâmica. Mas quando o gestor consegue o aumento da produtividade, isso proporciona agilidade, precisão e qualidade no atendimento.

E esse é um dos benefícios do Alkaflow, sistema de produtividade da Alkasoft. Esta solução é 100% voltada para as necessidades dos cartórios, automatizando determinados processos e garantindo um maior controle sobre o fluxo de tarefas.

Se você precisa de uma ferramenta tecnológica para ganhar aumento da produtividade no seu cartório, descubra como o Alkaflow pode ajudar!

Benefícios do Alkaflow para a produtividade do seu cartório

Um cartório mais produtivo é aquele em que todos os setores se mantêm eficientes e competitivos. Isso ocorre em locais com gestão qualificada e focada em resultados, especialmente no que diz respeito a equilibrar insumos, demandas de trabalho e recursos financeiros.

Uma das maneiras de alcançar o aumento da produtividade do seu cartório é utilizando metodologias e ferramentas de organização e otimização. O Alkaflow é um ótimo exemplo. 

Confira mais sobre os benefícios e funcionalidades que fazem deste o sistema de produtividade ideal para a sua serventia:

Melhorar a organização de processos no cartório

Checklist Alkaflow

Para garantir a eficiência do cartório, o gestor deve ter um controle completo sobre os processos. Apesar de esse ser geralmente um grande obstáculo, a boa notícia é que um dos benefícios do Alkaflow é melhorar toda a organização de processos no cartório.

O sistema permite que o gestor defina as fases de cada processo executado na serventia, da recepção até a finalização.

E, a partir do monitoramento completo de todas as etapas dentro do cartório, o sistema confere agilidade nos processos de documentação e controle de fluxo.

Além disso, a ferramenta fornece ao gestor a possibilidade de fazer um checklist de operações, que ajuda a reduzir as chances de erros nos processos e a padronizar o processo do cartório. Ainda, permite o ganho de uma visão sistêmica e estratégica da serventia. Como resultado, vemos o aumento no desempenho dos colaboradores e na eficiência da organização.

Se você está buscando mais organização de processos no cartório, utilize o Alkaflow. Mas não se esqueça de ter uma estratégia condizente com seus processos, que atenda às suas necessidades, e monitore sua gestão, otimizando os processos operacionais.

Solucionar dificuldades na comunicação externa e interna

Chat Alkaflow

Um grande obstáculo que diversos gestores enfrentam no cartório é a falha na comunicação. Esse problema interfere diretamente na produtividade do seu cartório, porque impacta de forma negativa o relacionamento com o cliente e dentro das próprias equipes.

Conforme o mesmo levantamento citado anteriormente, os profissionais têm de usar no seu trabalho, em média, 10 diferentes tecnologias 25 vezes por dia. E isso prejudica a comunicação, além, é claro, de diminuir a produtividade e a eficiência dos funcionários. A pesquisa aponta como uma das consequências os times gastarem 30% mais do tempo semanal com a realização de trabalhos duplicados.

Pensando em solucionar as dificuldades na comunicação externa e interna, o Alkaflow permite a definição clara de responsabilidade de cada colaborador dentro do cartório, com distribuição automática de tarefas.

Esse é um ponto importante, porque auxilia o funcionário a executar aquilo que é de sua responsabilidade dentro do prazo, sem prejudicar etapas posteriores e o fluxo de trabalhos e sem gerar duplicidades e redundâncias nesses encaminhamentos.

Além disso, o sistema conta com espaço para que os colaboradores façam comentários em seus processos compartilhados e interajam via um chat próprio. Por sua vez, o gestor poderá facilmente enviar comunicados gerais para a equipe por meio do Alkaflow.

E, como o Alkaflow tem integração com o sistema CART, da Alkasoft, seus colaboradores não precisarão perder tempo checando comunicações e alimentando dados em diferentes plataformas. 

Permitir o trabalho e a gestão home office

como está a produtividade do seu cartório

Com a pandemia, muitas organizações passaram a realizar atividades também remotamente. Se essa for uma realidade para a sua serventia, ao usar o Alkaflow, seu cartório já estará pronto para manter a produtividade também nesse regime de trabalho.

Isso porque o sistema funciona online, permitindo acesso a partir de qualquer lugar e dispositivo. Mesmo se o gestor precisar se ausentar, ele poderá fazer facilmente seu login e ter uma visão geral da produtividade do seu cartório, com indicadores de desempenho de sua equipe e estatísticas dos serviços.

Otimizar o tempo a ser dedicado para cada tarefa e processo

Tarefa Alkaflow

Com o Alkaflow, é possível estimar o tempo para a execução de cada tipo de serviço prestado por sua serventia. Assim, é sinalizado sempre que alguma tarefa for executada fora desta meta, o que possibilita ao gestor orientar o colaborador em suas dificuldades para que elas sejam superadas e o tempo e a eficiência na execução sejam mantidos dentro do esperado.

Além disso, o sistema automatiza o processo de distribuição de tarefas, algo que seria feito manualmente pelo gestor, permitindo que ele ganhe tempo para se dedicar à estratégia geral da serventia.

Como um sistema como o Alkaflow ajuda no controle da produtividade do seu cartório?

Dashboard Alkaflow

Um sistema especializado, como o Alkaflow, além de ajudar a impulsionar a produtividade da equipe, também fornece recursos para que o gestor controle a produtividade do seu cartório em detalhes.

Para saber se os colaboradores estão realmente produtivos, o gestor deve encontrar formas de medir a performance do cartório, certo? Caso contrário, poderá ter problemas na qualidade dos serviços prestados no médio e longo prazo.

Diante disso, para garantir o bom desempenho, é fundamental ter indicadores para medir a performance. Afinal, eles são capazes de mensurar um resultado específico que é considerado essencial para as operações.

Um dos ganhos ao utilizar o Alkaflow é possibilitar ao gestor acompanhar os indicadores internos por meio de um dashboard inteligente. É também possível fazer o gerenciamento de relatórios e estatísticas, que contribuem para uma tomada de decisão mais assertiva que também garantirá o bom desempenho.

Ainda, o sistema viabiliza a análise de desempenho individual dos colaboradores e das equipes, fornecendo dados detalhados sobre a produtividade de cada membro para que o gestor possa dar feedbacks eficientes, oferecer treinamentos direto ao ponto sobre os aspectos que precisam melhorar e, com isso, traçar um plano poderoso para elevar a produtividade do seu cartório.

Há, ainda, dois pontos de destaque que garantem um controle aprimorado da produtividade do seu cartório:

Método Kanban

Kanban Alkaflow

Este método de produtividade é utilizado no Alkaflow para permitir uma visualização fácil e o controle eficiente sobre as tarefas do cartório.

Em quadros com listas de tarefas, divididas em cartões e distribuídas em colunas, é possível organizar todo o trabalho da equipe. 

Isso permite que o colaborador tenha uma exibição bastante visual sobre as tarefas a fazer, em progresso, adiadas e concluídas. Quando o profissional recebe uma tarefa e ela começa a ser executada (classificada como “em progresso”), um relógio começa a contar, e isso gera métricas sobre o tempo para a entrega do serviço e sobre a produtividade dos seus colaboradores.

Agenda

Agenda Alkaflow

Com este recurso, o gestor consegue verificar todos os compromissos (como ausências, atestados, férias, indisponibilidades, em reuniões, em tarefas, etc.), de forma geral ou filtrada por funcionário. Assim, tem-se uma espécie de agenda unificada para mapear a disponibilidade de cada membro da equipe, permitindo um controle apurado da produtividade do seu cartório.

Em resumo, o Alkaflow permite que o gestor tenha o controle total da gestão da serventia e do trabalho de sua equipe – inclusive, em tempo real. Questões importantes como a padronização dos fluxos de processos e do tempo para execução de cada tarefa, a otimização e automatização das delegações, a obtenção de relatórios de desempenho do time e de cada membro em particular – tudo isso será possível com poucos cliques.

E então, pronto para melhorar a produtividade do seu cartório com o Alkaflow? Solicite já uma demonstração e confira como este sistema pode elevar a performance da sua serventia.

Advocacia 4.0 e 5.0 são termos em alta nos últimos anos. De maneira simples, é a advocacia prática na era da informação e na sociedade superinteligente, que é nosso período atual. Apesar de serem próximas, podemos dizer que a advocacia 4.0 e 5.0 apresentam diferenças significativas.

Veja como cada uma delas funciona e quais as principais características de cada uma!

Advocacia 4.0 e 5.0

Quando falamos em advocacia 4.0 e 5.0, estamos falando em maneiras muito atuais de prática jurídica. Seja em escritórios de advocacia ou departamentos jurídicos, o uso de ferramentas tecnológicas está presente em todas as áreas. Isso é próprio do advento da internet e da hiperconexão.

No entanto, há diferenças entre essas duas formas de prática. Podemos, inclusive, dizer que a Advocacia 5.0 é a evolução da Advocacia 4.0. Mais do que temer a tecnologia jurídica, é preciso se aliar a ela para atender às necessidades humanas.

Veja a seguir uma breve explicação sobre Advocacia 4.0 e 5.0 e entenda as principais diferenças entre elas.

Sociedade 4.0 e Advocacia 4.0: a era da informação ou a era digital

A Sociedade 4.0 nasceu em um contexto em que as conexões interpessoais se tornaram mais rápidas e eficazes devido à internet. Neste período, o grande foco era na indústria e na produtividade. Deixamos de privilegiar a indústria tradicional para valorizar a informação e a tecnologia em grande escala.

O desenvolvimento de sistemas para automatizar operações manuais e diminuir os erros humanos era uma prática principal. No mesmo sentido, a digitalização e o uso de dados garantiriam ainda mais eficiência.

A Advocacia 4.0 surgiu se aproveitando deste contexto tecnológico e de uso de dados. Por isso, vemos tanta luz sobre jurimetria, compliance, LGPD, Direito Digital e legaltechs em geral.

Com esses recursos tecnológicos disponíveis, os advogados passaram a ter uma atuação mais estratégica e fundamentada em dados. Isso significou uma tomada de decisões assertiva e melhores resultados.

Sociedade 5.0 e Advocacia 5.0: a sociedade superinteligente

As ferramentas de Big Data e Inteligência Artificial já estavam presentes na Advocacia 4.0. Mas na Sociedade 5.0 há uma grande mudança no foco da utilização das tecnologias. A ideia principal não é mais automatizar processos, mas atender às necessidades humanas com o fim de dar às pessoas mais qualidade de vida e bem-estar. Basicamente, estamos diante de uma sociedade superinteligente, impulsionada por máquinas que apoiam o desenvolvimento humano.

Em outras palavras, é utilizar as tecnologias da Sociedade 4.0 a favor da convergência para obter resultados satisfatórios em diversos setores da vida. Para isso, há uma tentativa de equilibrar as alternativas totalmente sustentáveis com a resolução de problemas sociais e o avanço econômico.

A sociedade 5.0 vem, então, para ampliar o foco no ser humano para resolver seus problemas e suas necessidades pessoais. E como fazer isso na advocacia? De forma bem simples: a advocacia 5.0 é completamente centrada em um atendimento jurídico humanizado.

O advogado 5.0, então, passa a utilizar as tecnologias de maneira mais humana e amigável às pessoas. Sua conduta voltada para as relações interpessoais se destina a promover o senso de conexão social e a interação. Aliando tecnologia, ética, criatividade e outras soft skills, poderá desenvolver soluções mais adequadas aos problemas dos clientes. 

Na prática, podemos pensar nas diversas soluções de Legal Design, que é uma das manifestações da advocacia 5.0.

Diferenças entre Advocacia 4.0 e 5.0

A partir das características da Advocacia 4.0 e 5.0, já podemos perceber a diferença entre elas. Confira as principais divergências entre elas:

  • A Advocacia 4.0 é marcada por automação dos processos e produtividade, enquanto a Advocacia 5.0 é marcada pelo atendimento jurídico humanizado e pela geração de valor.

  • A Advocacia 4.0 adota tecnologias para reduzir burocracias, operações manuais e erros humanos, mas o advogado 5.0 as utiliza para resolver problemas sociais e individuais (foco nas necessidades humanas).
  • Na Advocacia 4.0 e 5.0, o profissional deve apresentar habilidades que vão além da mera técnica jurídica (soft skills), mas a Advocacia 5.0 demanda o desenvolvimento de competências que dizem respeito às relações interpessoais para melhorar o atendimento às pessoas.

Utilizar um sistema para advogados é uma boa maneira de fazer uma melhor gestão do tempo e se dedicar às práticas da Advocacia 4.0 e 5.0. Com o tempo, o profissional consegue se organizar para se tornar um Advogado 5.0, totalmente centrado nas relações interpessoais. Que tal conhecer como o software jurídico pode otimizar sua rotina para que você esteja cada vez mais focado em seus clientes? 

 
A produtividade é uma medida de quão eficientemente as organizações usam seus recursos para atingir os objetivos de negócios. Assim, a produtividade do cartório é uma medida da eficiência da gestão da serventia.

Na prática, melhorar a produtividade envolve obter o máximo possível em menos tempo, com mais eficiência e menos recursos e desperdícios. Conforme aumenta a produtividade, uma organização pode transformar mais facilmente recursos em receitas.

E na realidade das serventias, como é possível aumentar a produtividade do cartório? Descubra, a seguir, dicas essenciais para tornar sua serventia mais produtiva.

Por que melhorar a produtividade do cartório é tão importante?

Melhorar a produtividade é importante porque aumentá-la pode elevar a receita a partir dos mesmos ou de menos recursos. Se as condições de mercado permanecerem iguais, isso se traduzirá em despesas mais baixas e lucros maiores.

Os lucros obtidos por meio da produtividade levam, em última análise, ao sucesso contínuo do negócio e à prestação de um serviço melhor e mais ágil ao cliente, o que se reflete na satisfação da população com o atendimento obtido em sua serventia.

Além disso, ambientes de trabalho produtivos também têm um efeito positivo no nível de satisfação dos colaboradores. Locais de trabalho improdutivos podem causar estresse desnecessário para os funcionários, o que pode levar membros talentosos da equipe a procurar emprego em outro lugar.

O que ajustar em sua serventia para melhorar a produtividade do cartório?

Há diversos caminhos e iniciativas que podem contribuir para elevar a produtividade do cartório. Entre as ações essenciais, destacam-se:

Defina responsabilidades com clareza e faça balanceamento de tarefas

Alguns profissionais não utilizam toda a sua capacidade produtiva por não saberem bem como desempenhar suas tarefas ou por não estarem cientes de qual é a sua contribuição para determinados processos.

Por isso, é fundamental primeiro comunicar e treinar para depois acompanhar, mensurar e otimizar. Também é importante balancear bem a divisão de responsabilidades entre os membros da equipe, evitando que alguém fique sobrecarregado enquanto o colega está ocioso.

Promova comunicação e cultura produtivas

Ruídos de comunicação e canais ineficientes podem prejudicar a produtividade do cartório. Por isso, estabeleça uma comunicação interna proativa e aberta para comunicar e dar feedback e ouvir os colaboradores.

Isso também precisa refletir na cultura do negócio, movendo o foco para uma cultura de resultados, associada à produtividade e alcance de metas.

Motive e reconheça sua equipe

Uma equipe motivada tende a trabalhar melhor e a entregar melhores resultados – inclusive em termos de produtividade do cartório. 

Assim, busque criar um clima organizacional positivo, uma liderança ativa e próxima e reconheça as vitórias, as melhorias e os resultados alcançados pelos colaboradores, retroalimentando, dessa forma, o seu engajamento com a produtividade e os objetivos da serventia.

Invista em tecnologia para potencializar a produtividade do cartório

A tecnologia pode ser uma grande aliada para se ter um cartório mais produtivo. Ela pode ajudar a:

  • Reduzir a burocracia;
  • Tornar processos mais enxutos e eficientes;
  • Automatizar atividades morosas e manuais que limam a produtividade da equipe;
  • Diminuir a margem para erros que prejudicam a performance dos profissionais;
  • Entre outros ganhos que se traduzem diretamente em incremento produtivo.

Quer conhecer um exemplo que já é um case de sucesso em serventias? Veja a seguir!

Benefícios do Alkaflow para melhorar a produtividade do cartório

A rotina dos cartórios é complexa e dinâmica. Quando o gestor consegue aumento da produtividade, proporciona agilidade, precisão e qualidade no atendimento. E esse é um dos benefícios do Alkaflow. O uso de um sistema de produtividade voltado 100% para cartórios automatiza determinados processos e garante um maior controle sobre o fluxo de tarefas.

Se você precisa de uma ferramenta tecnológica para melhorar a produtividade do cartório, conheça os benefícios do Alkaflow!

Ajuda a melhorar a organização de processos no cartório

Para garantir a eficiência e produtividade do cartório, o gestor deve ter um controle completo sobre os processos. Apesar de ser um grande obstáculo, um dos benefícios do Alkaflow é melhorar toda a organização de processos no cartório.

A partir do monitoramento total de todas as etapas dentro do cartório, o sistema confere agilidade nos processos de documentação e controle de fluxo. Além disso, dá ao gestor a possibilidade de fazer um checklist de operações, que pode ser configurado em cada etapa de trabalho, garantindo, com isso, a visão sistêmica e estratégica da serventia. Como resultado, vemos o aumento no desempenho e na produtividade dos colaboradores.

Se você está buscando mais organização de processos no cartório, utilize o Alkaflow. Mas não se esqueça de ter uma estratégia condizente com seus processos, que atendam às suas necessidades, e monitore sua gestão, otimizando esses processos operacionais.

Contribui para solucionar dificuldades na comunicação externa e interna

Um grande obstáculo que diversos gestores enfrentam no cartório é a falha na comunicação. Esse problema interfere diretamente na produtividade, porque impacta de forma negativa o relacionamento com o cliente e dentro das próprias equipes.

Pensando em solucionar as dificuldades na comunicação externa e interna, o Alkaflow permite a definição de responsabilidade de cada colaborador dentro do cartório, com distribuição automática de tarefas. Esse é um ponto importante porque auxilia o funcionário a executar aquilo que é de sua responsabilidade dentro do prazo, sem prejudicar etapas posteriores e o fluxo de trabalhos.

E se o problema for a integração dos sistemas dentro do cartório? Não se preocupe, pois o Alkaflow tem integração com o sistema CART, da Alkasoft.

Favorece o bom desempenho com indicadores

Para saber se os colaboradores estão realmente produtivos, o gestor deve encontrar formas de medir a performance do cartório, certo? Caso contrário, poderá ter problemas na qualidade dos serviços prestados no médio e longo prazo.

Diante disso, para garantir o bom desempenho, é fundamental ter indicadores para medir a performance. Afinal, eles são capazes de mensurar um resultado específico que é considerado essencial para as operações.

Um dos benefícios do Alkaflow é possibilitar ao gestor acompanhar os indicadores internos por meio de um dashboard inteligente. É também possível fazer o gerenciamento de relatórios e estatísticas, que contribuem para uma tomada de decisão mais assertiva e que também garantirá o bom desempenho. Por fim, o sistema também viabiliza a análise de desempenho individual dos colaboradores e das equipes.

Os benefícios da Alkaflow relacionados ao aumento da produtividade são muitos e permitem ao gestor ter o controle total da gestão da serventia. Além disso, é importante destacar que o sistema trabalha com alta tecnologia para garantir o armazenamento de dados com máxima segurança, 100% baseado em nuvem, com atualizações automáticas e backup na nuvem.

Conheça já o Alkaflow e veja como ele pode ajudar na produtividade do seu cartório!

Projeto, em um conceito simples, é um conjunto de ações necessárias para realizar um serviço ou elaborar um produto. Em uma organização, seriam as atividades organizadas com prazo inicial e final para se alcançar determinada solução. E quando se trata de gestão de projetos e advocacia? Aplicar esse gerenciamento em negócios jurídicos é uma forma de resolver problemas comuns a este segmento. Dificuldade em captar clientes, alta inadimplência, sobrecarga de tarefas são alguns exemplos. Confira a seguir como funciona a gestão de projetos e advocacia!

Gestão de projetos e advocacia: como funciona?

Falar em gestão de projetos e advocacia é adotar estratégias de gestão para auxiliar na realização de processos internos do escritório ou departamento jurídico. Sua função final é melhorar as entregas para que sejam mais eficientes, rápidas e seguras. Esse tipo de gestão tenta manter o foco dos profissionais na realização e no controle do projeto. Além disso, é capaz de fornecer dados e insights importantes para a análise da qualidade do serviço. Uma questão interessante quando abordamos gestão de projetos e advocacia é o termo próprio para essa relação: Legal Project Management. Seu funcionamento é bem simples: aplicar padrões do gerenciamento de projetos adaptados ao ambiente da advocacia. Na prática, é uma maneira de abordar, de modo estruturado, o planejamento do escritório ou departamento jurídico. Dessa forma, o trabalho é acompanhado e avaliado, o que aumenta a percepção de valor e a eficiência junto ao cliente. Por isso, podemos considerá-la uma das estratégias de gestão mais interessantes na advocacia.

Vantagens da gestão de projetos e advocacia

A relação entre gestão de projetos e advocacia traz muitas vantagens aos negócios. O gestor consegue ter maior visibilidade sobre as etapas dos processos internos. Com isso, pode otimizar a atividade de ponta a ponta. Quais projetos estão pendentes? Existem profissionais sobrecarregados? Há tarefas que devem ser priorizadas? Tudo isso é facilmente respondido na gestão de projetos e advocacia. Em suma, neste tipo de gestão, podemos apontar os seguintes benefícios:

  • Aumento da produtividade: uma equipe que tem clareza sobre suas responsabilidades e prazos consegue ter maior organização interna. Com isso, os fluxos de trabalho fluem com facilidade, aumentando a produtividade na execução das atividades.
  • Maior previsibilidade de receita: a partir do momento em que se entende o caminho dos processos internos, é possível entender o fluxo de entregas e ter previsibilidade de receita.
  • Melhor cumprimento dos prazos: a gestão de projetos dá celeridade às entregas e aponta pendências e potenciais responsáveis por novas tarefas, o que agiliza as atividades.
  • Mais segurança na tomada de decisão: neste tipo de gestão, há maior visibilidade de informações, o que facilita uma tomada de decisão fundamentada.
  • Organização na delegação de tarefas: a delegação é uma etapa fundamental da gestão de projetos e é mais bem definida neste tipo de gestão.

Como ela pode ser aplicada nas organizações?

Algumas estratégias de gestão se comunicam diretamente com o gerenciamento de projetos. A adoção de sistemas para advogados merece grande destaque neste ponto, pois essas ferramentas estão adaptadas para o negócio jurídico. Elas oferecem funcionalidades para que o líder faça uma gestão de projetos eficientes, com delegação de tarefas, definição de prazos e muito mais. Qualquer escritório se beneficia com o uso de um software jurídico para realizar a gestão de projetos. Afinal, ele centraliza tarefas e dados, permitindo uma tomada de decisões qualificada e uma atuação produtiva. Porém, essa é apenas uma das estratégias de gestão para advogados. O gerenciamento de projetos pode ser aplicado de diversas maneiras. Tudo dependerá de qual é a sua demanda. O acompanhamento de entregas de modo visual pode ser feito pelo Kanban, por exemplo. Já o Scrum é uma metodologia ágil com curtos ciclos de atividades que apresentam uma entrega ao final de cada ciclo. Esses são dois métodos interessantes de gestão de projetos. Há também outras estratégias que não são exatamente ferramentas deste tipo de gestão, mas que auxiliam bastante nela:

  • Técnica 5W2H: é basicamente um check-list administrativo de prazos, atividades e responsabilidades. Ela define o objeto (What), o motivo (Why), o local (Where), o momento (When), o responsável (Who), o modo (How) e o custo (How much) de uma tarefa.
  • Princípio de Eisenhower (Urgência x Importância): as tarefas são organizadas entre urgentes ou importantes, contribuindo para a correta priorização das atividades.
  • Método OKR (Objectives and Key Results): seu objetivo é definir e acompanhar metas, o que é uma ótima estratégia para gerenciar projetos de forma objetiva.

    A relação entre gestão de projetos e advocacia pode ser resumida em uma palavra: otimização. Com processos internos organizados e estruturados, a administração se torna mais profissional. Dessa forma, obtém-se melhores resultados e maior possibilidade de crescimento.

    Você adota algum método de gestão de projetos?