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Mapear os processos do escritório de advocacia é fundamental para garantir a produtividade das equipes. Somente com essa análise minuciosa é possível identificar gargalos que devem ser corrigidos. É, também, a partir do mapeamento que os gestores jurídicos conseguem traçar as melhores estratégias para o crescimento do negócio.

No entanto, nota-se, ainda, uma grande dificuldade dos profissionais nesse processo. Pensando nisso, listamos 4 passos – e uma dica especial – para que você não tenha dificuldade em mapear os processos do escritório de advocacia. Confira!

1. Trace objetivos para mapear os processos do escritório de advocacia

Qual o papel de cada processo em um negócio? Existe um motivo para sua existência? Certamente que sim. E isso está relacionado aos objetivos que um empreendimento, qualquer que seja sua natureza, possui. Para mapear os processos do escritório de advocacia, é preciso, em primeiro lugar, traçar objetivos.

Cada etapa dentro da cadeia de valor de uma empresa tem uma meta específica. Tome como exemplo a elaboração de uma petição inicial. Dividindo a tarefa em etapas, temos o estudo do cliente e da causa, a pesquisa doutrinária e jurisprudencial, a elaboração do documento, a revisão e, por fim, o ajuizamento da ação. O objetivo de cada momento é determinado e influencia no resultado final. Em outras palavras, cada etapa contribui para o alcance dos objetivos traçados.

E o mesmo se aplica para os processos de gestão no escritório. Cada equipe deve ter bem definidos os objetivos a alcançar para que chegue ao resultado final esperado.

2. Determine entradas e saídas dos processos

Após traçar objetivos, o passo seguinte para mapear os processos do escritório de advocacia é determinar suas entradas e saídas.

Saídas (“outputs”) são entregas realizadas ao fim de cada processo que compõem o quadro do negócio. Nem sempre elas são físicas, como o fim da tramitação do processo jurídico, e podem ocorrer de inúmeras formas, como coleta de dados, acordos e tomadas de decisão. O cerne para o entendimento é que as saídas dos processos agregam valor no decorrer da cadeia produtiva até serem finalizadas, e entregam um resultado.

As entradas (“inputs”) são elementos modificados no transcorrer do tempo de cada processo. Elas também agregam valor à cadeia produtiva, motivo pelo qual devem ser identificadas.

Ao determinar entradas e saídas dos processos, o gestor tem controle final da repercussão que eles causam. Isso possibilita colher dados para futuras projeções e acompanhamento de números.

3. Conheça os clientes e componentes dos processos

Uma etapa fundamental para mapear os processos do escritório de advocacia é conhecer os clientes de cada um dos processos, assim como seus componentes. Se você quer ser prático, faça uma lista. E por que isso é importante? Porque possibilita ao gestor ter a certeza da entrega de resultados de acordo com os clientes. Quais materiais, valores e serviços foram realizados para alcançar tal resultado? Soluções tecnológicas, equipamentos, profissionais, etc. – todos esses pontos devem ser avaliados.

4. Identifique falhas e adote melhorias nos processos

O fluxo de início e fim dos processos já foi compreendido. O próximo passo do gestor no mapeamento é analisar o que deve ser melhorado. Existem etapas que agregam pouco valor à cadeia de produção e que possuem alto custo – e devem ser eliminadas! Após identificar as falhas, é preciso adotar melhorias e documentar todas as mudanças realizadas.

Ter controle dos indicadores é fundamental para realizá-las, inclusive, porque deve ter uma ponderação na hora de adotar melhorias. Cada mudança possui um tempo de maturação até que apresente resultados. Por este motivo, essa é última etapa na hora de mapear os processos do escritório de advocacia. Em seguida, tudo se inicia novamente para que o desempenho do negócio seja sempre otimizado.

Uma dica final: o uso de um bom software jurídico pode auxiliar o gestor a mapear os processos do escritório de advocacia com mais facilidade. Esses programas possuem diversos módulos, que abordam os principais pontos de uma gestão. Isso faz com que se tenha uma visão global do negócio, auxiliando o profissional a tomar decisões mais acertadas.

Quer saber o que considerar na hora de escolher um software jurídico? Veja no blog!

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