Acompanhar centenas de processos e intimações, manter todos os prazos sob controle e atender demandas extras que surgem ao longo do dia… No meio de tantas tarefas, fica difícil dar conta de tudo e ainda prospectar novos clientes, não é? E é nesse momento que surge a dúvida: como manter a qualidade do trabalho e aumentar a produtividade do seu escritório de advocacia?
A organização é um dos aspectos essenciais na hora de potencializar a capacidade produtiva do seu escritório de advocacia. Desde os documentos até a sua jornada de trabalho e a de seus colaboradores, tudo deve ser o mais estruturado possível. Dessa forma, você não desperdiça tempo e energia com tarefas que não trarão retorno positivo ao seu escritório.
Ficou interessado em organizar e consequentemente, aumentar a produtividade do seu escritório de advocacia? Confira nossas dicas:
5 dicas para aumentar a produtividade do seu escritório de advocacia
1. Diminua a quantidade de documentos em papel
Ao longo dos anos, um escritório de advocacia é capaz de acumular uma quantidade expressiva de papel. E diante de tantos documentos e anotações, é difícil manter uma organização para encontrar a informação que você precisa com rapidez e praticidade. Além disso, esses registros em papel correm o risco de ser danificados por algum incidente ou mesmo com o passar do tempo.
Por isso, o ideal é reunir todos os documentos físicos que você possui e digitalizá-los. Além de economizar espaço, é muito mais seguro e garantido que eles estarão disponíveis nos momentos em que você precisar deles.
2. Organize documentos digitais
Não são apenas os documentos em papel que precisam estar organizados para uma eventual consulta, os digitais também. Varreduras para excluir arquivos que não são mais importantes e atualização de backups devem ser feitas periodicamente.
Também é importante ter atenção na hora de nomear documentos. Dependendo da demanda, pode ser importante utilizar critérios como datas, nomes, tipo de processo, entre outros.
3. Crie rotinas e fluxos de trabalho
Mais importante que fazer grandes arrumações no seu escritório de advocacia, é mantê-lo em ordem. De nada adianta gastar uma semana inteira catalogando documentos para, no mês seguinte, perceber que você e seus colaboradores estão novamente perdidos em meio às informações. Para isso, nada melhor que estabelecer rotinas e processos simples que vão contribuir para a organização da sua empresa.
Essas rotinas podem ser tanto em relação aos arquivos armazenados quanto às funções desempenhadas por cada colaborador. Determinar tarefas e estruturar como o processo de cada atividade funciona evitam desperdício de tempo e retrabalho.
3. Determine metas
Definir metas é um passo muito importante quando se fala em aumentar a produtividade. Afinal de contas, é difícil dar o melhor de si quando não se sabe exatamente aonde ir, certo?
Por isso, tenha sempre em mente que essas metas precisam ser quantificadas e elas devem possuir um prazo final. Por exemplo: preparar 5 defesas até o fim da semana. Dessa forma, você saberá se foi produtivo ou não, dependendo do tempo que levou para concluir as tarefas.
Dividir as metas em diárias, semanais, mensais e semestrais também pode ajudar na organização e na produtividade, de acordo com as suas demandas.
4. Tenha o profissional certo para cada tarefa
Um dos fatores que mais reduzem a produtividade dos colaboradores em um escritório de advocacia é ficar responsável por tarefas que não são de sua competência. Pedir a um de seus advogados que atenda telefonemas ou catalogue clientes significa perder produtividade e também a possibilidade de fechar bons negócios. Além do mais, o resultado do trabalho pode não sair como o esperado.
Se você quer que sua empresa atinja a máxima produtividade, garanta que seus profissionais estejam responsáveis por aquilo que fazem de melhor: seus próprios trabalhos.
