Muitos escritórios de médio porte só percebem determinados gargalos quando a equipe e o volume de processos começam a crescer. Ao atingir uma fase crucial de expansão, surgem obstáculos inesperados que passam a limitar o crescimento e a eficiência do negócio.
Um dos problemas centrais relatados por bancas desse porte é a frustração com os softwares jurídicos populares: o suporte técnico costuma ser lento, impessoal e pouco resolutivo, deixando a equipe sem retorno justamente quando mais precisa. E esse é apenas o começo.
Dificuldade para acompanhar processos, infraestrutura ultrapassada, sistemas pouco intuitivos, ausência de relatórios estratégicos e falhas técnicas compõem uma lista de dores reais que precisam ser superadas para que o escritório continue crescendo de forma saudável.
A seguir, examinamos alguns desses fatores limitantes para entender como contorná-los.
1. Suporte técnico lento e impessoal
Em escritórios em expansão, tempo é um recurso crítico, ainda mais quando problemas técnicos travam o trabalho.
Infelizmente, o suporte de muitos softwares jurídicos populares tende a ser demorado e impessoal. Chamados que demoram dias para serem respondidos ou atendimentos robotizados fazem com que o advogado sinta-se apenas mais um número.
Se você precisa de ajuda no sistema mas sente vontade de desistir antes mesmo de tentar contatar o suporte, há algo muito errado. Há relatos de usuários que só conseguem solução após reclamarem publicamente na plataforma Reclame Aqui.
Essa falta de suporte imediato não é apenas incômoda, ela compromete os prazos e a confiança do time no sistema. Imagine precisar esclarecer uma dúvida urgente sobre o cálculo de um prazo processual ou recuperar um documento no sistema, e o suporte levar dias para responder. Nessa situação, o risco de perder um prazo ou decepcionar um cliente aumenta exponencialmente.
Um suporte ágil e humanizado não deve ser um luxo acessível somente aos assinantes enterprise, é para todos os clientes: sem ele, o crescimento fica limitado porque as equipes passam mais tempo “brigando” com a tecnologia do que focadas na prática jurídica.
2. Fragmentação de ferramentas e “colcha de retalhos” digital
Outra barreira comum ao crescimento é a fragmentação das ferramentas utilizadas no dia a dia. Muitos escritórios começam adotando soluções pontuais um software para processos judiciais aqui, uma planilha financeira ali, um aplicativo de tarefas acolá, e de repente se veem operando com uma verdadeira “colcha de retalhos” tecnológica.
Historicamente, no início, escritórios de advocacia acabam se acostumando a utilizar um sistema para acompanhar casos, outro para gerenciar documentos, um terceiro para análises, e assim por diante. Porém, esses sistemas não conversam entre si, os dados ficam espalhados e há retrabalho constante para integrar informações.
Muitos escritórios lançam os prazos no software A, controlam as finanças em uma planilha Excel e organizam as tarefas no Trello, mas nenhum deles está integrado. Essa desconexão gera erros (um prazo pode ficar fora da agenda principal), retrabalho (lançar a mesma informação em múltiplos lugares) e falta de visão unificada do negócio. Perde-se produtividade e qualidade, além de as equipes ficam confusas sobre onde encontrar cada informação, prejudicando a colaboração.
Se o seu crescimento está esbarrando em sistemas fragmentados, é hora de repensar essa arquitetura operacional antes que ela acabe inviabilizando a escala do negócio.
3. Dificuldade de escalabilidade (gestão de prazos, tarefas e pessoas)
Conforme a banca cresce, cresce também a complexidade de gerenciar prazos, tarefas e a própria equipe. O que antes era controlável pode rapidamente tornar-se caótico à medida que o volume de casos aumenta.
Perder prazos ou não dar conta das atividades passa a ser uma preocupação constante de todo sócio administrador. Imagine um escritório com 5 advogados que cresce subitamente para 15; de repente, são centenas ou até mesmo milhares de processos ativos, cada um com seus prazos e compromissos em paralelo. Sem fluxos de trabalho bem definidos e ferramentas adequadas, acompanhar todas as audiências, reuniões e prazos de cada cliente se torna praticamente impossível.
Muitos escritórios de advocacia nesse estágio ainda tentam manter os métodos manuais ou soluções improvisadas mas acabam subestimando o desafio. E a consequência vem na forma de prazos estourados, clientes insatisfeitos e profissionais sobrecarregados.
Além disso, sem um sistema unificado e colaborativo, cada advogado adota sua própria forma de controle. E ninguém tem visibilidade completa. Em um cenário assim, as pessoas “não sabem o que está acontecendo, quem está fazendo o quê, nem como um pode ajudar o outro”. A sinergia é comprometida e a mensuração da produtividade torna-se inatingível.
E a gestão perde a visão estratégica do negócio.
Ou seja, a falta de controle operacional, além de travar o crescimento, começa a gerar falhas na entrega do serviço. Superar esse fator limitante exige investir em fluxos e tecnologias escaláveis. Sem essa estrutura, o escritório vai atingir “o teto” de sua capacidade operacional muito antes do que poderia.
4. Limitações de infraestrutura (servidores físicos e falta de nuvem)
Falando em estrutura, muitos escritórios tradicionais ainda operam com infraestrutura local, com servidores físicos dentro do escritório, sistemas instalados em cada máquina e acesso restrito ao ambiente interno. Porém, esse modelo impõe limites rígidos ao crescimento.
Custo e esforço contínuo
Cada vez que o volume de dados ou usuários aumenta, é preciso adquirir hardware, atualizar servidores e investir cada vez mais em suporte de TI. A escalabilidade fica cara e lenta. Já em um software jurídico em nuvem o crescimento ocorre sem investimentos adicionais em infraestrutura.
Falta de mobilidade prejudica a produtividade
Ao depender de servidores locais, seus advogados não conseguem acessar informações quando estão fora do escritório ou em viagem. Nos dias de hoje isso é praticamente impraticável, já que um software jurídico online permite acesso seguro aos casos, processos e atividades de qualquer lugar e a qualquer hora.
Servidores físicos representam um ponto único de falha
Se houver um desastre como queda de energia, defeito no hardware ou ataque ransomware, todo o escritório para. Backups nem sempre estão atualizados ou acessíveis quando a infraestrutura cai. Já com um sistema em nuvem como o Lawyer Eleven, a responsabilidade de manutenção e segurança fica a cargo do provedor, que oferece redundância, backups automáticos e alta disponibilidade.
Atualizações e compatibilidade
Sistemas antigos em servidor local frequentemente ficam desatualizados. Afinal, atualizar dá trabalho e/ou causa indisponibilidade. Já uma solução SaaS em nuvem recebe melhorias constantes sem causar qualquer impacto à sua operação.
Em resumo, investir em infraestrutura física própria pode estar segurando o seu escritório no passado, limitando a capacidade de expansão e travando a eficiência. Migrar para um sistema jurídico em nuvem elimina esses entraves: nada de gastar com servidor, nada de manutenção local, acesso remoto liberado e escalabilidade sob demanda.
Essa mudança é uma virada de chave que permite que o escritório cresça sem esbarrar em limites impostos pela tecnologia.
5. Usabilidade ruim e baixa adoção pela equipe
Quando um software que deveria facilitar o dia a dia acaba sendo complicado de usar, ele se torna um fator limitante por si só. Interfaces pouco intuitivas, menus confusos e excesso de cliques para tarefas simples fazem os advogados perderem tempo e a paciência. Se o seu sistema parece mais difícil de usar que uma planilha ou menos confiável que uma agenda de papel, esse é um sinal de alerta claro.
Baixa adoção
Os profissionais passam a evitar usar certas funcionalidades, como deixar de registrar contatos ou tarefas no sistema e voltar a anotar manualmente, porque a ferramenta mais atrapalha do que ajuda.
Além disso, soluções mal desenhadas vêm carregadas de funções irrelevantes, sem foco na experiência do usuário. Nessa hora, vale lembrar que ser completo não significa ser complexo.
Um monte de funcionalidades que ninguém usa não melhora a rotina de ninguém. Ao contrário, só aumenta a curva de aprendizado e distrai do que é importante.
O que realmente importa em um SaaS jurídico é a facilidade de uso aliada ao desempenho. Um sistema que seja rápido, com visual limpo, intuitivo e com recursos realmente úteis, que poupe o tempo do advogado em vez de desperdiçá-lo.
Dificuldade de integração de novos membros
Outro grande problema causado por uma usabilidade ruim é a integração de novos membros na equipe: treinamentos viram maratonas de instruções, e erros operacionais se multiplicam porque a interface não é fácil de usar. Em empresas de tecnologia, costuma-se dizer que “uma boa interface de usuário é aquela que quase não precisa de manual”.
Se o seu software jurídico exige um curso para usar o básico, certamente ele está freando a produtividade do escritório. Trocar para uma ferramenta com foco em usabilidade é um investimento estratégico. Afinal, sistemas mais novos trazem design centrado no usuário e são mais práticos e agradáveis de usar, tornando a rotina mais produtiva.
Cada minuto perdido tentando entender um sistema complicado é um minuto a menos de atenção aos clientes e aos casos sob responsabilidade do seu escritório de advocacia.
6. Ausência de relatórios estratégicos e insights para gestão
Trabalhar duro já não é suficiente, é preciso trabalhar de forma inteligente. E inteligência é alimentada por dados, indicadores e métricas. A ausência de relatórios estratégicos é um fator silencioso que limita muito a expansão sustentável de escritórios prontos para crescer.
Sem um bom acompanhamento de métricas de performance, financeiras e operacionais, os sócios acabam gerindo no escuro, tomando decisões guiadas apenas pela intuição. Um advogado gestor precisa converter o volume de dados do cotidiano da operação em inteligência de negócio com fins práticos. Como, por exemplo, saber quantos casos foram ganhos ou perdidos no mês, qual área do direito é mais rentável para o escritório, quantos novos clientes entraram e qual o tempo médio de conclusão dos processos.
Se o software atual não gera relatórios ou requer um verdadeiro garimpo manual de dados, o escritório tende a ficar preso a um modelo de gestão reativa, limitado a apagar incêndios em vez de agir proativamente.
A importância de relatórios jurídicos bem estruturados
Bons relatórios ajudam a gestão a identificar gargalos, medir a produtividade da equipe, gerenciar riscos e controlar as finanças com muito mais precisão. Afinal, esses insights permitem ajustes estratégicos: redistribuir casos de um advogado sobrecarregado, investir em uma área promissora, reforçar o relacionamento com clientes importantes, etc. Escritórios que usam sistemas robustos têm a vantagem de gerar tanto relatórios padrão quanto personalizados, possibilitando análises mais aprofundadas. Ou seja, a tecnologia certa transforma dados brutos em decisões inteligentes.
Por outro lado, a ausência de relatórios gerenciais é apontada como um dos principais inibidores de crescimento nas bancas. Muitos escritórios concentram-se apenas nas rotinas e cometem o equívoco estratégico de deixar de mensurar resultados e metas. Sem medir, não há como melhorar. Por isso, superar essa limitação exige a adoção de ferramentas que ofereçam uma visão operacional clara e relatórios em tempo real, mostrando desde indicadores básicos (prazos em dia, tarefas concluídas, faturamento mensal) até análises avançadas (taxa de sucesso por tipo de ação, desempenho por advogado, previsão de receita).
Com informação estruturada em mãos, os sócios podem finalmente confiar mais nos dados do que na intuição para conduzir o crescimento com segurança e assertividade.
7. Instabilidades técnicas e falhas recorrentes
Por fim, nada sabota mais a confiança em um software (e o crescimento almejado com ele) do que instabilidades técnicas constantes. Sistemas que travam, ficam lentos ou apresentam bugs justamente nas horas de maior necessidade. Se toda segunda-feira de manhã o sistema está fora do ar ou se, para abrir o cadastro de um cliente, você espera longos segundos, tenha certeza de que a produtividade, e a paciência, estão em queda livre. Pior: falhas críticas podem gerar prejuízos diretos.
Afinal, há casos reportados de problemas no software que levaram a consequências sérias, com a perda de prazos processuais devido a uma falha na captura de intimações eletrônicas.
Descobrir que o sistema não importou uma notificação do tribunal e o prazo daquela contestação expirou é um pesadelo que nenhum escritório quer enfrentar. Há reclamações recorrentes de usuários de softwares jurídicos amplamente conhecidos que mencionam pontos como “lentidão extrema, erros de carregamento de documentos, travamentos frequentes e até perda de dados essenciais”.
De fato, trabalhar com um sistema instável significa ter sempre um plano B manual à espreita (planilhas duplicando o controle, por precaução) e estresse constante na equipe.
Além disso, quando o software jurídico é instável, geralmente também é pouco evolutivo, passando aquela impressão de que “parou no tempo”. Se a cada atualização do tribunal ou do sistema operacional seu software quebra alguma coisa, ou se ele requer procedimentos arcaicos como reiniciar o servidor ou reinstalar componentes com frequência, dificilmente ele conseguirá acompanhar necessidades de um escritório em expansão.
Longevidade do sistema
Vale refletir: você se imagina crescendo nos próximos 5 anos lidando com um sistema que trava toda hora e exige reiniciar o computador várias vezes ao dia? Não dá para escalar dependendo de um software assim.
A estabilidade e alta performance técnica são pilares que dão suporte ao crescimento. Sem elas, cada novo advogado ou volume extra de casos traz mais problemas do que resultados.
Superar esse desafio requer ou exigir melhorias robustas do fornecedor atual (o que nem sempre é possível) ou partir para uma solução tecnológica mais moderna e confiável. Como o Lawyer Eleven, que é capaz de entregar velocidade, uptime próximo de 100% e proteção contra perda de dados. Seu escritório merece um software à altura da sua advocacia.
Lawyer Eleven: a tecnologia certa para escritórios de advocacia
O ponto em comum entre os pontos apresentados acima é claro: quando a tecnologia de gestão não acompanha as necessidades do negócio, ela deixa de ser alavanca e vira peso. A boa notícia é que nenhuma dessas barreiras é intransponível.
Ao identificar essas dores o sócio administrador pode agir de forma estratégica para corrigi-las. Isso passa, invariavelmente, pela migração para um sistema robusto, concebido para a realidade de bancas em crescimento, aliado a boas práticas de gestão.
É nesse contexto que surge o Lawyer Eleven como proposta de solução clara.
Desenvolvido pela Alkasoft com a experiência de mais de três décadas em tecnologia jurídica, o Lawyer Eleven centraliza toda a gestão do escritório de advocacia em um só lugar – do controle de prazos e processos ao financeiro – eliminando a colcha de retalhos de softwares.
O LE possui uma interface intuitiva e focada no usuário, garantindo que a equipe inteira adote facilmente as ferramentas com uma rápida curva de aprendizagem . Além disso, o sistema oferece uma visão operacional clara e relatórios de desempenho em tempo real, proporcionando insights gerenciais valiosos para decisões estratégicas. Em outras palavras, o Lawyer Eleven entrega mobilidade, integração e inteligência de dados de última geração.
O melhor suporte que você já viu
Um dos principais diferenciais do Lawyer Eleven está na governança de suporte que a Alkasoft oferece aos clientes. A equipe oferece um atendimento próximo, ágil e proativo: nada de ficar horas aguardando solução ou se sentindo apenas um protocolo. Pelo contrário, o escritório tem à disposição uma equipe de suporte dedicada com atendimento por videochamada, telefone, e-mail ou WhatsApp, pronta para resolver qualquer questão com rapidez e conhecimento do contexto.
Esse suporte diferenciado dá tranquilidade para os sócios dedicarem sua atenção ao crescimento, sabendo que a tecnologia de gestão está amparada por profissionais à disposição para atendê-los a poucos cliques de distância.
Se você se viu refletido em algumas das situações descritas ao longo deste artigo, saiba que não está sozinho: esses desafios são comuns a muitas firmas nessa fase de expansão.
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Com planos a partir de R$360 para 5 usuários, o Lawyer Eleven é utilizado por milhares de escritórios de advocacia no Brasil todo. Clique aqui e preencha o formulário para solicitar uma demonstração personalizada.
