Como fazer o acompanhamento registral no cartório?

A rotina de cartório de registros de imóveis é repleta de processos, tarefas e obrigatoriedades de grande importância. Entre essas atividades, está o acompanhamento registral no cartório.

Com isso, todas as partes interessadas, incluindo clientes e Poder Judiciário podem ter acesso ao andamento dos títulos.

Continue a leitura para compreender mais sobre este tema e descubra também por que utilizar um sistema especializado nos processos de cartório pode oferecer vantagens para essa rotina. Acompanhe a seguir.

O que é acompanhamento registral no cartório?

Na rotina dos cartórios de registros de imóveis, o acompanhamento registral refere-se à disponibilização e acesso à visualização de todas as fases percorridas por determinado título – da prenotação ou exame e cálculo até a entrega do título. 

Com isso, esse processo permite o acompanhamento completo do procedimento registral de dado título, englobando seus diferentes status, que podem incluir, por exemplo:  cancelado, título pronto para a retirada, título registrado, título entregue, notificação, processamento e outros.

Por que o acompanhamento registral no cartório é tão importante?

Faz parte da prestação de serviço do cartório prover seus clientes de dados sobre o andamento de suas solicitações. Tais informações também podem ser de interesse do Poder Judiciário e da Administração Pública.

Dada sua importância, é cada vez mais imperativo que esses processos de cartório sejam também digitalizados.

Em uma serventia que executa essas rotinas de forma manual, é preciso alocar um profissional para atender às ligações recorrentes dos clientes em busca de atualização sobre o andamento de suas solicitações. Isso gera custos e perda de tempo tanto para o cidadão quanto para o cartório.

Por isso, como veremos a seguir, utilizar o apoio da tecnologia para fazer e promover o acesso ao acompanhamento registral no cartório é bastante vantajoso.

Quais são as vantagens de ter um sistema para fazer o acompanhamento registral na serventia?

Utilizar um sistema especializado nas rotinas de um cartório para apoiar esse processo é algo benéfico tanto para a serventia quanto para o seu cliente.

Algumas das principais vantagens disso são:

Mais transparência 

Sistemas especializados possibilitam que o acompanhamento registral no cartório seja feito a qualquer momento e a partir de qualquer local por quem possui autorização para isso.

Essa acessibilidade eleva a transparência na prestação de serviço e no relacionamento da serventia com os seus públicos de interesse. 

Otimização da gestão

Ao utilizar um sistema para essa rotina, tarefas podem ser total ou parcialmente automatizadas.

Além disso, a equipe dedicada a atender o público presencialmente ou via telefone para atualização de status das solicitações poderá ser alocada para outras atividades, otimizando o trabalho e a produtividade da serventia de maneira mais ampla.

Redução de custos

Ao utilizar um sistema que forneça o acesso ao acompanhamento registral no cartório, é possível diminuir custos operacionais com aumento de equipe para atendimento, geração de cópias de documentos, ligações, entre outras coisas.

Satisfação do cliente

Quando o cliente não precisa mais se deslocar até o cartório, ficar em filas ou fazer repetidas ligações para acompanhar o status de suas solicitações, otimiza-se seu tempo e oferece-se um serviço mais satisfatório a ele.

A praticidade trazida pela consulta online empodera a população e garante mais comodidade no acesso às informações buscadas.

Modernização da serventia

Naturalmente, o sistema especializado ajuda a modernizar a serventia, digitalizando suas rotinas e trazendo mais eficiência e agilidade para processos como o acompanhamento registral no cartório.

Como fazer o acompanhamento registral no cartório? 

O acompanhamento do status das solicitações poderá ser feito por meio da solução trazida pela Associação dos Registradores Imobiliários, que interliga sistemas dos cartórios de modo que a população, o Poder Público e o Poder Judiciário tenham acesso eletrônico aos registros. 

Para fazer o acompanhamento nesse site, é preciso inserir alguns dados básicos, como o número de protocolo da solicitação, o Estado e a Comarca, entre outros. O resultado será exibido com detalhes do título consultado e seu andamento. 

Outra alternativa é disponibilizar também o acompanhamento registral por meio de um portal de sua serventia a partir de um sistema especializado, como o CART Imóveis. 

Como o sistema CART pode ser utilizado para acompanhamento registral no cartório?

Essa solução da Alkasoft, por intermédio da funcionalidade CART Web, possibilita que a serventia disponibilize uma espécie de portal para que seus clientes possam consultar o trâmite de seus protocolos online, mediante um login e senha.

Assim, o cliente pode obter facilmente as atualizações do andamento dos títulos e uma experiência de atendimento ainda mais qualificada. Além disso, ele poderá receber em seu e-mail notificações sobre o status de suas solicitações, tornando ainda mais prático realizar esse acompanhamento do trâmite. 

Outra facilidade adicional dessa solução da Alkasoft é que a consulta poderá ser feita pelo cliente também por meio de um QR Code, além do identificador e protocolo entregues a ele. 

Se você ficou interessado nesta solução, conheça mais sobre o sistema para cartório da Alkasoft.