Quem atua com propriedade intelectual sabe que protocolar um pedido é apenas uma parte do trabalho. Depois disso, existe uma carteira que precisa continuar sob acompanhamento: processos em diferentes fases, novos despachos, marcas que podem apresentar colidências, clientes aguardando retorno e prazos que dependem de uma leitura atenta das publicações.
O desafio começa quando essa carteira cresce.
Não porque o advogado deixa de saber onde consultar ou o que precisa observar, mas porque o acompanhamento passa a exigir uma quantidade cada vez maior de conferências. O risco é transformar uma atividade essencial em uma sucessão de buscas operacionais que consomem tempo antes mesmo de começar a análise jurídica.
É nesse ponto que a tecnologia muda a lógica do trabalho. Em vez de o profissional precisar procurar constantemente se algo aconteceu, o monitoramento pode fazer essa vigilância de forma contínua e direcionar a atenção da equipe para aquilo que realmente mudou.
O custo do acompanhamento não aparece apenas nas horas gastas
Quando pensamos em eficiência, é fácil olhar apenas para o tempo necessário para pesquisar um processo. Mas o custo operacional vai além.
Uma carteira de marcas exige consistência. Não basta consultar quando alguém lembra ou quando o cliente pede uma atualização. A equipe precisa manter uma rotina capaz de acompanhar vários processos simultaneamente, identificar novas publicações e organizar o que merece atenção.
Quanto mais esse controle depende de agendas, planilhas, lembretes e verificações individuais, maior a dependência de pessoas para manter o fluxo funcionando.
O problema, portanto, não está em fazer uma consulta ao INPI. Está em construir uma operação na qual dezenas ou centenas dessas consultas precisam acontecer repetidamente e com a mesma atenção.
Para escritórios que pretendem aumentar a carteira de propriedade intelectual, esse detalhe faz diferença. Crescer não deveria significar aumentar na mesma proporção o volume de trabalho manual necessário apenas para acompanhar aquilo que já está sob gestão.
Monitoramento muda a lógica: de procurar informação para receber o que exige atenção
Existe uma diferença operacional importante entre consultar uma base e manter algo sob monitoramento.
Na consulta, o profissional toma a iniciativa: entra no sistema, busca determinada informação, verifica o resultado e repete esse processo sempre que precisa de uma atualização.
No monitoramento, a lógica se inverte. O processo, a marca ou determinado termo permanece configurado para acompanhamento e o sistema passa a verificar as novas publicações relacionadas àquele objeto.
O Siga Sua Marca trabalha justamente dessa forma. No monitoramento de processos, acompanha os despachos publicados na RPI de Marcas referentes aos processos cadastrados e pode notificar o usuário quando identifica um novo despacho.
Essa mudança parece simples, mas altera onde a equipe utiliza sua energia. O advogado deixa de gastar parte do tempo perguntando “aconteceu alguma coisa?” e passa a concentrar sua atenção em “isso aconteceu; o que precisamos fazer agora?”.
É nessa segunda pergunta que está o trabalho jurídico de maior valor.
A gestão da carteira não termina no andamento dos próprios processos
Outra questão importante é que uma carteira de propriedade intelectual não exige atenção apenas aos processos que o escritório já administra.
Também é necessário observar o ambiente ao redor das marcas.
Um novo pedido pode apresentar semelhanças relevantes com uma marca de um cliente. Determinados termos podem aparecer em registros de terceiros. Uma possível colidência pode exigir análise antes que se transforme em um problema maior.
Por isso, o Siga Sua Marca trabalha com frentes diferentes de monitoramento.
Além dos processos, a ferramenta permite acompanhar marcas, realizando a análise contínua da RPI para identificar pedidos e registros potencialmente colidentes. O sistema também oferece monitoramento por palavras-chave, recurso útil quando o escritório deseja acompanhar termos ou radicais específicos ligados a um conjunto de marcas.
Essas funcionalidades ampliam a leitura da carteira. O acompanhamento deixa de olhar somente para o andamento interno dos processos e passa a considerar também novas ocorrências que podem impactar os ativos administrados pelo escritório.
A Alkasoft aprofunda essa frente no conteúdo sobre monitoramento de marcas e colidências.
O advogado não precisa ser substituído pela automação. A busca repetitiva, sim.
Quando se fala em automatizar rotinas jurídicas, existe uma diferença entre automatizar uma tarefa operacional e automatizar uma decisão.
No monitoramento de marcas, o sistema consegue localizar informações, identificar determinadas ocorrências e avisar que algo mudou. Entretanto, nenhuma dessas funções elimina a necessidade de análise profissional.
Uma possível colidência precisa ser interpretada dentro do contexto. Um despacho pode exigir alguma providência. Uma nova publicação precisa ser analisada para que o escritório defina a orientação adequada ao cliente.
É justamente por isso que a automação faz sentido nesse tipo de trabalho. Ela não tenta assumir a parte mais especializada da atividade. Ela reduz o esforço empregado para chegar até essa etapa.
Em outras palavras, a tecnologia pode fazer a varredura. O advogado continua fazendo a leitura jurídica.
Uma carteira maior exige uma estrutura melhor, não apenas mais conferência
Esse talvez seja o ponto mais relevante para escritórios que atendem propriedade intelectual de forma recorrente.
Se cada novo processo cadastrado acrescenta uma nova rotina manual de acompanhamento, existe um limite natural para a quantidade de trabalho que a mesma equipe consegue absorver. A operação cresce, mas o esforço de conferência cresce junto.
Quando o escritório utiliza uma estrutura de monitoramento, essa relação começa a mudar.
Processos podem permanecer acompanhados pelo sistema. Marcas podem ser monitoradas em busca de possíveis colidências. Palavras-chave podem ficar sob observação e novos despachos podem gerar notificações para a equipe. Essas são funcionalidades previstas na estrutura do Siga Sua Marca.
O ganho, portanto, não está apenas em economizar alguns minutos em uma pesquisa. Está em permitir que o escritório organize uma carteira maior sem transformar cada novo cliente em mais uma sequência de verificações manuais.
É uma mudança de escala.
O Siga Sua Marca como ferramenta de gestão da rotina de propriedade intelectual
O Siga Sua Marca foi desenvolvido especificamente para esse contexto. A solução utiliza os dados publicados na RPI para apoiar o monitoramento de processos, marcas e palavras-chave, além de oferecer recursos de pesquisa relacionados à base de marcas.
Dessa forma, diferentes atividades que fazem parte da rotina de quem trabalha com registro e gestão de marcas podem permanecer dentro de uma estrutura de acompanhamento contínuo.
Para o advogado, isso significa reduzir a dependência de uma rotina construída apenas sobre pesquisa e conferência manual. Para o escritório, significa organizar melhor a carteira e criar condições para que o crescimento não dependa apenas de mais horas dedicadas à mesma atividade operacional.
E talvez essa seja a pergunta mais importante para quem já administra um volume relevante de marcas:
quanto tempo da equipe ainda é gasto procurando informações que poderiam chegar até ela automaticamente?
O acompanhamento continua sendo necessário. A análise profissional continua sendo indispensável. O que não precisa continuar igual é a forma como o escritório chega até a informação.
Conheça o Siga Sua Marca e veja como estruturar o monitoramento dos processos e marcas administrados pelo seu escritório.
