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Existem várias ferramentas disponíveis no mercado que podem auxiliar na gestão do seu escritório de advocacia, inclusive, ferramentas especializadas em controle de prazos jurídicos. Nos dois últimos posts vimos a importância de manter os prazos sob controle e como efetivamente implantar um fluxo de trabalho de controle de prazos através do PDCA. Se você precisa ter um controle eficiente sobre seus prazos, você precisa conhecer o Lawyer Web. Além deste importante recurso de controle de prazos, o software jurídico possui diversas outras ferramentas que facilitarão a gestão completa do seu escritório de advocacia.

Quer saber mais a respeito? Então acompanhe a seguir o post que preparamos especialmente para você que precisa começar a controlar melhor seus prazos.

Fluxograma Controle de Prazos

Este é um exemplo prático de controle fluxo de controle de prazos que temos sugerido aos nossos clientes e o detalhamento de cada atividade. Usamos um software Bizagi que comentamos no post anterior.

DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES

– Tribunal publica uma nota de expediente
É aqui que dá início ao fluxo de controle de prazos. As publicações se dão nos diários oficiais ou diretamente nos sites dos sistemas utilizados pelos tribunais.

– Lawyer Web monitora diariamente as notas de expediente
Com base em um nome de busca predefinido o Lawyer Web varre todas as publicações em busca desse nome. Quando ele encontra a citação desse nome em alguma publicação, ele traz automaticamente para o sistema todo o teor publicado, facilitando a sua rotina.

– Lawyer Web vincula a publicação ao processo e avisa aos responsáveis
Se a publicação encontrada na atividade anterior fizer menção a algum processo já cadastrado no sistema, o próprio Lawyer Web se encarrega de inserir a nota de expediente na pasta virtual do processo. Além disso, o sistema dispara um alerta de nova ocorrência para o advogado da causa.

– Equipe de apoio cadastra o processo e vincula a publicação
Caso o processo mencionado na publicação não esteja cadastrado no sistema, é necessário que alguém fique responsável por cadastrar o processo e vincular a publicação manualmente. A partir disso, qualquer nova publicação será vinculada automaticamente, como citado no passo anterior.

– Equipe de apoio analisa a nota de expediente e cria tarefa com prazo
O Lawyer Web disponibiliza diariamente uma lista de novas publicações. Com base no novo CPC, nas resoluções do CNJ e nas regras dos sistemas dos tribunais, uma equipe de apoio cria a tarefa que determinará o prazo, definindo quem será o responsável, que não necessariamente será o advogado da causa.

– Lawyer Web encaminha alertas por e-mail com vencimento dos prazos
Após a criação da tarefa com o prazo, o sistema se encarrega de enviar lembretes por e-mail para os seus responsáveis, reduzindo as chances de perda do prazo. É possível configurar quanto tempo antes o vencimento o sistema deve alertar os responsáveis. Além dos alertas, o sistema também conta com uma agenda interna, que aparece na tela de entrada, facilitando ao advogado a visualização dos prazos vincendos ou vencidos.

– Equipe de apoio acompanha os andamentos das atividades inerentes aos prazos
É possível definir um perfil de usuário, que seria a equipe de apoio nesse nosso fluxo, que fica responsável pelo acompanhamento da agenda de prazos como um todo. Por meio de relatórios ou funcionalidades específicas do sistema é possível identificar quantos prazos estão por vencer ou vencidos e como os prazos estão distribuídos entre os advogados.

– Advogado executa as atividades inerentes ao prazo
Aqui é que entra a produção jurídica, com a elaboração das peças, contratos etc. Atividades como o protocolo das petições, juntada de documentos e outros também entram nessa etapa do fluxo. Tudo isso pode e deve ser registrado pelo advogado, para que a equipe de apoio tenha o real controle da situação. No registro da tarefa é possível anexar os documentos gerados, como o protocolo, petições, etc.

– Prazo cumprido
Se todas as etapas anteriores acontecerem conforme o planejado, perfeito. Será um sinal de que seus prazos estão sob controle.

Otimize seus processos e prazos com segurança!

Se você já é cliente da Alkasoft, entre em contato com o nosso suporte técnico e busque mais informações de como controlar seus prazos. Se ainda não é cliente, entre em contato agora com a nossa equipe de negócios, solicite uma demonstração e comece a controlar seus prazos com o nosso software de gestão.

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