A transformação digital na advocacia está em pleno vapor. E você, como advogado, já deve ter percebido o impacto que as novas tecnologias trazem para a rotina jurídica.

Processos que antes consumiam horas, como o envio de documentos, coleta de assinaturas e até mesmo a gestão de prazos, hoje podem ser realizados com muito mais agilidade e eficiência. 

Um dos maiores avanços nessa revolução digital é a assinatura eletrônica. É uma solução que permite não só assinar documentos à distância, mas também significa uma importante redução de custos e maior segurança na administração dos arquivos. 

Para você, que busca otimizar seu tempo e cortar gastos, é uma ferramenta indispensável.

Neste artigo, vamos explicar como você pode começar a utilizá-la.

O que é a assinatura eletrônica?

É uma forma de autenticar documentos eletrônicos de maneira segura, sem a necessidade de papel ou caneta. 

Diferente da assinatura digital, que utiliza certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras para garantir sua autenticidade, a assinatura eletrônica pode ter outros métodos de autenticação, como o uso de geolocalização, códigos via SMS ou até reconhecimento facial. 

Em termos simples, é mais flexível e acessível para o dia a dia de um advogado que precisa de uma solução rápida e confiável.

Imagine poder enviar um contrato para o cliente, o contratante assiná-lo digitalmente e você receber o documento de volta em minutos. Não é preciso imprimir, enviar por correio ou correr o risco de perder prazos importantes.

Validade jurídica da assinatura eletrônica

Será que a assinatura eletrônica tem validade jurídica? A resposta é sim! No Brasil, isso é garantido pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 

Esse documento estabelece que tanto a assinatura digital quanto a eletrônica têm valor legal, desde que atendam aos requisitos de integridade, autenticidade e segurança dos documentos.

Ao adotar a assinatura eletrônica, você pode ter certeza de que seus contratos, petições e outros documentos estarão em conformidade com as leis brasileiras. E o melhor: sem a necessidade de processos burocráticos ou altos custos com certificação digital.

Existe assinatura eletrónica vencida?

Tecnicamente não existe. Isso porque, uma vez que o documento é assinado eletronicamente, a assinatura mantém sua validade jurídica por tempo indeterminado, desde que os termos do contrato ou documento sejam válidos. 

No entanto, o que pode vencer são os certificados digitais usados em assinaturas digitais (um tipo específico de assinatura eletrônica). Eles têm uma validade limitada, geralmente de 1 a 3 anos. 

Quando eles expiram, precisam ser renovados para que você possa continuar a assinar documentos eletronicamente, mas isso não afeta a validade de documentos assinados antes do vencimento.

Benefícios da assinatura eletrônica para advogados

Agora vamos falar dos benefícios que ela traz para a sua rotina de trabalho.

Agilidade na assinatura e gestão de documentos

Precisando de auxílio na gestão de documentos? Não precisa mais esperar dias para um contrato ser enviado, assinado e devolvido. Tudo é feito em questão de minutos, de qualquer lugar do mundo. Isso significa que você pode fechar acordos rapidamente e evitar atrasos.

Redução de custos com papel e correios

A eliminação do uso de papel e de serviços de correio gera uma economia significativa, tanto de dinheiro quanto de espaço físico no seu escritório. Além disso, essa prática é sustentável, contribuindo para a preservação do meio ambiente.

Maior segurança e rastreabilidade dos documentos assinados

Ao utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica, você tem acesso a um histórico completo de todas as interações com o documento. Desde o momento em que ele é enviado para assinatura até a sua conclusão, tudo é registrado e pode ser auditado.

Facilidade de integração com outros sistemas

Muitas ferramentas de assinatura eletrônica estão aptas a serem integradas com sistemas de gestão de processos e documentos que você já utiliza no seu escritório. Isso significa que a automação de tarefas pode ser feita de forma ainda mais fluida, eliminando a necessidade de processos manuais.

Como utilizar assinatura eletrônica grátis?

Se quiser começar a explorar os seus  benefícios, existem opções gratuitas disponíveis no mercado que permitem que você experimente a tecnologia sem compromissos financeiros. 

No entanto, é importante ficar atento às limitações dessas ferramentas. A maioria das versões gratuitas oferece um número limitado de assinaturas por mês ou funcionalidades restritas em comparação com as versões pagas.

Uma solução popular no Brasil é a assinatura eletrônica GOV, disponibilizada pelo governo federal. 

Essa ferramenta permite que você assine documentos eletrônicos gratuitamente e com validade jurídica, sendo uma ótima opção para advogados que estão começando a migrar para o mundo digital. 

O governo também oferece serviços que facilitam a autenticação de documentos com segurança e sem custos.

Outras plataformas, como DocuSign e Clicksign, têm planos gratuitos, mas com algumas limitações, como o número reduzido de documentos que podem ser assinados mensalmente. 

Invista em assinatura eletrônica

A transformação digital na advocacia está acontecendo agora e a assinatura eletrônica é uma ferramenta que acelera esse processo. 

Há opções gratuitas no mercado, que oferecem validade jurídica e podem ser utilizadas por advogados em qualquer parte do Brasil, mas para fazer dela uma vantagem competitiva o melhor é investir. No final do dia o que é gratuito tem um preço muito alto! Se você quer começar hoje mesmo a transformação do seu escritório, continue navegando pelo nosso blog e descubra como a tecnologia de ponta vai ser a sua grande aliada.