Atrasos judiciais são um grande desafio a ser superado pela equipe de um escritório de advocacia. Por isso, quem é responsável por encontrar soluções para superá-los deve sempre estar atento a boas oportunidades de melhoria. Felizmente, essa é uma situação que, com alguma dedicação, fica mais simples controlar. Quer entender melhor o que o time da sua banca de advogados precisa colocar em prática para manter as entregas em dia? É só seguir com a leitura!

A importância do controle de prazos no escritório jurídico

Antes de buscar uma solução, se faz necessário compreender melhor o motivo de ela ser necessária.

O cumprimento de prazos transcende a uma simples formalidade de atender a determinada data. Ele é um reflexo do profissionalismo e da seriedade de um indivíduo ou de uma equipe em relação aos seus compromissos. Essa prática, quando consistente, estabelece um alto padrão de integridade e contribui para a formação de uma cultura pautada na confiança e na busca pela excelência. 

Uma gestão de prazos jurídicos bem-sucedida permite evitar atrasos judiciais e que colaboradores se planejem de forma minuciosa, garantindo que as tarefas sejam estruturadas para atender tanto aos cronogramas quanto aos objetivos de maneira eficaz. 

Agora, vale destacar que ela vai além, já que pode prevenir contra prejuízos:

Como atrasos impactam a reputação e o financeiro

A ineficiência na gestão de prazos pode proporcionar um impacto devastador na saúde financeira e na reputação de um escritório. Atrasos não só geram custos adicionais, como horas extras, despesas extras com pessoal e possíveis penalidades contratuais, mas também desgastam a imagem da empresa. 

Internamente, a falta de controle gera uma sobrecarga para a equipe, que precisa gastar tempo e esforço para monitorar prazos de forma manual e descentralizada. Essa situação tende a reduzir a produtividade e impedir que os profissionais se dediquem a atividades de maior valor estratégico, como a elaboração de teses jurídicas e a análise de casos complexos.

A gestão eficaz de prazos é, em sua essência, uma estratégia de redução de custos. Ao evitar atrasos, a banca fica apta a diminuir significativamente o tempo e os recursos investidos em um projeto. A prevenção de atrasos acelera a conclusão de cada fase do processo, o que se traduz em uma economia substancial. 

Quando o time cumpre os compromissos, além de poupar recursos, o escritório constrói uma reputação de solidez e confiabilidade no mercado. É algo que conta com potencial para atrair novos clientes e fortalecer as parcerias já existentes.

Consequências jurídicas e éticas da perda de prazos

Contar com atrasos judiciais e perda de prazos são riscos bem graves na advocacia. Sistemas de controle ineficientes, como anotações manuais e calendários não integrados, dependem em excesso da memória humana e aumentam a chance de falhas. 

Um erro trivial, como uma anotação incorreta ou a interpretação equivocada de um documento, às vezes leva a consequências graves. É o caso de perda de oportunidades processuais e até mesmo a extinção de ações judiciais.

Quando um prazo judicial é perdido, as ramificações são sérias. O escritório pode ser alvo de multas, sofrer decisões judiciais desfavoráveis e, em casos graves, enfrentar ações de responsabilidade civil. Tais problemas não apenas causam prejuízos financeiros, mas também corroem a credibilidade da banca perante a Justiça e, mais importante, com seus clientes. 

Eticamente, a perda de um prazo é uma falha de responsabilidade que costuma prejudicar as partes envolvidas, tanto o advogado quanto o cliente. 

Portanto, a organização e o controle dos prazos processuais não são mais uma opção, mas uma obrigação.

Ferramentas e métodos para organizar prazos processuais

Para mitigar os riscos e maximizar a eficiência, a adoção de métodos e ferramentas de organização para manter alinhada uma agenda de prazos de quem está ou não no escritório é indispensável. 

O controle de processos judiciais pode ser feito tanto de forma manual, usando planilhas, quanto de forma automatizada, com o uso de algum software jurídico. A escolha do método adequado depende da complexidade e do volume de demandas de cada escritório.

Planilhas, agendas e softwares jurídicos

Tradicionalmente, a organização de prazos é feita com agendas físicas, planilhas ou agendas digitais. No entanto, a complexidade do cenário jurídico atual tornou esses métodos insuficientes para um controle seguro. 

Nos dias de hoje, com o enorme fluxo de demandas e informações à disposição, a adoção de um bom software jurídico pode ser determinante para aprimorar a produtividade e os resultados do escritório.

É possível encontrar versões com painel de controle unificado, monitoramento detalhado de datas de vencimento e renovação, além de outros recursos para facilitar a rotina.

Integração de alertas automáticos

Falando em deixar o dia a dia mais fácil, uma das maiores vantagens de muitos softwares jurídicos é a capacidade de gerar alertas e lembretes automáticos. Essas notificações são configuradas para lembrar os profissionais com antecedência sobre os prazos, permitindo que eles ajam de forma proativa e segura. 

Nesses casos, alterações em processos ou prazos costumam ser refletidas em tempo real no sistema, o que assegura que todas as decisões sejam tomadas com base em dados precisos e atualizados.

A automatização de tarefas repetitivas, como o envio de lembretes, libera a equipe para focar em análises complexas e decisões estratégicas. Essa automação aumenta a produtividade e minimiza o risco de falhas humanas, garantindo que nenhum prazo importante seja esquecido. 

Rotina e cultura de gestão de prazos

Sem dúvida, a tecnologia se tornou um grande facilitador do trabalho jurídico na atualidade. Agora, para servir como uma solução útil de fato, ela deve ser acompanhada de uma rotina e uma cultura de organização e planejamento. 

Por exemplo, a definição de prazos realistas é vital para o gerenciamento de tempo e para a gestão das expectativas das partes envolvidas. Estabelecer esse critério de modo válido envolve uma capacitação dos colaboradores e do time como um todo. A seguir, você confere detalhes nesse sentido para ajudar a trabalhar o seu grupo.

Padronização de fluxos internos

Um dos primeiros passos para uma gestão eficaz é padronizar os fluxos de trabalho internos. Isso começa com a categorização das atividades e a alocação de recursos de forma adequada. 

É essencial que o escritório separe as tarefas por tipo, como processuais, administrativas e financeiras. Então, é necessário designá-las a profissionais responsáveis por elas. 

Essa divisão de responsabilidades diminui a chance de prazos serem perdidos, já que cada um sabe exatamente o que deve fazer. A capacidade de priorizar as atividades também é algo de que não se pode abrir mão. Ao definir quais tarefas são mais importantes ou urgentes, a equipe consegue concentrar seus esforços de forma estratégica, evitando a procrastinação e garantindo que metas críticas sejam atendidas primeiro.

Muitos escritórios, especialmente os maiores, contam com a colaboração de um controller jurídico. Este profissional é encarregado de organizar as rotinas do negócio, o que possibilita que profissionais do Direito se concentrem em suas atividades-fim. Mesmo com a ajuda de alguém nessa posição, a adoção de uma ferramenta tecnológica faz toda a diferença para centralizar as informações e evitar a dispersão de dados.

Além disso, todo o time precisa estar preparado para entender e acolher as melhorias a serem implementadas.

Treinamento da equipe para evitar falhas

A adoção de novas ferramentas tecnológicas para a gestão de prazos exige que a equipe seja devidamente treinada e capacitada. Não basta ter o melhor software se os profissionais não sabem como utilizá-lo de forma eficaz, por exemplo. 

Além disso, a gestão não para na implementação. É preciso monitorar o desempenho das soluções adotadas e fazer os ajustes necessários para otimizar os resultados ao longo do tempo.

Capacite os profissionais da banca para que, mesmo em um ambiente com um altíssimo volume de demandas, estejam aptos a compreender como as tarefas são priorizadas por ordem de urgência e incluídas em um sistema de controle de prazos. 

Essa abordagem proativa, combinada com a tecnologia, eleva a qualidade do serviço e fortalece a capacidade do escritório de alcançar objetivos de forma eficaz e competitiva.

Por tudo que foi colocado, fica mais simples entender como, ao padronizar fluxos de trabalho, priorizar tarefas e capacitar a equipe, um escritório consegue se prevenir contra prejuízos, reduzir riscos e construir uma reputação de confiabilidade e profissionalismo.

Quer saber melhor como a tecnologia pode transformar a gestão de prazos na sua banca de advogados? Então, acesse nosso material Controle de prazos processuaispara o seu escritório de advocacia!