Por que automatizar processos e serviços em cartório?

Automatizar processos e serviços não é mais apenas uma tendência ou alternativa para organizações maiores. A automação se tornou um elemento essencial para empreendimentos de todos os portes e escopos, sendo cada vez mais central para ajudar a garantir o sucesso contínuo.

De forma simplificada, automatizar processos significa tornar as tarefas manuais em automatizadas por meio de tecnologia usando dados e integração de sistemas.

Com isso, a automação de processos é uma etapa importante para a gestão das organizações, pois pode aumentar a competitividade, eficiência, produtividade e trazer outros ganhos relevantes.

Continue a leitura para saber mais sobre os muitos motivos para automatizar processos e serviços em cartório. Acompanhe.

Automatização de processos: por que é tão importante?

A pandemia fez com que mais e mais organizações se comprometessem a acelerar seus planos de transformação digital. Isso se deve em parte ao fato de que as empresas precisarão se tornar ainda mais eficientes para manter o crescimento e, em alguns casos, sobreviver no novo cenário que está se moldando.

De maneira geral, a adoção da automação de processos é vital para reduzir custos, aumentar a eficiência e melhorar a satisfação do cliente e do colaborador. Ela também é vital para garantir incremento produtivo e padronização de processos.

Quais são as principais vantagens de automatizar processos e serviços em cartório?

As vantagens em ter processos automatizados em um cartório são diversas. Afinal, as serventias têm fluxos de processos, muitas vezes, longos e complexos e que, com o trabalho estritamente manual, acabam se tornando mais morosos, passíveis de erros e burocratizados, reforçando estigmas que alguns clientes ainda vinculam a esse tipo de organização.

Com isso, os ganhos em termos de satisfação do cliente e construção de uma melhor imagem de credibilidade também são consideráveis ao automatizar processos e serviços em cartório.

Resumidamente, as principais vantagens dessa automatização incluem:

• Economia de tempo: tarefas repetitivas podem ser concluídas mais rapidamente ao automatizar processos.
• Maior eficiência operacional: a automação reduz tempo, esforço, custo e erros manuais, o que impacta diretamente em sua eficiência.
• Maior satisfação do funcionário: lidar com um grande volume de tarefas manuais tende a ser enfadonho e trabalhoso para o colaborador, que pode se sentir desmotivado com isso. A automação permite liberar sua equipe de muitas dessas atividades e se envolver em maior geração de valor, o que deve refletir na satisfação do funcionário. 
• Maior satisfação do cliente: o cliente também deverá ficar mais satisfeito. Uma equipe mais motivada atende melhor os usuários do cartório. Além disso, como os processos poderão ser desenvolvidos mais ágil e eficientemente, isso deve ser reconhecido também pelo cliente, que receberá um melhor atendimento. 
• Mais produtividade: com a automação no cartório, é possível realizar mais em menos tempo. Sua equipe poderá se dedicar a outras tarefas para as quais, antes, não tinha tempo, gerando um incremento produtivo relevante para a serventia.
• Melhor qualidade e consistência do serviço: a automatização de processos garante resultados de alta qualidade, pois cada tarefa é realizada de forma padronizada, sem viés subjetivo que leva, muitas vezes, ao erro humano.
• Redução de custos: quanto mais atividades precisam ser feitas manualmente, mais recursos humanos, financeiros e materiais devem ser necessários. Com a automação, a demanda por tais recursos é reduzida, trazendo uma diminuição potencial nos gastos do cartório.

Como a automatização de processos pode ser aplicada na rotina do cartório?

Os cartórios apresentam rotinas que envolvem um fluxo complexo de informações e tarefas. E essas ainda são conduzidas de maneira manual em algumas serventias, limitando sua eficiência, produtividade e resultados. 

Ao automatizar processos e serviços, torna-se possível minimizar gargalos e impulsionar o desempenho da equipe e da serventia para um novo patamar. 

Dessa forma, com as tecnologias de automação, a maior parte das etapas de processos do cartório pode ser reproduzida de maneira mais digitalizada e eficiente, refletindo em mais rapidez no atendimento ao cliente.

É possível, por exemplo, integrar os livros de protocolo, registro geral e auxiliar, indicador real e pessoal com esse tipo de solução. Ainda, fazer a emissão de certidões, ofícios e relatórios torna-se algo muito mais prático e ágil.

Além disso, calcular guias de emolumentos e orçamentos para imóveis, por exemplo, passam a ser rotinas automatizadas e mais precisas para o cartório ao automatizar processos e serviços.

O controle de protocolos, cadastro de matrículas em lote, controle de livro caixa e validação de autenticidade de documentos via certificado digital são outras atividades da rotina que podem ser beneficiadas com a automação no cartório.

Outra transformação possível é fazer a distribuição automática de atividades com o uso de um sistema para cartório focado em automação e produtividade.

Como promover a automação no cartório?

Conheça algumas boas práticas para incluir em seu planejamento para automatizar processos e serviços em sua serventia.

1. Realize mapeamento de processos

Um dos passos iniciais é levantar seus processos atuais para ter uma visão sistemática das operações e identificar possíveis gargalos ou tarefas duplicadas/desnecessárias.

2. Elenque os processos e tarefas a serem automatizados 

Depois de mapear seus processos, avalie quais deles e quais atividades podem ser beneficiados com a automação.

Se na etapa anterior você já detectou inconsistências, erros e problemas que devem ser combatidos, é o momento também de avaliar como isso poderá ser feito com a automação.

3. Escolha um sistema para cartório

A forma mais simples, rápida e eficiente para automatizar processos e serviços é adotar um sistema especializado nas rotinas de cartórios.

Este tipo de solução já proporcionará no primeiro momento ganhos consistentes ao focar nas rotinas exclusivas das serventias e oferecer maneiras seguras, ágeis e produtivas de automatizá-las.

4. Treine sua equipe

A automação no cartório somente será bem-sucedida se sua equipe realmente adotar o sistema escolhido e as transformações nas formas de trabalho. Alguns membros poderão ter mais resistência a mudanças, o que pode prejudicar os resultados da implementação.

Para ajudar a vencer essas barreiras, é importante incluir seus colaboradores em todas as etapas, ouvir suas dúvidas e sugestões, demonstrar como a mudança será vantajosa para eles e oferecer treinamento para que todos extraiam o máximo de benefício da automação.

Se você ficou interessado em automatizar processos e serviços, veja nossas dicas para escolher o melhor sistema para cartório.