Qualquer cartório só pode operar e ter sucesso se houver um gerenciamento consistente dos dados públicos e o uso de sistemas de informações eficientes. Portanto, a gestão da informação no cartório é um assunto prioritário, permitindo que a serventia ofereça um bom atendimento ao público, além de obedecer às legislações regulatórias vigentes.

Atualmente, com a constante evolução da tecnologia, novos métodos e técnicas inovadoras estão sendo disponibilizados de acordo com as demandas do cliente. Nesse contexto, a implementação de um sistema de informação pode beneficiar os serviços notariais e de registro, auxiliando no controle dos processos internos e externos.

Por isso, se você está interessado em adotar uma política de gestão da informação eficaz em seu cartório, continue a leitura deste artigo!

Qual é a importância dos sistemas de informação?

Armazenar dados de forma manual, com o grande volume de informações gerado nos dias de hoje, envolve muito tempo e dinheiro. Por isso, os cartórios estão migrando para sistemas modernos de informação, a fim de armazenarem suas informações em banco de dados digitais.

O uso desses softwares possibilita ao notário consultar e compartilhar arquivos em tempo real, sem ter de perder tempo procurando informações. O cartório que atinge esse grau de maturidade tecnológica, geralmente cria uma vantagem competitiva importante em relação a outras unidades do setor.

Além disso, manter um registro de atividades é crucial, para entender o motivo dos problemas, erros ou fraudes e, assim, fornecer soluções para mais assertiva e rapidamente.

Ainda, ao adotar na prática a gestão da informação no cartório, é possível melhorar a comunicação entre empregadores, funcionários e clientes. Isso garante mais praticidade ao supervisionar todo o fluxo de informações dentro de uma serventia.

Como implementar uma política de gestão da informação no cartório?

Um cartório acessa, cria, distribui, gerencia, armazena e protege uma ampla variedade de informações, o que exige uma forte governança de dados, gerenciamento de acesso e proteção da informação.

Com a entrada em vigor do Provimento 74/2018 e da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a adoção de sistemas de informações se tornará regulamentado. Dessa forma, as políticas de gestão ajudam o cartório a cumprir as diretrizes legais e a melhorar a eficiência e a confiabilidade de seus serviços.

Uma política de gerenciamento da informação é uma maneira estruturada para que os administradores de cartórios definam diretrizes de armazenamento de dados e aplique-as consistentemente em todas as informações armazenadas.

Além disso, a implementação de protocolos de segurança de dados é uma parte vital de qualquer programa de gerenciamento de informações. Criminosos e hackers entendem o valor dos dados públicos, e é por isso que eles procuram negócios como os cartórios para tentar promover ataques.

Portanto, um gerenciamento efetivo de informações não é fácil, mas também não é impossível. Há sistemas a serem integrados, uma variedade de necessidades a serem atendidas e questões organizacionais complexas a serem resolvidas. Mas tudo isso tornará a serventia ainda mais custo-eficiente e aumentará sua credibilidade no mercado.

E você, está pronto para promover a gestão da informação no cartório? Já conhece a solução que a Alkasoft tem a oferecer para segurança da informação? Entre em contato e solicite uma demonstração!

A marca é um dos ativos mais importantes das empresas, e, quando bem gerida, ela pode proporcionar lucros diretos ou indiretos, diferencial competitivo e oportunidades de negócio. Nesse contexto, registrar a marca tem impactos bastante expressivos, que vão além do seu direito de uso. Essa ação ajuda a empresa a proteger um dos bens imateriais mais valiosos de seu negócio: sua identidade perante o mercado e seu público de interesse.

Dados os benefícios, cada vez mais os empreendedores estão buscando registrar a marca no país: conforme dados do INPI, o número de registros em 2018 teve um incremento de mais de 55%.

Se você ainda tem dúvidas sobre a importância de registrar sua marca, confira, a seguir, outros motivos para iniciar já esse processo.

1. Marca registrada é uma proteção para a empresa detentora

Registrar a marca é o único modo de realmente mantê-la protegida legalmente contra eventuais copiadores. Para formalizar o registro, é preciso procurar o Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) e realizar o pedido, que será encaminhado conforme a Lei de Propriedade Industrial e demais resoluções administrativas desse órgão. 

Com isso, garante-se o direito de uso exclusivo em seu ramo de negócio em todo o território nacional – e, a partir daí, esse direito poderá ser estendido internacionalmente. 

Desse modo, se você verificar que sua marca está sendo utilizada por outra pessoa ou empresa sem autorização, poderá obter uma decisão judicial para a imediata interrupção do uso indevido, além de uma indenização pelos danos causados.

Nesse sentido, há sistemas, como o Siga Sua Marca da Alkasoft, que auxiliam as empresas a fazerem esse acompanhamento de colidência.

2. Registrar a marca previne perdas com processos jurídicos

Entre os problemas que uma marca não registrada pode gerar está a possibilidade de a sua empresa ser processada, ter que mudar sua marca e, ainda por cima, pagar uma indenização para outra companhia.

3. Marca registrada pode ser licenciada ou franquiada

Uma das formas mais diretas de uma marca gerar receita para a empresa detentora é por meio de seu licenciamento ou franqueamento. E somente uma marca registrada pode estar no centro desse tipo de oportunidade de incrementar a receita do negócio.

4. Marca registrada tem valor financeiro

Somente a marca registrada pode ser avaliada, contabilizada, vendida e até mesmo utilizada como garantia em operações financeiras. Por tudo isso, cada vez mais os empresários buscam conhecer o valor de sua marca. Há diversos rankings que demonstram esses números – entre eles Brand Finance, BrandZ, Interbrand, entre outros.

5. A marca registrada torna-se um argumento de venda

Ao verificar a consistência de uso e o sinal gráfico de que aquela é uma marca registrada, o mercado consumidor sentirá maior segurança em adquirir seus produtos ou contratar seus serviços. Assim, a marca registrada agrega valor, ajuda a aumentar a credibilidade da empresa, a fidelizar clientes e torna-se um argumento de vendas valioso.

6. Sem o registro, sua empresa poderá acabar tendo que gastar mais

Alguns empresários deixam de registrar a marca em razão da taxa a ser paga nesse processo. No entanto, essa é uma falsa economia, visto que, por exemplo, se alguém registrar marca semelhante ou igual antes, o empresário terá que criar uma nova marca, se abstendo de utilizar aquela que foi idealizada por ele.

Ainda, todos os seus materiais de divulgação e uniformes deverão ser refeitos, além de gerar comunicados ao mercado e, possivelmente, pagar indenização pelo uso. E, além desses custos diretos, há os indiretos em relação à credibilidade no mercado – todo esse processo poderá gerar redução e perda de negócios, além de desconfiança em seu público.

Aqui, é importante salientar que, ao contrário do que alguns empreendedores imaginam, a Lei de Propriedade Industrial (Lei 9.279/96) garante o direito exclusivo de uso não para aquela empresa que existe há anos, mas não formalizou sua marca, mas, sim, para aquela que a registrou primeiro. 

    Como vimos, registrar a marca é gerar garantias contra seu uso indevido, proteger sua empresa contra atos de má-fé, uma forma de gerar mais valor para o negócio, de captar e fidelizar clientes e tornar possível determinadas negociações comerciais, como o licenciamento e a franquia, que podem ser fontes valiosas de retorno financeiro para o negócio. 

    E então, ficou mais clara a importância de registrar a marca de seu negócio, produto ou serviço? Não perca mais tempo, comece já a dar início ao seu processo de registro. Entre em contato com a equipe da Alkasoft para saber mais sobre como nossa solução pode ajudá-lo nesse processo e na gestão de sua marca.

    O monitoramento do andamento processual é uma demanda burocrática dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Apesar disso, não há outro caminho para acompanhar os processos judiciais. Essa tarefa é, inclusive, cobrada por muitos clientes, que se sentem apreensivos com qualquer movimentação diante do desconhecimento de termos jurídicos.

    Essa importante atividade impacta no cumprimento de prazos e na credibilidade do escritório. Por isso, é preciso encontrar a melhor maneira de realizar o monitoramento do andamento processual – e muitos já sabem qual é ela: automatização. 

    Automatização: melhor forma de fazer o monitoramento do andamento processual

    Em plena era digital, não faz sentido realizar o monitoramento do andamento processual de forma manual. Foi-se o tempo em que os advogados entravam nos sites dos tribunais e olhavam os processos sob sua responsabilidade, um por um, imprimiam o andamento e o anexavam ao arquivo. Essa medida exigia espaço físico e muitas horas de trabalho, além de colocar em risco a organização do ambiente e a segurança dos dados.

    A melhor solução para fazer o monitoramento do andamento processual é automatizar a tarefa. Isso não significa utilizar e preencher planilhas, mas utilizar soluções tecnológicas que fazem a captura e o registro dos processos automaticamente no sistema do escritório ou do departamento. Elas são capazes de captar as informações sempre que há movimentação, mantendo um histórico seguro do processo.

    Solução automatizada

    As soluções tecnológicas que realizam o monitoramento do andamento processual são serviços que fazem a busca automática dos processos judiciais nos sites dos tribunais, capturando dados de andamentos sempre que ocorre algum evento crítico, como liminares, despachos, sentenças, prazos de trânsito em julgado, etc. Sua grande vantagem é alertar os advogados sobre a ocorrência de uma movimentação processual relevante.

    Essa tarefa é feita pelos robôs de captura e de cadastro de dados, que também podem realizar outras funções para o escritório ou departamento, tais como preenchimento automático de dados em outros sistemas, como softwares jurídicos ou geradores de guias de pagamentos.

    Dentro da solução automatizada de monitoramento do andamento processual, também é possível contar com a captura antecipada de novos processos. Esse serviço identifica processos distribuídos contra uma parte de forma antecipada, antes do recebimento da citação.

    Benefícios da automatização no monitoramento do andamento processual

    A automatização no monitoramento do andamento processual traz muitos benefícios para o escritório de advocacia ou departamento jurídico. É, na verdade, uma forma de otimizar a rotina do advogado, conferindo organização e eficiência. Isso ocorre porque o profissional gasta menos tempo para fazer o acompanhamento de seus processos, ocasionando agilidade e maior produtividade não só nesta tarefa, mas em outras. Com mais tempo “livre”, ele pode se dedicar às atividades estratégicas, que fortalecem a competitividade do negócio.

    Além desses benefícios relacionados à atividade em si, a automatização no monitoramento do andamento processual é, também, uma forma de prezar pela segurança de dados, que podem ser encontrados facilmente, sem riscos de alguém deletá-los por engano.

    Com o alerta a cada movimentação, outra vantagem aparece, que é a de evitar que o advogado perca um prazo ou que ocorra a revelia em novos processos.

    Melhor prática: utilizar um bom software jurídico

    Onde é possível encontrar essas soluções automatizadas de monitoramento do andamento processual? Sem dúvidas, a solução mais eficaz é contar com um bom software jurídico. Essa tecnologia é focada em produtividade, em outras palavras, sua principal ideia é fazer com que o gestor e os advogados não percam tempo com tarefas burocráticas, como o acompanhamento manual de andamento de processos.

    Um bom software jurídico, como o Lawyer, automatiza muitos processos internos, assumindo para si certas atividades que compõem o fluxo de trabalho, como a captura e registro dos andamentos. Nele, os profissionais podem acessar pastas de processos, consultando os detalhes de cada ação e as estatísticas processuais com base em indicadores cadastrados.

    Em suma, o software proporciona os benefícios citados sobre a automatização: eficiência, otimização do tempo e da produtividade. Com a chance de erros minimizada, o escritório ou departamento se beneficia, também, de um fluxo de trabalho mais assertivo.

    A melhor forma de fazer o monitoramento do andamento processual é utilizando uma solução tecnológica como o software jurídico. Ele traz muitos benefícios à gestão jurídica, otimizando a rotina de todos os profissionais.

    Que tal conhecer um excelente software jurídico que pode contribuir para sua rotina? Solicite uma demonstração do Lawyer!

    Advocacia é uma profissão de liberdade, de orgulho, de luta diária por direitos e interesses dos mais variados clientes. Para quem vive essa realidade dia após dia, é preciso coragem, força, determinação e acima de tudo persistência.

    Para lembrar o dia dessa bela profissão, a Alkasoft convidou o Dr. Jessé Fialho Martins, advogado, para celebrar a profissão lembrando 11 momentos vividos pelos advogados que certamente estão ou farão parte da memória de novos e experientes membros dessa classe:

    1- ) Quando passamos e recebemos a carteira da OAB, símbolo dos anos passados na graduação;

    2- ) Abrimos um novo escritório, ingressamos em um já existente ou buscamos a advocacia pública, conhecendo um mundo novo;

    3- ) Os primeiros clientes, os lamentos e horas despendidas ouvindo as suas dores e as injustiças cometidas;

    4- ) Elaboramos nossas primeiras petições, trazendo da memória todos aqueles ensinamentos dos queridos professores que tanto nos cobraram um bom desempenho;

    5- ) As primeiras audiências e acordos, um respiro imediato de conquista e a satisfação do cliente que temia litigar por anos à fio;

    6- ) Aquele instante em que a parte adversa apresenta a contestação e você se prepara para uma instrução dura que visa garantir cada centímetro do terreno disputado;

    7- ) O momento de glória: a sentença procedente, a confirmação de um trabalho realizado com sucesso, com meses ou anos aguardando pelo desfecho;

    8- ) O inconformismo com a manifestação do juiz, a dor do cliente e a preparação do recurso doloroso para trazer o bom Direito à tona;

    9- ) A primeira sustentação oral que nenhum advogado esquece, aquele momento de tensão cercado de pessoas enquanto da tribuna se busca convencer os magistrados das suas razões;

    10- ) Os tão merecidos honorários sendo recebidos e trazendo novo incentivo para a continuidade da luta diária;

    11- ) O orgulho da experiência que cresce a cada dia e se renova a cada ação proposta ou defendida, de uma profissão que nunca dorme e sempre tem que se atualizar para estar em harmonia com a evolução da sociedade democrática.

    ***

    O Dia do Advogado é comemorado em 11 de agosto, em homenagem a criação dos dois primeiros cursos de Direito no Brasil, em 1827: A Faculdade de Direito do Largo de São Francisco, em São Paulo; e a Faculdade de Direito de Olinda, em Pernambuco.

    Você sabia que? O software jurídico Lawyer Eleven, da Alkasoft, foi batizado com este nome em homenagem ao Dia do Advogado?

    Alkasoft: 25 anos desenvolvendo inovação voltada ao cliente

    Neste ano de 2019, a Alkasoft, empresa de tecnologia voltada a negócios jurídicos, cartórios e monitoramento de marcas, sediada em Florianópolis/SC, completa 25 anos de história.

    Nessas bodas de prata, gostaríamos de compartilhar um pouco mais sobre nossa trajetória e os momentos mais especiais desse um quarto de século de desenvolvimento de soluções tecnológicas e de interação valiosa e prolífera com nossos clientes. 

    Histórico da Alkasoft

    A trajetória da empresa tem início em 1992. Mesmo de modo informal, o desejo de empreender e de ajudar o segmento a se modernizar incentivou os sócios Alexandre Martins, Cicero Triches e Jeferson Martins a iniciar a então chamada Alka Software.

    A empreitada tinha como objetivo desenvolver um sistema de registro de imóveis para o 3º Ofício de Florianópolis – SC, e, para isso, o trio utilizava uma sala cedida pelo próprio cartório.

    Como o desejo era realmente modificar o cenário do setor, em 1994 houve a formalização da empresa, que passou a se chamar Alkasoft Informática LTDA, mantendo a mesma composição societária. Com isso, o empreendimento passou a contar com sala própria e uma estrutura que permitiu, neste mesmo ano, o lançamento do LAWYER, um sistema para escritórios de advocacia. Esse foi um passo bastante inovador, visto que o software foi o primeiro do gênero para o sistema operacional Windows. 

    No ano seguinte, o sistema CART Imóveis, voltado à digitalização de cartórios, já estava sendo utilizado em beta-teste no 3º Ofício de Registro de Imóveis de Florianópolis, se diferenciando bastante das demais soluções que ainda utilizavam o padrão MS-DOS e suas tradicionais telas pretas e limitações gráficas.

    Em 1997, o CART Imóveis foi oficialmente lançado para o mercado, sendo comercializado prontamente em três cartórios, além do 3º Ofício. Em ritmo de constante inovação, no ano posterior, a empresa desenvolveu a solução denominada TEOREMA, voltada à realização de cálculos e atualizações monetárias, já sendo comercializada em 1999.

    Outro lançamento importante ocorreu no ano 2000: o TJ on LINE, sistema para captura de andamentos processuais de Tribunais, que serviu de embrião para o Lawyer CAPTURE.

    Sempre alinhada às tendências do mercado, ainda em 2005, a Alkasoft percebeu as demandas que seriam trazidas pela mobilidade a partir da popularização do uso da internet. Com isso, a empresa iniciou a comercialização de seu primeiro sistema via internet, o Lawyer Web, que trazia as mesmas facilidades do Lawyer, porém com a vantagem de poder ser acessado a partir de qualquer computador conectado à rede.

    Para a Alkasoft, facilitar a rotina dos cartórios sempre foi uma prioridade. Por isso, em 2007, o CART Imóveis começou a passar por ajustes para atender as mudanças demandadas pela normatização exigida pelos Tribunais, iniciando pelo Selo Digital no RS que, em 2011, também foi lançado e implementado em toda a base de cartórios de SC, e, em seguida, de outros estados. 

    A fim de profissionalizar ainda mais sua gestão e tornar a empresa mais competitiva, em 2013, suas instalações físicas foram ampliadas e a estrutura organizacional ganhou modificações, passando a contar com equipes especializadas para os diferentes segmentos de atuação, com salas tecnológicas (para desenvolvimento e suporte), salas de negócio e sala administrativa. 

    No ano de 2014, a empresa fechou uma parceria importante com a Tagmatec, o que deu início à comercialização do sistema SigaSuaMarca, uma solução inovadora no monitoramento de marcas registradas no INPI. Com isso, a Alkasoft passou a atuar, também, no segmento de Propriedade Industrial/Intelectual.

    Em busca da excelência operacional, em 2017, a empresa passou por nova reestruturação, a fim de torná-la ainda mais competitiva e tornar seu negócio mais escalável. 

    Visão de futuro

    Neste momento, a Alkasoft está completando 25 anos de história, marcados pelo lançamento do produto Lawyer ELEVEN, que traz consigo não apenas uma solução moderna para escritórios de advocacia, como também uma nova plataforma de desenvolvimento, que está servindo de base para o Alkaflow – sistema de controle de atividades e fluxo de trabalho.

    E isso é apenas o começo. Em breve, novos lançamentos e aperfeiçoamentos vão ser disponibilizados, visando agregar valor aos nossos clientes, fazendo aquilo que mais gostamos de fazer: desenvolver tecnologia com foco nas reais demandas de mercado.

    Clientes: o principal ativo da Alkasoft

    Em toda a trajetória da Alkasoft, houve um elemento que estimulou cada lançamento, inovação e melhoria: nossos clientes. Eles são nossos principais ativos e os propulsores de cada movimento da empresa, que sempre teve em seu DNA a orientação ao mercado.

    Por isso, nesse momento tão importante, não poderíamos deixar de agradecer a cada cliente que fez e faz parte de nossa história, e que confia nos sistemas desenvolvidos pela Alkasoft e nossa equipe. Finalizamos com o nosso muito obrigado a todos vocês e votos de mais conquistas e sucesso. 

    A automação promovida por soluções, como os sistemas Cart, traz diversos benefícios diretos e indiretos para os cartórios. Ela favorece uma modernização da serventia, sua adequação a determinações – como o Provimento nº 74/2018 -, além de otimização do tempo e dos demais recursos do negócio, entre outros.

    Neste artigo, conheça alguns exemplos de situações práticas nas quais os sistemas Cart podem facilitar o dia a dia de seu cartório.

    1. Agilidade nas atividades de rotina de um cartório

    Os sistemas Cart, por automatizar todas as rotinas comuns de um cartório, trazem muito mais agilidade para as situações do dia a dia notarial e registral. Atividades, como cadastro de títulos e matrículas, consultas de protocolos e emissão de guias, se tornam mais práticas e rápidas, melhorando a eficiência da serventia. 

    2. Atendimento ao cliente

    A automação de tarefas trazida pelos sistemas Cart possibilita, também, um incremento expressivo na agilidade e na qualidade do atendimento ao cliente. Por meio do software, é possível, por exemplo, que o cliente consulte o andamento de suas solicitações à serventia. Assim, o cartório pode disponibilizar ao seu cliente serviços como um portal de atendimento online, melhorando sua experiência junto à serventia.

    3. Proteção aos dados de seu cartório com os sistemas Cart

    Fazer a proteção dos dados de seu cartório sem ter uma solução que apresente a segurança como um de seus pilares é um grande desafio. Os sistemas Cart contam com diversos recursos e mecanismos para que as informações importantes se mantenham seguras e em cópias na nuvem, como uma garantia extra de que nada será perdido.

    Ainda, o software oferece um sistema de backup para que situações como desastres naturais ou ações de má fé não causem o desaparecimento das informações. 

    4. Acesso a livros e documentos

    A digitalização trazida pelos sistemas Cart facilita o acesso rápido a qualquer livro e documento, além de manter a sua preservação intacta.

    Como você sabe, os livros de um cartório são bastante valiosos, já que contêm os dados dos seus clientes, dos imóveis e das negociações envolvendo essas propriedades. Entretanto, quando os livros são físicos, comumente se apresentam em diversos formatos e tamanhos, sendo de difícil manuseio e mais propensos a avarias. Essa dificuldade de manuseio e de localização dos livros pode reduzir o ritmo de trabalho da serventia, por isso, a digitalização permite que se tenha uma capacidade produtiva e de resposta muito maior.

    5. Desenvolvimento de relatórios gerenciais

    Quando os dados, indicadores e demais informações estão descentralizadas e desorganizadas, desenvolver relatórios gerenciais se torna algo bastante moroso e complexo. Já ao adotar soluções tecnológicas, como os Sistemas Cart, esse cenário fica no passado.

    Com o sistema, é possível gerar diversos tipos de relatórios, com poucos cliques. Isso permite que o gestor aja proativamente na identificação de gargalos operacionais, de oportunidades de melhorias e que conheça com precisão os resultados obtidos pela serventia.

    6. Padronização de documentos

    Com os sistemas Cart, é possível fazer a digitalização e o armazenamento de todos os documentos importantes. Ainda, ele auxilia na realização do controle da tramitação de títulos, gerenciando as imagens do acervo e emitindo um alerta se alguma estiver desatualizada. Com esses recursos, fica muito mais fácil padronizar modelos textuais da serventia e, até mesmo, determinar e compartilhar padrões regionais com cartórios de todo um Estado, por exemplo.

    7. Cadastramento e consulta de pessoas jurídicas

    Os sistemas Cart contam com um recurso para a realização da emissão e remessa automatizada do Recibo Provisório de Serviços (RPS) para as prefeituras, para gerar a NF-e. Além disso, emite etiquetas em substituição aos carimbos, o que permite mais agilidade no cadastramento e na consulta de pessoas jurídicas.

    8. Processo de registro de imóveis

    Por meio da ferramenta Cart Scan, a serventia pode digitalizar matrículas, registros auxiliares, títulos e certidões do cartório. Desse modo, o processo de registro de imóveis é bastante otimizado. Ainda, por meio dessa solução, é possível comunicar aos usuários quando os títulos estão prontos e, em caso de outras exigências, encaminhá-las, também, ao cliente. Por fim, ele possibilita que se faça a assinatura eletrônica das certidões e a entrega de tais documentos via internet, tornando o processo muito mais prático.

    E então, que tal contar com esses benefícios em seu cartório? Para isso, solicite uma demonstração gratuita dos sistemas Cart e veja, na prática, como situações rotineiras de sua serventia podem ser otimizadas.

    Além da gestão financeira, administrativa e jurídica, a gestão de pessoas do cartório é outra esfera que impacta diretamente na boa operação e na qualidade do atendimento ao cliente da serventia. 

    O bom gerenciamento do capital humano traz benefícios como redução da rotatividade de pessoal, incremento da produtividade, excelência na prestação de serviço e ambiente mais propício à inovação e à adesão às mudanças.

    Neste artigo, conheça algumas dicas para ajudá-lo a aprimorar a gestão de pessoas de seu cartório. Confira.

    1. Disponibilize canais de comunicação para os funcionários

    Um dos fatores mais desengajadores e prejudiciais a um bom clima laboral é o boato organizacional. Em ambientes nos quais a serventia não mantém sua equipe bem informada e disponibiliza canais de comunicação formal, o boato ganha voz e vez.

    Desse modo, para melhorar a gestão de pessoas do cartório, implemente e atualize canais de comunicação interna. Eles podem abranger desde quadros de avisos, jornal interno, e-mails semanais, reuniões de equipe até um sistema sofisticado de intranet. Isso ajudará a gerar mais transparência, a manter seus funcionários atualizados sobre mudanças e novidades e a evitar os indesejáveis rumores. 

    2. Ofereça treinamentos de aperfeiçoamento à equipe

    O conhecimento é um dos maiores ativos que temos. E quando o empregador disponibiliza a oportunidade de atualização e obtenção de novos conhecimentos, essa iniciativa tende a ser bastante valorizada pela equipe, tangibilizando a preocupação do gestor com a motivação e o crescimento pessoal do funcionário. Ainda, isso ajudará também a melhorar a produtividade e a qualidade do atendimento em sua serventia. 

    3. Para aprimorar a gestão de pessoas do cartório, reconheça seus talentos

    Hoje, a competitividade não abrange apenas a conquista de clientes, mas também dos melhores talentos. Assim, para atrai-los e retê-los em sua serventia, é importante adotar políticas de valorização e reconhecimento.

    E isso contempla desde ações simples, como elogiar boas iniciativas em público, eleger o funcionário do mês, até a oferecer bolsas de estudos e cursos de idiomas para seus talentos, conforme critérios. 

    4. Estimule a cocriação e a inovação em sua serventia

    O serviço notarial ainda lida com certo estigma quanto à sua atualização. Para vencê-lo e conquistar melhor reputação, é importante buscar a melhoria constante dos processos e modernizar o cartório.

    E sua equipe pode ser uma grande aliada nesse caminho. Incentive, motive e reconheça as boas ideias trazidas por ela na gestão de pessoas do cartório. Apresente o desafio de todos pensarem sobre como podem executar seu trabalho de modo mais ágil, prático, qualificado e com melhor custo-eficiência. Implementar um Programa de Sugestões e premiar as melhores contribuições implantadas pode ser algo bastante positivo para o cartório e para o engajamento da sua equipe.

    5. Torne as reuniões mais eficientes

    De acordo com pesquisa, quase 50% dos trabalhadores consideram as reuniões como principais geradores de desperdício de tempo laboral.

    Na verdade, a reunião é um bom recurso para a disseminação de instruções de trabalho, padronização de procedimentos, para ouvir sua equipe e repassar recados mais agilmente. Portanto, para que esse momento não torne-se um fator desmotivador, planeje bem as reuniões, realizando-as apenas quando necessário, com objetivo e pauta estipulados. 

    6. Forneça feedback

    Para ter uma boa gestão de pessoas do cartório, os feedbacks precisam ser constantes, tanto para destacar acertos quanto erros. Com os acertos, o gestor ajudará a promover mais confiança e sentimento de reconhecimento, estimulando as melhores práticas.

    Já com os feedbacks apontando erros, mostra-se preocupação com o desenvolvimento do profissional – para isso, o feedback deve ser construtivo e sempre dado em particular. 

    7. Faça pesquisa de clima

    A pesquisa de clima organizacional é um instrumento estratégico de grande importância, pois ajuda as organizações a compreenderem as reais motivações, expectativas e opiniões de seus funcionários. E, a partir desse entendimento, torna-se muito mais fácil e assertivo melhorar a gestão de pessoas do cartório, gerando um plano de ação para neutralizar e resolver os pontos negativos apontados pela equipe e potencializar os positivos. 

    E então, pronto para aprimorar a gestão de pessoas do cartório? Conhece alguma outra boa prática para uma boa administração do capital humano das serventias? Deixe sua mensagem nos comentários.

    Cuidar das finanças é uma tarefa fundamental, tanto na esfera pessoal quanto na empresarial. Com os cartórios, naturalmente, isso não é diferente – o sucesso ou prejuízo da empresa depende de uma boa gestão financeira de cartório.

    No dia a dia, com o acúmulo de tarefas, muitas vezes falta planejamento e decisões relacionadas ao departamento financeiro são tomadas sem estudo prévio suficiente e, por isso, a gestão financeira de cartório nem sempre corresponde ao esperado.

    De fato, controlar o dinheiro que entra e sai do caixa não é uma questão fácil. Pensando nisso, preparamos algumas dicas que podem ajudar o gestor de cartório nessa missão rumo ao sucesso financeiro do negócio. Acompanhe a seguir.

     

    5 dicas para uma boa gestão financeira de cartório

     

    1. Fazer um planejamento financeiro consistente
     

    Ter um planejamento estratégico é um requisito básico para todos os departamentos, principalmente o financeiro. É a partir dele que você consegue prever os lucros, eventuais prejuízos e tomar decisões assertivas para gerar o cenário mais positivo possível.

    Para um melhor direcionamento, é aconselhável colocar na ponta do lápis todas as ações que devem ser executadas, em conjunto com as metas que precisam ser atingidas.

    Isso porque o gestor deve ter o controle de quanto vai precisar faturar, quais são os limites de despesas, quais investimentos devem ser realizados e outras questões que podem ditar os próximos passos e o sucesso do cartório.
     

    2. Adotar a tecnologia a favor do fluxo de caixa
     

    Um dos principais instrumentos para uma boa gestão financeira de cartório, o fluxo de caixa consiste, basicamente, em controlar todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa.

    Para não falhar nessa etapa crucial, é recomendado utilizar um software que permita a integração de áreas, como contas a pagar e a receber, além da agilidade na inserção e consulta dos dados. É importante ressaltar que o fluxo de caixa deve ser encarado como uma tarefa contínua.
     

    3. Separar despesas pessoais das corporativas
     

    Um erro comum, mas muito prejudicial nos negócios, é misturar dinheiro e contas pessoais com as corporativas, o que pode desorganizar as finanças e seu fluxo de caixa. Para que a sua gestão financeira de cartório seja eficiente, o primeiro passo é ter contas em banco separadas para cada situação.

    Lembre-se de que as contas da empresa devem ser registradas e avaliadas junto à contabilidade do negócio e, também, por isso, precisam estar separadas dos gastos e lucros pessoais.
     

    4. Fazer controle das certidões e registros emitidos diariamente
     

    O sucesso de um negócio depende das suas vendas, seja por produtos ou serviços. Por isso, é extremamente importante ter controle nessa etapa. Para ajudar nessa função, vale tomar determinadas providências, como registrar as entradas realizadas por diferentes meios, validar se todos os pagamentos estão corretos, utilizar softwares de gestão financeira, treinar equipes para utilização da inovação a favor do negócio, etc.
     

    5. Adotar a tecnologia para automatizar ações
     

    Contar com a ajuda da tecnologia na gestão financeira de cartório é um ponto positivo para o negócio, pois, além de automatizar e otimizar processos, ela permite a redução de erros e custos no dia a dia, otimiza e previsão do fluxo de caixa, melhora a visualização e o controle das receitas e despesas, garante a segurança e agilidade nas operações, permite acesso a relatórios e outras particularidades que variam de acordo com a ferramenta escolhida.

    E então, que tal atualizar a sua serventia para otimizar a gestão financeira do negócio? Solicite já uma demonstração do Sistema Cart e automatize o seu cartório!

    Florianópolis está completando 346 anos em 23 de março de 2019.

    E nós, da Alkasoft, temos orgulho de ser uma empresa legitimamente florianopolitana, nascida e criada na famosa “Ilha do Silício” brasileira. Esse apelido da cidade traduz muito o nosso DNA, a tecnologia e a inovação estão mais do que presentes no nosso negócio!

    Por falar em Ilha do Silício… Queremos aproveitar este post para apresentar alguns dados que comprovam que Floripa é um dos maiores pólos tecnológicos do Brasil. Confira:

    Polo tecnológico de Santa Catarina

    A Grande Florianópolis é o maior polo tecnológico de Santa Catarina, destacando-se também nacionalmente. Com quase 4 mil empresas, seu faturamento total é de R$ 6,4 bilhões e emprega 16,5 mil pessoas.

    Em faturamento médio dos polos nacionais, Florianópolis está em 4º lugar, atrás de Manaus, Rio de Janeiro e Campinas, com R$ 1,8 milhões de receita.

    Densidade de colaboradores, empresas e empreendedores

    Em relação à densidade de colaboradores, Florianópolis é o maior polo do país, com 2.552 colaboradores para cada 100 mil habitantes.

    Florianópolis é o 2º polo com maior densidade de empresas por habitantes: mais de 541 empresas a cada 100 mil habitantes. 

    Também é o 2º polo em densidade de empreendedores, com mais de 750 empreendedores a cada 100 mil habitantes, ficando atrás somente de São Paulo.

    Empresas associadas a ACATE

    Atualmente, as empresas associadas à ACATE – Associação Catarinense de Tecnologia, contam com 1.670 empreendedores e 43.430 empregos gerados, sendo que a maioria deles está na região da Grande Florianópolis. A cada 4 empreendedores, 3 são dessa região e que a cada 5 empregos, mais de 4 estão na região do polo de Florianópolis.

    ***

    Como você pôde comprovar com os dados acima, Florianópolis possui uma grande representatividade no ecossistema de tecnologia e inovação no cenário nacional, com grandes possibilidades de desenvolvimento nos próximos anos.

    Parabenizamos Floripa pelo seu dia e desejamos que em 2020 tenhamos estatísticas ainda mais relevantes para lhe apresentar sobre o nosso mercado! 

    * Os dados são do Observatório ACATE: Panorama do Setor de Tecnologia de Santa Catarina 2018.
     

    A atualização e modernização dos cartórios não é apenas uma tendência, mas uma necessidade urgente. Diversas ações estão sendo tomadas para promover essas melhorias, entre elas as que estão relacionadas ao uso de tecnologia e à proteção de dados. É nesse contexto que foi desenvolvido pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) o Provimento nº 74/2018.

    Neste artigo, saiba mais sobre essa norma e confira dicas para adequar seu cartório a ela. Acompanhe.

    O que é o Provimento nº 74/2018?

    Provimento nº 74/2018, disponibilizado no dia 1 de agosto de 2018, trata sobre os padrões mínimos de tecnologia da informação necessários para promover a segurança, a integridade e a disponibilidade de dados para a continuidade da operação dos serviços notariais e de registro do país.

    A norma visa, ainda, estimular a preservação da informação notarial no longo prazo e assegurar a segurança dos cartórios contra ações, como o acesso não autorizado às informações.

    Para isso, as serventias precisam implementar ações de segurança da informação para garantir a confidencialidade, a disponibilidade, a autenticidade e a integridade dos dados. Caso a adequação não seja feita, conforme o documento, “ensejará a instauração de procedimento administrativo disciplinar, sem prejuízo de responsabilização cível e criminal”.

    Como adequar sua serventia para o Provimento nº 74/2018?

    Hoje, diante dos avanços da tecnologia e do grande incremento que ela trouxe em termos de criação de dados, gerenciar o cenário sem fazer uso de softwares específicos se torna um grande desafio, sobretudo em negócios que lidam com um volume grande de informações confidenciais, como é o caso dos cartórios. 

    Por isso, para adequar seu cartório ao Provimento nº 74/2018, a implementação ou atualização de softwares jurídicos especializados, além de outros recursos de segurança, como firewall, antivírus e anti-malware, é fundamental. 

    Ainda, para ajustar a sua serventia às exigências do CNJ, é preciso estar atento ao backup dos dados do cartório – essa é uma prescrição trazida pela norma, em seu artigo 3º, que indica que “todos os livros e atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro deverão ser arquivados de forma a garantir a segurança e a integridade de seu conteúdo”. Essa cópia eletrônica e também salva na nuvem objetiva a restauração dos dados no caso de alguma avaria. 

    As classes de serventias para a adequação ao Provimento nº 74/2018

    Para planejar as mudanças necessárias por tal provimento, também é necessário ter em mente que as recomendações da CNJ são diferentes para cada porte de cartório. Assim, para essa ação, entende-se que há três categorias de serventias no Brasil:

    • Classe 1: serventias com arrecadação de até R$ 100 mil por semestre – essa categoria corresponde a 30,1% dos cartórios em atividade no Brasil.
    • Classe 2: cartórios que registram arrecadação entre R$ 100 mil e R$ 500 mil por semestre – o que corresponde a 26,5% das serventias em atividade no Brasil.
    • Classe 3: serventias com arrecadação acima de R$ 500 mil por semestre – o que representa 21,5% dos cartórios em atividade no Brasil.

    Essa divisão de categoria foi desenvolvida, basicamente, levando em conta as possibilidades das serventias em realizarem aportes de investimento em tecnologia para promover a segurança dos dados. A relação completa das exigências segmentada por classe de cartório está em anexo ao Provimento.

    Autenticação via certificado digital ou biometria

    Outro ponto importante para adequação da serventia ao Provimento nº 74/2018 diz respeito ao acesso às informações.

    Em seu artigo 4º, é orientado que “o titular delegatário ou interino/interventor, os escreventes, os prepostos e os colaboradores do serviço notarial e de registro devem possuir formas de autenticação por certificação digital própria ou por biometria, além de usuário e senha associados aos perfis pessoais com permissões distintas, de acordo com a função, não sendo permitido o uso de ‘usuários genéricos”.

    Outras recomendações importantes para a adequação às exigências do CNJ

    De modo resumido, outras recomendações importantes para que o cartório se ajuste ao Provimento nº 74/2018 são:

    • Ter energia estável.
    • Apresentar rede elétrica devidamente aterrada.
    • Utilizar dispositivo para armazenamento e backup de dados.
    • Utilizar apenas softwares livres ou com licença comercial ativa (é proibida a utilização dos softwares não genuínos).
    • Fazer uso de firewall, antivírus e sistema antissequestro de dados.
    • Adotar um plano de continuidade de negócios que preveja ocorrências nocivas ao regular funcionamento dos serviços.
    • Fazer backup de livros e atos eletrônicos em intervalos não superiores a 24 horas. Assim, é preciso gerar imagens ou cópias incrementais das informações, de modo que possibilite a recuperação dos atos praticados a partir das últimas cópias de segurança – até pelo menos 30 minutos antes da ocorrência de evento que comprometa a base de dados e as informações associadas.
    • Armazenar a mídia eletrônica de segurança (CDs, DVDs, pendrive, HD externo, etc.) em local distinto da instalação da serventia, observada a segurança física e lógica necessária.

    Como o Cart pode ajudá-lo a ajustar seu cartório ao Provimento nº 74/2018?

    Em seu artigo 5º, o texto da norma indica que o “sistema informatizado dos serviços notariais e de registro deverá ter trilha de auditoria própria que permita a identificação do responsável pela confecção ou eventual modificação dos atos, bem como da data e hora de efetivação”.

    Essa e outras prescrições podem ser atendidas ao adotar o software Cart. O sistema Cart, da Alkasoft, realiza cópias de segurança diárias e, caso ocorra alguma eventualidade, ele restaura o banco de dados com o backup mais recente realizado. Além disso, o sistema oferece a funcionalidade da certificação digital para qualquer tipo de documento emitido, e permite, ainda, rastrear ações de usuários e criar contas com suas devidas permissões.

    Também está disponível o adicional Alkabackup, recurso que gera logs de 4 MB e armazena os dados do cartório na nuvem.  Assim, é possível proteger, recuperar e armazenar a base de dados do seu cartório de modo prático e seguro, e atendendo às exigências do CNJ.

    E então, que tal atualizar a sua serventia para estar de acordo com as exigências do Provimento nº 74/2018? Solicite já uma demonstração e modernize seu cartório! 

    Quem tem qualquer tipo de negócio, certamente vê o seu crescimento com bons olhos, certo? E com os cartórios, isso não é diferente. Hoje, conheceremos o case de sucesso do 3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina, cujo responsável técnico é o Sr. Andrew Yamaue.

    O RI do Sr. Yamaue se deparou, recentemente, com essa situação inusitada: o cartório se desenvolveu, mas seu sistema não estava preparado para esse crescimento, o que gerou uma série de dificuldades. Ouve-se falar o tempo todo que a tecnologia está aqui para ajudar, para agilizar e tornar as rotinas laborais mais efetivas. Mas e quando isso não acontece?

    Descubra, a seguir, como o 3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina resolveu esse problema e tornou suas operações mais eficientes. Acompanhe.

    Como era a situação do 3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina

    O cartório já estava um passo à frente de outras empresas, isso é, utilizando um sistema para automatizar tarefas e agilizar sua rotina de trabalho – e isso deu certo por determinado tempo. Mas quando as coisas mudaram, o 3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina passou a ter melhores resultados e suas operações cresceram, o sistema então utilizado se mostrou insuficiente.

    Isso porque ele apresentava funcionalidades apenas para operações mais enxutas e não tinha recursos para atender negócios escaláveis e funções importantes da rotina do RI de Londrina, como o cadastro de matrículas.

    Com isso, o Sr. Andrew Yamaue assumiu uma postura proativa para encarar o desafio e não comprometer as tarefas do cartório. Ele tentou, junto à empresa fornecedora, um atendimento de suas demandas, mas isso se mostrou moroso e acabou não sendo viável no período desejado. Uma das funções requeridas por ele era a integração de dados, que é tão importante para manter a rotina de trabalho de um cartório.

    Outro problema enfrentado nessa parceria é que o suporte técnico ocorria apenas presencialmente, o que acarretava perda de tempo e de recursos financeiros com tal deslocamento.

    Essa situação levou o responsável técnico pelo 3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina a buscar um novo fornecedor de software no mercado – e ele encontrou o parceiro ideal na Alkasoft, por meio da solução Cart, como veremos a seguir.

    Qual foi a atitude do responsável técnico para resolver o problema?

    Depois de buscar uma resolução junto à empresa que, então, o atendia, mas não ter sucesso, o Sr. Yamaue resolveu olhar para o mercado em busca de um software mais alinhado ao porte de seu negócio e às necessidades de seu RI.

    Ele fez um benchmarking no 2º e no 4º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina, e lá viu que eram utilizados os sistemas Cart, a solução para cartórios da Alkasoft. Sendo assim, colheu as impressões de funcionários que utilizavam o Cart e que também atuavam no 3º Ofício, e percebeu que a solução funcionava bem nesses outros RIs – e os usuários estavam satisfeitos com ela.

    Tudo isso incentivou o Sr. Yamaue a fazer contato com a Alkasoft e virar um case de sucesso na utilização do Cart na rotina de sua serventia.

    Case de sucesso: como o Cart, da Alkasoft, ajudou a RI de Londrina?

    De acordo com as palavras do próprio Sr. Andrew Yamaue, “ocorreu tudo muito bem, tanto na etapa da negociação quanto na de implantação do Cart”.

    Ele conta ainda que, no estágio inicial, foi convidado a conhecer a sede da empresa, em Florianópolis/Santa Catarina, e a visitar um cartório da cidade que já utilizava o sistema Cart: “O responsável pelo cartório explicou como ele utilizava o sistema e funcionalidades como, por exemplo, os módulos financeiros e de relatórios. Isso foi muito útil, pois, como ele já tinha uma boa base do sistema e o utilizava há um bom tempo, sabia como extrair o melhor que a ferramenta poderia oferecer. Essa troca foi muito rica.”

    Experiências como essa são fundamentais em um momento de mudança organizacional tão importante quanto é a troca de um sistema. Elas nos ajudam a ver, na prática, como tudo funciona e a dar mais segurança para o processo decisório.

    E para ajudar ainda mais a tornar a transição bem-sucedida, a Alkasoft ofereceu, também, um treinamento presencial sobre as principais funcionalidades do Cart.

    Cuidados como esse tornam o processo de mudança mais tranquilo e viável para as empresas. Conforme o responsável técnico pelo 3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina, os funcionários que ainda não tinham familiaridade com o sistema aderiram com tranquilidade à mudança. E o fato de ter um suporte de qualidade favoreceu ainda mais o sucesso da implementação.

    “O sistema em si é muito fácil de usar, ele é muito bom, assim como o atendimento da Alkasoft, que está ainda mais ágil”, afirma Yamaue.

    Dessa forma, com a adoção do sistema Cart, o 3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina conseguiu resolver os problemas que vinha enfrentando com o software anterior e virou um case de sucesso. A rotina do RI de Londrina se tornou mais produtiva com um sistema que não vê o crescimento do negócio como um entrave, mas como uma oportunidade – e que está preparado para atender com sucesso à nova realidade dos cartórios.

    Ainda, conforme o Sr. Andrew Yamaue, é preciso, cada vez mais, aderir a inovações e a facilidades tecnológicas para manter o cartório competitivo e apto para lidar com as mudanças do mercado e as novas necessidades do público.

    “Quem não está nesse meio, está atrasado”, conclui o responsável técnico pelo 3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina.

    De fato, fala-se bastante sobre a modernização dos cartórios – essa é uma demanda urgente e que deve estar na pauta dos gestores desses estabelecimentos. É preciso sempre avaliar metodologias, processos internos, sistemas e olhar para as tendências e para as necessidades latentes do público.

    A automatização dos cartórios é uma ação altamente benéfica, tornando as serventias mais custo-eficientes, eliminando entraves burocráticos e retrabalhos, além de trazer mais qualidade ao serviço ofertado ao cidadão.

    O que você achou do case de sucesso do 3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina? Que tal também melhorar a forma de trabalho da sua serventia com a automatização de suas rotinas?

    Para isso, faça como o RI de Londrina: conheça os benefícios da solução, solicite uma demonstração gratuita dos sistemas Cart e torne a sua serventia, também, um case de sucesso!

    Obter relatórios de escritório de advocacia é uma tarefa de gestão indispensável para o planejamento. Os bons softwares jurídicos, além de apresentar diversas funcionalidades para otimizar a administração e a organização, possuem a opção de emitir tais documentos. Afinal, de nada adianta automatizar o escritório para aumentar a produtividade se o gestor não conseguir visualizar e interpretar as informações estratégicas.

    O software jurídico Lawyer, da Alkasoft, é uma ferramenta desenvolvida exclusivamente para escritórios de advocacia. Dentre muitas outras funções, ele gera relatórios gerenciais personalizados, conforme a solicitação do gestor. Acompanhe e conheça um pouco mais sobre essa funcionalidade do Lawyer.

    Importância dos relatórios de escritório de advocacia

    Quando os softwares jurídicos passaram a ser adotados nos escritórios, a expectativa dos gestores era otimizar a rotina e o fluxo de tarefas, bem como garantir um controle gerencial eficaz dos advogados da equipe. Com seu uso, as informações essenciais passaram a ser disponibilizadas no sistema de forma transparente, atendendo às necessidades de cada negócio.

    Entretanto, sabe-se que o volume de dados gerados em um escritório de advocacia é assustador. Cada processo interno é um universo inteiro de informações, e cada caso de cliente é outro. Em meio a tantos dados, é fácil se perder ou deixar passar algo importante para a gestão. Por esse motivo, é preciso adotar práticas que contribuam para que o advogado tenha uma visão ampliada e global.

    É o caso da geração de relatórios de escritório de advocacia. Sua função primordial é dar uma noção geral sobre determinados assuntos, como gerenciamento financeiro, processos judiciais, atendimentos ou atividades do escritório.

    O gestor que tem visibilidade sobre as informações gerenciais consegue tomar decisões estratégicas de forma fundamentada – e é exatamente disso que o escritório precisa para crescer.

    Relatórios do software jurídico Lawyer

    O módulo “Relatórios” do software jurídico Lawyer permite ao gestor gerar relatórios personalizados para atender a diferentes necessidades a partir de opções predefinidas. Ele disponibiliza informações importantes, como quantidade de processos por cliente, por status do processo ou por área de Direito, assim como as informações financeiras e outros filtros disponibilizados pelo sistema.

    Os relatórios de escritório de advocacia gerados no Lawyer podem ser disponibilizados internamente e para os clientes em tempo real.

    Benefícios dos relatórios gerados no Lawyer

    Já ouviu falar em indicadores de performance (key performance indicator – KPI)? Por meio dessas ferramentas, os gestores conseguem ter uma ampla visão de como as atividades do escritório estão caminhando. Um dos benefícios dos relatórios de escritório de advocacia gerados no Lawyer é a atualização sistemática desses KPI, baseada na extração do sistema. Ao extrair todos os dados do sistema, o gestor consegue ter controle absoluto do andamento do escritório.

    Outro benefício importante é permitir a retirada rápida e fácil de relatórios customizados, sejam eles sucintos ou extensos. Há usuários que precisam extrair os dados totais de clientes e processos para atualizar o painel de indicadores, e isso é possível com o módulo “Relatórios” do Lawyer.

    Por ser um documento que amplia a visão do advogado, o relatório é fundamental, também, para o controle financeiro. Imagine que foi realizado um planejamento, considerando fatores internos e externos ao negócio. Com o tempo, esses fatores se modificaram (aumento do preço de fornecedores, economia em baixa etc.). Como corrigir este problema?

    Com a emissão de relatórios de escritório de advocacia, o gestor consegue ter uma noção global do planejamento financeiro, identificando as mudanças. A qualquer sinal de erro, que comprometa o planejado, ele vai poder tomar uma decisão assertiva e rápida para reconduzir o negócio aos caminhos certos.

    Em suma, os benefícios dos relatórios gerados no Lawyer são:

    • Relatórios emitidos com base na atualização sistemática de indicadores de performance;

    • Retirada rápida e fácil de relatórios customizados;

    • Auxílio na tomada de decisões em toda a gestão, inclusive financeira.

    Gerar relatórios de escritório de advocacia com software jurídico Lawyer é fácil e rápido. Basta entrar no sistema e emitir os dados necessários para otimizar sua gestão. Juntamente com esse módulo, o software possui outras funcionalidades que automatizam o escritório, como gestão financeira, acompanhamento de processos, monitoramento de prazos e de tarefas, cálculos judiciais, gerenciamento da carteira de clientes e de contratos.

    Quer conhecer melhor o software e os relatórios de escritório de advocacia do Lawyer? Solicite uma demonstração!

    Com os avanços da tecnologia, os serviços cartorários também passaram por renovações e modernizações, a fim de facilitar e garantir mais transparência e segurança jurídica aos processos e ao cidadão. Essa é a função do selo digital, que também foi implantado no Rio Grande do Sul, em Santa Catarina e no Paraná nos sistemas Cart.

    De acordo com o normativo, “é obrigatório o uso do Sistema de Gerenciamento de Cartorários Extrajudiciais – SIEX para emissão de selo digital e aposição em todos os atos praticados, os quais deverão conter, ainda, código de barra bidimensional (QR Code), para consulta da validade do ato e de seu conteúdo”.

    Na prática, essa novidade vai gerar ainda mais economia de tempo e agilidade de atendimento para os cartórios. Já para o cidadão, além da praticidade e segurança, haverá mais facilidade ao acesso a informações que podem ser conferidas via QR Code, com base em dados do registro do ato.

    É importante saber que necessitam da implementação do selo digital com QR Code todos os atos lavrados que são externos. Já para os internos, é exigida apenas a selagem digital, sem o código.

    Para que esse procedimento funcione corretamente, trazendo mais segurança para a emissão de documentos e facilitando a identificação de fraudes, o cartório deve possuir um sistema sólido e eficaz de informática (como é o caso dos Sistemas Cart), que esteja apto para atender às exigências do Selo Digital.

    A seguir, compreenda melhor a aplicação do QR Code para impressão do Selo Digital e saiba mais sobre o Sistemas Cart. Acompanhe.

    Selo Digital e QR Code

    Em primeiro lugar, vale ressaltar que o Selo Digital não é a mesma coisa que o QR Code. O selo é referente ao “Registro do Ato”, enquanto o QR Code é um código de barras bidimensional que deve ser impresso no ato externo, para que o cidadão possa acessá-lo de maneira eletrônica e conferir a autenticidade do ato praticado.

    De modo sucinto, o QR Code é um código de barras em 2D, com uma sequência de 23 caracteres alfanuméricos, gerados pelo Sistema de Gerenciamento dos Cartórios Extrajudiciais. Ele pode ser escaneado pelos smartphones que possuem câmera fotográfica.

    Depois da decodificação, esses caracteres passam a ser um trecho de texto ou um link que redirecionará o acesso ao conteúdo publicado por determinado site. O código fica associado aos atos praticados nos cartórios extrajudiciais, e as informações referentes ao ato ficam disponíveis na Internet no dia seguinte à sua emissão.

    Os benefícios dessa novidade são diversos. Ela proporciona mais transparência à procedência do ato ao cidadão – que poderá ajudar na fiscalização dos dados enviados às serventias -, torna possível que os órgãos de fiscalização quantifiquem os atos efetuados por natureza e serventia, atua no combate à fraude e favorece a celeridade nos processos da rotina do cartório.

    Sistemas Cart: solução para implementar essa modernização nos cartórios

    Como vimos, os Sistemas Cart estão aptos para implementação do QR Code para impressão do Selo Digital no PR, SC e RS. Trata-se de uma solução que vai além disso: ela pode ser aplicada para promover a informatização completa do serviço registral e notarial do seu cartório.

    Por meio desses sistemas, consegue-se automatizar processos, agilizar o atendimento ao cidadão e trazer mais segurança e eficiência ao cartório. Há soluções focadas nas mais diversas necessidades dos cartórios a fim de torná-los mais custo-eficientes, seguros e produtivos.

    Solicite uma demonstração online e saiba como os Sistemas Cart podem auxiliar nas suas rotinas!

    A gestão de tempo para advogados é a chave da produtividade. Centenas de processos, audiências, reuniões com clientes e com a equipe fazem parte da rotina desse profissional, e essas tarefas são fundamentais para uma prestação de serviços excelentes, mas demandam atenção e tempo. Como conciliar tanta atribuição da vida profissional com a pessoal? Como não se perder em meio a tantos compromissos?

    Se essa é uma preocupação sua, confira, a seguir, as dicas que preparamos sobre gestão de tempo para advogados.

    #1 Estabeleça prioridades

    Não é possível fazer uma boa gestão de tempo para advogados se não forem estabelecidas prioridades. Os compromissos do profissional devem ser organizados por ordem de importância e de urgência, somente assim o advogado consegue se concentrar no que é mais urgente.

    Aquela tarefa que incomoda pela dificuldade deve ser realizada de qualquer forma, certo? Uma boa dica é fazê-la logo no início do dia, quando você está mais descansado. De nada adianta estabelecer prioridades se a resolução dos problemas for deixada de lado.

    #2 Faça uma lista de tarefas

    Uma boa forma de ter uma gestão de tempo para advogados eficiente é elencar as prioridades em uma lista de tarefas. Inclua tudo o que precisa ser resolvido e faça a ordem da resolução. Inicialmente, isso tomará algum tempo, mas vai aumentar a produtividade no trabalho. Um lembrete importante: insira somente metas passíveis de execução.

    Isso é importante para que você não se sinta frustrado por não conseguir resolver uma atividade naquele dia.

    #3 Organize e compartilhe sua agenda

    Você possui uma agenda organizada e compartilhada com os demais profissionais que trabalham diretamente com você? Se a resposta é negativa, é sinal de que sua gestão do tempo pode estar prejudicada.

    Uma agenda online e compartilhada permite a comunicação mais rápida com clientes e com a equipe. Os compromissos são organizados sem prejudicar o relacionamento interno e externo, e tarefas, notificação de prazos, reuniões e audiências são incluídas na agenda.

    Ela também pode ser sincronizada com as agendas dos demais advogados.

    #4 Seja pontual

    Ser pontual é elegante, mas, mais do que isso, é uma forma de fazer uma boa gestão de tempo para advogados. Na advocacia, é difícil estabelecer um horário fixo para todas as tarefas do dia. Algumas delas têm duração imprevisível, mas é possível estipular um tempo médio e construir um planejamento em cima disso. O resultado é simples: agenda organizada e boa fama

    #5 Tenha foco

    Lembra as prioridades e a lista de tarefas? São guias para que o advogado realize uma atividade por vez. O jeito mais prático de finalizar um dia tranquilo é fechar a lista. Para tanto, é preciso ter foco e concentração em cada tarefa: evite distrações para se manter focado na atividade e ter um resultado melhor.

    #6 Evite as distrações

    Ligações de clientes fora de hora, mídias sociais, uma pessoa que entra na sala na hora errada. Todas essas distrações são inimigas da gestão de tempo para advogados – elas prejudicam a linha de raciocínio de qualquer tarefa, seja a elaboração de uma petição ou a análise de um contrato.

    Para combatê-las, estabeleça horários para cada atividade, inclusive para fazer ligações ou retornar os telefonemas. Tire um tempo de descanso após o período de alta concentração para ver suas redes sociais. Conhece a técnica Pomodoro? Pode ser uma boa ideia experimentá-la!

    #7 Delegue tarefas

    Você trabalha em equipe? Estagiários e outros advogados são mais do que colegas de trabalho: estão todos organizados no escritório para atender ao mesmo objetivo. Por isso, não tenha medo de delegar tarefas. Fique somente com aquelas que competem exclusivamente a você. Há procedimentos burocráticos que podem ser feitos por um software jurídico, enquanto outros podem ser de responsabilidade da secretaria.

    #8 Cumpra prazos

    Ao estabelecer prioridades, é preciso considerar os prazos de cada tarefa. Respeite-os para que a gestão de tempo para advogados funcione. Faça o mapeamento de todas as atividades e veja o que deve ser resolvido logo. Definir um cronograma e cumpri-lo confere eficácia para o escritório.

    #9 Reserve um tempo para descansar

    O advogado que não reserva um tempo para o descanso jamais conseguirá fazer uma boa gestão da sua rotina. Ter hobbies e atividades prazerosas é fundamental para manter a saúde mental em dia e o ânimo para o trabalho. Com as energias renovadas, a produtividade sobe e o aproveitamento do tempo melhora.

    #10 Utilize a tecnologia para ajudar na gestão de tempo para advogados

    Organizar o tempo por meio da tecnologia é muito mais fácil e prático. Com um software jurídico, o advogado consegue aproveitar muitas funcionalidades que ele oferece – dentre elas, a gestão de tempo. E isso não diz respeito somente a ela, mas à otimização da gestão do escritório. Com mais agilidade na realização das tarefas, mais tempo sobra para outras atividades.

    Uma boa gestão de tempo para advogados depende de muita organização, o que pode ser conferido pela tecnologia. Quer conhecer melhor um software jurídico para te auxiliar nessa função? Solicite uma demonstração do Lawyer!

    A modernização dos cartórios é pauta constante da mídia, da sociedade e dos gestores dessas instituições. As demandas dos brasileiros sofreram mudanças que impactaram nos serviços contratados nas mais diversas esferas. Ainda, novidades tecnológicas modificam cada vez mais rapidamente os mais diversos tipos de negócios. Nesse contexto, surgem as tendências para cartórios, que prometem modificar a rotina e o trabalho dessas instituições.

    Pensando nisso, a seguir, conheça algumas das principais tendências para cartórios em 2019. Acompanhe!

    1. Segurança da informação é uma das maiores tendências para cartórios

    Recentes escândalos de vazamentos de dados deixaram as pessoas ainda mais preocupadas com a segurança e a confiabilidade das informações que compartilham com as instituições.

    Por isso, para 2019, uma das maiores tendências para cartórios será a da segurança da informação. Essa tendência é impulsionada ainda mais pela Lei Geral de Proteção de Dados brasileira, que demanda adequações para as empresas com prazo que finda em 2020.

    2. Aperfeiçoamento de pessoal

    Vivemos na Era da Hipercompetitividade – e isso não abrange apenas as grandes corporações, instituições como os cartórios também fazem parte desse cenário.

    A partir disso, o serviço oferecido passa a ser visto como uma espécie de commodity, sem valor agregado mais evidente para o público. Com isso, o capital humano das instituições é que passa a ser fundamental para gerar diferenciação e valor.

    Sendo assim, outra das importantes tendências para cartórios em 2019 será um maior aperfeiçoamento das equipes. Técnicas de gestão, de atendimento ao público, metodologias de administração do tempo e domínio de outros idiomas estão entre as demandas.

    3. Automação de processos

    O incremento na produtividade e a redução de custos operacionais são objetivos comuns de qualquer instituição – e isso não é diferente com os cartórios.

    Nesse contexto, a automação de processos é uma das tendências para cartórios que promete favorecer tais resultados. O volume de atividades manuais e repetitivas nesses ambientes é bastante expressivo, assim como a exigência em termos de precisão e agilidade. Sendo assim, automatizar tarefas operacionais é um caminho para deixar o cartório mais custo-eficiente.

    4. Armazenamento em nuvem

    Recurso já bastante empregado no segmento corporativo, o armazenamento em nuvem promete ser uma das tendências para cartórios em 2019, sobretudo no que diz respeito ao backup de arquivos.

    Esse serviço é eficiente e seguro, principalmente em situações nas quais ocorram erros no sistema que possam comprometer os dados, ou mesmo levar à sua perda.

    5. Desmaterialização de documentos

    Relacionada à tendência anterior, a desmaterialização de documentos promete modificar a rotina dos cartórios. O fato é que, cada vez mais, demandas e tarefas do dia a dia passam a ocorrer no ambiente digital.

    Nesse contexto, a desmaterialização de documentos – isso é, a confecção de um documento eletrônico feito a partir de outro físico com fé pública – mostra grande potencial. Além de ser algo prático para a rotina moderna, essa iniciativa ainda ajuda o cartório e seu público a serem mais ambientalmente corretos e sustentáveis.

    6. Blockchain

    O blockchain pode ser compreendido como uma tecnologia que objetiva a descentralização de transações comerciais, como medida de segurança. Ele é composto de bases de registros e dados distribuídos e compartilhados, que apresentam a função de gerar um índice global para todas as movimentações que acontecem em determinado mercado. Assim, o blockchain opera como uma espécie de “livro-razão”, de modo público e compartilhado.

    Os dados, aqui, são gravados em diversos computadores ao redor do mundo, de modo que as tentativas indevidas de mudança são substancialmente dificultadas. Com isso, a proteção dos dados e a segurança da informação passam a ser favorecidos.

    Embora algumas pessoas tenham receio de que o blockchain possa substituir os cartórios, isso não deve ocorrer. Na verdade, há expectativas de que essa inovação disruptiva seja incorporada à realidade dos cartórios, ajudando na modernização dessas instituições, gerando mais transparência, dificultando tentativas de fraudes e possibilitando mais agilidade, confiança e segurança na operação.

    O que você achou dessas tendências para cartórios em 2019? Pretende implementar alguma em seu cartório? Conte pra gente pelos comentários e até a próxima!

    Já pensou em dirigir um carro em uma rodovia, a noite, com os faróis apagados? Acrescente nessa analogia a falta de conhecimento e habilidade para guiar o carro. Achou interessante? Imaginou a velocidade com que esse carro seguiria no meio da escuridão, se é que conseguiu imaginar esse carro se movendo para algum lugar?

    Embora com um certo exagero, essa provocação inicial tem muita relação com um advogado realizando a gestão do seu próprio escritório. É comum encontrarmos escritórios vagando pela escuridão, sem saber como nem para onde estão indo. Mas, por favor, não me interpretem mal, me refiro ao escritório empresa, aquele que tem fins lucrativos, não ao escritório dos sonhos, onde a única preocupação é a qualidade da produção jurídica.

    Da metáfora à prática, vemos com frequência escritórios sem uma missão e sem uma visão bem definida, dificultando de sobremaneira o processo de tomada de decisão e o alinhamento da equipe, gerando um efeito de biruta de aeroporto, que muda de direção o tempo todo a favor do vento. Muitos escritórios não tem a menor noção das áreas ou dos profissionais que melhor contribuem para os resultados. Muitos não tem noção nem mesmo do próprio resultado. Enfim, várias situações indesejadas que o conhecimento em gestão, mesmo que mínimo, ajudaria a resolver.

    Seguindo com a proposta deste material, irei então esclarecer alguns motivos para que você passe a olhar a gestão como um tema a ser estudado.

     

    Motivo 1: Luz

     

    Entender sobre gestão é enxergar como o negócio está caminhando e para onde está caminhando. Com noções mínimas sobre finanças é possível entender um DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício), é possível saber que determinada área do escritório dá prejuízo mesmo quando traz muita receita, é possível saber que aquele colaborador que você achava que não produzia é o seu maior talento em termos de resultado (ou vice e versa).

     

    Motivo 2: Propriedade

     

    Entendendo como vai o negócio, sua tomada de decisão tende a ser muito mais produtiva. Sem gestão, sem números, as suas decisões serão sempre empíricas, e nem sempre coerentes. Sem gestão é como se você tivesse o acaso como um sócio do seu escritório, tomando decisões no seu lugar. Com gestão você passa a ter propriedade na tomada de decisão e quanto ao futuro do escritório.

     

    Motivo 3: Resultado

     

    Se você sabe para onde o negócio está indo, se você tem propriedade nas decisões que está tomando, você tem uma séria tendência a aproveitar o maior e melhor motivo de todos: Seu escritório caminhará para os resultados esperados. Estamos falando de lucro, ampliação, seleção, enfim, tudo aquilo que você imagina de melhor para o futuro do seu escritório.

     

    Conclusão

     

    É comum encontrarmos advogados que comandam as ações do seu escritório sem qualquer conhecimento em gestão, mas, apesar de existir uma chance disso funcionar, uma vez que a sorte e o tino para os negócios pode dar uma mãozinha, quando olhamos para o escritório de advocacia como a empresa que é, o conhecimento em gestão passa a ser fundamental para que o advogado saiba para onde seu escritório está indo, para que ele tenha propriedade sobre as decisões tomadas e por fim, para que ele atinja os resultados esperados.

    Para finalizar, gostaria de esclarecer que o conhecimento em gestão mínimo para se gerir bem um escritório de advocacia não é algo complexo para se adquirir. Muito pelo contrário. Existe uma infinidade de livros, eventos e cursos disponíveis no mercado e muitos conteúdos de qualidade disponíveis gratuitamente na internet. Vale a pena reservar um espaço na agenda para buscar esse conhecimento.

    Artigo escrito por Fernando Maurílio Bento, Gerente Executivo da Alkasoft e um dos colaboradores de conteúdo da empresa. 

     

     

    A maior praga virtual da atualidade afetou mais da metade das empresas brasileiras no ano passado e o pior: as empresas brasileiras não estão preparadas para evitar que um crime cibernético se instale nos seus computadores corporativos! 

    As empresas brasileiras estão perigosamente vulneráveis aos ataques de vírus na internet e o Ransomware tem sido um dos mais rentáveis para os criminosos, já que age silenciosamente roubando os dados da empresa, que fica impossibilitada de acessá-los até arcar com o pagamento do resgate. 

    O vírus é espalhado através de links nas redes sociais, aplicativos e sites. Saiba mais a respeito do malware neste post. E para que você possa proteger os dados da sua empresa e ficar menos vulnerável a esses ataques, separamos algumas medidas que devem ser aplicadas:

    1 – FAÇA BACKUP DOS SEUS DADOS
    Tenha uma rotina de backup de dados da sua empresa, assim seus arquivos ficam protegidos, caso as informações sejam perdidas da máquina.

    2 – TENHA UM SOFTWARE DE SEGURANÇA
    Tenha um antivírus confiável e habilitado para que periodicamente seu computador seja escaneado e identifique possíveis ameaças. 

    3 – ATENÇÃO À EXTENSÃO DOS ARQUIVOS
    É comum que vírus tenham dupla extensão, como por exemplo, “PDF.EXE” – essa função pode ser ocultada, evitando o ataque por este método.

    4 – PROTEGER SEUS DADOS, É PROTEGER SUA EMPRESA
    Você sabe o valor das informações do seu negócio! Proteja-a com sistemas de segurança para evitar prejuízos futuros. 

    5 – PROTEJA SEUS USUÁRIOS
    Aonde quer que estejam, tenha métodos de proteção para proteger os equipamentos corporativos dos usuários, mesmo fora da empresa.

    Esperamos que estas dicas auxiliem você a proteger os dados da sua empresa. Um abraço e até o próximo post.

    Proteger os computadores e dispositivos móveis corporativos de crimes cibernéticos é uma questão séria de segurança. No ano passado, o malware Ransomware afetou mais de metade das empresas brasileiras, segundo uma pesquisa realizada pela empresa de segurança Trend Micro.

    O Ransomware é um tipo de malware que sequestra dados do computador. Por trás deste crime, estão pessoas que cobram um valor pelo resgate dos seus dados. Esse tipo de vírus, que sequestra dados empresariais, é silencioso e age codificando os dados do sistema operacional do seu computador, impossibilitando o seu acesso, até que seja feito o pagamento do resgate.

    O vírus pode afetar o seu computador através de vários gatilhos maliciosos e difíceis de serem identificados. Simples links enviados por redes sociais, aplicativos e sites são iscas fáceis para espalhar o vírus e tornar o seu computador e a sua empresa reféns destes crimes cibernéticos. Um dado da mesma empresa revela que 56% das empresas brasileiras não contam com tecnologias de monitoramento e detecção de comportamentos suspeitos em sua rede e 54% não possuem tecnologia para detectar criptografia não autorizada de seus arquivos.

    Atenção! Outros dados apontados pela pesquisa:

    • Dentre os 10 segmentos analisados que foram atacados por Ransomware, o setor de educação foi o mais afetado (82%), em seguida vem o governo (59%) e em terceiro lugar o varejo (57%).
    • 65% não utilizam análise de sandbox (análise de arquivos suspeitos) no e-mail e web gateway.
    • 63% responderam que não detectam nem bloqueiam atividades suspeitas nas pastas compartilhadas nos servidores.
    • 47% não possuem tecnologia para blindar vulnerabilidades antes da instalação da correção.

    Como prevenir a minha empresa do Ransomware e de outros malwares?

    Mantenha os programas do seu computador sempre atualizados e invista software de segurança confiável para proteger seu sistema e seu negócio! E não deixe de fazer periodicamente o backup dos dados.

    No próximo post traremos mais dicas de como você pode proteger os computadores da sua empresa contra o Ransomware. Fique ligado!

    Desenvolver tecnologia em software é o nosso negócio! É o que fazemos de melhor. Mas para quem busca o melhor software jurídico para ser implementado na sua empresa, deve levar em consideração alguns quesitos, que ultrapassam a tecnologia, afinal, quem utiliza não somos nós – donos do negócio, são os clientes, donos de outros negócios.

    O que nos diferencia é justamente estar além da tecnologia, prezando também o relacionamento presencial e dando todo o suporte necessário para que a sua empresa consiga se estabelecer e tenha autonomia total sobre o software, otimizando suas rotinas. Confira nossos diferenciais em suporte e busque pelo melhor software jurídico para o seu negócio!

    Suporte

    Prestamos o serviço de auxílio e orientação, conferida pela nossa equipe de especialistas, afim de esclarecer dúvidas do usuário ou solucionar problemas referentes aos produtos da Alkasoft. O suporte técnico pode ser realizado à distância (telefone, e-mail e acesso remoto) ou diretamente no seu endereço – como preferir! 

    Como funciona?

    O serviço de suporte técnico pode estar contemplado na aquisição de um determinado produto ou fazer parte de um contrato mantido conosco. Portanto, caso você necessite de suporte técnico para o seu produto, verifique a sua situação.

    Os serviços de suporte são oferecidos nas seguintes situações:

     – Se você adquiriu algum produto com direito a suporte por determinado prazo, e este prazo ainda está vigente

     – Se você possui um contrato vigente conosco, sendo que o mesmo prevê, dentre outros, o fornecimento de suporte técnico

     – Se você possui um contrato vigente conosco, específico para suporte técnico

    Nestes casos, nossa equipe de suporte técnico está à disposição das 9h às 12h e das 14h às 18h pelo telefone (48) 3027-3535.