Os prazos são recorrentes na rotina jurídica. É preciso ter um controle muito rígido, pois não se admite que um advogado perca qualquer prazo. No entanto, não é fácil manter esta gestão. Por isso, existem formas de se organizar a agenda para manter sempre em dia o controle de audiências e prazos processuais.

Quer saber mais sobre como realizar esse acompanhamento de forma efetiva no seu escritório de advocacia? Então, acompanhe o nosso material e descubra como fazer isso da forma mais eficiente.

Controle de audiências: a importância dessa prática

Embora também seja um prazo processual, o controle de audiências deve ser destacado de forma diferente na agenda do advogado. 

Diferente do prazo processual de uma petição ou a juntada de um documento que pode ser antecipado a qualquer tempo, a audiência só pode ser realizada no dia e horário marcado, salvo raras exceções. Por este motivo, a audiência precisa de mais tempo para preparação, pois requer estudo do processo, formulação de perguntas pertinentes e até indicação de testemunhas.

Além disso, vale salientar que, na rotina jurídica, com o advento da tecnologia, o advogado pode se deparar com dois tipos de audiência: presencial e online. Cada uma delas possui peculiaridades diferentes e, por isso, exigem um preparo especial. 

Por este motivo, é fundamental fazer um bom controle de audiências e estar devidamente preparado.

Como começar a organizar a agenda?

Antes de incluir o controle de audiências em sua agenda, é importante manter a organização da agenda quanto a outros aspectos, como processos e reuniões. Isso vai ajudar na hora de incluir na agenda as datas para audiências.Na prática, é importante prever um tempo de preparo para cada audiência. 

Ainda, é fundamental para a organização da agenda que as tarefas estejam devidamente separadas, proporcionando ao advogado uma visão geral de todo o contexto da sua rotina jurídica. 

Assim, será possível fazer uma avaliação de relevância de cada atividade, para saber o que é urgente, o que pode ser programado, o que pode ser delegado, e o que pode ser eliminado. 

Inclua o controle de audiências em sua agenda

Após organizar a agenda e definir o que é prioridade quanto aos compromissos do escritório, prazos processuais e administrativos, inclua também as audiências. Repare que cada atividade exige uma preparação diferente e, por isso, é preciso olhar antecipadamente e ter uma visão detalhada da agenda. 

É possível que você tenha que entregar um recurso importante no dia de uma audiência. Obviamente, não é seguro que você deixe tudo para o mesmo dia. Por isso, analisando a agenda poderá tomar a decisão de antecipar a entrega do recurso para ter aquele dia especialmente para se preparar para a audiência.

Consegue perceber a importância do controle de audiências ser feito juntamente com a gestão dos prazos processuais?

Fazer a gestão de prazos de forma centralizada, em um único lugar, permite que o advogado consiga visualizar seus compromissos e afazeres. Com isso, é possível se organizar para que compromissos importantes não sejam marcados nas mesmas datas. Se mesmo assim acontecer, é possível antecipar ou adiar um dos compromissos com certa antecedência. 

Audiência Presencial x Audiência Online

Agora que você entendeu a importância de unificar a gestão da agenda do advogado, existe outro fator relevante que deve ser destacado. Aparentemente, audiência presencial ou online tem o mesmo sentido, no entanto, em questão de organização elas são totalmente diferentes. Já vamos explicar o motivo.

Audiência Presencial

É a modalidade mais tradicional de audiência. Ao incluir em sua agenda de controle de audiências, é importante que destaque que a audiência é presencial. Isso porque, além do tempo para se preparar para a audiência, é preciso levar em consideração o tempo de locomoção, a vestimenta apropriada e aqueles minutos de espera no corredor do fórum até ser atendido. 

Os argumentos podem ser os mesmos, mas o procedimento e a forma como irá se apresentar na audiência são diferentes. O ambiente não é tão familiar, o contato é mais próximo, os ânimos podem se exaltar, e tudo isso deve ser levado em consideração na hora de se preparar.

Audiência Online

Este tipo de audiência já existia, mas cresceu na pandemia. Em meio a algumas polêmicas no início, a audiência online já é uma realidade e tende a permanecer no universo jurídico. Vale lembrar que a audiência online não é, necessariamente, mais fácil. Por isso, a audiência online também merece destaque na agenda do advogado, para que ele tenha tempo de preparo. 

Neste caso, apesar de não ser necessário que o advogado vá até o fórum, é preciso que esteja preparado, no escritório ou em algum lugar com boa conexão.

Além disso, deverá preparar seus argumentos de modo mais prático, pois não poderá usar da expressão corporal para dar ênfase aos seus gestos. É importante salientar que, muitas vezes, se faz necessário que o advogado auxilie antecipadamente o seu cliente a usar as plataformas de vídeo. Pode ocorrer de alguns terem dificuldades para usar, mas você não pode perder a audiência por isso. Então esteja atento. 

Como o Software Jurídico pode auxiliar no controle de audiências do escritório de advocacia?

Realizar o controle de prazos usando de um software jurídico é uma “mão na roda”. Depois de experimentar, você nunca mais vai querer saber de outra forma de gerenciar os compromissos do seu escritório de advocacia. Isso porque por meio do software jurídico você consegue unificar os prazos das plataformas de todas as comarcas em um lugar só e utilizando o mesmo calendário. 

Se utilizasse uma planilha de audiências e outra para os prazos, o advogado teria que estar sempre fiscalizando para ver se não estão no mesmo dia. No entanto, ao utilizar o software jurídico, é possível visualizar rapidamente, em um único calendário, quais os compromissos que ele terá naquela semana, ou se terá mais de um compromisso no mesmo dia.

Além de manter a agenda do escritório de advocacia mais organizada, o software jurídico também permite enviar relatórios sobre os processos. Outra funcionalidade é manter arquivados todos os documentos importantes do processo. Tudo isso poderá ser acessado remotamente usando o celular ou outro dispositivo com acesso à internet.

A Alkasoft possui o moderno software jurídico Lawyer Eleven. Ele dispõe de diversas funcionalidades para auxiliar na gestão do escritório de advocacia e no controle de audiências dos seus advogados. Todas estas ferramentas tornam a vida do advogado mais prática e eficiente. De tal modo, ele pode usar sua energia produtiva para escolhas mais estratégicas ou até mesmo para a captação dos clientes.

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