Nenhum advogado quer perder um prazo. Ponto. Um único deslize compromete muito mais do que um processo: ele gera retrabalho, prejuízos financeiros, desgaste com o cliente e, o mais preocupante, abala a relação de confiança que levou anos para ser construída.

É por isso que o controle de prazos processuais deixou de ser uma tarefa meramente operacional e se consolidou como uma peça-chave na estrutura e governança de qualquer escritório que deseja crescer com segurança. Escritórios médios em especial, que lidam com um volume crescente de processos e advogados, não podem mais depender de soluções improvisadas ou descentralizadas.

Quando o controle de prazos é fragmentado, os riscos se multiplicam. Mas, quando bem executada e potencializada pelas ferramentas certas, a gestão de prazos processuais se transforma em uma engrenagem silenciosa e eficiente, que sustenta o crescimento sem criar gargalos.

Controle de prazos é essencial para crescer

Controlar prazos na advocacia é como reger uma orquestra: cada mínimo movimento importa, pois reverbera em diferentes setores dentro do escritório. Essa atividade exige precisão cirúrgica e coordenação total entre áreas jurídicas, administrativas e financeiras.

Do protocolo de uma contestação à entrega de documentos, passando por audiências e recursos, cada etapa possui prazos específicos e responsabilidades compartilhadas. E quando a banca está em expansão, com novos clientes, equipes em crescimento e múltiplas áreas de atuação, não dá mais pra confiar na memória, nas anotações pessoais ou em agendas pessoais isoladas. Manter essa rotina é pedir para lidar com falhas que poderiam ser evitadas.

O aumento do volume de processos, e consequentemente do contrle de prazos, é uma das principais dores de crescimento dos escritórios de médio porte. A sobrecarga de informações, os prazos simultâneos e as constantes atualizações nos trâmites judiciais tornam o controle ainda mais desafiador.

Por isso, neste cenário, visibilidade e acesso são fundamentais. Todos os envolvidos devem ter clareza sobre o que precisa ser feito, por quem, até quando e em que etapa está cada tarefa.

A excelência no controle de prazos não previne só erros e penalidades, mas também transmite profissionalismo, fortalece a reputação da banca e promove um ambiente de trabalho mais fluido, leve e produtivo. Escritórios que dominam essa prática conseguem crescer com estabilidade, fortalecendo a gestão e a governança.

Ferramentas mais utilizadas por advogados para controle de prazos

O mercado oferece uma série de ferramentas para ajudar escritórios a manterem os prazos sob controle. Porém, algumas são soluções bastante genéricas, que até podem ser adaptadas ao trabalho jurídico, embora não seja essa a sua pretensão original. Já outras foram pensadas especialmente para as rotinas jurídicas. Conhecer essas opções é tão importante quanto compreender suas limitações diante da complexidade da advocacia moderna.

1. Trello (Método Kanban)

Ferramenta popular entre equipes multidisciplinares, o Trello permite organizar tarefas em cartões e colunas que representam fases de trabalho. Os advogados costumam usá-lo para visualizar etapas processuais e distribuir atividades de forma colaborativa.

Limitações: Falta integração com sistemas jurídicos, exige atualizações manuais e não possui funcionalidades específicas para contagem ou gestão de prazos judiciais. Ideal apenas para estruturas muito pequenas.

2. Google Agenda

Simples e acessível, o Google Agenda ajuda a agendar compromissos e configurar alertas. Sua maior força está na sincronização com dispositivos móveis e no uso intuitivo por qualquer profissional.

Limitações: Exige que os prazos sejam inseridos e monitorados manualmente, não se integra com o andamento processual e oferece visão limitada do fluxo operacional de um escritório jurídico.

3. Microsoft 365 (Outlook, OneNote e To Do)

Muitos escritórios já utilizam o pacote Microsoft 365. O Outlook facilita o agendamento de compromissos com alertas automatizados, o OneNote serve como caderno de apoio e o To Do organiza listas de tarefas vinculadas ao calendário.

Limitações: Apesar da integração entre os aplicativos, essas ferramentas não foram criadas para a advocacia e não oferecem conexões nativas com processos, tornando a gestão de prazos um desafio constante.

4. Legal Cloud (Cálculo de prazos)

Aplicativo focado no cálculo de prazos conforme os principais códigos processuais. É útil para validar datas e esclarecer dúvidas pontuais sobre contagem processual.

Limitações: Funcionalidade restrita ao cálculo em si, sem apoio no controle operacional, atribuição de tarefas ou integração com a rotina da equipe jurídica.

5. Utilizar todas as ferramentas acima juntas 

Você até pode mesclar a utilização planilhas, calendários e ferramentas genéricas com sucesso… por um tempo. Porém, por serem ferramentas desconexas, o sistema fica parecendo um “Frankenstein”: cada recurso vem de um fornecedor diferente, com interfaces, lógicas e limitações próprias, e nenhuma delas conversa com as demais.

No início, “o monstrinho de ferramentas” até é viável. Mas é só o escritório ganhar alguns novos clientes, ampliar a equipe ou abrir uma nova frente de atuação que o improviso começa a falhar. E sabe o que é pior? Ele sempre falha nos piores momentos: um e-mail esquecido porque não foi integrado ao calendário, uma planilha com fórmulas quebradas, uma tarefa que não chegou ao responsável… o que antes era solução vira problema e retrabalho.

Além disso, manter esse ecossistema frágil demanda tempo demais, além de exigir um grande esforço de coordenação. A equipe precisa conferir dados em diferentes lugares, adaptar formatos, duplicar informações. O tempo que poderia ser investido em atividades mais estratégicas é drenado para ajustes operacionais, com consultas em múltiplas ferramentas que gera toneladas de retrabalho.

A médio prazo, o “sistema Frankenstein” começa a comprometer a escalabilidade do escritório. E em vez de apoiar o crescimento, ele freia.

E é geralmente nesse ponto que muitos gestores percebem que a operação precisa de uma base mais sólida: uma plataforma integrada, rastreável, automatizada e realmente pensada para a advocacia. Como o Lawyer Eleven, que é um sistema jurídico completo desenvolvido para organizar, automatizar e monitorar todas as etapas do trabalho jurídico, inclusive (e principalmente) o controle de prazos.

Lawyer Eleven potencializa o controle de prazos (e muito mais)

Enquanto as outras ferramentas citadas exigem adaptações manuais ou carecem de funcionaliades para atender às demandas do dia a dia dos advogados, o Lawyer Eleven possui todas as funcionalidades essenciais em um único ambiente. Assim, o LE possibilita uma visão geral dos fluxos de trabalho, pois entrega:

Gerenciamento unificado de prazos administrativos e jurídicos

Diferente de outras ferramentas, o Lawyer Eleven permite cadastrar, acompanhar e visualizar de forma integrada vários tipos de prazos:

• prazos judiciais calculados pelo sistema,
• prazos administrativos como Procon, ANS, ANTT, INPI, Prefeituras, órgãos reguladores, etc.,
• prazos internos da empresa ou do escritório.

Essa visão completa do acompanhamento de prazos evita qualquer tipo de fragmentação das informações, reduzindo o risco de lacunas entre as agendas dos setores jurídico, regulatório e de compliance. 

Agenda Jurídica Inteligente

Na nova versão do Lawyer Eleven, compromissos, prazos e tarefas não são mais diferenciados por ícones. Agora, tudo é organizado por etiquetas coloridas personalizáveis, que facilitam a leitura rápida da agenda e permitem categorizar atividades por:

• área jurídica,
• tipo de atividade,
• prioridade,
• status,
• cliente,
• responsável,natureza do prazo (judicial, administrativo, interno).

Além disso, a agenda conta com filtros avançados para visualizar:

• tarefas pendentes,
• em andamento,
• concluídas,
• compromissos individuais,
• visão da equipe,
• agenda coletiva completa.

A soma dessas funcionalidades garante à gestão total clareza operacional, possibilitando a criação de fluxos de trabalho previsíveis, replicáveis e escaláveis.

Permissão de acessos por perfil

O Lawyer Eleven está em conformidade com as legislações de proteção de dados como a LGPD. Em razão disso, o sistema conta com permissão de acessos por perfil, garantindo aos gerentes jurídicos e sócios o poder de determinar quem pode visualizar quais agendas. Essa ferramenta é fundamental para equipes grandes ou em crescimento, que precisam de total controle de confidencialidade das informações sensíveis. A implementação de níveis de acesso é essencial à segurança da informação, além de agregar uma visão geral segmentada por área, cargo ou nível de acesso.

O sistema ainda permite restringir o acesso a arquivos confidenciais para estagiários, novos advogados ou quaisquer colaboradores que os gestores julgarem necessária a aplicação de acesso restrito.

Integração com as agendas mais utilizadas do mercado

O Lawyer Eleven integra-se com as principais agendas externas como Google, Outlook e iOS, garantindo fluidez para quem já utiliza essas ferramentas no dia a dia. Assim, o LE além de facilitar a vida de todo mundo no escritório ainda permite que cada um utilize a agenda de sua preferência.

Controle de prazos com Kanban

O sistema Lawyer Eleven aplica o método Kanban de forma estratégica. Você pode organizar as tarefas em colunas que refletem o estágio do processo e, com poucos cliques, é possível movimentar atividades, acompanhar o andamento e identificar gargalos na produtividade. A funcionalidade de cronômetro (timesheet) permite mensurar o tempo gasto em cada atividade, registrando com precisão os esforços de cada colaborador.

Dessa forma, a gestão tem tudo sob controle na mesma plataforma.

Delegação, monitoramento e rastreabilidade

Com poucos cliques, é possível atribuir responsáveis, acompanhar prazos, verificar status de execução e redistribuir tarefas conforme a capacidade da equipe. Tudo com alertas automatizados e histórico de alterações.

Assim fica tudo centralizado, sem a necessidade de ficar pulando de uma ferramenta para outra cada vez que precisar delegar ou acompanhar o status das tarefas.

Relatórios dinâmicos e seguros

Diferentemente das gambiarras necessárias para visualizar a totalidade dos dados dos “sistemas Frankenstein”, o Lawyer Eleven disponibiliza relatórios dinâmicos, baseados em filtros inteligentes.

É possível salvar modelos, exportar dados e controlar as permissões de acesso de acordo com o nível operacional de cada usuário, evitando a exposição de dados sensíveis a colaboradores não autorizados. Basta utilizar os filtros disponíveis para selecionar as informações que devem constar nos relatórios.

Lawyer Eleven vai muito além do controle de prazos

Como você viu até aqui, a organização de prazos é só o começo. A Alkasoft projetou o Lawyer Eleven como um sistema jurídico completo, elaborado para transformar a rotina de todos os setores de um escritório de advocacia. Com ele você vai conseguir automatizar processos, reduzir os erros, aumentar a produtividade e ganhar tempo para o que realmente importa: a advocacia estratégica.

Por isso, se você está em busca de mais agilidade e confiabilidade para a gestão do seu escritório ou departamento jurídico, solicite uma demonstração e veja como o Lawyer Eleven pode transformar sua operação!