Já pensou em fazer uma planilha de controle de prazos processuais? Ou prefere um software para controle de prazos judiciais? Seja qual for a ferramenta utilizada, qualquer escritório tem essa tarefa burocrática em sua rotina.

De fato, escritórios muito pequenos e advogados autônomos podem utilizar planilha Excel para controle de prazos judiciais. Mas basta crescer um pouco para nascer a necessidade de otimizar essa atividade.

Pensando em todos os tamanhos de escritórios, apontamos 5 ferramentas além da planilha para controle de prazos de entrega. Conheça!

O que é o controle de prazos processuais

Controle de prazos processuais é uma atividade pela qual o advogado tem conhecimento dos prazos dos diferentes processos sob sua responsabilidade. Nesta tarefa, o profissional também acompanha o andamento de cada demanda referente à determinada ação. 

Ou seja, o controle de prazos judiciais é uma das principais atividades na advocacia. É um ótimo indicador de qualidade dos serviços prestados, porque evita a perda de prazos. Basta um prazo perdido para que haja mais gastos no processo e comprometimento da reputação do profissional.

Além disso, o controle de prazos processuais é fundamental para uma gestão organizada no escritório. Afinal, são centenas de processos e informações que podem se perder facilmente.

Ferramentas para fazer o controle de prazos processuais

Diante da importância do controle de prazos processuais, é preciso encontrar formas de otimizar essa tarefa. Dessa maneira, a rotina do escritório de advocacia ou departamento jurídico também será mais organizada.

E como fazer o controle de prazos judiciais? Existe software de controle de prazos judiciais? Sim, mas não é a única ferramenta. Veja quais são elas!

#1 – Trello

Quer usar o método Kanban para advogados? O Trello é uma ótima opção. Com a ferramenta, o gestor pode organizar um grande quadro com cartões. Em cada cartão, atribui-se um responsável, um prazo e uma tarefa.

Para fazer o acompanhamento de prazos processuais, pode-se colocar várias colunas com as seguintes etapas: Protocolo; Conciliação; Instrução; Sentença; Recurso; Execução e/ou Cumprimento de Sentença. Uma ferramenta muito semelhante é o Asana.

#2 – Google Agenda

Mais do que uma ferramenta de controle de prazos processuais, o Google Agenda controla sua rotina inteira. Seja no celular ou no navegador, você pode marcar tarefas e eventos, além de adicionar lembretes com alertas.A facilidade é sua integração com outros aplicativos da Google e com os smartphones sem a necessidade de baixar o aplicativo.

#3 – Evernote

O Evernote é um aplicativo que funciona como bloco de notas digital. Ele permite a inserção de listas, textos, tabelas, imagens, links e muito mais. Você pode, por exemplo, ter uma lista de processos de pessoas físicas e outra lista de processos em recurso.

#4 – Legal Cloud

Um aplicativo pouco conhecido, mas muito eficiente no controle de prazos processuais é o Legal Cloud. Tem versão web e app para iOS e Android. Sua função é calcular prazos conforme o tipo de processo.

Ou seja, é possível fazer o acompanhamento de prazos processuais com base no Novo CPC, no CPP, na CLT etc. Sua contagem é precisa, mas limitada a 6 cálculos de prazos por semana na versão gratuita.

#5 – Software jurídico

A melhor opção de ferramenta para advogados é um software. O controle de prazos judiciais feito dentro de uma solução específica para advocacia é mais eficiente. Como exemplo, citamos o Lawyer Eleven, que possui uma funcionalidade de agenda fácil. O que ela faz? Veja alguns benefícios:

• Gestão mais eficaz e precisa de processos jurídicos do escritório;
• Eliminação do conflito de horários (integração de agendas);
• Tarifação automática (integração com o setor financeiro);
• Visão geral de cada cliente/processo;
• Alertas compartilháveis de tarefas;
• Integração com agendas Google, Outlook e IOS;
• Delegação de funções.

No sistema Lawyer Eleven, além dos compromissos, os prazos e as tarefas também são vinculadas automaticamente na agenda e podem ser identificados de maneira muito rápida e visual por meio de ícones específicos para cada situação. O sistema ainda permite a criação de tags coloridas para identificar diferentes categorias na agenda e visualização em lista, proporcionando uma leitura mais ágil e eficiente.

O controle de prazos processuais pode ser algo mais fácil com o uso dessas ferramentas. Adotar boas práticas também é importante. Uma delas é a adoção da tecnologia para automatizar a gestão de processos, como falamos principalmente no uso de software jurídico. Como consequência, é possível ter maior organização, simplificar atividades repetitivas e ter mais produtividade. 

Outra boa prática é controlar o que acontece no escritório, conhecendo atribuições, responsabilidades e prazos. Neste ponto, é importante saber como gerir os processos.

Veja como mapear o escritório e fazer uma boa gestão dos processos jurídicos!