Elevar a eficiência do cartório exige um controle completo sobre processos e agilidade no acesso às informações. Alcançar esse diferencial, porém, não é uma tarefa simples. Como obstáculos para que essa eficiência seja alcançada temos, por exemplo, a necessidade da adequação da serventia a normas reguladoras e às demais determinações vigentes.

Felizmente, a base do segmento cartorial no Brasil é sólida, o que favorece esse processo. De acordo com relatório produzido pelo Banco Mundial, os cartórios notariais e de registro do país estão entre os melhores no mundo.

O percentual do custo de transferência de titularidade de imóvel, por exemplo, é de 2,6%, representando quase metade do valor praticado em outros países. Isso permite que a eficiência do cartório possa estar alinhada a um serviço atrativo e a uma gestão consistente.

Portanto, há fatores bastante favoráveis para atingir níveis elevados de eficiência e qualidade nas serventias. Pensando nisso, no artigo de hoje, abordaremos mais sobre alguns pontos que demandam atenção na busca por tais objetivos. Saiba mais, a seguir, sobre como gestores e funcionários podem cultivar diferenciais relevantes para um modelo eficiente de trabalho notarial e de registros.

1. Organize uma estratégia condizente com seus processos

Em primeiro lugar, é importante saber analisar e identificar as necessidades mais específicas de seu cartório. Talvez a falta de eficiência em determinado processo se dê por alguma atividade redundante no atendimento, por exemplo. Ou, ainda, pela falta de divulgação e internalização da missão e valores da organização.

Identificar problemas nos processos é o primeiro passo para que sua estratégia se organize e você tenha uma melhor eficiência do cartório. Para facilitar essa tarefa, busque uma metodologia que permita um monitoramento e controle de seus processos, como as que apresentam recursos de workflow.

Ferramentas, como pesquisas de satisfação interna e de público externo, também podem ser de grande ajuda para fortalecer sua estratégia de gestão de qualidade no cartório.

2. Monitore sua gestão e otimize processos operacionais

Um grande inimigo da eficiência nos cartórios é a redundância e a burocracia incutidas em etapas dos processos de trabalho. Para atuar sobre esse gargalo, busque soluções que ajudem a melhorar a qualidade na entrega de seus principais serviços. Assim, a resolução de problemas de registros ou cadastros pode se dar em um menor tempo, por exemplo.

Exercer o monitoramento ativo em sua gestão é essencial para que todos os processos ocorram de forma fluída e padronizada. Para isso, é recomendado o uso de tecnologias que possam monitorar os processos, selecionar indicadores de desempenho a serem priorizados e, até mesmo, aperfeiçoar seus canais de comunicação.

Operações como a identificação de não conformidades e a relação com fornecedores se beneficiam amplamente com uma gestão monitorada com processos otimizáveis.

3. Aplique boas práticas de gestão de pessoas para melhorar a eficiência do cartório

A eficiência do cartório parte não somente de planejamento e processos, mas de uma boa gestão de pessoas. Seu cartório conta com um monitoramento de desempenho e planos de treinamento de seus funcionários? Há uma motivação para que a cultura da organização seja divulgada e internalizada pelo pessoal que atua na linha de frente?

É importante que a eficiência do cartório possa ser traduzida de maneira objetiva para os colaboradores. Canais de feedback podem ser valiosos para que a equipe ganhe um direcionamento e autonomia maiores, o que se reflete nos resultados das funções exercidas com maior engajamento e motivação.

Ainda, realizar periodicamente pesquisas de clima organizacional também pode fornecer ideias sobre o que pode ser feito para elevar o senso de pertencimento dos funcionários, criar melhores condições de trabalho e um ambiente laboral satisfatório, produtivo e eficiente.

4. Fique atento a normas de segurança e controle de dados

Tecnologias para o controle e a autenticação de dados já são uma realidade no segmento notarial. Selos digitais, aplicativos e certidões digitais têm ajudado a tornar os serviços mais ágeis e a ampliar limites no alcance e influência dos cartórios e seus principais clientes. Isso surge tanto pela necessidade legal em se adequar a normas regulatórias quanto pela busca de aperfeiçoamento da segurança de dados.

Desse modo, melhorar a eficiência do cartório envolve, justamente, boas práticas de segurança e controle dos documentos e registros. Instituir servidores de redundância (como prescrito no Provimento nº 74/2018), backups periódicos e automatizar processos operacionais do cartório são exemplos de práticas que podem promover maior eficiência ao cartório e manter ativa a disponibilidade dos serviços à população, mesmo em casos de imprevistos.

Para descobrir mais dicas sobre o tema, leia também nosso artigo sobre como fazer a gestão completa do cartório.

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1 responder
  1. mfc-oficialnyj-sajt.ru
    mfc-oficialnyj-sajt.ru says:

    Os certificados digitais funcionam como uma assinatura eletronica para pessoas fisicas e empresas, garantindo validade juridica em transacoes virtuais. Esta modalidade de identificacao e criptografada, oferece sigilo, agilidade e seguranca. Alem de melhorar a eficiencia operacional, pode ajudar a reduzir custos e tempo nos processos. Pode ser utilizado para emissao de notas fiscais eletronicas, operacoes bancarias, reconhecimento de firma, assinatura de contratos, acompanhamento de situacao fiscal e declaracao de IR, etc.

    Responder

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