Você passou em um concurso e quer saber quais são os principais processos e fluxos do cartório? Esse tipo de negócio possui diversas especificidades em sua operação. Então, antes de assumir e exercer as atividades para as quais você foi nomeado, que tal compreender melhor o funcionamento dos fluxos de serviços mais requisitados nos cartórios de registro de imóveis do país? Para isso, confira o guia que preparamos a seguir!

Fluxos do cartório envolvendo matrícula de imóvel

Todo o imóvel necessita de uma identificação, conhecida como matrícula. Essa matrícula individualiza e demonstra a situação jurídica do imóvel, além de trazer seu histórico. Ela é composta por uma numeração única e sequencial, formada por dados do imóvel e pessoas envolvidas (proprietário, comprador, fiador). É importante saber que qualquer alteração realizada irá gerar um novo Registro (isso é, uma anotação em anexo para atualizar a matrícula, causando alterações no imóvel) ou uma Averbação na Matrícula (ou seja, uma anotação que não causa alterações na matrícula do imóvel).

Registros nas matrículas

Entre os registros mais comuns nas matrículas, estão:

• Alienação Fiduciária: alienação especificamente vinculada a uma financiadora. No caso dos apartamentos financiados, por exemplo, enquanto a pessoa não termina de quitar o imóvel, ela não tem poder sobre ele.
• Registro de Compra e Venda: trata-se de um registro de Transmissão de Propriedade. Por exemplo: há pessoas que são atualmente proprietárias do imóvel e que passam a ser transmitentes e aquelas que estão adquirindo o imóvel, que passam a ser adquirentes. Com isso, gera-se esse registro de compra e venda, passando o imóvel legalmente para os novos proprietários.
• Ônus: registro para identificar que o imóvel está “bloqueado” para revenda, transferência ou doação por algum motivo específico. É o caso, por exemplo, de quando se realiza empréstimo no banco utilizando o imóvel como garantia.

Averbações nas matrículas

Compreenda melhor como ocorrem as averbações nas matrículas por meio de alguns exemplos característicos dos fluxos do cartório.

• Averbação de Alteração de Nome: ocorre quando a parte (cliente do cartório) alterou o nome (isso se dá, por exemplo, em casos de casamento com alteração de nome). Nessas situações, gera-se uma Averbação de Alteração de Nome – já que não houve uma alteração diretamente no imóvel.
• Averbação de Construção: acontece quando foi construído algo a mais no imóvel (por exemplo, quando se inclui uma garagem no espaço). Na Averbação, conterá a medida da peça construída, o valor avaliado da construção, assim como outras informações mais específicas.

Cabe salientar que os cartórios podem apresentar fluxos distintos para a execução fina de cada processo.

Exemplo de fluxos do cartório para Averbação de Construção

Para ficar mais claro como ocorrem os fluxos do cartório envolvendo seus processos característicos, confira uma simulação de como pode se dar uma Averbação de Construção.

• A parte vai até o cartório para averbar uma construção.
• No balcão, ela faz a solicitação da averbação de construção.

• O funcionário do balcão, por sua vez, verá quais são os custos, fará a cobrança e gerará um protocolo (o protocolo contém a data de vencimento que é o prazo no qual deve ser realizada essa averbação). Processo interno do cartório:

• O protocolo vai para um processo de busca, por meio da qual será localizada a matrícula do imóvel, as informações serão conferidas e a averbação será lançada.

• Passa-se, então, para uma conferência completa do texto que foi redigido e de todas as demais informações presentes na averbação. Com isso, é feita a requisição do selo, que é registrado e impresso na matrícula.

Fluxos do cartório envolvendo certidões

Entre as certidões mais comuns requisitadas no cartório de imóveis, estão:

• Certidão de Inteiro Teor: é uma cópia fiel da matrícula que a parte leva no dia da impressão da matrícula do imóvel.
• Certidão de Ônus: quando o imóvel está onerado.
• Certidão Negativa de propriedade: trata-se da certidão do cartório dizendo que a pessoa não tem imóvel registrado.
• Certidão Positiva de propriedade: é a certidão do cartório dizendo que a pessoa tem imóvel(is) registrado(s).

Fluxo do cartório para solicitação de certidão:

• A parte vai até o balcão e faz a solicitação da certidão.
• A equipe do balcão fará a cobrança dos emolumentos e encaminhará a solicitação. Processo interno do cartório:
• Será realizada uma busca da matrícula.
• Criação da certidão.
• Requisição de selos.
• Emissão/Impressão da certidão.
• Entrega da certidão para a parte.

Como tornar os processos e fluxos do cartório mais controláveis e eficientes?

Como vimos, a rotina de um cartório de registro de imóveis é bastante dinâmica e complexa, demandando precisão, agilidade e qualidade no atendimento. Para isso, a solução é a digitalização do cartório, automatizando determinados processos e garantindo um sistema de controle de tarefas robusto e fácil de operar. Portanto, para iniciar o desafio de assumir suas atividades no cartório com o pé direito e um passo à frente, avalie implementar de imediato essa solução. Para isso, busque sistemas voltados especificamente para as demandas desse tipo de negócio, como é o caso dos Sistemas CART. Para saber mais sobre os benefícios do CART Imóveis, solicite uma demonstração gratuita do sistema.