No dia a dia dinâmico de um escritório de advocacia, o gerenciamento eficiente de documentos é essencial para garantir operações fluidas e eficazes. Desde e-mails até contratos complexos e materiais jurídicos sensíveis, a capacidade de organizar, acessar e proteger informações é essencial para manter a competitividade e satisfazer as demandas dos clientes. 

Nesse contexto, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) se destaca como uma solução indispensável, oferecendo não apenas organização, mas também segurança e acessibilidade aos documentos essenciais.

O que é GED?

Esse termo significa Gestão Eletrônica de Documentos. Trata-se de um sistema que permite capturar, armazenar, gerenciar, recuperar e distribuir documentos de forma eletrônica dentro de uma organização.

Em um escritório de advocacia, onde a quantidade desse tipo de material é vasta e variada, o GED desempenha um papel importante na simplificação e organização desses processos.

Captura e armazenamento

Um atrativo interessante é que esse recurso possibilita a digitalização de documentos físicos e a importação de arquivos eletrônicos. Isso elimina a dependência de papéis e permite que esses conteúdos sejam armazenados de forma segura em um sistema centralizado.

Gerenciamento e organização

Uma vez armazenados, os documentos são organizados em uma estrutura de pastas, que pode ser personalizada conforme as necessidades específicas do escritório. 

Isso facilita a busca e recuperação rápida desses materiais, economizando tempo que seria gasto procurando informações em arquivos físicos ou pastas desorganizadas.

Recuperação e distribuição

Com essa ferramenta, tanto a equipe jurídica como o pessoal administrativo podem acessar documentos de qualquer lugar, a qualquer momento, através de dispositivos conectados à internet. 

Isso é especialmente útil em ambientes onde a colaboração é necessária entre membros da equipe que eventualmente estão em locais diferentes.

Segurança e controle

GEDs modernos trazem recursos avançados de segurança, como permissões de acesso baseadas em função e criptografia de dados, garantindo que só pessoas autorizadas possam visualizar, modificar ou compartilhar conteúdos sensíveis.

Integração com outros sistemas

Além disso, muitos sistemas GED são projetados para se integrar perfeitamente com outras aplicações usadas em escritórios de advocacia. É o caso de sistemas de gestão de casos e softwares jurídicos. Isso melhora ainda mais a eficiência operacional e a colaboração.

Quais são as 3 fases da GED?

Ela se divide em três fases principais: produção, utilização e destinação. Cada etapa garante que os documentos sejam criados, acessados e arquivados de maneira eficiente e segura.

1 – Produção: digitalize sua documentação desde o primeiro dia

A fase de produção envolve a criação e captura inicial dos documentos. Para um advogado experiente, isso significa transformar aquela pilha de materiais físicos em um arquivo digital organizado e acessível. 

Digitalizar contratos, registros de clientes e correspondências legais permite que esses conteúdos estejam sempre disponíveis de forma segura e ordenada.

2 – Utilização: acesso instantâneo e colaboração sem limites

Nesta fase, o foco está no acesso e na manipulação diária dos documentos. Imagine localizar rapidamente qualquer conteúdo usando buscas por palavras-chave, categorias ou datas. 

Com a GED, você pode revisar, editar e compartilhar tudo com a sua equipe sem a necessidade de imprimir várias cópias ou se preocupar com versões desatualizadas.

3 – Destinação: arquivamento seguro e eliminação programada

A fase de destinação é imprescindível para a conformidade e a eficiência a longo prazo. Após o uso ativo dos documentos, é importante arquivá-los ou descartá-los de maneira segura. 

Com a GED, você pode automatizar o processo de arquivamento, garantindo que tudo seja armazenado de forma segura e acessível apenas para aqueles que possuem a devida autorização.

Automação que transforma sua prática legal

Para um advogado que gerencia um escritório, a automação oferecida pela GED é um verdadeiro divisor de águas. 

Automatizar tarefas repetitivas, como arquivamento e organização de documentos, economiza tempo. Isso permite que você e sua equipe se concentrem em atividades de maior valor, como atender clientes e preparar casos. Além disso, também reduz o erro humano. 

Como funciona um sistema de gestão eletrônica de documentos e contratos?

Funciona se integrando aos processos existentes de um escritório de advocacia e substituindo métodos tradicionais baseados em papel por práticas digitais seguras. 

Isso envolve a centralização de documentos em um repositório acessível, o que não apenas elimina a dependência de arquivos físicos, mas também simplifica a busca e recuperação de informações críticas em tempo hábil. 

Além disso, sistemas avançados de segurança garantem que os dados sensíveis estejam protegidos contra perda, roubo ou acesso não autorizado.

As vantagens do GED

Agora é o momento de falar dos benefícios para os escritórios de advocacia:

• Acessibilidade em qualquer lugar: advogados podem acessar documentos importantes de forma remota, aumentando a flexibilidade e a capacidade de resposta aos clientes.
• Redução de espaço de armazenamento: elimina a necessidade de grandes arquivos físicos, liberando espaço valioso no escritório.
• Aumento da produtividade: automatiza tarefas repetitivas, como busca e organização de documentos, permitindo que a equipe jurídica dedique mais tempo a atividades estratégicas. 
• Redução de custos: esse sistema diminui custos associados à impressão, armazenamento e recuperação de documentos físicos, resultando em economia de recursos financeiros e ambientais.

O impacto positivo da GED no seu escritório de advocacia

A gestão eletrônica de documentos (GED) não é apenas uma evolução tecnológica, mas uma necessidade imperativa para os escritórios de advocacia modernos.

Ao adotar sistemas como o Lawyer Eleven, os escritórios melhoram sua eficiência operacional e garantem a segurança e a integridade dos documentos essenciais para o sucesso de seus clientes. Convidamos você a explorar mais sobre como a GED pode transformar seu escritório jurídico. Para mais informações, confira nosso Guia completo do Lawyer Eleven: a solução definitiva para gestão na área jurídica.