Mapear processos do escritório de advocacia é fundamental para garantir a produtividade das equipes. É uma das tarefas importantes na gestão dos processos jurídicos, a propósito.
Somente com essa análise minuciosa é possível identificar gargalos que devem ser corrigidos. É, também, a partir do mapeamento que os gestores jurídicos conseguem traçar as melhores estratégias para o crescimento do negócio.
No entanto, nota-se, ainda, uma grande dificuldade dos profissionais nesse processo e, consequentemente, na gestão dos processos jurídicos.
Pensando nisso, listamos 4 passos – e uma dica especial – para que você não tenha dificuldade em mapear os processos do escritório de advocacia. Confira!
A importância da gestão dos processos jurídicos do escritório de advocacia
Mapear processos do escritório de advocacia é uma etapa da gestão dos processos jurídicos. O mapeamento é uma ferramenta gerencial que tem o objetivo de potencializar os processos internos. Para organizar processos jurídicos, porém, o gestor deve conhecer exatamente como eles funcionam.
Quais são os pontos fortes e fracos do escritório? Ao mapear processos do escritório de advocacia, é possível identificá-los. A partir daí, o responsável poderá otimizar toda a gestão dos processos jurídicos.
Se seu escritório demorou para responder a um pedido de informações do cliente, é preciso encontrar o motivo. O objetivo do mapeamento desse processo será corrigir a falha, reduzindo o tempo de resposta ao máximo.
Para que isso seja possível, o gestor deverá avaliar as entradas e as saídas ocorridas durante todo o processo.
Workflow e mapeamento de processos
Os processos jurídicos são inúmeros em um escritório. Por isso, quando se fala em mapear processos, é preciso ter em mente que cada setor possui seus próprios processos, mas que são interligados com outras áreas.
Ao organizar processos jurídicos, considerando suas particularidades, conseguimos melhorar a gestão como um todo. Não à toa, muitas pessoas falam do workflow quando se fala em mapear processos do escritório de advocacia.
Em outra oportunidade, conceituamos workflow como um processo destinado a minimizar riscos e ineficiências. Todas as atividades são mapeadas e identificadas para que sejam melhor planejadas, conferindo aos advogados uma melhor experiência dentro dos escritórios.
Realmente, os dois conceitos são complementares. O mapeamento de processos potencializa os procedimentos do escritório a partir de um conhecimento profundo sobre todas as atividades do negócio. E o workflow é um meio para realizá-lo.
Dicas para mapear processos do escritório de advocacia
A gestão dos processos jurídicos depende de mapear processos. Na prática, o gestor pode elaborar questionários, buscar feedback dos clientes, promover entrevistas e reuniões e estudar o sistema de gestão de processos.
No entanto, a maneira mais assertiva de mapear processos do escritório de advocacia nós descrevemos a seguir:
1. Trace objetivos para mapear processos do escritório de advocacia
Qual o papel de cada processo em um negócio? Existe um motivo para sua existência? Certamente que sim. E isso está relacionado aos objetivos que um empreendimento, qualquer que seja sua natureza, possui.
Para mapear processos do escritório de advocacia, é preciso, em primeiro lugar, traçar objetivos. Cada etapa dentro da cadeia de valor de uma empresa tem uma meta específica.
Tome como exemplo a elaboração de uma petição inicial. Dividindo a tarefa em etapas, temos o estudo do cliente e da causa, a pesquisa doutrinária e jurisprudencial, a elaboração do documento, a revisão e, por fim, o ajuizamento da ação.
O objetivo de cada momento é determinado e exerce influência no resultado final. Por isso que podemos dizer que traçar objetivos faz parte de toda a gestão dos processos jurídicos. Em outras palavras, cada etapa contribui para o alcance das metas traçadas.
E o mesmo se aplica para os processos de gestão no escritório. Cada equipe deve ter bem definidos os objetivos a alcançar para que chegue ao resultado final esperado.
2. Determine entradas e saídas dos processos
Após traçar objetivos, o passo seguinte para mapear os processos do escritório de advocacia é determinar suas entradas e saídas.
Saídas (“outputs”) são entregas realizadas ao fim de cada processo que compõem o quadro do negócio. Nem sempre elas são físicas, como o fim da tramitação do processo jurídico, e podem ocorrer de inúmeras formas, como coleta de dados, acordos e tomadas de decisão.
O cerne para o entendimento é que as saídas dos processos agregam valor no decorrer da cadeia produtiva até serem finalizadas e entregam um resultado.
As entradas (“inputs”) são elementos modificados no transcorrer do tempo de cada processo. Elas também agregam valor à cadeia produtiva, motivo pelo qual devem ser identificadas.
Ao determinar entradas e saídas dos processos, o gestor tem controle final da repercussão que eles causam. Isso possibilita colher dados para futuras projeções e acompanhamento de números.
3. Conheça os clientes e componentes dos processos
Uma etapa fundamental para mapear processos do escritório de advocacia é conhecer os clientes de cada um dos processos, assim como seus componentes. Se você quer ser prático, faça uma lista.
E por que isso é importante? Porque possibilita ao gestor ter a certeza da entrega de resultados de acordo com os clientes. Quais materiais, valores e serviços foram realizados para alcançar tal resultado? Soluções tecnológicas, equipamentos, profissionais, etc. – todos esses pontos devem ser avaliados.
Ao conhecer os clientes e os componentes dos processos, também é possível otimizar a gestão dos processos jurídicos.
4. Identifique falhas e adote melhorias nos processos
O fluxo de início e fim dos processos já foi compreendido. O próximo passo do gestor no mapeamento é analisar o que deve ser melhorado.
Existem etapas que agregam pouco valor à cadeia de produção e que possuem alto custo – e devem ser eliminadas! Após identificar as falhas, é preciso adotar melhorias e documentar todas as mudanças realizadas.
Ter controle dos indicadores é fundamental para realizá-las, inclusive, porque deve ter uma ponderação na hora de adotar melhorias. Cada mudança possui um tempo de maturação até que apresente resultados.
Por este motivo, essa é última etapa na hora de mapear os processos do escritório de advocacia. Em seguida, tudo se inicia novamente para que o desempenho do negócio seja sempre otimizado.
Em resumo, para mapear os processos de um escritório de advocacia e tornar a gestão dos processos jurídicos mais eficiente, você deve:
- Traçar objetivos para mapear processos;
- Determinar entradas e saídas dos processos;
- Conhecer os clientes e componentes dos processos; e
- Identificar falhas e adotar melhorias nos processos.
Com esses 4 passos, sua gestão dos processos jurídicos certamente será melhor, uma vez que o mapeamento se torna mais eficiente e assertivo.
Uma dica final: o uso de um bom software jurídico pode auxiliar o gestor a mapear os processos do escritório de advocacia com mais facilidade. Esses programas possuem diversos módulos, que abordam os principais pontos de uma gestão. Isso faz com que se tenha uma visão global do negócio, auxiliando o profissional a tomar decisões mais acertadas.
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