Você busca maneiras de mensurar e aumentar a produtividade no escritório de advocacia? Então precisa entender os KPIs e os indicadores que podem atuar neste aspecto da gestão jurídica.

KPIs (Key Performance Indicators) são indicadores-chave de performance que medem e avaliam processos essenciais de uma empresa. Por meio deles, o gestor jurídico aufere a execução dos processos internos e avalia se estão gerando resultados conforme o planejamento.

Quer melhorar a performance do escritório? Conheça 6 KPIs e indicadores para escritórios de advocacia.

A importância de definir e acompanhar indicadores na advocacia

Os KPIs (Key Performance Indicator, ou seja, Indicador-Chave de Desempenho) avaliam a performance de um negócio. Essa é sua principal importância. Qualquer empresa traça planejamentos e metas, bem como as ações para alcançá-las. Como medir a efetividade dessas ações? Com as métricas que avaliam o cumprimento dos objetivos.

Por isso, apontamos que é importante definir e acompanhar indicadores na advocacia para entender:

• as falhas em cada fase de um processo interno.
• se os investimentos tiveram retorno;
• se as metas foram alcançadas.

Com uma gestão jurídica orientada pelo monitoramento constante por meio de KPIs, o escritório consegue ser cada vez mais competitivo.

6 KPIs e indicadores para escritórios de advocacia

Quais são os exemplos de indicadores jurídicos? Você acabou de ver o conceito dos KPIs. Agora, é preciso saber que eles podem ser divididos entre indicadores de estratégia ou de processos.

Os indicadores de estratégia auxiliam o gestor jurídico a avaliar e entender se as metas serão alcançadas. Ou seja, engloba tudo que influencia diretamente na capacidade de manter o negócio lucrativo. Já os indicadores de processos avaliam o desempenho da rotina interna do escritório.

E quais são os principais KPIs e indicadores de desempenho no escritório de advocacia? Depende do seu objetivo. Não é possível trabalhar com todos ao mesmo tempo, sendo necessário priorizar os KPIs mais adequados.

Você quer aumentar a carteira de clientes ou tornar o ambiente de trabalho mais eficaz? Cada objetivo possui métricas específicas. Veja alguns exemplos de indicadores jurídicos que estão presentes nos escritórios:

• KPIs internos: mostram a eficácia dos processos, ferramentas e desenvolvimento da equipe. Alguns exemplos são número de horas faturáveis por profissional, número de tarefas concluídas por colaborador etc.
• Indicadores de marketing: valor gasto com ações de marketing, dados de alcance em campanhas digitais, ROI, desempenho de cada canal de marketing etc.
• Indicadores financeiros: despesas e receitas por mês, receita anual prevista em relação à receita atual, custos anuais previstos em relação aos atuais etc.
• KPIs de aquisição de clientes: custo de aquisição de novos clientes, origem dos clientes, taxas de crescimento de clientes etc.

Considerando a necessidade de organização da gestão no escritório, apontamos a seguir 6 KPIs e indicadores de desempenho do escritório de advocacia que entendemos serem relevantes para este objetivo.

Cumprimento de prazos

Monitorar o cumprimento dos prazos processuais é fundamental para uma advocacia de excelência. A perda de prazos traz danos irreparáveis para o cliente e para o escritório, pois é uma falha grave.

Ter esse indicador é uma maneira de avaliar os motivos que levam à perda de prazos. Identificou um gargalo no seu kanban? Como corrigi-lo? O problema é a organização entre os advogados? Uma agenda compartilhada pode resolver a questão.

Custos de processos

Mesmo com o êxito nas causas, não sobra dinheiro para o escritório. Já pensou em calcular os custos de processos? O cálculo do percentual de lucro sobre o faturamento ajuda o gestor a saber as melhores medidas para aumentar os resultados.

Esse é um dos indicadores de desempenho do escritório de advocacia aliados da saúde financeira, fique atento. Se o custo com deslocamento para outra cidade pesou no processo, contratar um advogado correspondente pode resolver a questão.

Horas trabalhadas

As horas trabalhadas são um dos KPIs importantes para monitorar produtividade. Quanto tempo o advogado leva para elaborar uma petição inicial? Em qual área determinada escritório está trabalhando mais? Tempo é dinheiro, e esse indicador ajuda a otimizá-lo!

Com o auxílio de um software jurídico, inclusive, é possível ter maior controle sobre as horas trabalhadas. É o caso do timesheet, que ajuda a identificar os gargalos de produtividade do escritório.

Processos ativos

O número de contratos novos comparado ao número de processos finalizados em determinado período nos traz um bom indicador: o número de processos ativos. Com esse indicador, o gestor pode ver a demanda de trabalho e entender o fluxo de atividades no escritório.

Saber quantos processos ativos no escritório é importante para avaliar se a capacidade dele está sendo bem aproveitada. São muitos processos e poucos advogados? Sua equipe pode estar sobrecarregada.

Taxa de inadimplência

Um dos indicadores de desempenho do escritório de advocacia mais importantes na gestão jurídica é a taxa de inadimplência. Ela pode estar atrelada a um mau relacionamento do escritório com o cliente, por exemplo. Seja como for, é preciso tomar medidas preventivas e ativas para minimizar os prejuízos financeiros.

Outra utilidade desse indicador é evitar que o escritório feche por falta de receita. Por isso, é fundamental monitorá-lo a partir de um controle financeiro completo, o que pode ser facilitado com um software jurídico.

Satisfação dos clientes

De onde vêm as contratações do seu escritório de advocacia? Apontamos anteriormente que um dos KPIs de aquisição de clientes é exatamente a origem deles. Em geral, pela advocacia ser uma profissão dotada de pessoalidade, temos muitas indicações, certo? E ela só vem se o atual cliente está satisfeito.

Por isso, medir a satisfação do cliente é fundamental. Isso pode ser feito com o método Net Promoter Scores, em que o cliente dá uma nota de 0 a 10 para os serviços prestados. Na conclusão do método, temos uma classificação dos clientes entre:

• Detratores: clientes insatisfeitos, que não indicam os serviços;
• Neutros: mantêm o contato necessário e são indiferentes quanto ao serviço;
• Promotores: são aqueles que indicam e divulgam o trabalho do escritório por estarem muito satisfeitos.

O foco do escritório e dos KPIs relacionados aos clientes é aumentar o número de clientes promotores.

Os KPIs e os indicadores de desempenho jurídico, planejamento e estratégias são fundamentais na gestão. Com a análise desses indicadores, o gestor consegue ter uma visão do que deve ser corrigido e otimizado.

O uso de um bom software jurídico, como você viu em alguns exemplos de indicadores jurídicos, pode trazer dados mais precisos. É uma das ferramentas de trabalho de um advogado de excelência.

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