Saiba como fazer o mapeamento de processos no escritório de advocacia

Realizar o mapeamento de processos no escritório de advocacia pode ajudar no gerenciamento e produtividade da equipe. Entender o funcionamento das etapas, desde o início até a entrega do resultado, fará com que se busque uma execução mais eficiente. Desta forma, é possível identificar e corrigir gargalos e traçar melhores estratégias para a gestão do escritório.

Mas você sabe o que é e como fazer o mapeamento de processos? Tem noção da sua importância para a gestão do seu escritório de advocacia? Então prossiga a leitura deste post

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é a maneira de tornar compreensível o passo a passo das operações realizadas no escritório de advocacia. Com ele, os envolvidos nas etapas conseguem ter uma visão geral da execução dos processos e estabelecer os aprimoramentos ou o número de etapas necessários para direcioná-los até o fim.

Existem outros elementos importantes que devem ser levados em consideração na hora de realizar o mapeamento de processos. Veja mais sobre cada um deles a seguir:

1 – Estabeleça o objetivo

Identifique o objetivo de cada processo e o motivo da sua existência. Isso não está relacionado apenas ao âmbito do escritório de advocacia, mas a qualquer outro empreendimento. Traçar objetivos é o primeiro passo a se realizar no mapeamento de processos.
Por exemplo, na captação de clientes, é realizado um primeiro contato para expor a demanda. Após, seguem as negociações para assinar a procuração e o contrato de honorários advocatícios. Na sequência, é realizada a juntada da documentação e elaboração das petições que irão formalizar o pedido. Assim o processo segue em várias etapas até chegar ao objetivo final.

O mesmo vale para os atos de gestão no escritório. Ter etapas bem estabelecidas ajudam a manter informações importantes e procedimentais, garantindo a efetividade.

2 – Determine as fronteiras

Definir fronteiras, estabelecendo as entradas e saídas do processo, proporciona ao gestor o controle do impacto causado. Além disso, a coleta de dados e estatísticas possibilita mais segurança para as futuras ações.

As entradas ou “inputs”, são os primeiros passos do mapeamento de processos. Nas entradas se estabelecem todas as etapas e elementos modificativos para atingir o objetivo.

As saídas ou “outputs” são as entregas, ou seja, é o resultado que cada processo entregou. Um exemplo de saída no escritório de advocacia é o trânsito em julgado da ação, pois após todas as etapas realizadas o resultado foi a sentença do juiz, que pode ser positiva ou negativa.

Mas não para por aí, também podem ser consideradas saídas os acordos, pareceres, e tomadas de decisões. As saídas devem entregar resultado, caso contrário, o mapeamento de processos deve ser revisto.

3 – Conheça as partes envolvidas

Um processo geralmente é formado por pessoas e entregue à pessoas. Ao saber disso, é preciso entender a forma como se inicia, ou ainda, como as informações são passadas. Tudo isso para evitar que se percam referências fundamentais a fim de manter um processo forte.

Além disso, o conhecimento do cliente também é fundamental, pois possibilita ao gestor ter uma referência do resultado que pretende chegar, bem como, os componentes que vai usar.

Conhecer as partes envolvidas e o material a ser usado também pode garantir o sucesso na busca pelo objetivo. O gestor poderá direcionar os melhores recursos para cada etapa. Pessoas com habilidades certas e tecnologias de ponta podem agregar valor e melhorar significativamente a produção, entregando melhores resultados.

4 – Identifique falhas e melhorias

Já vimos que o seu objetivo maior é entregar um resultado mais rápido e eficiente. Contudo, para isso é necessário que se identifique falhas no decorrer do processo e melhorias a serem feitas.

Às vezes, você acredita que fez tudo certo e ao final não consegue chegar ao resultado almejado? Pode ser que esteja ocorrendo a falha em alguma das etapas. Por isso, é preciso analisar todo o contexto do processo para saber se a melhor escolha é eliminar esta etapa ou realizar melhorias.

Uma dica é acompanhar os indicadores-chave (KPIs). Com eles o gestor terá em suas mãos dados precisos para avaliar os resultados obtidos em cada etapa. Na posse dessas informações será muito mais fácil decidir o que deve ser corrigido ou melhorado.

5 – A importância do Software Jurídico Lawyer Eleven no mapeamento de processos

Você já viu a importância de realizar o mapeamento de processos para ter uma visão global do negócio. Este procedimento tem impacto significativo nas operações do escritório, pois prioriza operações importantes gerando ganhos em produtividade, qualidade do trabalho e lucros.

Existem algumas tecnologias que ajudam na elaboração destes mapeamentos. A mais funcional delas é o software jurídico, que é fácil de usar e protege os dados do escritório.

O uso de um software jurídico pode:

– Automatizar a definição de cada etapa;
– Implementar novos procedimentos;
– Suprimir etapas obsoletas;
– Realizar a análise de dados gerados por indicadores;
– Aumentar a eficácia de produtividade da equipe;
– Gerar resultados mais eficientes.

O software jurídico Lawyer Eleven oferece funcionalidades no auxílio do mapeamento de processos. São diversos módulos que ajudarão a suprir o fluxograma gerado a partir do alinhamento das etapas, melhorando a organização interna e a tomada de decisões.

Ainda não conhece as funcionalidades do Software Jurídico Lawyer Eleven? Saiba mais agora mesmo.