Saiba como medir a produtividade do cartório

Você sabe o que são indicadores de produtividade do cartório? Nas atividades e serviços prestados no cartório, saber como medir índices de performance operacional e acompanhar os processos pode fazer toda a diferença.

No entanto, isso exige investimento operacional. Sem um sistema inteligente, mensurar a produtividade pode ser conflituoso com o foco estratégico de sua gestão.

No artigo de hoje, falaremos mais sobre a importância em fazer o acompanhamento da produtividade do cartório. Continue a leitura e entenda como mensurar esse elemento tão central para os resultados de sua serventia.

3 boas práticas para medir a produtividade do cartório

Medir a produtividade do cartório é algo fundamental para controlar e aperfeiçoar a rotina da serventia.

É sempre importante lembrar de que só podemos melhorar aquilo que é medido. Portanto, fazer esse acompanhamento permite treinar, orientar e motivar sua equipe na direção certa; otimizar processos que não são eficientes; melhorar o atendimento ao cliente; entre outros objetivos essenciais das serventias.

Para fazer isso, considere as dicas a seguir.

1. Defina processos e metas em torno da produtividade do cartório

Para que os processos possam ser considerados eficientes, é necessário estabelecer parâmetros de sua produtividade. Antes de elencar os principais aspectos a serem mensurados, porém, é importante que se definam os processos.

Afinal, sem que haja uma organização sistemática dos processos que compõem as atividades do cartório, não é possível uma medição de forma prática e confiável, e você vai acabar apenas gerindo as chamadas “métricas de vaidade”, sem valor e aplicações práticas para a sua serventia.

Com isso, após definidos os processos, passamos para o estabelecimento de metas que sejam congruentes com o desenvolvimento saudável do cartório. Quais são os objetivos que a administração de seu cartório deseja atingir? Sua equipe está ciente desses objetivos e de quais resultados deve alcançar?

Lembre-se de ter um planejamento cujas práticas sejam condizentes com o alvo estabelecido. Oferecer um canal de atendimento digital, por exemplo, pode ser uma forma de garantir uma maior produtividade no setor de autenticação de documentos.

2. Selecione os indicadores-chave de desempenho (KPIs)

É recomendado, para que se tenha um bom planejamento, definir um indicador que auxilie a visualização da produtividade de cada objetivo de seu cartório.

Nesse contexto, os indicadores-chave de desempenho (ou KPIs, key-performance indicators) são úteis não apenas para mensurar a performance. A partir desses indicadores, é possível realizar a tomada de ações que otimizem de forma abrangente a eficiência da sua operação.

Os indicadores-chave de desempenho podem auxiliar na análise de padrões de comportamento. Assim, ao longo do tempo, seu cartório pode monitorar o andamento dos serviços e equipes de modo a identificar ajustes para sua otimização. Esses índices, geralmente expressos quantitativamente, podem ser baseados em:

• Tempo: o número de registros de contratos realizados a cada hora em determinado setor, por exemplo;
• Capacidade: o número máximo de clientes que podem receber atendimento em determinada unidade ou guichê, por exemplo;
• Qualidade: dados como quantidade de erros no processo ou nível de satisfação de seus clientes são alguns exemplos.

3. Utilize um sistema de gestão da produtividade

Para medir a produtividade do seu cartório, é importante que esses indicadores não sejam apenas dados dentro de um gráfico ou planilha. É necessário que se tenha um sistema para que os dados sejam analisados e compartilhados para gerar inteligência e planos de ações.

Com esse tipo de tecnologia, fica mais ágil e simples acompanhar os indicadores estabelecidos, identificar gargalos que estão impedindo sua equipe de atingir os objetivos e reconhecer os resultados e o progresso de cada profissional em relação às suas metas de produtividade. 

Assim, a avaliação de desempenho de cada colaborador será mais assertiva e justa, baseada em dados atualizados e confiáveis, que ajudarão, ainda, a destacar necessidades de treinamento da sua equipe. 

Tudo isso contribui para manter seu time calibrado, orientado a resultados, capacitado e motivado, elevando sua produtividade e eficiência.

Uma boa gestão de produtividade do cartório é mantida com boas práticas. Por isso, é importante que os resultados sejam monitorados consistentemente, em um ciclo que gere melhoria contínua.

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