Como o tabelião pode melhorar os processos do cartório?

A rotina de um tabelião exige o gerenciamento de diversas ações para a execução de um trabalho eficaz e com resultados positivos. Os processos do cartório são reconhecidos como complexos e, quando não bem otimizados, também como morosos e burocratizados. 

Sabe-se da importância do papel de um tabelião no cartório. É por meio de seu trabalho como oficial público, responsável pela preparação e autenticação de diversos documentos, escrituras e registros, que a população tem acesso a serviços essenciais ao longo de sua vida.

Entretanto, para que o atendimento prestado seja eficiente e qualificado e a rotina laboral ocorra sem maiores transtornos, é fundamental buscar constantemente maneiras de melhorar os processos do cartório.

Para obter dicas de como fazer isso, continue a leitura do artigo de hoje.  

7 boas práticas para o tabelião otimizar processos do cartório

Há diversos caminhos possíveis para desenvolver uma gestão ainda mais eficiente, com processos mais assertivos e um atendimento mais qualificado. Entre as ações recomendadas para isso, podemos destacar:

1. Tomar decisões baseadas em dados

O tabelião, liderança do cartório, é a peça-chave para conduzir os processos internos diários da serventia da melhor maneira possível. E, para isso, é importante ter entre suas habilidades a capacidade de tomada de decisão rápida e assertiva.

Uma das formas de fazer isso é reduzir o espaço para achismos e desenvolver a prática de tomar decisões baseadas em dados, trazendo mais segurança, celeridade e eficiência também nessa etapa. Os sistemas para cartório fornecem uma série de dados valiosos para orientar este processo.

2. Inovar na gestão do cartório

A modernização do seu cartório é essencial para inovar no atendimento aos seus clientes. Além disso, ela possibilita que você aprimore processos a partir das mais atuais práticas de gestão e tecnologias. 

Hoje, o cliente conta com a tecnologia para quase tudo, exigindo uma atualização nesse sentido das serventias. Ter acesso online a dados sobre o seu atendimento, por exemplo, é uma inovação que será valorizada e trará mais praticidade para todos os envolvidos.

3. Ter flexibilidade e empatia

Apesar de muitas das ações de rotina do tabelião demandarem protocolos em conformidade com provimentos e outras exigências legais, há espaço para demonstrar flexibilidade na gestão dos processos do cartório.

No escopo de seu trabalho, é possível ter autonomia para a determinação das melhores maneiras de se atender ao que prescreve a lei e ao que o público do cartório demanda.

Assim, é importante estabelecer uma mentalidade e uma cultura de melhoria contínua, que possibilite um atendimento menos marcado pela rigidez e mais pela empatia e foco em ajudar o cliente a solucionar suas dores efetivamente.

4. Delegar tarefas

É comum que alguns líderes acabem acumulando funções e executando processos que poderiam facilmente ser delegados. Isso resulta geralmente em atrasos nas entregas e na finalização dos atendimentos, erros e muito estresse. Isso não deve ser assim.

É essencial avaliar com cuidado o que é realmente de sua responsabilidade e o que pode ser delegado para sua equipe. Para isso, pode ser importante criar padrões operacionais e mapeamento de processos, destacando sempre qual profissional deve executar cada tarefa.

5. Automatizar processos

Uma das soluções mais eficientes para o tabelião melhorar os processos do cartório é automatizá-los. Na rotina laboral, o profissional precisa lidar e, por vezes, executar diversas tarefas manuais, repetitivas e que não geram valor para o cliente. Com isso, o tabelião acaba não conseguindo dedicar tempo e esforços para desenvolver uma gestão mais estratégica e preparar o negócio para o futuro.

Assim, automatizar processos é uma iniciativa cada vez mais imperativa para o tabelião conseguir obter maior eficiência em seus processos e mais qualidade e estratégia nas abordagens administrativas de sua gestão.

6. Utilizar softwares

Cada vez menos haverá espaço para erros, atrasos e inconsistências. Qualquer ocorrência dessas na rotina de um cartório pode ter um impacto bastante negativo.

Utilizar softwares para cartório para melhorar processos ajuda a evitar esses transtornos graves, trazendo também mais produtividade para a serventia e segurança para os dados e documentos armazenados.

7. Medir resultados

Todo o seu esforço e o de sua equipe merecem ter os resultados medidos. Essa mensuração é fundamental para avaliar se os objetivos estabelecidos foram alcançados ou o que é preciso ser feito para ajudá-los a conquistar as metas determinadas.

Quando medimos nossos resultados, paramos para avaliar aquilo que precisa ser aprimorado, investido e adaptado. Nem sempre será possível ter a métrica de todos os resultados, mas aquilo que já foi detectado contribuirá para reduzir, cada vez mais, os erros e gargalos dos processos do cartório.

Se você ficou interessado em saber mais sobre como a tecnologia pode ser aliada para melhorar os processos, confira nosso artigo que mostra como um software para cartório contribui para isso.