imagem de um método kanban

Não há receita milagrosa, porém, há uma prática que organizações de todos os setores utilizam para manterem-se eficientes e competitivas, mesmo em tempos de imprevisibilidade: elas qualificam a gestão, de modo a conseguirem extrair mais resultados, mesmo sem aumentar os investimentos. No caso de serventias, é possível aumentar a produtividade no cartório e desenvolver uma gestão com mais equilíbrio entre o que entra e o que sai – sejam demandas de trabalho, insumos ou recursos financeiros.

Desse modo, colocar em prática as atividades de um cartório da forma mais eficiente possível exige metodologias e ferramentas de organização e otimização. Afinal, para garantir o máximo de qualidade nos serviços e produtividade no cartório, é preciso saber como aproveitar melhor seus recursos – financeiros ou humanos – e minimizar fraquezas que podem estar tornando seus serviços mais morosos e excessivamente burocráticos para os clientes.

À medida em que tecnologias são introduzidas e implementadas para o aumento de produtividade no cartório, mais possibilidades de organizar e automatizar demandas surgem. Entre essas soluções, há aquelas que ajudam a manter um cronograma fluido e a ter suas tarefas planejadas e executadas de maneira mais eficiente e inteligente.

Que tal descobrir mais sobre como obter esses ganhos de competitividade e produtividade no cartório? No artigo de hoje, falaremos a respeito do Método Kanban e de seus benefícios para a melhoria da gestão e produtividade no cartório. Entenda, também, como é possível ver os ganhos disso na prática por meio de uma solução prática e gratuita.

O Método Kanban e sua origem

Assim como o desenvolvimento ágil e diversos conceitos de modernização de uma linha de produção, o Kanban teve sua origem na Toyota, no Japão, durante a década de 1960. A palavra “kanban” significa “cartão” ou “sinal”.

Na prática, nada mais é do que um quadro com listas de tarefas, divididas em cartões e distribuídas em colunas de acordo com seu nível de conclusão. Parece simples, não? E realmente é.

Provavelmente, sua empresa já utilizou um sistema de organização dessa forma para saber quais são as tarefas pendentes e que necessitam maior atenção. Agora, imagine que esse mural, com diferentes papéis coloridos com tarefas escritas, pode abarcar materiais, contatos, cópias de documento… isso é o que ocorre quando aliamos o Método Kanban a ferramentas digitais de gestão e produtividade no cartório. E isso pode trazer uma série de benefícios para a gestão da serventia.

Principais vantagens do uso do Método Kanban

Primeiramente, é importante destacar um dos pontos mais atrativos do Método Kanban, que é a forma de visualização das informações. O fluxo de trabalho em um cartório, se não estiver sendo devidamente organizado e monitorado, pode se tornar caótico. E, por meio do Kanban, o gestor conseguirá visualizar esses fluxos – de um jeito muito fácil de compreender, acompanhar e ter ideias para melhorias.

Com o Método Kanban, é possível categorizar tarefas e enxergá-las dentro de uma linha de partida e chegada para sua entrega. Assim, consegue-se identificar pontos em que a demanda pode estar ficando acumulada ou deficitária e tomar decisões que solucionem a questão, promovendo um atendimento mais ágil e processos mais enxutos e fluidos.

Como aplicar o Método Kanban para ter mais produtividade no cartório?

Se você ficou interessado nas melhorias potenciais oferecidas pelo Método Kanban, mas tem dúvidas sobre como implementar essa nova abordagem com facilidade na serventia, saiba que há uma forma prática de fazer isso.

Você já ouviu falar sobre o Alkaflow? Esse sistema da Alkasoft alinha-se perfeitamente a essa proposta. Com ele, você vai poder controlar e distribuir automaticamente tarefas, de modo fácil e rápido, melhorando processos e ciclos completos de trabalho.

Para você ter uma ideia prática de como o Alkaflow pode revolucionar sua gestão, temos uma surpresa: disponibilizamos gratuitamente uma ferramenta de produtividade no cartório desenvolvida a partir do Método Kanban. A ferramenta é customizável, permitindo que você adicione e modifique cartões de tarefas e escolha a melhor forma de sinalizar o progresso dos processos de sua serventia.

Assim, você pode começar seu plano de modernização e ganho de qualidade e produtividade no cartório, ampliando essas melhorias posteriormente com a adoção do Alkaflow.

Aproveite essa oportunidade: tenha uma amostra dos recursos do Alkaflow. Comece a utilizar hoje mesmo essa ferramenta gratuita de gestão da produtividade para cartório.

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