Há três pessoas, cada uma com um celular na mão e olhando para este. O primeiro está à esquerda, é um homem branco de cabelos loiros, usa um blazer cinza claro. A segunda pessoa é uma mulher, está no centro da foto, é branca, de cabelos castanhos e curtos, está de blazer preto sob uma blusa vermelha. O último está à direita, é um homem de pele um pouco mais escura, cabelos crespos e usa camisa branca com gravata azul.

A procrastinação é um problema que assola gestores de qualquer tipo de negócio – inclusive, os responsáveis pelos cartórios. Muitos dos gargalos operacionais que geram dores de cabeça, na verdade, podem ter na procrastinação a sua raiz.

Ao administrar um negócio, o gerenciamento do tempo é uma habilidade indispensável diante da dinamicidade exigida para tomadas de decisões, adequações a provimentos, novas legislações, etc.

Entretanto, a procrastinação é uma das principais razões pelas quais tantos não conseguem administrar seu tempo com eficácia ou, mesmo, acabam vendo o desempenho da serventia estagnar ou decair.

Neste artigo, descubra mais sobre como ocorre a procrastinação no gerenciamento de um cartório e veja dicas para evitar essa situação. Acompanhe a seguir.

O que é procrastinação na gestão de um cartório?

Procrastinar é evitar uma tarefa que precisa ser feita, adiando para amanhã o que poderia ser feito hoje. Na gestão de um cartório, pode tratar-se do hábito de seu responsável de atrasar tarefas de alta prioridade, colocando o foco em atividades menos urgentes. 

Estudos mostram que a procrastinação é um processo ativo de evitação – quando se escolhe outras atividades em detrimento do trabalho que deveria ser feito. 

Existem muitas razões pelas quais gestores procrastinam. Alguns fazem isso porque estão sobrecarregados, com falta de foco, receio dos resultados da ação, envolvimento contínuo com demandas não planejadas no dia.

Independentemente do motivo, saiba que a procrastinação na gestão do cartório pode já estar afetando negativamente seu negócio de diversas maneiras. E isso deve ser intensificado no longo prazo se esse hábito não for rompido com soluções eficientes.

Quais os tipos de procrastinação em um cartório?

Há diversos tipos de procrastinação. A clássica é quando se evita conscientemente o que se sabe que deveria estar fazendo.

Existe um tipo mais sutil, conhecido como diluição de prioridade. Essa ocorre quando você atrasa as tarefas mais importantes do dia, lidando com constantes interrupções e permitindo que sua atenção se desloque para atividades menos importantes, mas talvez mais urgentes – os famosos “incêndios”. E isso o impede de fazer o trabalho de alto valor que move sua serventia em direção a seus maiores objetivos e à excelência no serviço.

Em ambos os casos, pode-se também estar lidando com procrastinações que estejam prejudicando melhorias e a qualidade dos serviços da serventia, como a procrastinação para se adequar a normas e aos novos tempos, de modernizar o cartório, entre outras.

Qual o custo da procrastinação no cartório?

É importante saber que a procrastinação, quando é um problema recorrente, não é apenas um hábito indesejado. É, também, oneroso, especialmente quando os investimentos e as decisões financeiras são adiados.

A verdade é que a procrastinação é um dos custos invisíveis que mais afetam o desempenho de negócios, podendo estar relacionada a custos significativos, alguns tangíveis, outros mais sutis.

Para ilustrar, um estudo realizado com empresas norte-americanas revelou que o custo da procrastinação por funcionário onera as companhias em mais de US$ 10 mil ao ano. 

No entanto, além do custo da procrastinação mais diretamente relacionado à equipe, é fundamental que o gestor da serventia reflita também quanto custa a sua própria procrastinação, para seu sucesso e para o sucesso do cartório. Por exemplo, ao adiar a digitalização da serventia, você pode estar adiando retornos potenciais de grande valor para sua operação. 

Assim, a procrastinação pode estar por trás de perdas expressivas, como danos à reputação do cartório, perda de oportunidades, processos de tomada de decisões ruins ou demorados, insatisfação do cliente, alta rotatividade de funcionários e tantos outros problemas que afetam a saúde financeira, a produtividade e a eficiência da serventia. 

Dicas para evitar a procrastinação na gestão e aumentar a produtividade

Especialmente a procrastinação do tipo diluição de prioridade tem relação com falhas em processos, falta de engajamento da equipe e controle de fluxo de trabalho ineficiente.

Para evitar esse quadro, é recomendado utilizar um sistema de workflow para gerenciar o fluxo de trabalho de maneira mais proativa e preventiva, evitando que você precise passar o dia “apagando incêndios” e procrastinando ações já planejadas e mais estratégicas.

O Alkaflow, por exemplo, é um sistema feito exatamente para isso. Com ele, você conseguirá controlar todos os fluxos de processos online, fazer delegação de tarefas, ter dados estatísticos para orientar suas decisões e evitar procrastinações em ajustes e mudanças na operação da serventia. 

Além disso, automatizar tarefas repetitivas também contribui tanto para elevar a produtividade quanto para evitar situações de procrastinação por estar sempre envolvido com atividades que poderiam ser digitalizadas. E esse é um ganho escalável para toda a sua equipe também ser mais eficiente e produtiva. A solução trazida pelo CART Imóveis, por exemplo, é projetada para isso.

Outras iniciativas que podem ajudar a evitar a procrastinação em sua gestão e elevar a produtividade podem envolver:

  • Minimizar as distrações: um estudo elencou o custo de interrupções desnecessárias em termos de perda de produtividade e inovação em negócios em US$ 650 bilhões. Trazendo para a realidade da serventia, você pode imaginar que as interrupções frequentes também geram custos e cenários favoráveis à procrastinação e queda de produtividade. Portanto, faça o possível para evitá-las. Deixar o celular no modo “não perturbe” ou silenciar notificações de redes sociais é algo que pode contribuir.
  • Priorizar: apenas saber tudo o que precisa ser feito pode não ser suficiente para não procrastinar. É importante, também, estabelecer quais tarefas são prioritárias em seu cronograma. Assim, você evita fazer apenas as atividades mais rápidas ou lidar com imprevistos se eles não forem prioritários. E isso fará você se comprometer com um determinado fluxo de trabalho, não dando muito espaço para procrastinar.
  • Pensar no futuro: para evitar procrastinação relacionada a adequações e modernizações na gestão do cartório, tente pensar nos ganhos que essa decisão irá trazer para todos: funcionários mais engajados e produtivos, menos imprevistos para tirar sua atenção, clientes mais satisfeitos. E pense no custo de oportunidade de continuar procrastinando: perda de competitividade, erros, retrabalhos, reclamações dos clientes, gastos processuais, entre tantos outros.

E então, pronto para evitar a procrastinação e aumentar a produtividade no seu cartório? Para saber mais sobre as soluções da Alkasoft para ajudar a acelerar esse objetivo, entre em contato com um de nossos consultores. 

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