Como melhorar a produtividade do seu cartório?

Você sabia que, conforme um levantamento recente, os profissionais, em média, dedicam apenas 1/4 do seu tempo realmente fazendo o seu trabalho? Boa parte do tempo restante é utilizada na busca por documentos, comunicações pontuais, entre outras coisas. Em meio a isso, como está a produtividade do seu cartório?

Sabemos que a rotina dos cartórios é muito complexa e dinâmica. Mas quando o gestor consegue o aumento da produtividade, isso proporciona agilidade, precisão e qualidade no atendimento.

E esse é um dos benefícios do Alkaflow, sistema de produtividade da Alkasoft. Esta solução é 100% voltada para as necessidades dos cartórios, automatizando determinados processos e garantindo um maior controle sobre o fluxo de tarefas.

Se você precisa de uma ferramenta tecnológica para ganhar aumento da produtividade no seu cartório, descubra como o Alkaflow pode ajudar!

Benefícios do Alkaflow para a produtividade do seu cartório

Um cartório mais produtivo é aquele em que todos os setores se mantêm eficientes e competitivos. Isso ocorre em locais com gestão qualificada e focada em resultados, especialmente no que diz respeito a equilibrar insumos, demandas de trabalho e recursos financeiros.

Uma das maneiras de alcançar o aumento da produtividade do seu cartório é utilizando metodologias e ferramentas de organização e otimização. O Alkaflow é um ótimo exemplo. 

Confira mais sobre os benefícios e funcionalidades que fazem deste o sistema de produtividade ideal para a sua serventia:

Melhorar a organização de processos no cartório

Para garantir a eficiência do cartório, o gestor deve ter um controle completo sobre os processos. Apesar de esse ser geralmente um grande obstáculo, a boa notícia é que um dos benefícios do Alkaflow é melhorar toda a organização de processos no cartório.

O sistema permite que o gestor defina as fases de cada processo executado na serventia, da recepção até a finalização.

E, a partir do monitoramento completo de todas as etapas dentro do cartório, o sistema confere agilidade nos processos de documentação e controle de fluxo.

Além disso, a ferramenta fornece ao gestor a possibilidade de fazer um checklist de operações, que ajuda a reduzir as chances de erros nos processos e a padronizar o processo do cartório. Ainda, permite o ganho de uma visão sistêmica e estratégica da serventia. Como resultado, vemos o aumento no desempenho dos colaboradores e na eficiência da organização.

Se você está buscando mais organização de processos no cartório, utilize o Alkaflow. Mas não se esqueça de ter uma estratégia condizente com seus processos, que atenda às suas necessidades, e monitore sua gestão, otimizando os processos operacionais.

Solucionar dificuldades na comunicação externa e interna

Um grande obstáculo que diversos gestores enfrentam no cartório é a falha na comunicação. Esse problema interfere diretamente na produtividade do seu cartório, porque impacta de forma negativa o relacionamento com o cliente e dentro das próprias equipes.

Conforme o mesmo levantamento citado anteriormente, os profissionais têm de usar no seu trabalho, em média, 10 diferentes tecnologias 25 vezes por dia. E isso prejudica a comunicação, além, é claro, de diminuir a produtividade e a eficiência dos funcionários. A pesquisa aponta como uma das consequências os times gastarem 30% mais do tempo semanal com a realização de trabalhos duplicados.

Pensando em solucionar as dificuldades na comunicação externa e interna, o Alkaflow permite a definição clara de responsabilidade de cada colaborador dentro do cartório, com distribuição automática de tarefas.

Esse é um ponto importante, porque auxilia o funcionário a executar aquilo que é de sua responsabilidade dentro do prazo, sem prejudicar etapas posteriores e o fluxo de trabalhos e sem gerar duplicidades e redundâncias nesses encaminhamentos.

Além disso, o sistema conta com espaço para que os colaboradores façam comentários em seus processos compartilhados e interajam via um chat próprio. Por sua vez, o gestor poderá facilmente enviar comunicados gerais para a equipe por meio do Alkaflow.

E, como o Alkaflow tem integração com o sistema CART, da Alkasoft, seus colaboradores não precisarão perder tempo checando comunicações e alimentando dados em diferentes plataformas. 

Permitir o trabalho e a gestão home office

Com a pandemia, muitas organizações passaram a realizar atividades também remotamente. Se essa for uma realidade para a sua serventia, ao usar o Alkaflow, seu cartório já estará pronto para manter a produtividade também nesse regime de trabalho.

Isso porque o sistema funciona online, permitindo acesso a partir de qualquer lugar e dispositivo. Mesmo se o gestor precisar se ausentar, ele poderá fazer facilmente seu login e ter uma visão geral da produtividade do seu cartório, com indicadores de desempenho de sua equipe e estatísticas dos serviços.

Otimizar o tempo a ser dedicado para cada tarefa e processo

Com o Alkaflow, é possível estimar o tempo para a execução de cada tipo de serviço prestado por sua serventia. Assim, é sinalizado sempre que alguma tarefa for executada fora desta meta, o que possibilita ao gestor orientar o colaborador em suas dificuldades para que elas sejam superadas e o tempo e a eficiência na execução sejam mantidos dentro do esperado.

Além disso, o sistema automatiza o processo de distribuição de tarefas, algo que seria feito manualmente pelo gestor, permitindo que ele ganhe tempo para se dedicar à estratégia geral da serventia.

Como um sistema como o Alkaflow ajuda no controle da produtividade do seu cartório?

Um sistema especializado, como o Alkaflow, além de ajudar a impulsionar a produtividade da equipe, também fornece recursos para que o gestor controle a produtividade do seu cartório em detalhes.

Para saber se os colaboradores estão realmente produtivos, o gestor deve encontrar formas de medir a performance do cartório, certo? Caso contrário, poderá ter problemas na qualidade dos serviços prestados no médio e longo prazo.

Diante disso, para garantir o bom desempenho, é fundamental ter indicadores para medir a performance. Afinal, eles são capazes de mensurar um resultado específico que é considerado essencial para as operações.

Um dos ganhos ao utilizar o Alkaflow é possibilitar ao gestor acompanhar os indicadores internos por meio de um dashboard inteligente. É também possível fazer o gerenciamento de relatórios e estatísticas, que contribuem para uma tomada de decisão mais assertiva que também garantirá o bom desempenho.

Ainda, o sistema viabiliza a análise de desempenho individual dos colaboradores e das equipes, fornecendo dados detalhados sobre a produtividade de cada membro para que o gestor possa dar feedbacks eficientes, oferecer treinamentos direto ao ponto sobre os aspectos que precisam melhorar e, com isso, traçar um plano poderoso para elevar a produtividade do seu cartório.

Há, ainda, dois pontos de destaque que garantem um controle aprimorado da produtividade do seu cartório:

Método Kanban

Este método de produtividade é utilizado no Alkaflow para permitir uma visualização fácil e o controle eficiente sobre as tarefas do cartório.

Em quadros com listas de tarefas, divididas em cartões e distribuídas em colunas, é possível organizar todo o trabalho da equipe. 

Isso permite que o colaborador tenha uma exibição bastante visual sobre as tarefas a fazer, em progresso, adiadas e concluídas. Quando o profissional recebe uma tarefa e ela começa a ser executada (classificada como “em progresso”), um relógio começa a contar, e isso gera métricas sobre o tempo para a entrega do serviço e sobre a produtividade dos seus colaboradores.

Agenda

Com este recurso, o gestor consegue verificar todos os compromissos (como ausências, atestados, férias, indisponibilidades, em reuniões, em tarefas, etc.), de forma geral ou filtrada por funcionário. Assim, tem-se uma espécie de agenda unificada para mapear a disponibilidade de cada membro da equipe, permitindo um controle apurado da produtividade do seu cartório.

Em resumo, o Alkaflow permite que o gestor tenha o controle total da gestão da serventia e do trabalho de sua equipe – inclusive, em tempo real. Questões importantes como a padronização dos fluxos de processos e do tempo para execução de cada tarefa, a otimização e automatização das delegações, a obtenção de relatórios de desempenho do time e de cada membro em particular – tudo isso será possível com poucos cliques.

E então, pronto para melhorar a produtividade do seu cartório com o Alkaflow? Solicite já uma demonstração e confira como este sistema pode elevar a performance da sua serventia.