Senso de urgência é o tempo que se leva para começar a execução de uma ação. Em um escritório de advocacia, ele envolve desde as ações mais simples até a tomada de decisões complexas. 

Se você tem uma equipe proativa, é um gestor privilegiado, pois o senso de urgência dela é diferenciado. Isso porque ela consegue antecipar demandas antes mesmo que as atividades sejam atribuídas aos profissionais. Por outro lado, profissionais mais “acomodados” tem baixo senso de urgência, pois só tomam atitudes quando são estimulados.

Considerando os diversos ambientes que podem existir dentro de um mesmo escritório, como gerenciar o senso de urgência?

Entender a importância do senso de urgência

O primeiro passo para gerenciar o senso de urgência no escritório de advocacia é a compreensão sobre sua importância. Muitos acreditam que ter esse senso é fazer atividades de maneira desesperada e sem planejamento. Isso não tem nada a ver com senso de urgência. Na verdade, só traz estresse e tomada de decisões errônea. 

Por isso, os profissionais devem saber o conceito do termo para tomar decisões de maneiras pensadas. Os riscos são previamente calculados, existirão falhas a serem corrigidas, e a ação será tomada.

Isso é especialmente importante quando falamos de processos internos e fluxo de trabalho no escritório. 

Equilibrar o senso de urgência

Encontrar um equilíbrio para o senso de urgência pode parecer difícil. Afinal, a velocidade na execução das tarefas não pode deixar para trás a qualidade. Em outras palavras, a “pressa” que permeia o senso de urgência não pode causar prejuízos na qualidade da produção.

Do que adianta sua equipe realizar atividades com agilidade, mas sem prestar atenção nos pontos principais que envolve a execução? As chances de retrabalho aumentam, certo? Para evitar essas situações, o gestor equilibra pressa e qualidade, reforçando as prioridades do projeto. 

As ações devem ser organizadas conforme as prioridades, e o gestor e a equipe devem ter clareza sobre isso. Assim, terão uma perspectiva real de qual o tempo hábil para execução dos projetos e os recursos a serem empregados.

Em suma, podemos equilibrar o senso de urgência considerando: 

• Inovação e inconformismo: o inconformismo pode conduzir à inovação quando os esforços são bem direcionados. É possível utilizar ferramentas inovadoras para resolver os maiores problemas da equipe, que causam desmotivação, e provocar a ação ágil. 
• Velocidade: conforme avaliação da equipe e escolha das prioridades, o gestor equilibra a velocidade de execução das tarefas, obedecendo ao critério da qualidade.  

 Com esse equilíbrio, é possível organizar as demandas e otimizar os processos, trazendo mais velocidade aos processos.

Utilizar um sistema jurídico para definir prioridades e organizar demandas

O senso de urgência, como acabamos de ver, deve provocar a ação da equipe de forma ágil e qualificada. Um dos pontos que atrapalha essa agilidade é a falta de organização e prioridades. Realmente, não saber por onde começar uma tarefa só atrasa o início de sua execução.

Neste ponto, o senso de urgência bem desenvolvido e equilibrado é muito importante. Ele ajuda a pensar em prioridades e organizar tarefas. Em outras palavras, ajuda o gestor a eliminar os elementos sabotadores das entregas.

Para organizar prioridades, é preciso fazer um planejamento de entrega das demandas inicialmente. Tarefas urgentes devem ser priorizadas. Tarefas urgentes e importantes vêm em primeiro lugar. É o prazo para contestação ou petição inicial, por exemplo.

Após classificar as tarefas, é preciso ter uma comunicação aberta com os profissionais. Eles também fazer parte da classificação das tarefas e podem ajudar a definir as prioridades. Mas o importante é que a delegação se dê de forma eficiente. 

Quando isso acontece, é mais fácil equilibrar o senso de urgência no escritório de advocacia. Afinal, a organização confere agilidade e permite o controle de qualidade. No entanto, estamos falando de teoria. Como garantir tudo isso na prática?

Com uma ferramenta de apoio, especialmente um software jurídico. Falar de senso de urgência é falar de gestão do tempo. Um bom software possui inúmeras funcionalidades que abordam essa gestão em todos os campos do escritório, seja gestão financeira, atendimento ao cliente, andamento processual ou gestão de processos internos e fluxos de trabalho. 

 Para gerenciar o senso de urgência no escritório, o gestor deve adotar ferramentas que o auxiliem a organizar e priorizar tarefas. Uma equipe ciente sobre a necessidade de ser ágil é fundamental, mas o auxílio de um software jurídico é o que a permite ser ágil.

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