Gestão empresarial para serviços notariais e de registro

Se você ainda não consolidou uma gestão empresarial para a eficiência dos serviços notariais e de registro, provavelmente acaba fazendo malabarismos diários na administração da serventia, “apagando incêndios” e não conseguindo se dedicar a questões mais estratégicas da condução do negócio.

Nesse cenário, é comum também haver alguma morosidade no atendimento ao público do cartório, despadronização de processos, problemas de produtividade e motivação na equipe, desperdícios e insatisfações. 

Para evitar tudo isso, é fundamental desenvolver e manter uma gestão empresarial para serviços notariais e de registro completa e eficiente, que permita medir, controlar e melhorar diversos aspectos de sua operação.

Para ajudá-lo nisso, a seguir, falaremos mais sobre a importância da gestão empresarial para serviços notariais e de registro e apresentaremos dicas de como começar a implementá-la em sua serventia. Acompanhe.

Por que desenvolver uma gestão eficiente dos serviços notariais e de registro?

Primeiramente, é importante ter em mente que a chamada lei dos notários e registradores (Lei nº 8.935/94) institui que o titular do cartório deve assumir a responsabilização pela gestão administrativa e financeira de sua unidade extrajudicial. Assim, objetivamente, esse é um motivador de grande importância para desenvolver uma gestão eficiente dos serviços notariais e de registro.

Mas a importância vai além da questão legal. Cada vez mais, a gestão empresarial tem se tornado central no mundo dos negócios, servindo como um pilar para manter a operação competitiva e sustentável no longo prazo.

É com uma gestão empresarial bem estruturada que é possível consegue identificar problemas e criar soluções. Avalie: de que adianta saber que determinado processo não está acontecendo da melhor maneira possível se não é tomada uma ação para reverter a situação, não é mesmo? É isso que a gestão empresarial com adoção de princípios da gestão de qualidade proporciona.

Por meio dela, consegue-se compreender que cada desafio encontrado também é uma oportunidade para que o serviço prestado seja melhor a cada dia e de se planejar cenários e condições para um futuro bem-sucedido para a serventia. 

Dicas para melhorar a gestão empresarial para serviços notariais e de registro

A gestão empresarial abrange práticas para se atingir maior eficiência e melhorar processos e serviços prestados, além de oferecer um ambiente de trabalho adequado e motivador para garantir a satisfação, o engajamento e a entrega produtiva das equipes.

Então, se você está em busca desses resultados, veja alguns caminhos para isso:

1. Seguir as diretrizes da ABNT NBR 15906:2010

Em vigor desde o final de 2010, a norma ABNT NBR 15906:2010 prescreve requisitos para a gestão empresarial para serviços notariais e de registro. Assim, para promover uma gestão mais eficiente, é possível seguir os requisitos estabelecidos pela norma.

Esses requisitos foram criados de modo a ajudar as serventias a administrarem processos com qualidade, de forma satisfatória aos clientes e demais públicos de interesse, cumprindo os requisitos legais cabíveis e levando em conta questões socioambientais, de saúde e segurança ocupacional. 

Entre eles, estão:

• Estabelecer e comunicar à equipe a missão, visão e valores da organização;
• Criar um código de ética que abranja tanto os colaboradores quanto fornecedores e parceiros de negócio e estabelecer mecanismos para aferir sua aplicação;
• Desenvolver, junto à equipe, um planejamento estratégico para a gestão empresarial dos serviços notariais e de registro e assegurar que as ações definidas serão colocadas em prática;
• Ter indicadores de desempenho e metas mensuráveis objetivando a melhoria contínua;
• Disponibilizar aos usuários dos serviços notariais e de registro um canal aberto de comunicação;
• Adotar e documentar um plano de desenvolvimento para os colaboradores;
• Instituir um programa de capacitação e desenvolvimento pessoal para a equipe;
• Utilizar práticas de reconhecimento e recompensa aos funcionários;
• Proteger dados e registros digitalizados contra danos e perdas;
• Utilizar software de gestão empresarial para serviços notariais e de registro;
• Adotar práticas de integração socioambiental.

2. Participar do Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR – PQTA

Promovido pela Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg), o Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR – PQTA foi desenvolvido tendo como base a norma ABNT NBR 15906:2010. 

Assim, uma forma de incentivar tanto a melhoria da gestão empresarial para serviços notariais e de registro quanto a motivação da equipe com o cumprimento das diretrizes da norma é participar dessa premiação.

Como benefício adicional, você poderá obter um diferencial e um reconhecimento da qualidade e excelência de sua serventia.

3. Digitalizar a gestão empresarial para serviços notariais e de registro

Mais do que promover uma modernização cartorária, a digitalização traz ganhos tangíveis e importantes para a eficiência da serventia.

Para adotar muitas das diretrizes da ABNT NBR 15906:2010 e cumprir com os requisitos do Prêmio de Qualidade Total Anoreg, um sistema para cartório é algo central. Um sistema especializado trará soluções e recursos para escalar sua operação, automatizar tarefas, tornar a rotina de funcionários e clientes mais fácil e trazer melhor relação custo-eficiência para seus processos. 

Além disso, fornecerá uma série de opções de relatórios e consolidação de dados para que o gestor da serventia acompanhe tudo o que acontece na organização, o que precisa ser melhorado, padronizado, mudado. Com isso, estruturar uma gestão empresarial para serviços notariais e de registro se torna algo mais prático e ágil.

Para mais dicas sobre esse tema, continue acompanhando nosso blog e conheça as soluções para a gestão de cartórios da Alkasoft.