Se você ainda não consolidou uma gestão empresarial para a eficiência dos serviços notariais e de registro, provavelmente acaba fazendo malabarismos diários na administração da serventia, “apagando incêndios” e não conseguindo se dedicar a questões mais estratégicas da condução do negócio.
Nesse cenário, é comum também haver alguma morosidade no atendimento ao público do cartório, despadronização de processos, problemas de produtividade e motivação na equipe, desperdícios e insatisfações.
Para evitar tudo isso, é fundamental desenvolver e manter uma gestão empresarial para serviços notariais e de registro completa e eficiente, que permita medir, controlar e melhorar diversos aspectos de sua operação.
Para ajudá-lo nisso, a seguir, falaremos mais sobre a importância da gestão empresarial para serviços notariais e de registro e apresentaremos dicas de como começar a implementá-la em sua serventia. Acompanhe.
Por que desenvolver uma gestão eficiente dos serviços notariais e de registro?
Primeiramente, é importante ter em mente que a chamada lei dos notários e registradores (Lei nº 8.935/94) institui que o titular do cartório deve assumir a responsabilização pela gestão administrativa e financeira de sua unidade extrajudicial. Assim, objetivamente, esse é um motivador de grande importância para desenvolver uma gestão eficiente dos serviços notariais e de registro.
Mas a importância vai além da questão legal. Cada vez mais, a gestão empresarial tem se tornado central no mundo dos negócios, servindo como um pilar para manter a operação competitiva e sustentável no longo prazo.
É com uma gestão empresarial bem estruturada que é possível consegue identificar problemas e criar soluções. Avalie: de que adianta saber que determinado processo não está acontecendo da melhor maneira possível se não é tomada uma ação para reverter a situação, não é mesmo? É isso que a gestão empresarial com adoção de princípios da gestão de qualidade proporciona.
Por meio dela, consegue-se compreender que cada desafio encontrado também é uma oportunidade para que o serviço prestado seja melhor a cada dia e de se planejar cenários e condições para um futuro bem-sucedido para a serventia.
Dicas para melhorar a gestão empresarial para serviços notariais e de registro
A gestão empresarial abrange práticas para se atingir maior eficiência e melhorar processos e serviços prestados, além de oferecer um ambiente de trabalho adequado e motivador para garantir a satisfação, o engajamento e a entrega produtiva das equipes.
Então, se você está em busca desses resultados, veja alguns caminhos para isso:
1. Seguir as diretrizes da ABNT NBR 15906:2010
Em vigor desde o final de 2010, a norma ABNT NBR 15906:2010 prescreve requisitos para a gestão empresarial para serviços notariais e de registro. Assim, para promover uma gestão mais eficiente, é possível seguir os requisitos estabelecidos pela norma.
Esses requisitos foram criados de modo a ajudar as serventias a administrarem processos com qualidade, de forma satisfatória aos clientes e demais públicos de interesse, cumprindo os requisitos legais cabíveis e levando em conta questões socioambientais, de saúde e segurança ocupacional.
Entre eles, estão:
- Estabelecer e comunicar à equipe a missão, visão e valores da organização;
- Criar um código de ética que abranja tanto os colaboradores quanto fornecedores e parceiros de negócio e estabelecer mecanismos para aferir sua aplicação;
- Desenvolver, junto à equipe, um planejamento estratégico para a gestão empresarial dos serviços notariais e de registro e assegurar que as ações definidas serão colocadas em prática;
- Ter indicadores de desempenho e metas mensuráveis objetivando a melhoria contínua;
- Disponibilizar aos usuários dos serviços notariais e de registro um canal aberto de comunicação;
- Adotar e documentar um plano de desenvolvimento para os colaboradores;
- Instituir um programa de capacitação e desenvolvimento pessoal para a equipe;
- Utilizar práticas de reconhecimento e recompensa aos funcionários;
- Proteger dados e registros digitalizados contra danos e perdas;
- Utilizar software de gestão empresarial para serviços notariais e de registro;
- Adotar práticas de integração socioambiental.
2. Participar do Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR – PQTA
Promovido pela Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg), o Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR – PQTA foi desenvolvido tendo como base a norma ABNT NBR 15906:2010.
Assim, uma forma de incentivar tanto a melhoria da gestão empresarial para serviços notariais e de registro quanto a motivação da equipe com o cumprimento das diretrizes da norma é participar dessa premiação.
Como benefício adicional, você poderá obter um diferencial e um reconhecimento da qualidade e excelência de sua serventia.
3. Digitalizar a gestão empresarial para serviços notariais e de registro
Mais do que promover uma modernização cartorária, a digitalização traz ganhos tangíveis e importantes para a eficiência da serventia.
Para adotar muitas das diretrizes da ABNT NBR 15906:2010 e cumprir com os requisitos do Prêmio de Qualidade Total Anoreg, um sistema para cartório é algo central. Um sistema especializado trará soluções e recursos para escalar sua operação, automatizar tarefas, tornar a rotina de funcionários e clientes mais fácil e trazer melhor relação custo-eficiência para seus processos.
Além disso, fornecerá uma série de opções de relatórios e consolidação de dados para que o gestor da serventia acompanhe tudo o que acontece na organização, o que precisa ser melhorado, padronizado, mudado. Com isso, estruturar uma gestão empresarial para serviços notariais e de registro se torna algo mais prático e ágil.
Para mais dicas sobre esse tema, continue acompanhando nosso blog e conheça as soluções para a gestão de cartórios da Alkasoft.
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