A digitalização dos negócios exige novas abordagens na gestão da informação. Na realidade das serventias, isso se torna possível a partir de um sistema para cartório em nuvem.

O crescimento dos volumes de dados combinado com grandes e constantes mudanças no ambiente regulatório criam uma demanda por gerenciamento de dados mais ágil, eficiente e seguro para os cartórios. 

Cada vez mais essas organizações terão de ser capazes de salvar, armazenar, arquivar, proteger e acessar um maior número de informações complexas, mesmo atuando em ambientes mais descentralizados a partir de modelos de trabalho híbridos e remotos.

Nesse cenário, as tecnologias baseadas em nuvem têm benefícios claros. Assim, um sistema para cartório em nuvem, que forneça uma experiência intuitiva e flexível, além de camadas superiores de segurança aos dados e documentos da serventia, é algo vital para a sua modernização e para se alcançar mais competitividade, produtividade e eficiência. 

Não é à toa que novas legislações, como a LGPD e o Provimento nº 74/2018, já preveem o uso desse tipo de solução para aprimorar os níveis de segurança da informação nos cartórios. Para a gestão e proteção dos dados, a adoção de um sistema para cartório em nuvem se torna parte do Plano de Continuidade de Negócios, ou PCN.

Afinal, as práticas eficazes de gerenciamento na nuvem aumentam a segurança e reduzem o número de vulnerabilidades que podem ser expostas a invasores mal-intencionados. O controle oferecido por soluções na nuvem garante que as configurações atendam aos padrões da serventia, que os dados sejam protegidos de forma adequada e que a continuidade operacional seja mantida.

Mas, além da segurança e do alinhamento ao ambiente regulatório, utilizar um sistema para cartório em nuvem oferece diversos tipos de vantagens. Conheça as principais, a seguir, e veja alguns dos pontos que vão ajudar no processo decisório da contratação do serviço, extraindo dele o máximo de potencialidades. Acompanhe.

O que é um sistema para cartório em nuvem?

A evolução tecnológica se torna mais e mais uma realidade cotidiana para as serventias que utilizam sistemas de informação, para apoiar suas atividades operacionais e de gestão.

E uma etapa importante dessa evolução é migrar de um sistema local para um baseado em nuvem. 

Assim, o sistema para cartório em nuvem é aquele que permite acesso a dados e documentos apenas com o uso de um dispositivo conectado à internet, sem demandar equipamentos locais, discos rígidos e outros dispositivos alocados internamente na serventia para o armazenamento dessas informações.

Essas são soluções fáceis de usar, atualizadas automaticamente, simples de integrar e compatíveis com dispositivos móveis.

Também é importante saber que um sistema de cartório em nuvem, comumente, é contratado como um serviço. Assim, o armazenamento de dados é gerenciado de forma personalizada, alinhado às práticas e demandas notariais.

Com o processo de modernização, os atos de autenticar, disponibilizar e garantir a integridade das informações notariais ganham novas ferramentas e facilidades. A certificação digital, ou biometria, por exemplo, permite os acessos à nova base de dados, em conformidade com os Arts. 3 e 4 do Provimento nº 74, e isso está disponível nos sistemas mais adaptados às demandas dos cartórios do país.

Com isso, o sistema para cartório em nuvem permite que se tenha acesso às informações sempre que for preciso. Se o gestor precisar de algum dado para fundamentar uma tomada de decisões, mas estiver fora da serventia, isso não será empecilho ao utilizar este tipo de solução. 

Conheça 4 vantagens de utilizar um bom sistema para cartório em nuvem

O sistema em nuvem é uma excelente ferramenta tecnológica que pode beneficiar a serventia de diversas maneiras.

Entre os principais valores oferecidos por essas soluções, estão:

• Facilidade de acesso aos dados;
• Economia gerada com manutenção de servidores e outros gastos;
• Possibilidade de escalar as operações e de torná-las mais flexíveis – por exemplo, com tarefas realizadas remotamente. 

A seguir, descubra mais sobre quatro das principais vantagens de utilizar um sistema para cartório em nuvem.

1. Facilidade de acesso remoto às informações

A vantagem imediata percebida com a implantação de um sistema para cartório em nuvem está em seu acesso facilitado. Dispositivos móveis, como smartphones ou tablets, podem ter acesso autorizado rápido aos dados e informações do sistema, basta que se tenha conexão com a internet. Isso muda a forma de lidar com os processos de um cartório no dia a dia.

Sem utilizar um sistema para cartório em nuvem, é comum que haja uma descentralização e inconsistência das informações. Além disso, em caso de problemas técnicos, informações poderiam ficar fora de acesso e prejudicar a operação da serventia.

Portanto, ter um serviço em nuvem facilita a gestão, permitindo que o cartório possa desenvolver seus processos com maior agilidade sob diferentes circunstâncias.

E o ganho em acessibilidade vai ainda além. Nesses sistemas, você e sua equipe poderão fazer buscas utilizando palavras-chave e filtros sofisticados, garantindo mais rapidez para encontrar os dados e documentos necessários para o seu trabalho.

2. Ganho de produtividade

Com o sistema para cartório em nuvem, sua equipe será capaz de visualizar e trabalhar em documentos de qualquer lugar, seja em casa, em viagem ou no escritório. 

Assim, todos terão disponíveis as informações quando essas forem necessárias, sem ter de abrir protocolos internos, fazer ligações ou aguardar que um colega encaminhe determinado documento. Isso pode elevar significativamente os níveis gerais de produtividade.

Ainda, o sistema em nuvem possibilita aumentar a colaboração e a inovação em toda a serventia. Ao fornecer acesso seguro e escalonável aos dados e documentos, a tecnologia ajuda a estabelecer fluxos de trabalho mais eficientes e produtivos, agilizando e automatizando rotinas e garantindo que o padrão estabelecido e que é mais produtivo seja respeitado e seguido.

E mais: o sistema para cartório em nuvem, por meio de suas funcionalidades, como checklists, contribui para eliminar erros, redundâncias, retrabalhos e outros problemas que tornam a equipe menos produtiva.  

3. Atualização constante de sistemas

O sistema para cartório em nuvem dispensa uma atualização individual de seus softwares e plataformas. Isso permite que a serventia tenha uma maior economia com suporte especializado, ganhando mais espaço para investir em outros campos.

Com isso, a distribuição de novas versões do sistema pode ser programada e implementada instantaneamente. Assim, a performance pode ser mantida, enquanto vulnerabilidades são corrigidas e novas funções são adicionadas ao sistema sem demandar mais sobrecarga de trabalho para a sua equipe com tais tarefas.

4. Gestão simplificada com um sistema para cartório em nuvem

Cada vez mais, empresas buscam simplificar a gestão, automatizando rotinas operacionais para ter melhor relação entre custo-eficiência. Para uma serventia, isso não é diferente.

Ter um sistema para cartório em nuvem proporciona aos colaboradores e técnicos uma solução centralizada, em que operações de backup em nuvem podem ser programadas e automatizadas de maneira inteligente e sem esforços adicionais. Isso permite que o foco dos profissionais possa ser dirigido a outras demandas mais estratégicas.

Com a organização operacional tomando conta de funções de registro antes manuais, e que poderiam gerar gargalos, erros e atrasos, os serviços são otimizados.

Ao mesmo tempo que seu cliente se beneficia de uma melhor organização de suas demandas para um atendimento mais ágil, sua equipe pode investir mais na qualidade de prestação desse serviço, levando sua serventia a um novo patamar de excelência operacional.

Além do ganho na gestão do atendimento ao cliente, há, ainda, melhoria nos níveis de experiência proporcionada aos colaboradores, sobretudo aos nativos digitais. Prevê-se que, em 2025, três quartos da força de trabalho global serão de millennials.

E esses estão acostumados e esperam das empresas que possam trabalhar com tecnologias de ponta, automatização de tarefas repetitivas e mais colaboração e modelos flexíveis, como o trabalho remoto.

Em tudo isso um bom sistema para cartório em nuvem pode contribuir, ajudando, dessa forma, a atrair e reter talentos para a sua serventia, potencializando, também, a eficiência da sua gestão.

Para conhecer outras das diversas vantagens de ter um sistema para cartório em nuvem, confira mais sobre os diferenciais, recursos e funcionalidades do Alkaflow, o mais novo sistema da Alkasoft para gestão da produtividade em cartórios.