A transformação digital das empresas é um caminho sem volta, tendo sido acelerada com a pandemia do novo coronavírus. Esse processo favorece a eficiência dos negócios; maior competitividade e produtividade; redução de custos, retrabalhos e atrasos; níveis mais elevados de satisfação do cliente e de segurança das informações, entre outras coisas. Conforme estudo da McKinsey, empresas com maior maturidade digital crescem mais do que as demais. E tudo isso inclui as serventias. Assim, utilizar o melhor sistema para cartório já não é apenas recomendado ou uma tendência, mas algo fundamental para gerar vantagem competitiva e ganhos estratégicos valiosos para esses negócios.
Por isso, confira, a seguir, dicas essenciais para ajudá-lo a escolher o melhor sistema online de gestão para cartório a ser adotado em sua serventia. Acompanhe.
1. Prefira um sistema 100% online
Vivemos em uma sociedade cada vez mais digitalizada e com modelos de trabalho flexibilizados. Isso quer dizer que ter acesso ao seu sistema para gestão de cartórios sempre que precisar, de onde estiver, é algo que ajudará a manter a fluidez do seu fluxo de trabalho.
Um sistema online para cartório apresenta diversas vantagens adicionais, como centralização do armazenamento, camadas adicionais de segurança, atualizações constantes, conformidade com normas legais, entre outras.
2. Escolha uma solução com recursos e funções especializados para cartórios
Pode parecer simplista, mas esse é um ponto que, muitas vezes, é deixado em segundo plano. O melhor sistema para cartório será aquele desenvolvido e aprimorado para atender às demandas tão características e exclusivas desse tipo de negócio.
Isso quer dizer que, por mais que um sistema de gestão generalista possa ajudar na automatização e administração de algumas rotinas, ele não cobrirá totalmente as necessidades das serventias.
Assim, para escolher o melhor sistema para cartório, busque por uma solução focada nas rotinas cartoriais, incluindo controle de documentação e protocolos; impressão dos protocolos conforme o padrão utilizado pelo ofício de registro (impressão personalizada); gestão financeira da serventia; emissão de certidões; ofícios e relatórios; cadastro de matrículas em lote; validação da autenticidade de documentos por meio de certificado digital, entre outras.
Com isso, você conseguirá digitalizar sua serventia, modernizá-la e ter todos os benefícios que a automatização de atividades pode proporcionar ao negócio.
3. Leve os diferenciais de segurança em consideração
Segurança é um atributo central para escolher o melhor sistema para cartório. As serventias lidam com um grande volume de dados sensíveis, que demandam sigilo e proteção. Por isso, é fundamental contratar um sistema para gestão de cartórios que apresente diferenciais de segurança que ajudem a evitar a perda completa ou parcial do acervo eletrônico de dados e imagens de seu negócio, além da interrupção no atendimento em função de ameaças e perdas de informações que comprometam as operações.
Nesse sentido, o sistema para cartório deve oferecer a vantagem de backup em nuvem, gerando uma cópia segura e não contaminada das informações.
Também é importante levar em conta se o sistema está adequado aos requisitos de segurança prescritos em normas, como o Provimento nº 74 e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
4. Cheque se há serviço de suporte e treinamento
O melhor sistema para cartório também é aquele que apresenta usabilidade facilitada e que sua equipe realmente consegue utilizar e extrair benefícios em seu dia a dia. Para que isso ocorra, é importante contar com suporte técnico prestado por equipe especializada em cartórios e processos e na migração de dados entre sistemas.
Assim, desde a implementação até as aplicações mais rotineiras, você saberá que terá o apoio necessário para, de fato, gerar diferenciais factíveis com o uso do sistema.
5. Verifique a credibilidade do fornecedor para escolher o melhor sistema para cartório
Nessas situações, também é sempre importante averiguar qual é a empresa desenvolvedora, como é sua reputação no mercado, solicitar exemplos de cases de sucesso e feedback de outros clientes.
Assim, você tomará uma decisão mais segura e terá a certeza de que o que está sendo oferecido realmente é cumprido na prática.
