sistema para cartório com backup em nuvem

O Provimento n°74/2018, estabelecido pela Corregedoria Nacional de Justiça (CNJ), reforçou exigências de segurança e armazenamento de dados para cartórios. Com isso, documentos como livros e atos utilizados por serviços notariais devem estar disponíveis com backup em nuvem e físico. Porém, antes mesmo de falarmos sobre as vantagens, é preciso compreender que esse é o novo padrão a ser seguido.

No entanto, além da obrigatoriedade em se manter o backup em nuvem, é importante pensar no que buscar nesses sistemas para cartórios para otimizar os resultados dessa decisão e as melhorias na serventia.

Assim, com as prioridades bem alinhadas, é possível que o sistema de backup em nuvem possa exceder sua utilidade prática operacional, uma vez que a informatização de cartórios muda não apenas a forma de proteger a integridade dos autos, como também dos processos, além de colocar o cartório em um novo estágio de modernização e mais próximo de um maior nível de excelência.

Portanto, descubra, a seguir, alguns dos principais benefícios que sistemas de cartórios com backup em nuvem podem proporcionar à sua serventia.

1. Maior agilidade nos processos

A partir do uso de um sistema para cartórios com backup em nuvem, a rotina laboral será otimizada de diversas formas. Com essa digitalização, cartórios deixam de ter seus registros e os documentos armazenados de forma fragmentada e descentralizada. Isso significa que processos que, antes, necessitavam percorrer um caminho maior para validar determinada etapa, passam a ser acessíveis no mesmo painel, de modo fácil, rápido e organizado.

Essa praticidade ajuda a tornar o cumprimento das atividades notariais muito mais ágil. Por exemplo, as diversas tarefas que envolvem checagem e cruzamento de dados poderão ser automatizadas, tornando o ciclo desses processos mais curto e célere. Isso permite que o atendimento assuma um caráter estratégico, possibilitando que os cartórios possam oferecer uma experiência melhor a seus clientes.

2. O sistema para cartórios com backup em nuvem possibilita o trabalho remoto

O sistema de backup em nuvem, ao contrário de servidores internos, permite um acesso mais facilitado aos dados (naturalmente, por quem tem autorização para isso). Em tempos em que se torna crucial poder trabalhar com dados do cartório em qualquer local, isso é uma vantagem mercadológica. A adoção de um sistema de backup em nuvem para cartórios, mais do que conformidade, permite mais versatilidade e eficiência para a serventia – e isso inclui atividades a distância.

Antes da popularização de serviços que fornecem o backup em nuvem, cartórios estavam limitados aos softwares e hardwares internos. Hoje, é possível que se integrem aplicativos em dispositivos móveis ou plataformas digitais a toda organização dessa informação. Com isso, cartórios podem oferecer a disponibilidade de seus serviços de forma muito mais prática a seus clientes e funcionários.

3. Facilidade no compartilhamento de dados

Um dos maiores gargalos do armazenamento manual de dados, atualmente, é estar desalinhado com a realidade da produção de dados. Hoje, dados não apenas são produzidos em maior quantidade, como também geram maior complexidade. A gestão de informação no cartório torna-se cada vez mais prioritária, exigindo que serviços de registro e notariais modernizem-se para acompanharem essas mudanças nos demais segmentos de mercado.

Nesse contexto, utilizar um sistema para cartórios com backup em nuvem permite o compartilhamento de arquivos em tempo real, conforme as demandas surgidas. Com isso, a informatização de cartórios torna-se um importante aspecto competitivo. Gestores podem aplicar, com consistência, projetos de conformidade que tornam esse compartilhamento mais ágil e eficiente para toda a cadeia.

4. Maior segurança no backup de dados

É enorme a responsabilidade de um cartório com os dados de seus clientes. Por isso, mesmo antes da acessibilidade dos sistemas com backup em nuvem, a segurança já era um ativo fundamental. Porém, por mais que houvesse investimento em tecnologias e sistemas que agissem em redundância para proteger dados, havia uma limitação. E essa estava na forma com que dados eram criptografados.

Sistemas para cartórios com backup em nuvem podem se aproveitar de funcionalidades que automatizam rotinas de cópias de dados. Assim, caso informações sejam corrompidas ou o cartório sofra com ataques digitais, tem-se a possibilidade de obter versões do mesmo arquivo, salvas de maneira automática. E isso adiciona uma camada extra de proteção e segurança de alto valor.

Para se aprofundar mais sobre o tema, confira, também, nosso artigo que explica de quanto em quanto tempo deve ser feito o backup de dados do cartório.

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