A rotina de tabeliães de cartório é formada por um grande número de tarefas, decisões, atendimentos e procedimentos. Entre tudo isso, o profissional precisa encontrar boas maneiras de gerenciar suas atividades com equilíbrio e eficiência. Hoje, uma das soluções para diversos desses desafios é encontrada no sistema para registro civil.

Mas, afinal, como esse tipo de tecnologia permite aumentar a produtividade e gerenciar melhor o tempo nas serventias? Como isso pode impactar também na qualidade do atendimento ao cliente? Continue a leitura deste artigo e descubra mais sobre essas questões. 

Sistema para registro civil para mais agilidade nas atividades do cartório

sistema para cartório permite, entre outras coisas, a digitalização, o armazenamento e a impressão de documentos com facilidade. O registro eletrônico simplifica transações, traz mais segurança e muito mais agilidade para as atividades do dia a dia do tabelião. 

Dessa maneira, será possível fazer a emissão de certidões, ofícios e relatórios, proceder com o cadastro de matrículas em lote, encaminhar a validação da autenticidade de documentos por meio de certificado digital – tudo isso tornará a prestação do serviço à população mais ágil e favorecerá a satisfação do cliente com a serventia.

Com isso, a automatização possibilitada com o sistema com registro civil trará mais celeridade tanto na gestão do cartório quanto no atendimento ao cliente, proverá mais facilidade para a organização para auditorias, além de acesso seguro, rápido e prático aos dados quando for necessário, especialmente quando precisam ser atualizados ao cliente ou enviados aos órgãos públicos. 

Como o sistema para registro civil ajuda no gerenciamento do tempo?

A partir da automatização de tarefas, da definição de fluxos eficientes para os processos, da centralização do armazenamento e acesso aos dados, o tabelião poderá otimizar e muito seu tempo laboral.

Com o sistema para registro civil, o tabelião não perderá mais tempo com refações e erros originados pelo registro manual de documentos e informações, por exemplo. 

Ainda, será possível gerenciar melhor o tempo dedicado a tomadas de decisões, já que o cadastro dos atos lavrados e outras informações relevantes estarão armazenados em uma base centralizada, tornando seu acesso mais fácil e rápido para fundamentar as decisões importantes na serventia. 

Como a produtividade aumenta com o sistema para registro civil?

Em uma serventia ainda não digitalizada, é comum que o tabelião passe boa parte de seu tempo envolvido com tarefas burocráticas repetitivas, manuais e que não geram valor diretamente para o negócio e para a satisfação do cliente. Isso prejudica diretamente sua produtividade.

Já ao utilizar um sistema para registro civil, consegue-se mudar esse quadro. Muitos desses processos poderão ser automatizados, cabendo ao tabelião apenas a gestão, não a execução de tais tarefas, e dando a ele mais tempo para se envolver em atividades mais estratégicas e produtivas. 

O que deve ter o sistema escolhido para gerar esses resultados?

O potencial de ganhos ao utilizar um sistema para registro civil é evidente. No entanto, para obter os melhores resultados, é importante adotar uma solução fornecida por empresa reconhecida, com expertise e credibilidade. Além disso, deve-se atentar para os seguintes pontos:

Online

Dê preferência a um sistema online, com armazenamento na nuvem e acesso de onde você estiver. Assim, seu trabalho não ficará prejudicado, por exemplo, em caso de trabalho em home office.

Especialização

O sistema escolhido deve ser altamente especializado no segmento cartorial, agregando normas legais e novas recomendações do setor e soluções realmente focadas para a otimização da rotina das serventias.

Segurança

O tabelião lida com dados bastante sensíveis, que demandam cuidado elevado com a sua integridade e privacidade.

Para agilizar a gestão do cartório, não se pode abrir mão da segurança, pelo contrário, o sistema deve ajudar a elevá-la, reduzindo problemas que impactem no trabalho da serventia e, ainda, facilitando o cumprimento de normas, como as trazidas no Provimento nº 74 e na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Suporte

Para que o tabelião extraia todos os benefícios do sistema para registro civil e, assim, consiga gerenciar suas atividades com mais rapidez, produtividade e eficiência, é importante que ele tenha acesso a suporte especializado do fornecedor sempre que precisar, desde treinamentos para uso da ferramenta até respostas a dúvidas sobre novos recursos.

Aproveite e confira dicas de como melhorar a eficiência do seu cartório!

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