Sistema para tabelião: o que não pode faltar na hora de escolher?

Quando falamos em eleger um sistema adequado para seu cartório, é importante compreender o impacto que o tabelião desempenhará nessa escolha. Um sistema para tabelião deve levar em conta, por exemplo, os procedimentos, relativamente recentes (prescritos pela Lei n°11.441/2007, que torna mais célere alguns processos previstos no Código de Processo Civil), que são agora de responsabilidade do tabelionato.

Processos extrajudiciais, como inventários, lavramento de escrituras, divórcios e outros podem ser realizados pela figura do tabelião, considerando os princípios da oficialidade. Em virtude disso, um sistema para tabelião deve garantir que esses processos possam ser mais acessíveis e garantir sua integridade e segurança.

Neste artigo, descubra mais sobre a importância do tabelião na tomada de decisão quanto ao sistema a ser implementado para o cartório. Destacaremos, também, alguns pontos que um sistema para tabelião deve contemplar para que as atividades do cartório possam ser desempenhadas com o máximo de eficiência e agilidade possíveis. Confira mais a seguir.

Por que um sistema para cartório deve ser pensado como um sistema para tabelião?

A atividade notarial é composta por princípios que conduzem a função e garantem sua integridade. Ao implementar um sistema para digitalização em um cartório, é importante considerá-lo e pensá-lo como um sistema para tabelião.

A chamada conservação preventiva, por exemplo, envolve diversas medidas para impedir a degradação dos livros e documentos do cartório. E um sistema inteligente especializado pode ser o primeiro passo para a transformação desse modelo de trabalho.

A decisão quanto ao sistema para tabelião deve contemplar também a responsabilidade em exercer o assessoramento em procedimentos específicos em relação às partes do processo extrajudicial. Sendo assim, é necessária uma solução desenvolvida e atualizada para dar o suporte que o tabelião realmente precisa para exercer suas atividades com eficiência.

Quais são os pontos essenciais em um sistema para tabelião?

Sabemos que a demanda diária dos processos cartoriais extrajudiciais não só aumentou, como também se tornou mais complexa. Registros de imóveis, documentos, notas e demais outros tipos de documentos necessitam de um arquivamento que possa inibir erros e problemas que normalmente ocorreriam como resultado da movimentação e manuseio humano.

Um sistema para tabelião pensado para atender às rotinas de um cartório deve proporcionar maior facilidade para este tipo de trabalho. E, para que isso seja atingido, é preciso considerar as funcionalidades oferecidas pelo sistema, bem como a forma com que tal ferramenta será implementada e suas medidas de segurança ao lidar com a informação do tabelionato.

Consideremos os seguintes pontos no momento de escolher o sistema para tabelião ideal:

Controle

Cumprir prazos e realizar um registro correto depende de uma ferramenta que possa controlar com eficácia a grande demanda. Um sistema para tabelião deve primar pela facilidade de acesso à documentação e protocolos, bem como sua centralização dentro da inteligência interna do cartório.

Funções de busca por número, data, guia de entrada e impressões personalizadas, por exemplo, são grandes diferenciais a serem priorizados nesta escolha.

Usabilidade do sistema para tabelião

O sistema para tabelião deve ser completo, satisfazendo necessidades do cartório e sendo de fácil acesso e navegação para armazenamento. É preciso que se tenha rápido acesso à interface principal e uma usabilidade intuitiva, seja para documentos registrados ou para os dados gerados pelo próprio sistema.

Dentro deste critério, também é importante que se priorize um sistema em nuvem, que permita uma experiência de uso assertiva a partir de qualquer lugar e qualquer dispositivo com acesso à internet.

Integração

A utilização do sistema para tabelião deve ser capaz de integrar-se aos órgãos oficiais e centrais de contato. Dessa maneira, o controle dos serviços torna-se mais flexível e permite a rápida validação dos processos.

Armazenamento

Com uma demanda crescente de registros e o aumento de volume de documentações diárias a serem manipuladas, o sistema para tabelião hoje necessita de um grande espaço de armazenamento alocado.

Por esse motivo, busque um sistema para o cartório que envolva um serviço de armazenamento robusto e que mantenha cópias de segurança em diferentes níveis em tecnologias de armazenamento.

Segurança

A segurança deve ser uma linha condutora de todos os serviços e recursos oferecidos por um sistema para tabelião.

Os dados armazenados por serventias demandam um alto padrão em termos de infraestrutura de proteção contra vazamentos, perda, acesso indevido, cibercrimes e outras situações.

Por isso, o tabelião tem o poder de escolha de um sistema que apresente diferenciais como armazenamento e backup em nuvem, criptografia, atualizações constantes para elevar a segurança e siga as prescrições sobre a segurança que constam no Provimento nº 74/2018. 

Como vimos, o tabelião tem um papel central para buscar e escolher o sistema ideal para sua serventia. Todos os pontos indispensáveis vistos aqui e muitos outros são contemplados no sistema para tabelião da Alkasoft.

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