A gestão de cartórios envolve a administração de uma grande quantidade de documentos. Além disso, é preciso atender às leis e aos regulamentos que estabelecem normas de organização, competência, custas e emolumentos. Em função desse volume de trabalho e da atenção exigida para que nada saia do controle, é tão importante a utilização de um software para cartórios.

Essas soluções de gestão são capazes de minimizar os problemas que costumam ocorrer rotineiramente nas serventias – tais como queda de produtividade das equipes, morosidade para conclusão de atividades, falta de padronização nas tarefas, entre outros.

Assim, com o uso de um software para cartórios, a administração se torna muito mais eficiente, com processos de tomada de decisões mais ágeis e entregas mais rápidas.

Ainda, um bom sistema para cartório também permite que gestores e funcionários dediquem seu tempo a outras tarefas e projetos de maior valor agregado para o negócio.

Ficou interessado? Então, a seguir, descubra mais sobre de que forma um bom software pode otimizar o trabalho e facilitar a gestão de cartórios.

Vantagens de um software para cartórios

Atualmente, existem opções de software para cartórios disponíveis no mercado, com diferentes ofertas de serviço. Em algum nível, todas essas soluções ajudam a tornar a gestão de cartórios mais eficiente.

No entanto, um sistema para cartório especializado tende a trazer diferenciais que vão além das funções mais básicas de automatização. De qualquer modo, entre as vantagens mais evidentes do software para cartórios, destacam-se:

Segurança

Esse é um dos principais motivos pelos quais os serviços notariais e de registro precisam de um software para cartório com tecnologia desenvolvida especificamente para este público.

Da mesma forma que um cartório precisa armazenar e conservar seus livros em papel de modo que eles estejam sempre disponíveis, o mesmo ocorre em relação aos documentos em formato eletrônico.

Os arquivos digitais devem ser armazenados em um local extremamente seguro e ter um acesso somente a pessoas autorizadas, a fim de evitar fraudes. E um bom software para cartórios oferece esse nível de segurança para os dados e documentos da serventia.

Agilidade

Sabe-se que a rotina de gestão de cartórios é caracterizada por um grande número de tarefas que exigem um tempo expressivo para serem realizadas. De fato, é fundamental que os processos sejam executados de modo preciso, sem erros ou inconsistências. Mas será que isso é mesmo sinônimo de morosidade?

Não com o uso de um bom software para cartórios. Com o programa para cartório, muitas dessas tarefas são automatizadas por meio de uma plataforma estruturada para organizar dados e informações.

Dessa forma, todos terão mais tempo para cumprir seu trabalho diário com mais tranquilidade e atenção e a gestão do cartório ganhará em agilidade e eficiência.

Organização

Em meio a tantos papéis e informações, pode ser muito difícil manter a organização de um cartório em dia, não é mesmo?

Em contrapartida, com um software para cartório, você consegue garantir a segurança e a ordem de dados e documentos de maneira prática, rápida e totalmente centralizada, facilitando seu acesso.

Economia

A partir do momento que você implementar o software para cartório, muitas das tarefas serão automatizadas, diminuindo a demanda de trabalho manual.

Além disso, também haverá menor consumo de papel, de tinta para impressora e de outros recursos analógicos que vão reduzir os custos operacionais de sua serventia.

Controle de processos

Há uma máxima que diz que só podemos melhorar aquilo que pode ser medido e controlado. Portanto, para ter uma gestão de cartórios mais custo-eficiente, uma equipe mais produtiva e melhores resultados, é fundamental que a gerência tenha uma visão macro de tudo o que está sendo feito na serventia, quais processos estão funcionando, o que precisa ser otimizado, etc.

Sem utilizar um software para cartórios, isso será realmente difícil de ser feito. Já com a adoção de um sistema para cartório, isso será facilmente viabilizado.

Esse tipo de solução oferece controle completo sobre o fluxo de trabalho, a performance das equipes, relatórios diversos e outros controles que permitirão que o gestor compreenda exatamente onde está sua serventia e o que precisa ser feito para alçá-la a um novo patamar de eficiência.

Software para cartórios: diferenciais da Alkasoft

A Alkasoft é referência no segmento e conta com soluções completas para atender às necessidades dos cartórios. Ainda, a empresa disponibiliza uma equipe especializada para dar todo o suporte de que você precisa.

A empresa desenvolveu o sistema CART Imóveis, ERP desenvolvido exclusivamente para as demandas dos cartórios, e o sistema de produtividade Alkaflow, para monitoramento e controle total da serventia.

Entre os diferenciais da Alkasoft, você terá:

• Treinamento com a equipe da Alkasoft;
• Backup em nuvem (disponível como serviço opcional);
• Suporte técnico com equipe especializada em cartórios e processos;
• Migração para o sistema CART Imóveis com segurança.

Está em busca de soluções na informatização do serviço registral? Então, conheça mais sobre os nossos softwares para cartórios e solicite uma demonstração.