Um cartório é capaz de produzir grandes volumes de documentos devido à alta demanda diária e em formatos variados, como registro de imóveis, títulos e documentos, registro civil, notas, protesto, distribuidor e distribuidor de protesto. Movimentar e arquivar esse número elevado de documentos é desafiador e precisa de apoio tecnológico para não ocorrerem erros desnecessários.

As facilidades que um software digital traz para a rotina de um cartório fazem diferença na qualidade do trabalho e ajudam a consolidar a imagem da empresa porque reduzem o tempo de entrega e de resposta, centralizam informações, geram segurança e criam fluxos automáticos. É importante frisar que na hora de contratar uma ferramenta é preciso atenção aos detalhes e pontos determinantes como: funcionalidades oferecidas, medidas de segurança e serviços extras (treinamentos, por exemplo).

Criamos uma lista com 5 pontos essenciais que você deve levar em conta na hora de escolher um software para o cartório. São eles:

Controle de documentação e protocolos

A alta demanda de processamentos de documentos, protocolos, certidões e matrículas de um cartório exige uma ferramenta que auxilie no controle da demanda, cumprimento de prazos e registro dos envolvidos em cada serviço oferecido. Esse item em especial reduz o tempo para execução das tarefas e melhora a produtividade da empresa pela facilidade de acesso, funcionalidades intuitivas e centralização de documentos.

Com o software você terá acesso à funções como: consulta ao protocolo por número, data de cadastro, data de vencimento do prazo, natureza do título, nome do apresentante e respectiva guia de entrada do título e controle de cancelamento de protocolos de acordo com o prazo de validade. A impressão dos protocolos de acordo com o padrão adotado pelo ofício de registro (impressão personalizada) são diferenciais.

Usabilidade e segurança da ferramenta

Certifique-se de escolher uma ferramenta que seja completa, usada de forma intuitiva e que seja instalada no próprio cartório. Ela precisa satisfazer as reais necessidades do usuário (seus funcionários), ter uma interface fácil de navegar e armazenar de forma segura as informações e documentos inseridos ou gerados no sistema. Afinal, esses documentos são comprovantes legais da pessoa física, jurídica ou empresa que buscou pelo serviço do seu cartório.

Armazenamento

O armazenamento do software é feito no próprio cartório, por isso planeje antecipadamente o espaço que será usado, materiais necessários, pessoal envolvido e logística de uso desses equipamentos robustos. Já o Alkabackup é um software para cartório opcional que armazena arquivos na nuvem, mas faz apenas o segundo nível das cópias de segurança.

Funções

Ao contratar um software do tipo, sua empresa demonstra compromisso com o atendimento e a evolução tecnológica dos seus produtos por proporcionar maior eficiência e melhores resultados aos seus clientes.

Liste as funções indispensáveis para você e faça uma análise das oferecidas pela ferramenta. Por exemplo: controle de documentação, e prazos, gestão financeira, módulo para backup dos dados, entre outras funções.

Integração

Além de arquivar e auxiliar no controle dos serviços, certifique-se de que a ferramenta seja flexível, ofereça integração (inter-relação) completa das informações cadastradas com as centrais e atenda obrigatoriedades de órgãos relacionados.

Se seu cartório busca se manter firme e com uma boa imagem no mercado, comece a procurar por uma solução. Aqui na Alkasoft nós oferecemos o Sistema CART, software desenvolvido especialmente para atender às necessidades de qualquer cartório. Conheça agora as funcionalidades da ferramenta e melhore imediatamente o desempenho de trabalho da sua empresa!