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Agenda fácil: como a tecnologia do software jurídico Lawyer ajuda o seu escritório a controlar prazos

Se o objetivo do seu escritório de advocacia é ser referência em competência e profissionalismo, você sabe que os prazos deverão ser sempre respeitados. Quando isso não acontece, e os atrasos passam a ser recorrentes, esse problema pode gerar sérias consequências para a sua credibilidade, além de criar um grande obstáculo na busca por um ambiente de trabalho eficiente. Assim, controlar as atividades através de uma agenda fácil é uma estratégia determinante para que o seu escritório alcance os seus objetivos.

A boa notícia é que a busca por uma agenda fácil pode ser solucionada com o auxílio da tecnologia. O software jurídico Lawyer, da Alkasoft, por exemplo, tem como uma de suas funcionalidades justamente uma agenda fácil que proporciona uma gestão eficaz para os processos jurídicos de um escritório de advocacia. Saiba, neste texto, como essa funcionalidade do software jurídico Lawyer funciona.

Gestão do tempo digital através de uma agenda fácil

A tecnologia adequada, quando implantada integralmente em um escritório de advocacia, resultará em uma equipe mais ágil, confiante e eficaz. Entre todas as funcionalidades do software jurídico Lawyer, a agenda fácil ganha destaque por trazer essa agilidade aos seus processos e ao atendimento dos seus clientes.

Através dessa função do software da Alkasoft, os profissionais do seu escritório vão conseguir sincronizar as suas agendas, compondo um calendário comum e compartilhado entre todos do escritório. Essa sincronização garantirá que nenhum compromisso será perdido por esquecimento ou por falta de controle dos prazos.

Como a praticidade é um ponto primordial para que a rotina seja cumprida com excelência, a agenda fácil do Lawyer pode ser compartilhada com dispositivos móveis. Dessa forma, cada advogado pode ter os seus compromissos ao alcance das mãos, em qualquer ambiente e horário.

Se o e-mail do usuário do Lawyer é acessado no seu celular, ele receberá a notificação da agenda do software jurídico por e-mail. A partir deste recebimento, os usuários poderão utilizar a agenda do e-mail no seu dispositivo, copiando o conteúdo recebido no e-mail e colando as informações na agenda, por exemplo.

Essa função permitirá que o profissional seja lembrado, através de uma notificação recebida por e-mail, sobre a data limite para pagar uma taxa e/ou tributo, por exemplo. Afinal, além de causarem a perda de eficiência de um escritório de advocacia, os atrasos nos processos também podem gerar juros e gastos excessivos que podem ser evitados.

Como deixar a sua agenda fácil ainda mais eficiente

Conversamos com a executiva de contas da Alkasoft – empresa desenvolvedora do software jurídico Lawyer –, Juliana Branco, que compartilhou algumas dicas para que a função agenda do Lawyer possa ser utilizada ao máximo para tornar o gerenciamento de um escritório de advocacia ainda mais eficiente. Confira:

1. Delegue funções

Com o aumento da demanda causada pelo crescimento na carteira de clientes, do volume de processos, petições e recursos, é fundamental gerir a sua equipe de profissionais competentes com sintonia.

Através do recurso da agenda fácil do software jurídico Lawyer, você poderá criar compromissos para os encarregados das diferentes áreas do escritório e encaminhar o alerta acompanhado de uma descrição da atividade que deverá ser executada. Com isso, cada profissional terá um gerenciamento individual de suas tarefas e você, como gestor, terá uma visão geral dos prazos e da eficiência dos profissionais do seu escritório.

2. Tenha uma visão geral de cada cliente/processo

Controlar cada processo jurídico não é um detalhe e sim uma necessidade para gestores e advogados. Não conseguir “visualizar” de forma clara a demanda de cada cliente pode causar sérios prejuízos ao escritório e ao contratante.

Para evitar problemas dessa natureza, utilize a funcionalidade da agenda do Lawyer em que é possível cadastrar cada cliente, assim como os seus processos relacionados, a sua situação financeira, o advogado responsável e, claro, os prazos e tarefas de cada processo.

Assim, fica fácil compartilhar um relatório de cada cliente com todos os setores do escritório de advocacia e/ou com as pessoas interessadas ou diretamente envolvidas em determinado atendimento.

3. Elimine o conflito de horários

Utilizando o sistema inteligente da agenda fácil você conseguirá restringir os compromissos para cada data. Ou seja, se um advogado já possui uma tarefa agendada para o dia 23 de outubro, a partir das 14h, por exemplo, nenhum outro compromisso poderá ser gerado para esse mesmo dia e horário.

Com essa integração de agendas, é possível evitar que algum profissional fique sobrecarregado e não consiga executar com excelência e cuidado cada uma de suas atividades. Além disso, o seu escritório conseguirá dar fluxo para as demandas eliminando o famoso “conflito de agendas”.

4. Alertas compartilháveis

A maioria dos compromissos de um escritório de advocacia não envolve apenas um advogado. Clientes, testemunhas e outros advogados podem estar juntos em diferentes processos.

Utilizando a agenda fácil do software jurídico Lawyer é possível criar uma descrição para cada compromisso cadastrado. Essa descrição é enviada automaticamente a todas as partes do processo, o que gera um alerta da tarefa até para quem não faz parte do uso cotidiano do software – um dos principais diferenciais do software jurídico Lawyer em relação aos concorrentes do mercado.

5. Tarifação automática

A integração entre a agenda e as demais funções de um software jurídico é o segredo para a gestão eficiente de um escritório de advocacia. Através do compartilhamento de informações entre a agenda fácil e o financeiro, por exemplo, é possível gerar automaticamente a tarifa que deverá ser paga pelos serviços prestados pelos seus advogados, relacionando o valor do profissional com o tempo envolvido em cada processo.

Gostou das facilidades que a funcionalidade agenda fácil do software jurídico Lawyer oferece para um escritório de advocacia? Então não perca mais tempo e peça uma demonstração gratuita do sistema da Alkasoft! E se você já está convencido de que essa é a melhor solução para o seu escritório, entre em contato conosco para ajudarmos você e os seus advogados a ganhar em eficiência e produtividade!

 

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Inteligência artificial e advocacia: como a tecnologia vai mudar o seu futuro

A tecnologia trouxe muitos benefícios para todos os segmentos da economia, inclusive para a advocacia. Uma das tecnologias e tendências que estão fazendo a advocacia ser aprimorada é a inteligência artificial. Mas você sabe o que ela realmente pode fazer por um escritório de advocacia?

Vale lembrar que a inteligência artificial é a ciência de desenvolver máquinas inteligentes, especialmente softwares inteligentes que auxiliam nas tarefas e no trabalho do dia a dia. Assim, a inteligência artificial funciona a partir de uma série de logaritmos matemáticos, os quais permitem que máquinas desenvolvam raciocínios aproximados aos de um ser humano para desempenhar várias atividades. Neste post, vamos apresentar alguns benefícios que essa tecnologia poderá trazer para o futuro da advocacia.

As diferenças entre software jurídico e inteligência artificial

Importante começarmos a falar sobre a relação entre a advocacia e a inteligência artificial comentando que existe uma grande diferença entre inteligência artificial e automação. Hoje, por exemplo, os principais escritórios do Brasil utilizam automação de processos. Isso é possível através de um software jurídico, como o Lawyer, da Alkasoft, que sistematiza a informação e facilita e agiliza diversos processos do dia a dia do advogado.

Com funcionalidades que visam tornar a gestão do seu escritório mais eficiente, os softwares jurídicos se mostram como elementos essenciais para o bom funcionamento da atividade advocatícia nos dias atuais. Todavia, apesar de todas as suas vantagens, a inovação do software jurídico não se enquadra no conceito de inteligência artificial porque não existe um raciocínio da máquina, apenas um processamento inteligente de processos e informações.

O software jurídico é programado para servir ao advogado e auxiliá-lo em suas atividades, resolvendo essas tarefas em menos tempo. O que o software especializado para o meio jurídico não faz é o trabalho do advogado, mas esse é o objetivo da inteligência artificial aplicada na advocacia. Nesse caso, a atuação humana acaba sendo dispensável por causa do processamento da inteligência artificial.

A aplicação da inteligência artificial na advocacia

A exemplo dos softwares especializados, o uso da inteligência artificial no meio jurídico também tem o propósito de ajudar na rotina dos advogados. No entanto, para um programa com inteligência artificial aplicada ser eficiente, ele precisa adquirir conhecimento – assim como uma criança precisa ser alfabetizada. Esse procedimento de “aprendizado” das máquinas se chama machine learning.

Nesse cenário, em que a inteligência artificial apresenta potencial de substituir parte do trabalho dos advogados, é normal que muitas pessoas temam esse processo. O medo de ser substituído por uma máquina é real entre muitos profissionais dessa área, que encaram com uma certa resistência essas novidades, mas vale lembrar que isso foi o mesmo que aconteceu quando os softwares jurídicos foram implantados nos escritórios.

Com o tempo e a utilização dos softwares jurídicos, os advogados perceberam que essa tecnologia não faria com que eles se tornassem menos competentes, sendo apenas uma ferramenta criada para ajudar a deixar a rotina do advogado mais prática e ágil. Com um software jurídico, o advogado perde menos tempo com atividades operacionais.

Relembrando como foi a adaptação do meio jurídico para os softwares especializados, o que nós queremos dizer é que mesmo as promessas da inteligência artificial não vão fazer com que a tecnologia tenha a mesma capacidade de pensar, interpretar e criar como um ser humano.

O potencial criativo e de análise dos advogados continuará sendo fundamental para o meio jurídico. Da mesma maneira que os softwares jurídicos, a inteligência artificial virá apenas para somar e servir como ferramenta de apoio para a sua rotina como advogado.

Assim como o software jurídico não tomou o lugar de um especialista em um escritório de advocacia, a inteligência artificial também não substituirá nenhum advogado. O mais recomendado para quem deseja tirar o melhor proveito das novas tecnologias conforme elas avançam é manter-se atualizado e adaptar-se às novas ferramentas, buscando automatizar o seu dia a dia no que for possível e ganhar em gestão de tempo e eficiência com isso.

Algumas experiências da inteligência artificial aplicada ao Direito

A IBM criou um sistema de computador chamado Watson, uma plataforma de serviços cognitivos que procura emular os processos que a mente humana utiliza para adquirir conhecimento a partir das informações recebidas.

Em um escritório de advocacia nos Estados Unidos está sendo utilizado um programa de computador similar, chamado ROSS, também da IBM. Esse sistema é capaz de processar, em apenas um segundo, 500 gigabytes – o equivalente a um milhão de livros.

Essa experiência, feita em um escritório de advocacia visando testar a potencialidade da inteligência artificial no meio jurídico, começou em 2017 e a empresa que serve como “laboratório” continua com seus advogados fazendo o que o sistema não faz.

Gostou do nosso post? Então indique a leitura para um amigo, não deixe de ler outros conteúdos para o meio jurídico em nosso blog e acesse a nossa página com materiais gratuitos relacionados a essa área. Tecnologia em software é na Alkasoft!

 

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Tire as suas dúvidas sobre as duas versões de licenciamento do software jurídico Lawyer

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Modernizar os escritórios de advocacia deixou de ser um investimento extra para se tornar uma necessidade – especialmente para gestores que estão em busca de otimização do tempo de suas equipes e de redução de custos. Gastar horas procurando documentos e organizando papelada não faz mais parte da rotina dos advogados. Essa melhora é possível através das inúmeras vantagens oferecidas por um software jurídico como o Lawyer.

Entretanto, é bom ficar atento às ferramentas oferecidas em cada software e escolher o que mais se enquadra na sua realidade de trabalho. É justamente por reconhecer que cada escritório tem uma demanda que o software jurídico Lawyer se destaca entre os concorrentes. Os profissionais da Alkasoft, que vêm desenvolvendo esse sistema há 24 anos, definiram, com o auxílio de seus clientes, duas versões de licenciamento, para que cada gestor sinta-se representado pelo Lawyer. Saiba um pouco mais sobre cada uma dessas opções e escolha a que mais se encaixa no seu perfil de negócio.

O seu escritório tem um porte pequeno? O software jurídico também é para você!

Algumas falhas de processos ou nas rotinas podem prejudicar o crescimento do seu escritório. Por isso, investir em um software jurídico que colabore para a melhor gestão do seu negócio é uma forma de evitar erros e adquirir agilidade nas suas rotinas.

A constante preocupação com o cumprimento de prazos, a dificuldade de manter os sócios engajados, a baixa procura pelos serviços do escritório em algumas fases e a falta de organização financeira são alguns sintomas que podem aparecer por causa de falhas na gestão jurídica estratégica.

Pensando em auxiliar na resolução desses problemas é que a equipe da Alkasoft criou a versão Lawyer Profissional do software jurídico. Essa versão é ideal para escritórios e departamentos de pequeno a médio porte e de baixa complexidade de estrutura interna.

Segundo o Gerente Executivo da Alkasoft, Fernando Maurilio Bento, nessa versão os advogados que acumulam tarefas podem ter uma visão simplificada e mais geral do escritório de advocacia. Assim, com o software jurídico Lawyer Profissional, é possível ter controle facilitado da área financeira, jurídica, dos seus clientes e prazos.

Por ser voltada para estruturas menos complexas, a versão Lawyer Profissional tornou-se mais compacta. Fazem parte dessa versão as ferramentas essenciais dos módulos Pessoas, Processos, Agenda, Financeiro, Biblioteca, Utilitários e Relatórios.

Para grandes demandas, apresentamos grandes soluções

A organização é uma estratégia essencial para grandes escritórios de advocacia e para departamentos jurídicos com grande demanda. A tarefa de vencer os desafios de processos, etapas burocráticas e rotinas específicas pode ser facilitada com o auxílio de um software jurídico implantado nas organizações que apresentam esse perfil.

Com funcionalidades adicionais, o Lawyer Corporativo é a melhor opção para grandes empresas de Direito ou escritórios com estruturas mais complexas. Segundo Bento, essa versão do software jurídico da Alkasoft apresenta funções fundamentais para empresas que possuem áreas diferentes e filiais.

Grandes escritórios, com diferentes setores – como tributário, trabalhista e penal –, conseguem separar os processos e documentos de modo que uma área não tenha acesso às informações da outra.

A principal diferença do Lawyer Corporativo em relação ao Lawyer Profissional é a possibilidade de controlar os contratos, certidões, marcas e patentes dos clientes e do escritório como um todo. Essa função é liberada pelo módulo Pessoas, que possui ainda a função de enviar alertas de compromisso automaticamente a todas as partes envolvidas nos processos.

O módulo Pessoas ainda possibilita a criação de campos customizáveis para atender às demandas específicas dos escritórios de grande porte. Um exemplo: escritórios que atendem demandas de multas de trânsito ou outro serviço regional podem criar seus próprios campos, deixando esse critério disponível em qualquer filtro determinado pelo gestor.

Para facilitar a escolha e conseguir visualizar melhor as duas opções, a Alkasoft disponibilizou um arquivo com as funcionalidades de cada versão de licenciamento. Confira esse documento clicando aqui.

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Confira como é fácil fazer a gestão das suas ações judiciais com o software jurídico Lawyer

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Os softwares jurídicos estão se tornando cada vez mais presentes na rotina dos profissionais de Direito. Essa procura busca dinamizar e automatizar atividades rotineiras de bancas e departamentos jurídicos, além de auxiliar na gestão das ações judiciais. Assim, essa tecnologia é uma grande aliada na hora de controlar as ações judiciais do seu escritório.

Trabalhando na área jurídica de um país que aparece em 30º lugar como o judiciário mais lento entre 133 países, segundo o Banco Mundial, torna-se cada vez mais inaceitável protelar e/ou perder as sentenças por falta de organização e agilidade. Esses problemas são resolvidos com a implantação de um software jurídico e, pensando em facilitar a rotina e a funcionalidade do software jurídico Lawyer, a Alkasoft valoriza a opinião dos seus clientes e cria versões cada vez mais práticas e completas. Saiba mais sobre como o software jurídico Lawyer pode ajudar com a gestão das suas ações judiciais.

Como um software jurídico fornece um plano geral das suas ações judiciais

Através do software jurídico Lawyer você pode acompanhar, de forma facilitada, todas as etapas das suas ações judiciais. Além de conferir os prazos de cada um dos seus processos, você também pode distribuir tarefas sobre cada ação aos advogados envolvidos nos casos.

Utilizando o Lawyer Web, você pode conferir todas as suas informações em qualquer dispositivo eletrônico com acesso à internet. Isso é possível com o software jurídico da Alkasoft porque todos os seus dados estarão disponíveis na nuvem e poderão ser acessados com a utilização de uma senha de acesso.

Confira, neste texto – que contou com uma conversa com o Gerente Executivo da Alkasoft, Fernando Maurilio Bento –, cada etapa da sua ação judicial que poderá ser programada, acompanhada e resolvida com o software Lawyer:

1. Prognóstico

Com a função Prognóstico, disponível no software jurídico Lawyer, é possível gerar relatórios utilizando as ações judiciais passadas do seu escritório. Com isso, segundo Bento, os advogados conseguem ter acesso a cada ação perdida e avaliar os erros que foram cometidos.

Essa função possibilita uma reflexão sobre o padrão de trabalho dos advogados e garante a oportunidade de comparar os acertos e as falhas, gerando para o seu escritório uma eficiência e uma competitividade maior.

Com esses dados, o software jurídico gera informações que possibilitam elencar quais ações judiciais têm mais chances de ganho, o que pode resultar em uma melhor gestão do tempo dos advogados do seu escritório. Afinal, com os dados disponibilizados através dos relatórios do Lawyer, os seus advogados podem focar os seus esforços em ações mais complexas e otimizar o seu tempo.

2. Previsão de receita

Quando o gestor do escritório de advocacia ou do departamento jurídico consegue ter uma noção de quais ações judiciais terão resultado positivo, ele consegue também prever os ganhos que a organização poderá ter com cada uma de suas ações judiciais. O setor financeiro pode, assim, ser controlado e ter metas traçadas a partir dessas projeções.

3. Etapas planejadas

Todas essas possibilidades do software jurídico Lawyer não teriam sentido se o seu escritório perdesse algum prazo das suas ações judiciais. Pensando nisso, a Alkasoft desenvolveu o módulo Agenda.

Com essa funcionalidade, você consegue ter o controle de todos os prazos, datas e pessoas envolvidas em cada etapa de cada uma das suas ações judiciais. Quando uma audiência está agendada, o software encaminha e-mails de alerta para todos os profissionais e clientes envolvidos para que nenhum prazo seja perdido.

A partir da automatização dos prazos e das informações das ações judiciais, os compromissos de cada ação são determinados pelas atualizações do processo. Essas atualizações também ficam disponíveis no software e vão, aos poucos, formando um relatório. Ao final do processo, esse relatório continuará disponível para acesso e consulta.

Utilizando esse conjunto de funcionalidades do software jurídico Lawyer, o seu escritório ou departamento jurídico conseguirá controlar cada detalhe das suas ações judiciais, ganhando tempo e agilidade e conquistando a confiança dos seus clientes.

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Confira como tirar o melhor proveito do módulo Relatórios do software jurídico Lawyer

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A utilização de um software jurídico proporciona a organização de diversas atividades de um escritório de advocacia. Além de ser uma ferramenta indispensável, devido à automatização das tarefas, esse software especializado também agrega na produtividade de toda a equipe.

O software jurídico Lawyer, da Alkasoft, foi desenvolvido exclusivamente para escritórios de advocacia. Com ele é possível gerenciar as principais atividades do trabalho cotidiano dos escritórios, como o acompanhamento de processos, a geração de relatórios, a administração financeira, de prazos, entre outros aspectos – tudo isso de forma automatizada. Entre os módulos opcionais do software da Alkasoft está o de Relatórios. Nele, existe a possibilidade de criar relatórios personalizados para cada cliente e de acordo com cada solicitação.

Além dos relatórios: conheça as atividades que são automatizadas pelo software jurídico Lawyer

Existem outras atividades, além da geração dos relatórios para cada cliente, que podem ser automatizadas com a utilização do software jurídico Lawyer. Confira as principais:

  1. Acompanhamento de processos;
  2. Monitoramento de prazos e de tarefas;
  3. Gestão financeira eficiente;
  4. Gerenciamento da carteira de clientes e de contratos;
  5. Cálculos judiciais;
  6. Relatórios personalizados.

Conheça os benefícios do módulo Relatórios do software jurídico Lawyer

Uma das rotinas que podem ser automatizadas com o software jurídico Lawyer é a produção de relatórios. Esses relatórios têm a função de resumir a visão ampliada de determinados assuntos, como, por exemplo, os processos, o gerenciamento financeiro, as atividades do escritório e os atendimentos que foram prestados.

Assim, o módulo Relatórios do software Lawyer disponibiliza informações como a quantidade de processos por cliente, por área do direito, por status do processo, conforme as informações financeiras, entre outros filtros disponibilizados pelo sistema.

Entre os benefícios desse módulo, segundo Gustavo Zimmermann Sachser, gerente financeiro do escritório de advocacia Melissa Folmann, está a possibilidade de os relatórios gerados serem disponibilizados internamente e também para os clientes em tempo real.

“Os indicadores de performance (key performance indicator – KPI) são atualizados, sistematicamente, com base na extração do sistema. Essa possibilidade de extrair todos os dados do sistema é um ponto-chave para a gerência da empresa ter o controle, absoluto, do andamento do escritório”, explica Sachser.

O software jurídico Lawyer foi criado para contribuir no dia a dia de um escritório de advocacia e garantir um controle gerencial eficaz dos advogados que fazem parte da equipe. Todas as informações são disponibilizadas de forma transparente e atendendo à necessidade específica de cada profissional e/ou cliente.

“Esta é uma das principais flexibilidades do sistema. Permitir que os usuários retirem relatórios customizados de forma fácil e rápida. Seja um relatório de uma ou duas páginas impressas, seja uma extração da massa total de clientes e processos para planilhas Excel para atualizar o painel de indicadores do escritório”, exemplifica Sachser.

Um caso prático do uso do módulo Relatórios do software jurídico Lawyer

Os benefícios oferecidos pelo software jurídico Lawyer motivaram o escritório de advocacia Melissa Folmann a investir nessa tecnologia. “Resolvemos adquirir o sistema desde o seu primeiro dia de funcionamento. Felizmente isso foi possível, pois houve um planejamento e antecipação do plano de negócio. Eu costumo elencar o planejamento e a antecipação como as palavras-chave para o sucesso”, explica Sachser, gerente financeiro do escritório.

Na avaliação dele, para esse sucesso, também é de extrema importância saber escolher a empresa e o produto com o qual o escritório de advocacia irá trabalhar. Afinal, é justamente essa parceria que fará toda a diferença para o desenvolvimento do negócio.

“Certamente eu indicaria o software jurídico Lawyer, juntamente com o módulo Relatórios. Primeiramente, devido à confiabilidade. Usamos o sistema Lawyer desde 2009 e nunca tivemos um problema de perda de dados ocasionado pela fornecedora do sistema. Mas o ponto principal é a facilidade de uso. Mesmo sabendo que o sistema não possui a interface mais moderna – quando comparado aos seus concorrentes mais sofisticados –, o sistema é simples e eficaz. Geralmente os advogados que já tiveram experiência em outros sistemas, de outros escritórios de advocacia, e passam a usar o Lawyer, ficam satisfeitos com a sua facilidade de uso. Outro diferencial do Lawyer é a relação entre cliente e fornecedor. Este último está sempre em contato com o cliente para customizar e melhorar ainda mais as funcionalidades do sistema”, observa Sachser.

Apesar de todos os benefícios do software jurídico Lawyer, a definição do escopo em um projeto de implementação de sistema de gestão é, geralmente, negligenciada pelos novos usuários. Assim, é de extrema importância um treinamento para a equipe do escritório de advocacia e um planejamento para o uso global do software.

“Toda implementação de um sistema de gestão precisa estar baseada em documentação mínima: procedimentos internos e manual de sistema. Sendo que o manual, normalmente, é disponibilizado pelo fornecedor do sistema (como no caso do sistema Lawyer). Ocorre que no ímpeto de ‘começar a usar’, os advogados, estagiários e auxiliares administrativos não conhecem nem 10% das funcionalidades, campos, parâmetros e telas do sistema. Essa é a causa raiz mais recorrente, quando vejo usuários reclamando que o sistema é ruim e não serve para o escritório. Não há treinamento e planejamento e se espera que o sistema, uma vez instalado, resolva todos os problemas”, observa o gerente financeiro do escritório Melissa Folmann.

 

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5 dicas para fazer uma gestão eficiente dos honorários advocatícios do seu escritório

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Assim como acontece em qualquer dinâmica corporativa, em um negócio jurídico é fundamental que os sócios e diretores busquem eficiência na gestão. Em um mercado altamente competitivo, a qualificação e o profundo conhecimento jurídicos precisam vir acompanhados do levantamento e da consolidação de informações gerenciais, como as que envolvem os honorários advocatícios. Essas informações serão importantes como apoio para a tomada de decisão por parte de gestores e diretores.

Nessa busca por eficiência, planejamento e controle são algumas das maiores preocupações para a condução de um escritório cuja atuação esteja pautada por produtividade, eficiência e rentabilidade. Especialistas como Alcionei Miranda Feliciano, CEO do Grupo Miranda, que agrega o Miranda Feliciano Sociedade de Advogados, alertam que essa visão macro do negócio jurídico é o que possibilita ao escritório seguir um caminho de aperfeiçoamento contínuo. Afinal, só o que está quantificado pode ser analisado – e os números são instrumentos que permitem agir na busca de mais qualidade e resultados efetivos.

A importância de ter um planejamento financeiro bem estruturado

Um pilar administrativo do qual você não pode abrir mão é o estabelecimento de uma efetiva gestão financeira para o seu escritório, defende Alcionei. A base para conseguir isso é estabelecer um plano de contas bem estruturado. Esse plano deve permitir o acompanhamento de todos os procedimentos da rotina financeira do seu escritório, garantindo um fluxo de caixa saudável para o seu negócio.

Além de separar receitas e despesas, esse planejamento deve estabelecer categorias, criando centros de ganhos e custos que gerem um legítimo panorama financeiro. Essa organização, por sua vez, irá facilitar análises e ações mais rápidas.

Quando tratamos desse trabalho de estruturação financeira, a gestão dos honorários advocatícios é um item primordial para mensurar rentabilidade e resultados. Sem o controle trazido pelo gerenciamento adequado dos honorários advocatícios, a saúde financeira e o próprio processo de operação do seu escritório estarão comprometidos.

Veja como fazer o gerenciamento adequado dos seus honorários advocatícios

Seguindo alguns nortes fundamentais, é possível acertar a mão nesse trabalho de planejamento e monitoramento dos honorários advocatícios do seu escritório. Confira algumas estratégias para melhorar os seus resultados:

1. Valorize a atividade jurídica na negociação

Falando sobre o processo de gestão de honorários advocatícios, o jurista Alcionei Miranda Feliciano destaca que o primeiro passo é não desvalorizar a atuação jurídica. Para o especialista, esse é um ponto fundamental a ter em vista na negociação de contratos.

Dimensione corretamente qual valor cobre os custos e as atividades envolvidas no contrato em negociação ou em fase de fechamento, além de agregar a necessária rentabilidade. É preciso não apenas conquistar o cliente, mas também garantir resultados para o seu escritório.

2. Siga o acordado com clareza e transparência

Toda a equipe envolvida na atividade jurídica dos clientes deve estar ciente e ter a preocupação de seguir, corretamente, todas as cláusulas acordadas em contrato. Além disso, cada item deve ser monitorado através de instrumentos de acompanhamento que permitam registrar o cumprimento do escopo, bem como os resultados atingidos.

3. Tenha gastos, investimentos e reembolsos mapeados

Como parte da transparência que acabamos de citar – e para evitar possíveis prejuízos ou desentendimentos com o cliente –, é fundamental manter um controle rígido de todas as despesas relacionadas ao serviço prestado.

Dados sobre taxas e custas processuais, deslocamentos e possíveis reembolsos previstos em contrato devem estar documentados de forma a serem facilmente apresentáveis e compreendidos.

4. Veja metas e relatórios como instrumentos norteadores e de fidelização

Outro excelente conselho trazido por Alcionei é o estabelecimento de metas mensais, que devem ser acompanhadas de bons relatórios de resultados. Isso foca a atuação da equipe do escritório e dimensiona a efetividade do trabalho.

As metas e os relatórios devem ser vistos também como ótimas formas de ampliar serviços e justificar correções de valores em possíveis renovações de contratos com os seus clientes.

5. Tenha a tecnologia como aliada

A adoção de softwares especializados na gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos é outra importante medida, na visão do CEO do Grupo Miranda. Alcionei destaca que essas ferramentas facilitam o controle e padronizam procedimentos internos, aperfeiçoando a qualidade e a lucratividade do escritório de advocacia.

O Miranda Feliciano Sociedade de Advogados adota, há 12 anos, o Software Jurídico Lawyer, da Alkasoft. Nesse período de uso do Lawyer, Feliciano e as suas equipes perceberam que o uso do software jurídico propicia uma gestão muito mais eficiente ao escritório, colaborando com o crescimento da empresa.

No que tange especificamente à gestão dos honorários advocatícios, os principais benefícios do Software Jurídico Lawyer para a atuação do Miranda Feliciano Sociedade de Advogados são o controle eficiente dos gastos reembolsáveis, dos honorários fixos, do ad exito e de partido. Vantagens reforçadas – como ressalta Alcionei – pela perspectiva de criação de planos de contas e de centros de custos.

O seu escritório de advocacia está precisando trazer essa qualidade ao gerenciamento dos seus honorários advocatícios? Então conheça melhor o Software Jurídico Lawyer, da Alkasoft, e todos os seus recursos! Traga mais qualidade, competitividade e resultados para o seu negócio jurídico e aproveite essa oportunidade para solicitar uma demonstração gratuita do nosso produto.

 

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Como fazer a gestão de um escritório de advocacia?

O Direito é uma área de conhecimento bastante antiga e, como não poderia deixar de ser, tradicional. Por isso, é bastante comum que um escritório de advocacia tenha certa resistência em criar novos processos visando a uma melhor gestão. No entanto, essa iniciativa de inovação é necessária se você busca sucesso e longevidade para a sua empresa.

Mas como fazer uma melhor gestão de um escritório de advocacia? Bem, o primeiro passo (e o mais importante!) você já deu, que foi reconhecer o problema e procurar uma forma de resolvê-lo. Pode deixar que, a partir de agora, nós ajudaremos você. Neste artigo, vamos falar um pouco sobre as principais dificuldades em implementar novos procedimentos que visem a uma melhor gestão e também sobre algumas dicas para colocar em prática e gerir melhor o seu escritório de advocacia. Confira!

Escritório de advocacia: organização é fundamental

A organização não é requisito apenas de um escritório de advocacia, mas de qualquer empresa que queira manter-se no mercado. No entanto, quando se trata de processos, audiências, provas, entre outras rotinas que envolvem o Direito, pode-se imaginar a quantidade de documentos existentes.

E para que você não se perca em meio a eles, é necessário criar formas de catalogá-los e de deixá-los acessíveis a qualquer pessoa autorizada. Afinal de contas, você não quer perder nenhum documento, não é mesmo? Muito menos passar horas em busca de uma informação por pura desorganização.

A fim de garantir uma melhor organização, você precisa levar em consideração duas frentes: uma mão de obra especializada e, tão importante quanto, um software que permita a automatização de algumas demandas.

A mão de obra especializada é de extrema importância, porque evita que advogados utilizem grande parte da jornada de trabalho em demandas que não são da alçada deles e que, muitas vezes, podem ter um resultado abaixo do esperado.

Já imaginou pedir a um advogado que ele organize as pastas dos clientes? Ele levaria uma tarde inteira para finalizar a atividade e, muito provavelmente, haveria erros.

É mais ou menos como se você pedisse para que um arquivologista fizesse uma petição inicial. Certamente não sairia um bom trabalho, concorda? Portanto, invista em uma equipe especializada em suas próprias atividades!

Agora, em relação a automatizar processos, acredite: isso pode melhorar e muito a gestão do seu escritório de advocacia!

Atualmente, já existem softwares jurídicos especializados em gestão. Eles conseguem gerenciar tanto a sua equipe quanto os processos e ainda geram relatórios para que você e seus clientes possam acompanhar tudo que acontece na empresa.

Sabe aquelas tarefas que você sempre deixa para depois? Com um software especializado, não precisará mais preocupar-se com elas. Essas tecnologias também aumentam a produtividade, identificam gargalos que impedem o desenvolvimento e minimizam erros por perda de prazos, por exemplo.

A equipe está resistente a modificar processos, e agora?

Conforme dito acima, o Direito é um ramo conservador e, por isso, transformar a gestão do seu escritório de advocacia pode ser mais difícil do que você imagina.

Mas não se desespere! Quase todas as mudanças, em um primeiro momento, geram estranhamentos e insegurança. Afinal, por que mudar procedimentos que, até então, funcionavam?

A primeira alternativa para contornar essa resistência é escolher bem o software de gestão para a sua empresa. Ele precisa ser intuitivo e eficiente. Toda a equipe precisa perceber, logo no início, as vantagens que ele oferece para as rotinas dentro do escritório. Do contrário, ninguém se esforçará para implementá-lo no dia a dia.

Após escolher um software capaz de causar uma boa primeira impressão, é o momento de investir em treinamento. Muitas empresas oferecem treinamento no primeiro mês, para que os principais problemas sejam identificados e, em seguida, corrigidos.

Ao seguir essas duas dicas simples, você, com certeza, conseguirá implementar o software na rotina da sua equipe. E, além de conseguir fazer uma gestão mais eficiente da sua empresa, seus colaboradores terão mais tempo livre para se dedicarem às atividades que realmente importam.

Melhorar a gestão e aumentar a produtividade. Essa é a receita perfeita para o sucesso, não acha?

A Alkasoft investe em uma solução que facilita a gestão de escritórios de advocacia ou departamentos jurídicos: o Lawyer! Com ele, você gerencia as principais atividades da sua empresa, otimizando e organizando os processos internos.

Ficou interessado? Solicite uma demonstração e, em seguida, diga-nos o que achou!

 

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Quais as principais rotinas que são beneficiadas a partir do uso do Lawyer

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Um escritório de advocacia possui muitas rotinas. Além das atividades tipicamente jurídicas, como audiências e peças, há também as tarefas mais administrativas. Atender clientes, pagar contas, controlar prazos… Às vezes é complicado manter tudo sob controle.

Para isso, surgiram os softwares jurídicos especializados na gestão desse segmento. Eles são capazes de monitorar processos, facilitando o controle tanto da sua equipe quanto das tarefas diárias. Com eles, fica muito mais fácil controlar os prazos, lembrar-se de reuniões importantes ou mesmo daquelas atividades administrativas que sempre ficam para depois. O Lawyer é um desses softwares. Conheça a seguir mais sobre os serviços que ele oferece e como pode beneficiar as rotinas do seu escritório ou departamento jurídico.

O que é o software jurídico Lawyer?

É uma solução completa que permite o gerenciamento das principais rotinas da área jurídica. Ele integra os cadastros de clientes, os processos, os compromissos e as informações disponíveis no sistema, tornando-as acessíveis aos usuários e eliminando a necessidade de armazenamento de arquivos avulsos para o controle e a gestão do escritório.

Existem duas versões: o Lawyer Desktop, em que o sistema é instalado localmente em máquinas e servidores do próprio escritório, e o Lawyer Web. Nesta última, você tem mobilidade. O software é hospedado em nuvem, em servidores que ficam sob a responsabilidade da Alkasoft.

No caso do Lawyer Web, o acesso pode ser feito a partir de qualquer computador conectado à internet, por meio de um link exclusivo e criptografado, garantindo mais segurança para os usuários e para as operações realizadas no sistema.

Além disso, é possível também integrar funcionalidades opcionais no Lawyer Web, como:

  • Lawyer Capture: captura automática das movimentações por meio do número processual;
  • Lawyer Diários: clipping automático de publicações de diários oficiais;
  • Lawyer Virtual: portal de acesso para o cliente, integrável ao site do escritório.

O Lawyer é dividido em cinco módulos, que ajudam a otimizar e a organizar os processos internos do seu escritório ou departamento jurídico. Conheça adiante.

Como o Lawyer pode ajudar as rotinas do seu escritório?

Módulo Pessoas

É possível gerenciar toda a carteira de clientes. Da prestação de contas e recebimento de honorários à consulta de processos e audiências. Também é ideal para gerenciar a banca de advogados e cadastrar partes contrárias.

Módulo Processos

Neste módulo, o advogado gerencia as pastas de processos, os recursos, os incidentes e os apensos. É possível consultar detalhes de cada ação, como a situação atual e os andamentos processuais.

Além disso, o profissional tem acesso a estatísticas de processos com base em indicadores cadastrados no sistema.

Módulo Agenda

Aqui, encontram-se as funcionalidades referentes ao registro e ao acompanhamento de atividades: agendamento de tarefas simples, controle de prazos, controle de horas trabalhadas para cada cliente e também os compromissos vinculados aos processos.

Todo esse controle, é claro, auxilia na delegação de tarefas e no acompanhamento da produtividade da equipe.

Módulo Financeiro

Neste módulo, é possível ter uma visão global do plano de contas, gerenciando despesas fixas operacionais, honorários, depósitos, garantias judiciais, provisionamento e contingenciamento de recursos.

É também onde será possível acessar diferentes estatísticas relacionadas à gestão financeira.

Módulo Relatórios

Aqui você gera relatórios personalizados para atender às suas diferentes necessidades.

É fácil ver que, com o uso do software Lawyer, administrar um escritório de advocacia torna-se uma tarefa muito menos complicada, não é mesmo? Então, se você está em busca da solução definitiva para o seu negócio, o Lawyer é a resposta. Conheça mais sobre a ferramenta e converse com a nossa equipe para tirar as suas dúvidas!

 

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Saiba como um software jurídico pode auxiliar no dia a dia do seu escritório

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A automação dos processos de um escritório de advocacia por meio de um software jurídico é uma realidade no Brasil. Muitos advogados estão enxergando na tecnologia uma solução para otimizar o funcionamento de suas empresas jurídicas.

A ferramenta tem o objetivo de aumentar a produtividade, reduzir custos operacionais, aumentar o desempenho dos advogados e gerar lucro e vantagem para o escritório no mercado. Mas como isso muda a rotina no seu escritório, no dia a dia?

O software jurídico permite que você acompanhe os processos judiciais, podendo ser consultados e editados. Além disso, automatiza o recebimento dos seus andamentos processuais, isso gera relatórios personalizados para que os resultados possam ser analisados com mais cuidado.

Em uma plataforma digital, você gerencia todas as suas atividades no escritório. Com essa tecnologia, pode organizar tarefas, criar um canal direto com os funcionários, gerir um fluxo de trabalho e organizar a rotina do escritório. É perfeito para a sua empresa!

A plataforma também gerencia a agenda de todos os profissionais do escritório, facilitando o controle do gestor. Outra facilidade para o dia a dia do advogado é a automatização de algumas atividades para a cobrança de honorários, emissão de relatórios, time sheets e manutenção do fluxo de caixa.

A automatização facilita todos os procedimentos de um escritório, possibilitando o planejamento, a execução e o monitoramento de todas as atividades de forma mais rápida e com qualidade.

O cliente também ganha com a automatização do escritório. Você pode armazenar no software o histórico de cada atendimento, além da facilidade de permitir que o próprio cliente acompanhe as movimentações do caso e do processo dele.

A rotina do escritório mudou com a possibilidade de armazenar os documentos e processos na plataforma. É uma nova era da advocacia, agora sem papel e sem enormes arquivos. A internet trouxe uma grande mudança, dando ao advogado a opção de publicar e consultar materiais online.

Na era do software jurídico, o profissional também ganhou mobilidade. O trabalho do advogado pode ser feito por meio do seu smartphone ou tablet, onde ele estiver. Hoje existe essa possibilidade por causa do computador na nuvem (cloud computing), que facilitou muito o acesso à informação. Com o software jurídico na nuvem, o escritório ganha em praticidade e segurança e está sempre em atualização.

Alkasoft tem a solução

A Alkasoft, empresa de tecnologia em software, apresenta o seu software jurídico Lawyer, uma solução completa para gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.

Com clientes de diversos portes e segmentos, o software permite o gerenciamento da carteira de clientes e processos, financeiro, de contratos e da agenda de prazos. Tudo para facilitar o funcionamento do seu escritório de advocacia.

Gostou da nossa ferramenta? Então entre em contato pelo telefone (48) 3025-3500 e saiba mais sobre as nossas soluções. Em nosso site, você também pode solicitar uma demonstração do nosso software jurídico de forma gratuita. Não perca mais tempo! Deixe a Alkasoft surpreender você.

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