O timesheet é uma ferramenta muito interessante para gerir o tempo em escritórios de advocacia. Isso porque, ao mensurar quantas horas e minutos são investidos em cada atividade, proporciona oportunidades para aumentar a produtividade e reconhecer espaços para melhorias. 

Quer entender melhor como esse recurso colabora para uma gestão de agenda eficiente e de que forma é possível potencializá-lo ainda mais? Caso a sua resposta seja positiva, vale a pena seguir com a leitura deste artigo. 

O que é timesheet?

Basicamente, o timesheet é um sistema de controle de horas. Ele serve para registrar e acompanhar o tempo investido em cada atividade, projeto ou rotina de trabalho. Ao possibilitar esse acompanhamento em diferentes ações, permite que sejam avaliadas oportunidades de otimização da gestão de tempo. 

Ele costuma reunir dados como a data em que a atividade aconteceu, horários de início e término e uma descrição do que foi realizado, entre outras informações que ajudam a identificar o cliente atendido. 

Além de servir como registro de horas, o timesheet também pode ser usado para avaliar a eficiência dos funcionários, monitorar o progresso de projetos e alocar recursos de maneira mais eficaz.

Vale destacar que, embora ele exista como documento para preenchimento manual, a utilização de softwares de gerenciamento é recomendada por facilitar muito a coleta e análise de dados obtidos.

Quais as vantagens do timesheet na rotina de um escritório de advocacia?

O uso de timesheets em um escritório de advocacia pode trazer várias vantagens significativas para a rotina e operações do escritório.

Por exemplo, ao possibilitar que advogados e funcionários da banca registrem de forma precisa o tempo gasto em reuniões com clientes, pesquisa legal, redação de documentos e outras atividades permite faturar os clientes com precisão. Isso vale em especial para modelos de cobrança por hora.

Outra vantagem é que ele ajuda a analisar a eficiência da equipe em termos de quanto tempo é gasto em diferentes tarefas e casos. Isso colabora para identificar áreas que precisam ser aprimoradas.

Alguns dos outros benefícios que costumam ser trazidos pelo timesheet são:

Melhor distribuição de carga de trabalho

Com os dados dos timesheets, é possível entender quais tarefas ou casos estão consumindo mais tempo. Isso permite uma alocação inteligente de recursos, distribuindo as cargas de trabalho entre profissionais de maneira equilibrada.

Inclusive, como essa vantagem contribui para que a equipe disponha de uma carga de trabalho melhor dimensionada, estimula a satisfação dos colaboradores. 

Planejamento de prazos adequado

Timesheets ajudam a acompanhar o progresso de diferentes tarefas e projetos. Isso permite um melhor planejamento de prazos e uma gestão mais eficaz das expectativas dos clientes.

Aprimoramento da transparência com clientes

Em casos de cobrança por hora, fornecer uma visão detalhada do controle de agenda aos clientes demonstra transparência e valoriza o trabalho realizado.

Utilidade como base para negociações

Em situações de negociação ou resolução de disputas, ter uma planilha de horas com registros detalhados é algo valioso para fundamentar argumentos e decisões.

Como implementar o timesheet na minha empresa? 

Os benefícios de contar com o timesheet na banca de advocacia já estão apresentados, mas eles se efetivam apenas se houver a adesão dos funcionários a esse recurso. E isso é algo que pode ser um desafio.

É que preencher dados de forma burocrática não é algo exatamente motivador por si só, não é mesmo? O trabalho e as tarefas de organização do dia a dia acabam se sobrepondo, caso a atividade não seja encarada como algo importante. Além disso, dúvidas sobre o que será feito com as informações obtidas tendem a gerar resistências. 

Por isso, para implementar o timesheet na empresa, é preciso lidar com esses obstáculos. É necessário explicar para a equipe a necessidade da participação de todos os indivíduos e sanar questões a respeito da utilização do conteúdo gerado. Após a implementação, uma opção é compartilhar relatórios com o pessoal do escritório para haja reforço do entendimento e da percepção de transparência.

Dispor de uma tecnologia que auxilie a deixar esse trabalho mais prático também é algo a se considerar. O que nos leva ao próximo tema. 

Lawyer Eleven contribui de diversas maneiras para o uso do timesheet

Um sistema seguro, amigável e fácil de usar, o software jurídico Lawyer Eleven dispõe de várias ferramentas para auxiliar na gestão do tempo. Uma delas é o timesheet. Com ele, fica fácil promover planos de ação para melhorar ainda mais a sua produtividade.

Outro atrativo do software da Alkasoft é contar com o método Kanban. Assim, é simples manter a sua equipe organizada por dentro das tarefas prioritárias.

Há ainda o Template de Prazos, que permite configurar uma base de prazos com sua duração, tipo, alertas e tarefas, proporcionando uma estrutura predefinida para agilizar seus processos. 

Com esses e outros recursos, o Lawyer Eleven viabiliza uma visão 360º do escritório de advocacia. E, por se tratar de uma plataforma em nuvem, pode ser acessada a partir de qualquer lugar por meio da internet.
Automatize várias atividades e gere mais tempo para cuidar de outros assuntos importantes demandados pelo seu escritório de advocacia. Para aproveitar todos os benefícios que o software jurídico da Alkasoft proporciona, solicite agora mesmo uma proposta!