Workflow é um processo que tem a finalidade de minimizar riscos e ineficiências. Como todas as atividades são identificadas e mapeadas, elas podem ser mais bem planejadas para que os advogados tenham uma melhor experiência dentro dos escritórios.

Quando se imagina a rotina de um advogado, logo se pensa em audiências, petições, acordos e outros atos jurídicos. E, de certa forma, está correto. Mas essas não são as únicas atividades desses profissionais.

Existem também diversas tarefas administrativas. E, para manter tudo sob controle, é muito importante mapear processos em um escritório de advocacia, até porque a advocacia é uma atividade que tem um método e uma sequência ordenada de atos. Antes de participar de uma audiência, por exemplo, conhecem-se os autos, preparam-se as perguntas, obtêm-se as informações relevantes vindas do cliente. Ou seja, tudo é um procedimento.

Além disso, muitas obrigações administrativas também requerem atenção: receber clientes, atender telefonemas, organizar processos em planilhas, entre outras atividades.

Por isso, a organização e a transparência dos processos são fatores essenciais para uma gestão eficiente e de qualidade. A forma mais simples de conseguir esse objetivo é documentar os processos de trabalho. Assim, fica determinado o papel de cada colaborador e suas atribuições, com alcance e controle definidos. Esse procedimento é conhecido como workflow.

O que é workflow?

Um workflow deve abranger todas as áreas do escritório, melhorando a comunicação e padronizando todos os procedimentos. Além disso, ele também estabelece medidas de controle e de monitoramento de qualidade.

Se bem definido, o workflow permite que cada atividade possa ser rastreada e documentada, para que se saiba exatamente quais procedimentos estão parados e em que momento as decisões foram equivocadas.

Outro benefício do workflow é a padronização de procedimentos. A partir do momento em que todos sabem o que fazer e como fazer, há uma maior precisão e mais rapidez nas tarefas executadas.

A importância do mapeamento de processos

O mapeamento de processos é uma ferramenta que potencializa os procedimentos existentes dentro de um escritório. No entanto, para isso, é preciso ter um conhecimento profundo a respeito de todas as atividades que são feitas dentro da sua empresa.

É preciso também conhecer os pontos fracos e os fortes. Por exemplo, um escritório pode nunca ter pedido um prazo, mas ocorre de não responder de forma ágil uma solicitação simples de um cliente. Nesse caso, é possível perceber por que, apesar de fazer um bom trabalho jurídico, os clientes não estão satisfeitos com o serviço.

Como mapear processos?

Há uma série de medidas que um gestor pode colocar em prática para mapear os processos de sua equipe. Confira algumas delas:

• Elaborar questionários;
• Promover entrevistas e reuniões;
• Fazer um observatório;
• Estudar o sistema de gestão de processos para entender como é alimentado;
• Buscar feedback do cliente.

Todas essas ações visam a detalhar o máximo possível todos os processos que envolvem o escritório de advocacia. Afinal de contas, a expertise em Direito não é a única qualidade que os clientes buscam em um advogado. Além de um serviço completo, é preciso também oferecer um atendimento de excelência e ter todas essas rotinas organizadas.

Muitas vezes, os compromissos e a rotina atribulada não permitem que donos de escritórios de advocacia dediquem-se a reformular esses procedimentos. Para isso, uma boa solução pode ser um software jurídico, especializado para a gestão desse setor. Ele permitirá que você se concentre nas atividades em que tem mais domínio, enquanto mantém a gerência da sua empresa sob controle.

E você, conhece outra forma de mapear os processos de um escritório de advocacia? Compartilhe conosco!