Ter uma equipe envolvida em diversos processos e atividades rotineiras é uma fórmula para cometer equívocos, caso todo o trabalho não seja organizado adequadamente. Para manter todo o time no mesmo compasso, estabelecer um bom workflow é importante. Quer entender melhor como aproveitar esse recurso? Então, continue a leitura deste artigo.

O que é workflow jurídico e como funciona em um departamento jurídico?

Quando se trata do universo jurídico, o workflow vai além de um simples processo administrativo. Ele estabelece uma abordagem integrada para cada tarefa, definindo a ordem de execução, os responsáveis e as dependências entre etapas. Assim, o time sabe qual é o procedimento a seguir e quem responde pelo andamento. Ao mapear o fluxo ideal, a perda de tempo com incertezas ou repetições indevidas são evitadas.

Alguns exemplos práticos incluem a gestão de contratos, em que cada nova solicitação passa por triagem, redação, revisão e assinatura final, ou o controle de prazos processuais, que necessita de alertas para que ninguém perca datas importantes.

Nas fusões e aquisições, um workflow sistematiza a due diligence, unificando a checagem de documentos e aprovações necessárias. Por fim, a elaboração de peças processuais pode ser sequenciada e monitorada para que os responsáveis entreguem seu trabalho no prazo.

Benefícios do uso de workflow em departamentos jurídicos

Uma das principais vantagens em estabelecer esse padrão de trabalho bem definido é o ganho em eficiência e produtividade.

Com fluxos definidos, profissionais da equipe encontram menos obstáculos para desempenhar suas tarefas. Em vez de desperdiçar tempo procurando informações dispersas ou lidando com procedimentos duplicados, eles seguem um roteiro claro. 

O workflow também viabiliza escalonamentos automáticos quando feito com uma aplicação especializada, priorizando demandas urgentes e alocando recursos de modo equilibrado. Assim, as entregas acontecem com rapidez, liberando espaço para atividades estratégicas.

Outros benefícios são:

Redução de erros e retrabalho

Padronizar processos significa estabelecer regras e checklists que vão diminuir a probabilidade de erros. Em tarefas repetitivas, pequenos deslizes às vezes acontecem e causam um retrabalho significativo. Um workflow bem desenvolvido contém verificações e aprovações que previnem esses descuidos. 

Melhoria no cumprimento de prazos

Para o departamento jurídico, a pontualidade no cumprimento de prazos é vital. O workflow jurídico permite gerenciar e monitorar tudo de maneira centralizada. Se um risco de atraso surgir, o gestor é notificado para intervir. 

Melhor organização e visibilidade do trabalho

Uma das maiores vantagens de um workflow é a capacidade de visualizar todo o andamento das atividades em um único local. Dessa forma, líderes e membros do departamento ficam aptos a identificar gargalos rapidamente e rearranjar tarefas se necessário. 

Além disso, a documentação permanece organizada em repositórios que registram alterações e versões. Caso algum colaborador precise se ausentar, outra pessoa acessa o histórico e assume a etapa seguinte sem contratempos.

Compliance e segurança jurídica

Organizações são cada vez mais cobradas pela conformidade com regulações internas e externas. O workflow jurídico contribui nessa área ao registrar quem aprovou cada fase, em que data e com base em quais critérios. 

Esse registro detalhado de processos, decisões e documentos torna a operação transparente e preparada para auditorias. 

Facilidade na troca de conhecimento

Nos departamentos jurídicos, o conhecimento acumulado em processos e documentos é vasto. 

Quando o workflow é bem implementado, cada caso gera um histórico que pode ser consultado por outras pessoas da equipe, tornando mais fácil aprender com experiências passadas. Com todos os registros centralizados, advogados conseguem verificar cláusulas já usadas em contratos semelhantes ou avaliar ações judiciais semelhantes antes de redigir uma nova peça.

Contribuição estratégica para a organização

Trabalhos repetitivos consomem tempo que poderia ser investido na prevenção de riscos ou no planejamento de estratégias jurídicas complexas. Com a automação jurídica de tarefas rotineiras, ao se usar um software para auxiliar no processo de workflow, o time ganha condições de agir de forma proativa. 

Desse modo, o departamento não se limita a oferecer serviços reativos, mas também apoia a tomada de decisão e contribui com insights para outras áreas, fortalecendo seu papel como parceiro de negócios.

Como implementar um workflow no departamento jurídico?

O ponto de partida é fazer um mapeamento detalhado das atividades. Conversar com a equipe e observar a prática real dos processos ajuda a desenhar fluxos bastante próximos da rotina. Identificar onde surgem gargalos ou retrabalhos é fundamental para projetar um workflow eficiente. 

Uma vez feito isso, cada etapa recebe atribuição de responsabilidades e definição de prazos, sempre com indicadores de desempenho que permitam verificar se o fluxo está seguindo de acordo com o esperado.

A escolha de uma ferramenta de gestão de processos faz toda a diferença e está entre os recursos de transformação digital do Direito na atualidade. Controlar manualmente todo o trabalho é desgastante e aumenta as chances de erros. E o lado positivo de contar com a tecnologia é que muitas vezes as aplicações podem ser personalizadas para as exigências do ambiente jurídico, oferecendo recursos de automação, alertas e relatórios. 

A integração com sistemas de gerenciamento de documentos, quando possível, também facilita a localização de contratos, petições e outros arquivos.

Para garantir a adoção da tecnologia, no entanto, é importante promover treinamentos e acompanhar os primeiros passos do uso do sistema. Superar resistências iniciais exige mostrar para a equipe o valor agregado, como redução de sobrecarga operacional e maior agilidade nas entregas. 

O monitoramento regular de métricas, como tempo médio de atendimento, taxas de erro e cumprimento de prazos, demonstra onde há evolução ou necessidade de ajustes. É esse ciclo de acompanhamento que torna possível aperfeiçoar os fluxos progressivamente.

Estabelecer um workflow adequado contribui muito para o dia a dia do departamento, mas há outras ações que devem ser adotadas para que a equipe alcance a excelência no desenvolvimento das atividades. Quer outras dicas de aprimoramento do seu time? Então, fica aqui o convite para a leitura do e-book Preparação para o sucesso: guia do planejamento anual para escritórios de advocacia.