Em qualquer crise, sai na frente quem enxerga oportunidades para evoluir. É preciso parar e pensar diferente. Na área de escritórios de advocacia, muitos estão sendo impactados com essa crise, com a diminuição de honorários e o aumento da inadimplência, mas com uma boa dose de ousadia, é possível se reinventar e lucrar! Adotar uma postura mais comercial, dentro da legalidade, utilizando o convencimento que todo bom advogado tem, com uma pitada de marketing, pode ser o caminho. Já pensou nisso para o seu escritório de advocacia?

Separamos algumas formas de se reinventar, com baixo custo e de fácil implementação para você começar agora e já colhe os resultados no seu escritório de advocacia.
Confira:

1. Melhore o seu relacionamento com o cliente. Estreitar laços é se aproximar e fidelizar uma das pessoas mais importante para a sustentabilidade do seu escritório de advocacia: o cliente.
2. Atenção ao planejamento do seu escritório de advocacia: reavalie a sua estrutura de custos e comece a fazer mais com menos.
3. Avalie a necessidade da implementação de softwares de gestão para o aumento da produtividade no seu escritório de advocacia.
4. Motive a sua equipe a trabalhar com garra e a conquistar novas metas.
5. Reformule formas de remuneração de honorários.
6. E trabalhe muito, com a certeza de que você pode ganhar com este cenário!

De olho em novas oportunidades!

Acompanhar o mercado é tarefa de qualquer empresário. E se você está à frente de um escritório de advocacia, é tarefa sua também! Agregar valor ao seu escritório de advocacia, com aquelas dicas elencadas anteriormente e apostar nas áreas promissoras do mercado, pode te levar um diferencial incrível.
Digital: A demanda por soluções judiciais em crimes cibernéticos tende a lançar profissionais especializados na área e, certamente, é um mercado novo, potencial, infinito e extremamente necessário. Somente ano passado, mais de metade das empresas, segundo pesquisa da Trend Micro, sofreram ataques cibernéticos e perderam seus dados – podendo recuperá-los apenas mediante resgate!
Consumidor: Desemprego, inadimplência, problemas com bancos, diminuição do crédito movimentam esse setor em relação ao consumo.
Trabalhista: Com a aprovação da terceirização, a área nunca esteve tão aquecida. A medida tende a movimentar um mercado imensurável de trabalhadores.
Aquisições de Empresas: o desemprego nunca foi tão expressivo no país, assim como o número de novos empreendimentos, que só cresce. A cada três em cada dez profissionais dispensados do antigo emprego, segundo o SEBRAE, investem no próprio negócio, muitas vezes, por pura necessidade, ou autonomia financeira. Esses empreendedores vão precisar de você!

Existem várias ferramentas disponíveis no mercado que podem auxiliar na gestão do seu escritório de advocacia, inclusive, ferramentas especializadas em controle de prazos jurídicos. Nos dois últimos posts vimos a importância de manter os prazos sob controle e como efetivamente implantar um fluxo de trabalho de controle de prazos através do PDCA. Se você precisa ter um controle eficiente sobre seus prazos, você precisa conhecer o Lawyer Web. Além deste importante recurso de controle de prazos, o software jurídico possui diversas outras ferramentas que facilitarão a gestão completa do seu escritório de advocacia.

Quer saber mais a respeito? Então acompanhe a seguir o post que preparamos especialmente para você que precisa começar a controlar melhor seus prazos.

Fluxograma Controle de Prazos

Este é um exemplo prático de controle fluxo de controle de prazos que temos sugerido aos nossos clientes e o detalhamento de cada atividade. Usamos um software Bizagi que comentamos no post anterior.

DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES

– Tribunal publica uma nota de expediente
É aqui que dá início ao fluxo de controle de prazos. As publicações se dão nos diários oficiais ou diretamente nos sites dos sistemas utilizados pelos tribunais.

– Lawyer Web monitora diariamente as notas de expediente
Com base em um nome de busca predefinido o Lawyer Web varre todas as publicações em busca desse nome. Quando ele encontra a citação desse nome em alguma publicação, ele traz automaticamente para o sistema todo o teor publicado, facilitando a sua rotina.

– Lawyer Web vincula a publicação ao processo e avisa aos responsáveis
Se a publicação encontrada na atividade anterior fizer menção a algum processo já cadastrado no sistema, o próprio Lawyer Web se encarrega de inserir a nota de expediente na pasta virtual do processo. Além disso, o sistema dispara um alerta de nova ocorrência para o advogado da causa.

– Equipe de apoio cadastra o processo e vincula a publicação
Caso o processo mencionado na publicação não esteja cadastrado no sistema, é necessário que alguém fique responsável por cadastrar o processo e vincular a publicação manualmente. A partir disso, qualquer nova publicação será vinculada automaticamente, como citado no passo anterior.

– Equipe de apoio analisa a nota de expediente e cria tarefa com prazo
O Lawyer Web disponibiliza diariamente uma lista de novas publicações. Com base no novo CPC, nas resoluções do CNJ e nas regras dos sistemas dos tribunais, uma equipe de apoio cria a tarefa que determinará o prazo, definindo quem será o responsável, que não necessariamente será o advogado da causa.

– Lawyer Web encaminha alertas por e-mail com vencimento dos prazos
Após a criação da tarefa com o prazo, o sistema se encarrega de enviar lembretes por e-mail para os seus responsáveis, reduzindo as chances de perda do prazo. É possível configurar quanto tempo antes o vencimento o sistema deve alertar os responsáveis. Além dos alertas, o sistema também conta com uma agenda interna, que aparece na tela de entrada, facilitando ao advogado a visualização dos prazos vincendos ou vencidos.

– Equipe de apoio acompanha os andamentos das atividades inerentes aos prazos
É possível definir um perfil de usuário, que seria a equipe de apoio nesse nosso fluxo, que fica responsável pelo acompanhamento da agenda de prazos como um todo. Por meio de relatórios ou funcionalidades específicas do sistema é possível identificar quantos prazos estão por vencer ou vencidos e como os prazos estão distribuídos entre os advogados.

– Advogado executa as atividades inerentes ao prazo
Aqui é que entra a produção jurídica, com a elaboração das peças, contratos etc. Atividades como o protocolo das petições, juntada de documentos e outros também entram nessa etapa do fluxo. Tudo isso pode e deve ser registrado pelo advogado, para que a equipe de apoio tenha o real controle da situação. No registro da tarefa é possível anexar os documentos gerados, como o protocolo, petições, etc.

– Prazo cumprido
Se todas as etapas anteriores acontecerem conforme o planejado, perfeito. Será um sinal de que seus prazos estão sob controle.

Otimize seus processos e prazos com segurança!

Se você já é cliente da Alkasoft, entre em contato com o nosso suporte técnico e busque mais informações de como controlar seus prazos. Se ainda não é cliente, entre em contato agora com a nossa equipe de negócios, solicite uma demonstração e comece a controlar seus prazos com o nosso software de gestão.

Cumprir prazos não é nada além da obrigação de um profissional. Aliás, o prazo é um dos responsáveis pela credibilidade, confiança e respeito com o próximo – seja seu colega, seu líder, um fornecedor e, principalmente, se for com o seu cliente.

Fazer a gestão do seu escritório de advocacia é fundamental e os prazos são parte da alma do negócio jurídico. São diversas tarefas e burocracias a serem cumpridas e que muitas vezes dependem de terceiros. Entretanto, perder um prazo pode trazer consequências desastrosas para o seu escritório… e ninguém quer que a empresa seja sinônimo de irresponsabilidade. Então, dê a devida atenção à gestão do seu escritório de advocacia, a gestão de pessoas, de processos e de atividades.

Se o seu escritório ainda tem um pequeno volume de processos, fica mais fácil manter os prazos sob controle. Mas é só esse volume aumentar para que essa tarefa, antes tranquila de se fazer, torne-se cada vez mais difícil e trabalhosa. Além das mudanças que o novo CPC trouxe, existem particularidades de alguns sistemas de tribunais que adotam a “auto-intimação”, extinguindo a publicação da nota de expediente, que acaba sendo o início do processo para controle dos prazos.

Diante disto tudo, elencamos a seguir 3 principais bons motivos para você ter um bom mecanismo de controle dos seus prazos:

MOTIVO 1 = RETENHA CLIENTES E ZELE PELA SUA REPUTAÇÃO

Perder prazo pode levar você a perder clientes. Embora o escritório tenha dezenas, centenas ou milhares de ações em andamento, em geral, o cliente possui apenas aquele processo, principalmente se esse for uma pessoa física. E ele não tem nada a ver com o seu volume de trabalho, não é mesmo? Se ocorrer do advogado perder essa causa – ou parte dela – por conta da perda de um prazo, muito dificilmente essa pessoa irá indicá-lo para a sua rede de contatos, aliás, é bem possível que faça o papel de “advogado do diabo” e manche a sua reputação. Se você advoga em uma cidade pequena, esse problema pode se agravar ainda mais, pois é aquele velho papo de “todo mundo se conhece”.

Lembre-se: um cliente satisfeito fala bem de você para uma pessoa, enquanto um cliente insatisfeito… Vish! Este espalha para os quatro cantos do mundo! De nada adianta você elaborar as melhores peças do mundo, se você perder o prazo.

MOTIVO 2 = EVITE A PERDA DE TEMPO E DE DINHEIRO

Assim como em qualquer situação, se você não tem as coisas organizadas, você perde tempo. Imagine controlar todos os prazos apenas em uma agenda de papel? Novamente, se o seu escritório tem um volume pequeno de processos, você consegue absorver a demanda. Porém quando esse número cresce, fica difícil entender o que deve ser feito hoje, para que um prazo seja cumprido daqui a dez dias e assim sucessivamente. Não dá simplesmente para agendar o prazo final. Você terá que elaborar as peças, coletar documentos e fazer muitas outras coisas para conseguir vencer esse prazo. Se você não tem um bom controle de prazos, o tempo que você irá perder para organizar as suas atividades será muito maior que deveria. Vale aquela máxima: tempo é dinheiro.

MOTIVO 3 = PRAZO EM DIA É SINÔNIMO DE TRANQUILIDADE

Com os prazos sob controle, você ganha tranquilidade. Isso mesmo, nos dias estressantes que vivemos, muito desse estresse vem da desorganização das informações. A quantidade de informações que temos contato em um só dia é imensa e isso acontece porque não temos tempo para estabelecer mecanismos de controle para tudo, é uma questão cíclica. A partir do momento que as informações estiverem sob controle, nossa mente estará livre para poder pensar em outras coisas. Certamente manter os prazos sob controle traz maior qualidade de vida para o advogado, uma vez que não precisa ficar como um louco atrás dessas informações. Lembre-se: a confiança é boa, o controle é melhor. Prazos em dia são o reflexo da qualidade do seu trabalho!

Você deve ter percebido que controlar prazos é bastante importante para a sua evolução, impactando não só no seu escritório, mas também na sua vida pessoal. Tenha em mente que para volumes pequenos de processos, controlar prazos realmente não é uma tarefa difícil, mas que ao aumentar esse volume e o tamanho da sua banca, ter essa atividade sob controle passa a ser vital para que você se mantenha prestando um serviço de qualidade, sem ficar estressado.