O provimento nº 47/2015, publicado no Diário da Justiça, é fundamental para o mercado imobiliário nacional, pois estabelece as diretrizes gerais definidas pela Corregedoria Nacional de Justiça em relação à implantação do registro eletrônico de imóveis em todo o território brasileiro. O registro eletrônico de imóveis deve ser implementado nos 26 Estados do país e no Distrito Federal. O novo sistema tem como finalidade facilitar o intercâmbio de informações entre o setor imobiliário, o poder judiciário, a administração pública e o público final.

O envio e o recebimento de títulos, o despache de certidões e o armazenamento de documentos também estão entre os processos eletrônicos que tendem a ficar mais ágeis e efetivos com o uso da tecnologia. De acordo com a publicação, para operacionalizar adequadamente o sistema, a responsabilidade fica sob as centrais de serviços compartilhados criadas e regulamentadas em cada um dos Estados e no Distrito Federal. Ou seja, compete às Corregedorias Gerais de Justiça de cada local estabelecer, a partir de normas técnicas específicas, de que maneira a prestação desses serviços em meios eletrônicos se dará concretamente.

Junto a isso, é importante ressaltar que todos os documentos eletrônicos devem ser assinados com o uso do certificado digital, segundo a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), observando a arquitetura dos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico (e-Ping). Dessa forma, a migração de documentos do papel para a plataforma digital com autenticação exigida por lei, permitirá, inclusive, a visualização das informações em tempo real.

Para muitos cartórios, ter todos os registros eletrônicos intercambiáveis entre as centrais, será um trabalho árduo, que deverá passar por algumas etapas. No intuito de ajudar a esclarecer esse passo a passo, a Alkasoft preparou um fluxograma com cada etapa do processo.

Confira:

Para apoiar os cartórios em cada uma dessas etapas, a Alkasoft também conta com empresas parceiras para as etapas de digitalização e indexação. São empresas com ampla experiência no assunto e que certamente podem prestar um serviço de qualidade. Para a etapa de importação das matrículas indexadas para o CART Imóveis, a Alkasoft desenvolveu um serviço específico, que torna essas matrículas disponíveis sem a necessidade de qualquer cadastro manual!

Entre em contato com a nossa equipe de negócios para entender melhor sobre esses fluxos e como as nossas soluções podem acelerar este processo de adequação ao provimento 45/2015.

 

Você já deve ter visto muitas empresas compartilharem de um mesmo nome, mesmo sendo negócios diferentes, utilizarem tipologias iguais e até logos! Isso impede o share of mind e torna as empresas vulneráveis, já que o cliente não possui uma percepção do seu negócio. Não existe lembrança relacionada.

Num ambiente extremamente competitivo, onde muita coisa se copia e pouco se cria, as empresas precisam estar atentas e acompanhando a sua marca. Não basta um nome, uma logo, você precisa ser original, ser único para criar um valor que seja exclusivo à sua marca. Mas também é preciso ter controle e garantir que a marca é sua. Faça o acompanhamento de marcas e tenha confiança de que os valores e a imagem da sua empresa estão sob controle.

Para auxiliar você nessa tarefa, O Siga a Sua Marca é uma das ferramentas garante a unicidade da sua marca, por meio da análise de relatórios de colidências. Com este serviço, você é notificado a respeito de marcas colidentes, através de monitoramento e relatórios exclusivos gerados a partir de publicações oficiais do INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial). Ao receber as notificações em tempo hábil, usuários podem tomar as medidas cabíveis previstas na lei para defender sua marca.

A seguir estão as 4 ferramentas utilizadas pela Siga a Sua Marca para otimizar seu tempo e ajudar você a encontrar a melhor identidade para a sua marca.

Monitoramento de Marcas

Consiste no monitoramento constante da RPI de Marcas no intuito de detectar pedidos e registros de marcas colidentes com a marca que está sendo monitorada. Todos os termos que compõem o nome da marca são levados em consideração, utilizando técnicas e algoritmos do estado da arte capazes de encontrar e priorizar semelhanças de acordo com a sua relevância. Ao detectar colidências com a marca monitorada, uma notificação é enviada ao usuário (por e-mail ou SMS) alertando-o a respeito.

Monitoramento de Palavras-Chave

Semelhante ao monitoramento de marcas, serve para detectar pedidos e registros de marcas colidentes com a palavra-chave que está sendo monitorada. O diferencial deste serviço é que ele permite monitorar colidências a partir de termos quaisquer. É útil quando diversas marcas de um mesmo titular possuem um termo ou radical semelhante, ou quando é preciso monitorar uma “ideia” de marca a fim de avaliar sua originalidade e potencial de registro.

Monitoramento de Processos

Consiste no monitoramento constante dos despachos publicados na RPI de Marcas relativos ao processo que está sendo monitorado. Uma notificação é enviada ao usuário (por e-mail ou SMS) alertando-o sempre que um novo despacho referente àquele processo for publicado.

Pesquisa na Base de Marcas

Nossa base de marcas possui mais de 2 milhões de marcas cadastradas. Um poderoso motor de pesquisa com reconhecimento fonético fica disponível 24 horas para execução de consultas, sem qualquer custo adicional aos usuários de nossos serviços. Na pesquisa avançada, além de filtros de pesquisa tais como termos da marca, número do processo, titular, procurador, situação, etc., é possível especificar o grau de exatidão a ser aplicado para pesquisas aproximadas.

Para fazer o monitoramento da marca, o Siga a Sua Marca utiliza tecnologias inovadoras e do estado da arte para realizar a varredura dos dados da RPI, identificar os despachos e detectar marcas potencialmente conflitantes. Relatórios detalhados indicando colidências são disponibilizados regularmente a nossos usuários.

Em qualquer crise, sai na frente quem enxerga oportunidades para evoluir. É preciso parar e pensar diferente. Na área de escritórios de advocacia, muitos estão sendo impactados com essa crise, com a diminuição de honorários e o aumento da inadimplência, mas com uma boa dose de ousadia, é possível se reinventar e lucrar! Adotar uma postura mais comercial, dentro da legalidade, utilizando o convencimento que todo bom advogado tem, com uma pitada de marketing, pode ser o caminho. Já pensou nisso para o seu escritório de advocacia?

Separamos algumas formas de se reinventar, com baixo custo e de fácil implementação para você começar agora e já colhe os resultados no seu escritório de advocacia.
Confira:

  1. Melhore o seu relacionamento com o cliente. Estreitar laços é se aproximar e fidelizar uma das pessoas mais importante para a sustentabilidade do seu escritório de advocacia: o cliente.
  2. Atenção ao planejamento do seu escritório de advocacia: reavalie a sua estrutura de custos e comece a fazer mais com menos.
  3. Avalie a necessidade da implementação de softwares de gestão para o aumento da produtividade no seu escritório de advocacia.
  4. Motive a sua equipe a trabalhar com garra e a conquistar novas metas.
  5. Reformule formas de remuneração de honorários.
  6. E trabalhe muito, com a certeza de que você pode ganhar com este cenário!

De olho em novas oportunidades!

Acompanhar o mercado é tarefa de qualquer empresário. E se você está à frente de um escritório de advocacia, é tarefa sua também! Agregar valor ao seu escritório de advocacia, com aquelas dicas elencadas anteriormente e apostar nas áreas promissoras do mercado, pode te levar um diferencial incrível.
Digital: A demanda por soluções judiciais em crimes cibernéticos tende a lançar profissionais especializados na área e, certamente, é um mercado novo, potencial, infinito e extremamente necessário. Somente ano passado, mais de metade das empresas, segundo pesquisa da Trend Micro, sofreram ataques cibernéticos e perderam seus dados – podendo recuperá-los apenas mediante resgate!
Consumidor: Desemprego, inadimplência, problemas com bancos, diminuição do crédito movimentam esse setor em relação ao consumo.
Trabalhista: Com a aprovação da terceirização, a área nunca esteve tão aquecida. A medida tende a movimentar um mercado imensurável de trabalhadores.
Aquisições de Empresas: o desemprego nunca foi tão expressivo no país, assim como o número de novos empreendimentos, que só cresce. A cada três em cada dez profissionais dispensados do antigo emprego, segundo o SEBRAE, investem no próprio negócio, muitas vezes, por pura necessidade, ou autonomia financeira. Esses empreendedores vão precisar de você!

Como escolher um software de gerenciamento para o meu escritório de advocacia?

Existem diversos softwares jurídicos no mercado e com tantas opções, às vezes fica difícil escolher o melhor! É uma tarefa que demanda tempo, análise, cuidado e comparação. Afinal, a contratação de um software deve ter um motivo! Confira abaixo alguns itens que você precisa perceber na hora de contratar o seu software jurídico para gestão do seu escritório de advocacia.

Tenha motivos

Elenque suas necessidades. Você precisa de motivos e objetivos antes de mais nada. Fazer uma planilha pode te ajudar para incluir seus objetivos e as funcionalidades dos softwares que você vai analisar. Um software jurídico deve atender as suas demandas e você deve comparar os benefícios e funcionalidades de cada um antes de tomar sua decisão.

Prioridades

Dentre as suas necessidades, organize por prioridades as funcionalidades essenciais que devem conter o seu software jurídico. Gerenciamento da carteira de clientes, agenda de prazos, publicações em diários oficiais, financeiro, contratos? Faça sua lista.

Referências

Consulte a concorrência e parceiros. Outros escritórios utilizam softwares jurídicos e ter uma referência das funcionalidades, do retorno e do investimento clareiam as suas dúvidas. O boca a boca é sempre a melhor referência!

Dica

O nosso sistema Lawyer atende mais de 3 mil escritórios de advocacia. Nós temos uma linha de softwares jurídicos que foi desenvolvida como uma solução completa permitindo o gerenciamento da carteira de clientes e processos, agenda de prazos, financeiro e contratos.
Nosso software conta, ainda, com módulos opcionais para busca de andamentos processuais e recorte de publicações nos diários oficiais, além de um portal para os clientes do escritório e uma ferramenta para cálculos judiciais.

Entre em contato com a nossa equipe de vendas e conheça quais os produtos que melhor se encaixam ao perfil do seu escritório. Teremos prazer em atendê-lo.

Existem várias ferramentas disponíveis no mercado que podem auxiliar na gestão do seu escritório de advocacia, inclusive, ferramentas especializadas em controle de prazos jurídicos. Nos dois últimos posts vimos a importância de manter os prazos sob controle e como efetivamente implantar um fluxo de trabalho de controle de prazos através do PDCA. Se você precisa ter um controle eficiente sobre seus prazos, você precisa conhecer o Lawyer Web. Além deste importante recurso de controle de prazos, o software jurídico possui diversas outras ferramentas que facilitarão a gestão completa do seu escritório de advocacia.

Quer saber mais a respeito? Então acompanhe a seguir o post que preparamos especialmente para você que precisa começar a controlar melhor seus prazos.

Fluxograma Controle de Prazos

Este é um exemplo prático de controle fluxo de controle de prazos que temos sugerido aos nossos clientes e o detalhamento de cada atividade. Usamos um software Bizagi que comentamos no post anterior.

DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES

– Tribunal publica uma nota de expediente
É aqui que dá início ao fluxo de controle de prazos. As publicações se dão nos diários oficiais ou diretamente nos sites dos sistemas utilizados pelos tribunais.

– Lawyer Web monitora diariamente as notas de expediente
Com base em um nome de busca predefinido o Lawyer Web varre todas as publicações em busca desse nome. Quando ele encontra a citação desse nome em alguma publicação, ele traz automaticamente para o sistema todo o teor publicado, facilitando a sua rotina.

– Lawyer Web vincula a publicação ao processo e avisa aos responsáveis
Se a publicação encontrada na atividade anterior fizer menção a algum processo já cadastrado no sistema, o próprio Lawyer Web se encarrega de inserir a nota de expediente na pasta virtual do processo. Além disso, o sistema dispara um alerta de nova ocorrência para o advogado da causa.

– Equipe de apoio cadastra o processo e vincula a publicação
Caso o processo mencionado na publicação não esteja cadastrado no sistema, é necessário que alguém fique responsável por cadastrar o processo e vincular a publicação manualmente. A partir disso, qualquer nova publicação será vinculada automaticamente, como citado no passo anterior.

– Equipe de apoio analisa a nota de expediente e cria tarefa com prazo
O Lawyer Web disponibiliza diariamente uma lista de novas publicações. Com base no novo CPC, nas resoluções do CNJ e nas regras dos sistemas dos tribunais, uma equipe de apoio cria a tarefa que determinará o prazo, definindo quem será o responsável, que não necessariamente será o advogado da causa.

– Lawyer Web encaminha alertas por e-mail com vencimento dos prazos
Após a criação da tarefa com o prazo, o sistema se encarrega de enviar lembretes por e-mail para os seus responsáveis, reduzindo as chances de perda do prazo. É possível configurar quanto tempo antes o vencimento o sistema deve alertar os responsáveis. Além dos alertas, o sistema também conta com uma agenda interna, que aparece na tela de entrada, facilitando ao advogado a visualização dos prazos vincendos ou vencidos.

– Equipe de apoio acompanha os andamentos das atividades inerentes aos prazos
É possível definir um perfil de usuário, que seria a equipe de apoio nesse nosso fluxo, que fica responsável pelo acompanhamento da agenda de prazos como um todo. Por meio de relatórios ou funcionalidades específicas do sistema é possível identificar quantos prazos estão por vencer ou vencidos e como os prazos estão distribuídos entre os advogados.

– Advogado executa as atividades inerentes ao prazo
Aqui é que entra a produção jurídica, com a elaboração das peças, contratos etc. Atividades como o protocolo das petições, juntada de documentos e outros também entram nessa etapa do fluxo. Tudo isso pode e deve ser registrado pelo advogado, para que a equipe de apoio tenha o real controle da situação. No registro da tarefa é possível anexar os documentos gerados, como o protocolo, petições, etc.

– Prazo cumprido
Se todas as etapas anteriores acontecerem conforme o planejado, perfeito. Será um sinal de que seus prazos estão sob controle.

Otimize seus processos e prazos com segurança!

Se você já é cliente da Alkasoft, entre em contato com o nosso suporte técnico e busque mais informações de como controlar seus prazos. Se ainda não é cliente, entre em contato agora com a nossa equipe de negócios, solicite uma demonstração e comece a controlar seus prazos com o nosso software de gestão.

No último post nós indicamos alguns bons motivos para você manter os prazos do seu escritório de advocacia sob controle. Vimos que a palavra chave é gestão! Mas como fazer essa gestão em um escritório de advocacia?

Existem algumas ferramentas de gestão que podem te ajudar nessa tarefa. Mas atenção, mais importante que um software jurídico, para se ter uma gestão para escritório de advocacia, é preciso ter um bom fluxo de trabalho desenhado e conhecido por toda a equipe. Um fluxo onde cada colaborador saiba exatamente qual é o seu papel. É aí que começa a gestão eficiente, ou não, do seu escritório de advocacia.

Uma ferramenta de gestão que traz bons frutos em pouco tempo é o PDCA, também conhecido como Ciclo de Deming. Que nada mais é que o ciclo de melhoria contínua (planejar, executar, monitorar e ajustar ciclicamente). O ciclo pode ser acompanhado na ilustração abaixo: planejamento (plan), execução (do), monitoramento (check) e ajustes (act). Esse ciclo se repete indefinidamente, mesmo que o escritório tenha obtido o patamar desejado em determinado fluxo de trabalho é importante estar sempre atento e continuamente otimizar o fluxo.

Veja como utilizar o PDCA aplicado ao controle de prazos:

Planejar (Plan)
Defina o seu fluxo de trabalho (workflow) e responsáveis pelo controle de prazos. Essa tarefa consiste em desenhar ou escrever quais as etapas ou atividades que o controle de prazos deve ter e quais serão os colaboradores responsáveis por cada etapa. Mostramos a seguir uma sugestão para o fluxo de controle de prazos (é o mesmo fluxo de trabalho que temos sugerido para os clientes do nosso sistema).

Existem alguns softwares gratuitos para desenhar esse tipo de fluxo. O mais conhecido e amplamente utilizado é o Bizagi, que apesar ter algumas versões pagas, a versão gratuita serve muito bem para o desenho dos processos do escritório. No modo mais básico, que é ter uma sequência de atividades e responsáveis, é bastante simples utilizar a ferramenta. Porém se você quiser aprofundar-se ainda mais no assunto, sugerimos pesquisar a respeito do BPMN (Notação para Modelagem de Processos de Negócios) que é a notação profissional utilizada para a definição de processos.

Executar (Do)
Definidas as atividades e seus respectivos responsáveis, é hora de comunicar e treinar todos os envolvidos. Independentemente de utilizar ou não um software jurídico, é necessário certificar-se de que todos os envolvidos saibam da sua responsabilidade no fluxo e o processo para executá-la.

Uma dica é manter esses fluxos expostos em algum lugar visível do escritório, um mural por exemplo. Sempre que um novo colaborador for contratado, é necessário fazer o mesmo: comunicar e treinar. Depois que todos os envolvidos estiverem treinados,  é só rodar o fluxo no dia a dia.

Monitorar (Check)
Durante a execução e em momentos pré-definidos (reuniões mensais, semanais, etc) o processo terá que ser monitorado. É nessa etapa que grande parte das empresas deixa de lado, principalmente se for um dos primeiros fluxos de trabalhos que a empresa está definindo. Em geral, quem desenha o fluxo acaba focando no controle de prazos em si e deixando de fazer a atividade de monitoramento do fluxo.

No controle de prazos, os indicadores mais básicos que podem ser monitorados são:

  • Prazos vincendos no período (na semana ou no mês, por exemplo);
  • Prazos por colaborador;
  • Situação dos prazos (em dia. atrasados, cumpridos na data).

Ajustar (Act)
Essa é a etapa que garante a melhoria contínua, objetivo maior do PDCA. Aqui são feitos os ajustes necessários no fluxo de trabalho, com base nos dados que foram observados na fase do monitoramento. Por exemplo:

  • Se o escritório acumular muitos prazos para um determinado período, pode ser proposto uma força tarefa, que distribua a responsabilidade pelas atividades inerentes aos prazos;
  • Se o escritório perdeu algum prazo, identificar onde houve falha no fluxo. Isso pode se desdobrar em treinamentos, troca ou contratação de software ou serviços, dentre outras ações.

Resultados visíveis
Criar um fluxo de trabalho para garantir o controle total dos prazos não é tão difícil quanto parece, mas é preciso dedicar tempo e depende 100% do engajamento dos colaboradores. Com as ferramentas adequadas e com o comprometimento dos sócios é possível, em poucos dias, obter excelentes resultados, reduzindo a possibilidade de perda de clientes, de tempo e trazendo mais tranquilidade para todos os envolvidos.

 

Cumprir prazos não é nada além da obrigação de um profissional. Aliás, o prazo é um dos responsáveis pela credibilidade, confiança e respeito com o próximo – seja seu colega, seu líder, um fornecedor e, principalmente, se for com o seu cliente.

Fazer a gestão do seu escritório de advocacia é fundamental e os prazos são parte da alma do negócio jurídico. São diversas tarefas e burocracias a serem cumpridas e que muitas vezes dependem de terceiros. Entretanto, perder um prazo pode trazer consequências desastrosas para o seu escritório… e ninguém quer que a empresa seja sinônimo de irresponsabilidade. Então, dê a devida atenção à gestão do seu escritório de advocacia, a gestão de pessoas, de processos e de atividades.

Se o seu escritório ainda tem um pequeno volume de processos, fica mais fácil manter os prazos sob controle. Mas é só esse volume aumentar para que essa tarefa, antes tranquila de se fazer, torne-se cada vez mais difícil e trabalhosa. Além das mudanças que o novo CPC trouxe, existem particularidades de alguns sistemas de tribunais que adotam a “auto-intimação”, extinguindo a publicação da nota de expediente, que acaba sendo o início do processo para controle dos prazos.

Diante disto tudo, elencamos a seguir 3 principais bons motivos para você ter um bom mecanismo de controle dos seus prazos:

MOTIVO 1 = RETENHA CLIENTES E ZELE PELA SUA REPUTAÇÃO

Perder prazo pode levar você a perder clientes. Embora o escritório tenha dezenas, centenas ou milhares de ações em andamento, em geral, o cliente possui apenas aquele processo, principalmente se esse for uma pessoa física. E ele não tem nada a ver com o seu volume de trabalho, não é mesmo? Se ocorrer do advogado perder essa causa – ou parte dela – por conta da perda de um prazo, muito dificilmente essa pessoa irá indicá-lo para a sua rede de contatos, aliás, é bem possível que faça o papel de “advogado do diabo” e manche a sua reputação. Se você advoga em uma cidade pequena, esse problema pode se agravar ainda mais, pois é aquele velho papo de “todo mundo se conhece”.

Lembre-se: um cliente satisfeito fala bem de você para uma pessoa, enquanto um cliente insatisfeito… Vish! Este espalha para os quatro cantos do mundo! De nada adianta você elaborar as melhores peças do mundo, se você perder o prazo.

MOTIVO 2 = EVITE A PERDA DE TEMPO E DE DINHEIRO

Assim como em qualquer situação, se você não tem as coisas organizadas, você perde tempo. Imagine controlar todos os prazos apenas em uma agenda de papel? Novamente, se o seu escritório tem um volume pequeno de processos, você consegue absorver a demanda. Porém quando esse número cresce, fica difícil entender o que deve ser feito hoje, para que um prazo seja cumprido daqui a dez dias e assim sucessivamente. Não dá simplesmente para agendar o prazo final. Você terá que elaborar as peças, coletar documentos e fazer muitas outras coisas para conseguir vencer esse prazo. Se você não tem um bom controle de prazos, o tempo que você irá perder para organizar as suas atividades será muito maior que deveria. Vale aquela máxima: tempo é dinheiro.

MOTIVO 3 = PRAZO EM DIA É SINÔNIMO DE TRANQUILIDADE

Com os prazos sob controle, você ganha tranquilidade. Isso mesmo, nos dias estressantes que vivemos, muito desse estresse vem da desorganização das informações. A quantidade de informações que temos contato em um só dia é imensa e isso acontece porque não temos tempo para estabelecer mecanismos de controle para tudo, é uma questão cíclica. A partir do momento que as informações estiverem sob controle, nossa mente estará livre para poder pensar em outras coisas. Certamente manter os prazos sob controle traz maior qualidade de vida para o advogado, uma vez que não precisa ficar como um louco atrás dessas informações. Lembre-se: a confiança é boa, o controle é melhor. Prazos em dia são o reflexo da qualidade do seu trabalho!

Você deve ter percebido que controlar prazos é bastante importante para a sua evolução, impactando não só no seu escritório, mas também na sua vida pessoal. Tenha em mente que para volumes pequenos de processos, controlar prazos realmente não é uma tarefa difícil, mas que ao aumentar esse volume e o tamanho da sua banca, ter essa atividade sob controle passa a ser vital para que você se mantenha prestando um serviço de qualidade, sem ficar estressado.

Devo ou não ter um sócio para auxiliar na gestão do escritório de advocacia? Esta questão é recorrente no mundo dos negócios, sejam eles novos e até em empresas já sólidas, mas que ainda enfrentam algum tipo de dificuldade. Se você está na dúvida de ter ou não um sócio para a gestão do escritório de advocacia, elencamos alguns cuidados que você deve ter ao escolher seu sócio! Confira:

1- ENTENDER DO NEGÓCIO

Isso não significa entender de advocacia, mas sim de negócios, de processos, de gerenciamento, ainda mais se a sua dificuldade for em gestão no escritório de advocacia.

2- OBJETIVOS EM COMUM

Tenha um sócio que compartilhe dos mesmos objetivos que você, assim o trabalho acontece com sinergia e há grandes possibilidades de prosperar! Ele também deve complementar a empresa com boas estratégias, pensar de forma similar e ter tanto interesse na empresa quanto você! Isso também não significa que ele deva ter as mesmas habilidades que você, aliás, um sócio complementa!

3- SÓCIO NÃO É BANCO E NEM SALVA-VIDAS

Pensamentos como “ele tem bala na agulha”, “ele vai salvar essa empresa”, “quem decide tudo é ele” não devem prevalecer na escolha de um sócio. O sócio vem para somar, isso não significa salvar, tomar decisões por você e ser a única fonte de capital da sua empresa! Atenção! Para isso existe banco e consultoria. Você deve conhecer a sua empresa de cabo a rabo e desenvolver aptidões para tomadas de decisão.

4- AMIGOS, AMIGOS… NEGÓCIOS À PARTE

Seu sócio não precisa ser, necessariamente, um amigo ou um parente. Do que adianta você confiar nele como pessoal, mas profissionalmente não agregar ao negócio? Embase suas decisões com valores que vão elevar o seu negócio.