junho 2017 - Alkasoft

Aplicativos que auxiliam o advogado fora do escritório

Cada vez mais os advogados estão aderindo às novas tecnologias para um melhor rendimento no trabalho. Na busca por economizar tempo nas atividades diárias, na organização do escritório e na produtividade, o uso das novas tecnologias, como smartphones, tablets e o próprio computador, se tornam aliados dos profissionais no dia a dia.

Com o uso de ferramentas como os aplicativos, organizar as tarefas de um escritório e da vida pessoal, se tornou mais fácil. Por isso, organizamos uma lista com cinco aplicativos que visam melhorar o dia a dia de um escritório de advocacia.

1) Google Docs

Diga adeus as ferramentas da Microsoft como as planilhas e editores de texto. Com o Google Docs você tem acesso aos documentos e processos em qualquer lugar, mesmo sem conexão com a internet. Ele possibilita o salvamento automático e a conversão do Word/Excel/PowerPoint para seus documentos.

2) Vade Mecum online!

Precisa consultar alguma lei? Com o aplicativo Vade Mecum, você tem diretamente no seu celular toda a legislação brasileira.

3) Skype

Agora, ficou muito mais fácil realizar videoconferências com seus clientes. Com o Skype, você pode em seu celular ou tablet conversar diretamente com seu cliente, sem precisar marcar uma reunião, isso em qualquer lugar do mundo.

4) DocuSign

O DocuSign é ideal para você assinar digitalmente documentos, onde quer que esteja, em formato PDF. O app agiliza muito o despacho de processos ou outros documentos que ficam parados nas horas de ausência do escritório.

5) CamCard

Perdeu seu cartão de visita? Com o CamCard é possível fotografar o cartão de visita e ele captura os dados e organiza todas as informações na sua agenda. Assim, para procurar um contato, é só digitar o nome ou endereço em algum campo pessoal na ferramenta de busca para que o contato apareça na tela.

Advogado, quer organizar seu dia? Inclua esses aplicativos na sua lista de favoritos e veja a solução num piscar de olhos.

28 de junho de 2017/0 Comentários/por Fernando

O que é criptografia e porque ela é essencial para a segurança de informações?

Notícias

Assim como a maioria das palavras têm sua origem na língua grega, com a palavra “Criptografia” não é diferente. Criptografia significa escrever o oculto. Então, para um melhor entendimento, criptografia nada mais é do que o envio e recebimento de informações sigilosas.

Escritórios de advocacia e cartórios possuem e compartilham centenas de informações sigilosas diariamente, por isso, é extremamente importante manter os dados seguros para evitar o sequestro das informações e a criptografia é uma forma de protegê-los.

A criação da criptografia faz com que as informações, principalmente das empresas, estejam mais protegidas e seja mais seguro compartilhá-las, já que ela possibilita que apenas o emissor e receptor consigam recebê-las e decifrá-las por meio de uma “chave”.

Mas o que é essa “chave”? Trata-se de uma senha, ou melhor, um conjunto de bit’s (menor unidade de medida de transmissão de dados) baseado em um algoritmo capaz de codificar e decodificar informações. Caso o receptor da mensagem use uma “chave” diferente e incompatível com a do emissor ele não conseguirá ter a informação. Mais seguro, não?

Com o uso da criptografia você e sua companhia podem: proteger os dados sigilosos armazenados em seu computador, como, por exemplo, seu arquivo de senhas e a sua declaração de Imposto de Renda; proteger seus backups contra acesso indevido, além de proteger as comunicações realizadas pela Internet, como os e-mails enviados e recebidos e as transações bancárias e comerciais realizadas.

Baseada nessa proteção várias empresas têm aderido à criptografia. Dados de 2016 do Instituto Ponemon, que estuda o tema, apontam que em 2015 o aumento foi o maior desde que ela foi criada, cerca de 41%. Um dos motivos para esse crescimento são os “ciberataques”, que com o decorrer dos anos aumentou consideravelmente. Sem contar a adoção de regras de privacidade e preocupações dos consumidores.

Quer seu escritório de advocacia ou cartório mais seguros? Sem o risco de invasão dos seus dados? Use a criptografia. Ela não é um luxo, é parte fundamental de qualquer negócio que preze por proteger o envio e recebimento de informações.

21 de junho de 2017/0 Comentários/por Fernando

Como aplicar os níveis de gestão dentro do seu escritório de advocacia?

Advocacia

Não importa o tamanho ou ramo da empresa, todos concordam que para alcançar o sucesso é essencial traçar um planejamento. É o planejamento que determina o objetivo e quais serão as ações para chegar até ele. Em um escritório de advocacia não é diferente. É preciso organização e planejamento para que o escritório funcione corretamente e o mais importante: para que seja produtivo.

No post anterior explicamos o que são os níveis de planejamento estratégico, tático e operacional e como cada um trabalha. Neste post vamos mostrar alguns exemplos de como aplicar os níveis de planejamento em um escritório de advocacia.

Estratégico:

– Definir quais os objetivos e as metas seu escritório de advocacia quer alcançar;
– Estabelecer o tempo necessário para que os objetivos e as metas sejam atingidos, sendo a curto, médio ou longo prazo;
– Projetar como alcançar bons resultados tendo menor risco, com menos custos e mantendo a qualidade;
– Observar o desempenho do mercado e identificar como aproveitar novas oportunidades para melhorar seu negócio e desviar as ameaças futuras;
– Pensar em como aumentar a satisfação dos seus clientes, em como fidelizá-los e como captar novos clientes;
– Determinar um padrão de qualidade para as atividades do seu escritório;

Tático:

– Determinar quais as ferramentas serão necessárias para colocar em prática os objetivos e as metas;
– Traçar o melhor caminho para alcançar seus objetivos e suas metas;
– Fazer a gestão financeira do seu escritório;
– Definir quem será o responsável por cada setor.;

Operacional:

– Diagnóstico e mapeamento dos procedimentos internos da área jurídica;
– Controlar os prazos e publicações do escritório;
– Mensurar e aumentar a produtividade;
– Implementar certificações;
– Implementar avaliação e feedback;
– Conferir segurança de informação;

Lembramos que os níveis de planejamento não trabalham sozinhos. Eles são interdependente e operam juntos em um processo integrado. Por isso é importante que os três níveis de planejamento estejam bem estabelecidos e em sintonia, para que o planejamento funcione corretamente e traga bons resultados para o seu escritório de advocacia.

16 de junho de 2017/0 Comentários/por Fernando

Saiba o que é planejamento estratégico, tático e operacional

Advocacia, Cartório, Marcas

O planejamento é fundamental para a administração de um escritório de advocacia . É por meio dele que são determinadas metas, etapas, procedimentos e meios a serem utilizados para que o escritório possa atingir seus objetivos. Para que os resultados sejam alcançados é necessário ter um planejamento muito bem estruturado em seus três níveis: o estratégico, o tático e o operacional.

Planejamento Estratégico

Esse nível é o mais amplo e abrange toda a organização. Sempre pensado em longo prazo, é aqui que são elaborados e definidos os objetivos e as estratégias de uma organização, assim como, sua missão, visão e valores. Para que as ações tenham sucesso é importante também, levar em conta as condições externas e internas ao escritório de advocacia, como por exemplo, o cenário econômico mundial ou um ponto fraco da organização, que pode se tornar uma ameaça no futuro.
Em resumo, o planejamento estratégico:

– É um processo permanente e contínuo;
– É sempre voltado para o futuro;
– Visa à racionalidade da tomada de decisões;
– Visa selecionar uma entre várias alternativas;
– É uma técnica de alocação de recursos;
– É uma técnica de mudanças e inovações.

Planejamento Tático

O planejamento tático é responsável por traduzir e interpretar os objetivos do planejamento estratégico e os transforma em planos concretos, traçados para serem realizados no médio prazo. Esse nível tem o foco em áreas e setores específicos do escritório de advocacia e preocupa-se em atingir as metas de cada um.

– Utilização eficiente de recursos;
– Realização dos objetivos previamente definidos;
– Execução das estratégias predeterminadas.

Planejamento Operacional

O planejamento operacional formaliza os objetivos e ajuda a colocar em prática os planos táticos dentro de cada setor do escritório de advocacia. Esse nível é projetado para o curto prazo e cria condições para a realização adequada dos trabalhos diários dentro da organização. Preocupa-se com o alcance de metas específicas e é caracterizado pelas metodologias estabelecidas e formalmente designadas em documentos corporativos.
Cada planejamento operacional deve conter:

– Os recursos necessários para o seu desenvolvimento e implantação;
– Os procedimentos básicos a serem adotados;
– Os resultados finais esperados;
– Os prazos estabelecidos;
– Os responsáveis pela sua execução e implantação.

É importante ressaltar que o planejamento estratégico não trabalha sozinho. Ele é um processo integrado, que depende dos níveis tático e operacional para seu pleno funcionamento. Todos os níveis são necessários, desempenham funções importantes e são interdependentes, portanto, é fundamental que estejam bem estabelecidos e em sintonia.

12 de junho de 2017/0 Comentários/por Fernando