Cada vez mais os advogados estão aderindo às novas tecnologias para um melhor rendimento no trabalho. Na busca por economizar tempo nas atividades diárias, na organização do escritório e na produtividade, o uso das novas tecnologias, como smartphones, tablets e o próprio computador, se tornam aliados dos profissionais no dia a dia.
Com o uso de ferramentas como os aplicativos, organizar as tarefas de um escritório e da vida pessoal, se tornou mais fácil. Por isso, organizamos uma lista com cinco aplicativos que visam melhorar o dia a dia de um escritório de advocacia.

1)  Google Docs

Diga adeus as ferramentas da Microsoft como as planilhas e editores de texto. Com o Google Docs você tem acesso aos documentos e processos em qualquer lugar, mesmo sem conexão com a internet. Ele possibilita o salvamento automático e a conversão do Word/Excel/PowerPoint para seus documentos.

2)      Vade Mecum online!

Precisa consultar alguma lei? Com o aplicativo Vade Mecum, você tem diretamente no seu celular toda a legislação brasileira.

3)   Skype

Agora, ficou muito mais fácil realizar videoconferências com seus clientes. Com o Skype, você pode em seu celular ou tablet conversar diretamente com seu cliente, sem precisar marcar uma reunião, isso em qualquer lugar do mundo.

4)   DocuSign

O DocuSign é ideal para você assinar digitalmente documentos, onde quer que esteja,   em formato PDF. O app agiliza muito o despacho de processos ou outros documentos que ficam parados nas horas de ausência do escritório.

5)   CamCard

Perdeu seu cartão de visita? Com o CamCard é possível fotografar o cartão de visita e ele captura os dados e organiza todas as informações na sua agenda. Assim, para procurar um contato, é só digitar o nome ou endereço em algum campo pessoal na ferramenta de busca para que o contato apareça na tela.
Advogado, quer organizar seu dia? Inclua esses aplicativos na sua lista de favoritos e veja a solução num piscar de olhos.

Assim como a maioria das palavras têm sua origem na língua grega, com a palavra “Criptografia” não é diferente. Criptografia significa escrever o oculto. Então, para um melhor entendimento, criptografia nada mais é do que o envio e recebimento de informações sigilosas.

Escritórios de advocacia e cartórios possuem e compartilham centenas de informações sigilosas diariamente, por isso, é extremamente importante manter os dados seguros para evitar o sequestro das informações e a criptografia é uma forma de protegê-los.

A criação da criptografia faz com que as informações, principalmente das empresas, estejam mais protegidas e seja mais seguro compartilhá-las, já que ela possibilita que apenas o emissor e receptor consigam recebê-las e decifrá-las por meio de uma “chave”.

Mas o que é essa “chave”? Trata-se de uma senha, ou melhor, um conjunto de bit’s (menor unidade de medida de transmissão de dados)  baseado em um algoritmo capaz de codificar e decodificar informações. Caso o receptor da mensagem use uma “chave” diferente e incompatível com a do emissor ele não conseguirá ter a informação. Mais seguro, não?

Com o uso da criptografia você e sua companhia podem: proteger os dados sigilosos armazenados em seu computador, como, por exemplo, seu arquivo de senhas e a sua declaração de Imposto de Renda; proteger seus backups contra acesso indevido, além de proteger as comunicações realizadas pela Internet, como os e-mails enviados e recebidos e as transações bancárias e comerciais realizadas.

Baseada nessa proteção várias empresas têm aderido à criptografia. Dados de 2016 do Instituto Ponemon, que estuda o tema, apontam que em 2015 o aumento foi o maior desde que ela foi criada, cerca de 41%. Um dos motivos para esse crescimento são os “ciberataques”, que com o decorrer dos anos aumentou consideravelmente. Sem contar a adoção de regras de privacidade e preocupações dos consumidores.

Quer seu escritório de advocacia ou cartório mais seguros? Sem o risco de invasão dos seus dados? Use a criptografia. Ela não é um luxo, é parte fundamental de qualquer negócio que preze por proteger o envio e recebimento de informações.

Não importa o tamanho ou ramo da empresa, todos concordam que para alcançar o sucesso é essencial traçar um planejamento. É o planejamento que determina o objetivo e quais serão as ações para chegar até ele. Em um escritório de advocacia não é diferente. É preciso organização e planejamento para que o escritório funcione corretamente e o mais importante: para que seja produtivo.
 
No post anterior explicamos o que são os níveis de planejamento estratégico, tático e operacional e como cada um trabalha. Neste post vamos mostrar alguns exemplos de como aplicar os níveis de planejamento em um escritório de advocacia.

Estratégico:

– Definir quais os objetivos e as metas seu escritório de advocacia quer alcançar;
– Estabelecer o tempo necessário para que os objetivos e as metas sejam atingidos, sendo a curto, médio ou longo prazo; 
– Projetar como alcançar bons resultados tendo menor risco, com menos custos e mantendo a qualidade;
– Observar o desempenho do mercado e identificar como aproveitar novas oportunidades para melhorar seu negócio e desviar as ameaças futuras;
– Pensar em como aumentar a satisfação dos seus clientes, em como fidelizá-los e como captar novos clientes; 
– Determinar um padrão de qualidade para as atividades do seu escritório;

Tático:

– Determinar quais as ferramentas serão necessárias para colocar em prática os objetivos e as metas;
– Traçar o melhor caminho para alcançar seus objetivos e suas metas;
– Fazer a gestão financeira do seu escritório; 
– Definir quem será o responsável por cada setor.;

Operacional: 

– Diagnóstico e mapeamento dos procedimentos internos da área jurídica;
– Controlar os prazos e publicações do escritório;
– Mensurar e aumentar a produtividade; 
– Implementar certificações; 
– Implementar avaliação e feedback;  
– Conferir segurança de informação;
 
Lembramos que os níveis de planejamento não trabalham sozinhos. Eles são interdependente e operam juntos em um processo integrado. Por isso é importante que os três níveis de planejamento estejam bem estabelecidos e em sintonia, para que o planejamento funcione corretamente e traga bons resultados para o seu escritório de advocacia.

 

O planejamento é fundamental para a administração de um escritório de advocacia . É por meio dele que são determinadas metas, etapas, procedimentos e meios a serem utilizados para que o escritório possa atingir seus objetivos. Para que os resultados sejam alcançados é necessário ter um planejamento muito bem estruturado em seus três níveis: o estratégico, o tático e o operacional.

Planejamento Estratégico

Esse nível é o mais amplo e abrange toda a organização. Sempre pensado em longo prazo, é aqui que são elaborados e definidos os objetivos e as estratégias de uma organização, assim como, sua missão, visão e valores. Para que as ações tenham sucesso é importante também, levar em conta as condições externas e internas ao escritório de advocacia, como por exemplo, o cenário econômico mundial ou um ponto fraco da organização, que pode se tornar uma ameaça no futuro.
Em resumo, o planejamento estratégico:

– É um processo permanente e contínuo;
– É sempre voltado para o futuro;
– Visa à racionalidade da tomada de decisões;
– Visa selecionar uma entre várias alternativas;
– É uma técnica de alocação de recursos;
– É uma técnica de mudanças e inovações.

Planejamento Tático

O planejamento tático é responsável por traduzir e interpretar os objetivos do planejamento estratégico e os transforma em planos concretos, traçados para serem realizados no médio prazo. Esse nível tem o foco em áreas e setores específicos do escritório de advocacia e preocupa-se em atingir as metas de cada um.

– Utilização eficiente de recursos;
– Realização dos objetivos previamente definidos;
– Execução das estratégias predeterminadas.

Planejamento Operacional

O planejamento operacional formaliza os objetivos e ajuda a colocar em prática os planos táticos dentro de cada setor do escritório de advocacia. Esse nível é projetado para o curto prazo e cria condições para a realização adequada dos trabalhos diários dentro da organização. Preocupa-se com o alcance de metas específicas e é caracterizado pelas metodologias estabelecidas e formalmente designadas em documentos corporativos.
Cada planejamento operacional deve conter:

– Os recursos necessários para o seu desenvolvimento e implantação;
– Os procedimentos básicos a serem adotados;
– Os resultados finais esperados;
– Os prazos estabelecidos;
– Os responsáveis pela sua execução e implantação.

É importante ressaltar que o planejamento estratégico não trabalha sozinho. Ele é um processo integrado, que depende dos níveis tático e operacional para seu pleno funcionamento. Todos os níveis são necessários, desempenham funções importantes e são interdependentes, portanto, é fundamental que estejam bem estabelecidos e em sintonia.