Para uma sociedade de advogados ter sucesso, o mais recomendado é que ela tenha uma gestão empresarial. Entre outros cuidados, é necessário investir no gerenciamento de tempo dos sócios, já que, além do trabalho interno que precisa ser desenvolvido por eles, estes também podem ter que executar tarefas externas como participar de audiências, visitar departamentos públicos, realizar visitas comerciais, entre outros compromissos.

Assim, para que o gerenciamento de tempo em uma sociedade de advogados seja feito com precisão, será necessário dividir as atividades entre os sócios – inclusive se a sociedade tiver outros colaboradores – e classificar as demandas e prioridades. O ideal é que esse processo seja feito de forma fácil e prática, para que ele realmente faça parte do dia a dia da sociedade de advogados.

Algumas dicas para a gestão de tempo em uma sociedade de advogados

Além de um nível de organização maior e uma melhor produtividade, a implementação de um programa de gerenciamento de tempo traz para uma sociedade de advogados um equilíbrio importante entre a rotina de trabalho e a vida pessoal dos sócios. O efeito prático desse equilíbrio tende a ser o aumento da satisfação profissional.

Confira algumas dicas para que o gerenciamento do tempo seja feito da melhor forma em uma sociedade de advogados:

1. Busque resolver os problemas logo

Os problemas da sua sociedade de advogados devem ser resolvidos, preferencialmente, logo na primeira hora do dia. Quando você e os seus sócios conseguem fazer isso, a tendência é que o restante do dia seja mais leve – ou centrado em outras questões que não sejam a resolução de problemas.

Procure seguir o seguinte lema: aquele problema do qual você gostaria de fugir deveria ser o primeiro a ser resolvido. Tenha certeza que a sua produtividade ficará melhor depois que você tirar o problema que mais lhe preocupa da sua frente.

2. Evite gastar muito tempo com o telefone

Em uma sociedade de advogados, as interrupções para atender ligações de clientes podem prejudicar a linha de raciocínio de resolução de um problema. Ao atender um cliente por telefone, você transfere a ele os pensamentos de um outro caso e acaba perdendo toda a sua concentração, o que afeta, automaticamente, a sua produtividade.

Uma das formas de evitar isso é reservar parte do seu dia para fazer as ligações e dar o retorno para os telefonemas que foram recebidos pela secretária do escritório, por exemplo. No restante do dia, você poderia ficar focado nos seus processos e no andamento da sociedade de advogados. Outra maneira de resolver isso é adotando softwares jurídicos que permitem o acompanhamento dos processos diretamente pelos seus clientes – o que poderá reduzir significativamente as ligações para o seu escritório.

3. Liste as tarefas do próximo dia por prioridade

Uma forma interessante de ganhar tempo é fazer uma lista das tarefas prioritárias que você e os seus sócios terão no próximo dia de trabalho. Inclua, nessa lista, os problemas que vocês precisam resolver. Isso tomará alguns minutos do seu tempo atual, mas adiantará consideravelmente o trabalho que você terá no dia seguinte.

4. Cumpra os prazos

Algo fundamental na gestão de tempo de uma sociedade de advogados é o mapeamento de todas as atividades que você e os seus sócios tem no dia a dia do escritório. Nesse momento, é importante definir tanto prioridades quanto prazos factíveis para que as atividades sejam desenvolvidas de forma satisfatória.

Depois desse mapeamento, defina um cronograma com os seus sócios e procure cumprir cada compromisso e prazo de forma organizada e com eficácia.

5. Utilize ferramentas de apoio

Adquirir um software jurídico que contenha várias funcionalidades, como gestão financeira, gerenciamento de atendimento, processos e intimações, poderá marcar um “antes” e um “depois” na gestão de tempo da sua sociedade de advogados.

Através de um software jurídico, você e os seus sócios conseguirão controlar com agilidade e de forma muito mais simples e rápida alguns aspectos do escritório – como despesas, fluxos de caixa, registro de informações nos processos e intimações – e fazer o acompanhamento dos prazos dos processos de seus clientes.

6. Evite distrações

Procure evitar distrações em redes sociais e sites de notícias enquanto estiver em horário de trabalho. No entanto, não queremos dizer que você deva ficar alheio a esses recursos e fontes de informação.

O ideal é que você procure focar nas suas atividades durante o expediente e reservar um tempo, durante o dia, para ações paralelas como a consulta a redes sociais e sites de notícias.

7. Sincronize as suas agendas

Em uma sociedade de advogados, sincronizar as agendas dos diferentes sócios e cumprir todos os compromissos é um grande desafio. Essa gestão de agendas é um passo vital para que a sociedade dê certo. Hoje em dia, no entanto, existem diversos recursos que podem lhe auxiliar nesse processo.

Entre as várias opções, podemos citar os quadros de anotações, os post-its, os aplicativos de check-lists, as agendas tradicionais e – a mais eficiente – as agendas que integram os softwares jurídicos. Esse último item é o mais eficiente porque, além de ter acesso aos compromissos dos outros sócios e associados, você também poderá controlar todos os prazos dos processos dos seus clientes em um mesmo local.

8. Delegue tarefas

Em qualquer sociedade é importante que os sócios aprendam a delegar tarefas. Isso porque os gestores têm muitas outras preocupações e afazeres além daqueles que fazem parte do dia a dia das suas atividades para lidar.

Comece confiando os procedimentos operacionais da sua atividade aos seus subordinados. Depois, incentive essa prática também entre os seus sócios. Assim, vocês conseguirão dedicar mais tempo para as atividades de maior responsabilidade, como a prospecção de novos clientes, e para o planejamento da sociedade de advogados.

9. Realize uma atividade por vez

Procure dedicar a sua atenção e tempo para realizar uma atividade por vez. Hoje, em muitas áreas, o profissional multitarefas é bastante valorizado, mas no meio jurídico fazer muitas tarefas ao mesmo tempo pode impedir você de atingir o melhor resultado.

Em uma sociedade de advogados é muito comum isso acontecer. Como um escritório de advocacia tem muitas tarefas que precisam ser executadas por pessoas com a mesma função, não são raras as vezes em que um sócio acaba fazendo mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Tente evitar que isso aconteça e organize sua agenda para resolver uma questão por vez – isso trará uma melhor organização de tempo, foco e objetividade.

10. Procure sempre ser pontual

A pontualidade nos compromissos profissionais é de extrema importância, especialmente para uma sociedade de advogados. Enquanto em algumas outras áreas é possível atrasar certos compromissos sem grandes prejuízos, no meio jurídico um atraso pode significar a perda de um processo.

Quando você gerencia o seu tempo de forma organizada, também fica muito mais fácil ser pontual com os seus compromissos e não atrasar nenhuma entrega. Essa prática será positiva não apenas para você e para os seus sócios, mas para a imagem da sua sociedade de advogados como um todo.

A gestão de escritório de advocacia é facilitada pela tecnologia na medida em que esse uso possibilita o gerenciamento eficaz das atividades dos advogados, trazendo praticidade, agilidade e organização para o dia a dia desses profissionais.

Na área jurídica, a tecnologia agrega valor de forma considerável para todo o processo jurídico. A produtividade de um escritório de advocacia aumenta, assim como a qualidade do serviço prestado. Mas você sabe como a utilização de um software jurídico pode auxiliar na gestão de escritório de advocacia? Pois é sobre esse assunto que vamos tratar neste texto.

Como a tecnologia melhora a gestão de escritório de advocacia

Os benefícios da tecnologia para a gestão de escritório de advocacia começam a ser sentidos conforme a tecnologia é implementada. Os escritórios que aderem a um software especializado reduzem os processos em papel e conseguem obter um rendimento melhor do trabalho de cada advogado.

A diminuição do arquivo físico favorece não apenas a economia dos materiais de escritório mas também ajuda a otimizar o espaço utilizado por suas equipes. Assim, o escritório de advocacia poderá crescer sem precisar encontrar um espaço maior ou até mesmo reduzir os custos com aluguel ao ocupar um local mais adequado após a nova reestruturação do espaço físico.

Além de todos esses benefícios, o uso da tecnologia pelos advogados tornou-se necessário depois que, em fevereiro de 2016, o Superior Tribunal de Justiça (STJ) passou a receber processos somente no modelo digital.

Assim, com a automatização de algumas de suas atividades, os advogados passaram a dedicar mais tempo para a produção de peças processuais e para prestar um atendimento personalizado aos seus clientes.

Um software de gestão de escritório de advocacia favorece os advogados na gestão do tempo, facilitando a elaboração de relatórios e a organização e sincronização das suas agendas. A inserção de um software jurídico melhora diversas atividades internas de um escritório, resultando em melhor produtividade, rentabilidade e organização. Assim, os escritórios que utilizam recursos tecnológicos agregam valor ao serviço prestado.

Dicas para agilizar e melhorar a gestão de escritório de advocacia

Um software especializado na gestão de escritório de advocacia pode trazer benefícios diversificados para o cotidiano das suas equipes. Confira, abaixo, algumas dicas que poderão ajudar você e o advogados do seu escritório a utilizarem da melhor forma possível as potencialidades de um software jurídico:

1. Agendas sincronizadas

Para um escritório de advocacia funcionar de maneira satisfatória, é fundamental a organização da agenda de cada profissional. Isso porque fazem parte dessa agenda os prazos que precisam ser seguidos e os compromissos de cada profissional.

Com um software desenvolvido para a gestão de escritório de advocacia, ficará muito mais fácil sincronizar a sua agenda com a dos outros advogados e ter as informações sobre os compromissos do escritório disponíveis em seus dispositivos móveis.

Entre outras funcionalidades, a agenda de um software especializado permite utilizar um sistema de alerta que vai impedir que você – ou alguém da sua equipe – perca algum compromisso. Também é possível compartilhar a sua agenda com um sócio ou colaborador.

2. Gerenciador de tarefas

Esse recurso de um software especializado na gestão de escritório de advocacia facilita muito o trabalho cotidiano dos advogados. O objetivo dessa funcionalidade é justamente tornar simples o gerenciamento da equipe de um escritório de advocacia.

Para isso, o programa disponibiliza listas com as tarefas de cada profissional, destacando as prioridades e o tempo necessário para a execução de cada atividade. Como tudo isso é feito de forma integrada, transparente e de fácil acesso para todos os colaboradores, a análise do desempenho dos funcionários do escritório também fica facilitada.

3. Gestão financeira mais transparente

O setor financeiro de qualquer negócio, incluindo um escritório de advocacia, é de extrema importância para o sucesso do empreendimento. A gestão correta dessa área será vital para que o seu escritório de advocacia consiga crescer.

Essa gestão financeira fica muito mais simples de ser feita com um sistema especializado na gestão de escritório de advocacia. Com um software jurídico é possível controlar os honorários dos advogados e acompanhar o desenvolvimento financeiro do escritório de uma maneira muito mais simples e visual.

Assim, ficará mais fácil identificar pontos em que o escritório poderá melhorar para maximizar os seus resultados, bem como verificar oportunidades de crescimento.

4. Reuniões por teleconferência

Um outro benefício trazido pela tecnologia é que os profissionais do meio jurídico agora podem se comunicar, em tempo real, através de aplicativos móveis. Em diversas ocasiões, você poderá substituir um encontro presencial por uma reunião feita por videoconferência – modalidade que permite, entre outras possibilidades, o compartilhamento de documentos.

Ou seja, muitas vezes você poderá utilizar a tecnologia a seu favor para evitar deslocamentos e encontros em outros ambientes, o que pode resultar em gastos adicionais, e resolver parte dos seus compromissos através de reuniões por teleconferência.

5. Integração de equipes

A tecnologia também permite a junção de processos e de equipes de forma ágil e facilitada. Com a integração proporcionada pelos softwares jurídicos, você conseguirá ligar diferentes setores através da troca constante de informações online.

Ao promover essa integração, a troca de informações entre as pessoas da sua equipe será realizada com muito mais precisão e agilidade. Além disso, o seu escritório terá a segurança de que tudo ficará registrado e documentado.

Essas informações centralizadas em uma plataforma facilitam a gestão de escritório de advocacia na medida em que os usuários podem visualizar as suas tarefas, compromissos e prazos de maneira simples e sempre atualizada. A integração de dados facilita também para o gestor visualizar como estão as finanças, o atendimento e o desempenho das pessoas que atuam no escritório – informações importantes para uma tomada de decisão mais assertiva.

6. Armazenamento digital

O armazenamento digital dos dados e informações de um escritório de advocacia é outra ferramenta muito útil para o dia a dia dos profissionais que trabalham nesse local. Isso porque a legislação exige que as informações de um escritório de advocacia estejam seguras, organizadas e protegidas. Com o apoio do meio digital, tudo isso pode ser feito de forma muito mais prática e econômica.

Um software especializado na gestão de escritório de advocacia permite que os arquivos importantes possam ser protegidos com senhas, por exemplo. Além disso, um software jurídico permite o envio urgente de documentos, bastando compartilhar o documento pelo aplicativo. Um gesto simples e rápido e que trará economia para a gestão de escritório de advocacia.