A velha máxima de que tempo é dinheiro continua sendo o lema de muitas organizações. Por isso, cada vez mais cartórios buscam ferramentas e soluções tecnológicas para conseguir otimizar ao máximo o tempo de realização de suas atividades diárias.

Se o seu cartório está pensando em investir em um software especializado, este conteúdo poderá interessar a você. Neste texto, separamos três dicas para que o seu cartório consiga utilizar os relatórios de gestão do sistema CART Imóveis a seu favor.

Confira um exemplo prático do uso da funcionalidade Relatórios de gestão do CART Imóveis

De acordo com o escrivão e representante do Ofício de Registro de Imóveis de São José, Naurimar Adriano Domingos da Anunciação Lacerda, a demanda de trabalhos antes de implantar o Sistema CART era menor devido à capacidade de realização dos trabalhos.

Com o CART Imóveis, Naurimar percebeu a importância da otimização do tempo. Essa otimização, além de aumentar o fluxo de atividades do cartório, propicia a evolução constante do trabalho realizado. “Hoje estamos passando por uma profunda transformação nas nossas atividades com as centrais de registro eletrônico. O CART está em constante integração e será peça-chave para automatizar essa transformação”, destaca o escrivão.

Confira três dicas do escrivão e usuário do sistema para que você utilize ao máximo o recurso de relatórios de gestão do CART Imóveis:

1. Faça a indexação de documentos digitalizados de forma rápida e segura para pesquisas posteriores

O software da Alkasoft permite a digitalização e o armazenamento de documentos no computador, com opção de impressão, proporcionando rápido acesso à documentação digitalizada. Dessa forma, o CART Imóveis pode potencializar atividades com eficiência e segurança para cartórios que buscam economizar tempo na administração e automatização de todos os seus processos internos.

De acordo com Naurimar, essa funcionalidade facilita a realização das atividades. Segundo o escrivão, a função Relatórios do Sistema CART melhora a rotina e as demandas do cartório.

“O CART realiza o controle de toda a tramitação do título, gerencia as imagens do acervo e alerta quando uma imagem está desatualizada. Os modelos textuais, tanto dos atos como dos ofícios, podem ser padronizados. Isso permite compartilhar padrões regionais com serventias de todo o estado”, explica Naurimar.

2. Tenha controle financeiro e segurança nas transações dos relatórios de gestão

Sendo uma importante ferramenta na hora de realizar processos internos com segurança, o CART Imóveis viabiliza a automação integral do serviço registral. Dessa forma, o software reproduz todos os passos que configuram o processo de registro civil, o que resulta em mais eficiência e um atendimento de alto padrão.

Para o representante do Ofício de Registro de Imóveis de São José, essa é uma funcionalidade fundamental no sistema, já que é uma função que necessita estar em constante atualização para que seja possível realizar o processo com excelência e segurança.

Ele destaca a importância da segurança e da tranquilidade que o sistema da Alkasoft traz ao processo diário do cartório: “O controle financeiro e a geração de relatórios modulares permitem liberdade na gestão da serventia. A postura que a Alkasoft adota perante seus clientes é o que me deixa tranquilo”.

O CART Imóveis também realiza a emissão e a remessa automatizada do Recibo Provisório de Serviços (RPS) para as prefeituras, a fim de gerar a NF-e. Além disso, contempla indicador pessoal e emite etiquetas em substituição aos carimbos, garantindo agilidade no cadastramento e na consulta de pessoas jurídicas.

3. Facilite a administração e a automatização de todos os processos do cartório

O sistema da Alkasoft possui o CART Scan, ferramenta responsável pela digitalização de matrículas, registros auxiliares, títulos e certidões do cartório. Com isso, o processo de registro de imóveis e a gestão das informações são otimizados, o que contribui para a prestação de um serviço de excelência.

Naurimar destaca que essa função auxilia no dia a dia de um cartório, já que facilita a aplicabilidade de uma função importantíssima: “O CART comunica aos usuários da serventia quando os títulos estão prontos e também permite encaminhar por e-mail as exigências. Permite assinar eletronicamente as certidões e entregar esses documentos em meio digital”.

Em suma, o sistema CART Imóveis possibilita a integração e a automação completa dos livros do cartório, o que agiliza os processos internos e os relatórios de gestão. A solução da Alkasoft também facilita o cadastro de títulos, matrículas, consultas de protocolos e emissão de guias.

Gestão administrativa e financeira eficientes: é comum que esses dois pontos sejam os mais lembrados por advogados titulares de cartório como seus principais desafios. Afinal, a rotina diária de trabalho em um cartório de registro de imóveis exige um controle dos processos feito de forma precisa para potencializar a produtividade e garantir segurança à documentação, agilidade nos trâmites e satisfação do cliente.

Para executar com eficiência a sua gestão, o titular do cartório deve levar em consideração quatro pilares básicos: humano, físico, financeiro e tecnológico. Assim, todos os pontos estratégicos e operacionais da sua serventia estarão sob observação a fim de identificar os possíveis gargalos de produtividade em cada área. Se esse é o seu objetivo, continue a leitura e descubra como melhorar o controle dos processos da sua serventia. Ao terminar, você saberá como enfrentar esse desafio e também como superá-lo.

3 medidas práticas para melhorar o controle dos processos do seu cartório

Quando um cartório identifica os gargalos nos seus processos, é possível atuar para buscar estratégias inteligentes que otimizem o tempo de trabalho na serventia. Essa mudança, consequentemente, auxilia no aumento da produtividade dos processos.

Confira algumas dicas práticas que poderão ajudá-lo a ter total domínio sobre o controle dos processos na sua serventia:

1. Tenha uma comunicação clara

É importante que não apenas o titular do cartório, mas também todos os seus colaboradores saibam claramente qual o objetivo e a missão da sua organização. Em todas as reuniões do seu cartório essa mensagem pode ser reforçada, envolvendo todas as áreas da serventia.

Nesse sentido, a Norma de Conduta já é muito praticada em cartórios e é eficiente por ser um “norte” no qual as pessoas tendem a focar. Afinal, as suas equipes precisam saber qual caminho seguir.

2. Compartilhe o seu planejamento

Os planos e metas do titular do cartório devem ser compartilhados com todos. Trabalhe para que haja integração entre os departamentos e para que os seus funcionários se sintam envolvidos e fazendo parte do desenvolvimento do seu cartório. Lembre-se que líderes que têm características inspiradoras mantêm a equipe unida.

3. Invista em melhoria contínua

A melhoria contínua do atendimento do cartório e o aumento da produtividade estão diretamente ligados à qualidade do investimento em treinamentos e na tecnologia adotada pelo seu cartório.

A observação constante do andamento dos processos, bem como o seu controle e o desenvolvimento das equipes facilitarão a identificação das suas necessidades. Assim, ficará mais fácil detectar os pontos para o aprimoramento interno do cartório.

Como a tecnologia pode ser um diferencial na gestão e no controle dos processos

Investir em melhoria contínua para otimizar o controle dos processos em sua serventia passa por conhecer as tecnologias que podem ser benéficas à rotina do seu cartório – lembrando que a tecnologia pode facilitar tanto a gestão do titular do cartório quanto a qualidade do trabalho dos seus colaboradores.

Adotada em diversos cartórios atualmente, a informatização dos processos garante à serventia mais organização, modernidade, rapidez e segurança na prestação de serviços notariais e de registros.

Entre os benefícios da informatização podemos citar o sistema de banco de dados eficiente que gera agilidade nos relatórios encaminhados. Além de aumentar a segurança da gestão de dados, essa informatização e otimização traz comodidade e praticidade no acesso aos serviços, padronização dos procedimentos e redução do uso de papel.

Ao utilizar a tecnologia como parte do controle dos processos da sua serventia, os clientes e o pessoal que atua no seu cartório passam a acompanhar o andamento dos processos, monitorar as matrículas por e-mail ou SMS e podem até receber uma certidão em no máximo duas horas.

Quer adotar tecnologia especializada no seu cartório? Conheça o CART Imóveis

A Alkasoft é uma empresa que há mais de 20 anos investe na pesquisa e no desenvolvimento de soluções tecnológicas aplicáveis à área jurídica – principalmente direcionadas aos segmentos de advocacia, cartórios e marcas.

Dentre as soluções que a nossa empresa desenvolveu para auxiliar cartórios de registro de imóveis na organização e armazenamento de dados está o CART Imóveis, um sistema completo, de fácil manuseio, intuitivo, seguro e que possui todas as ferramentas para administrar e agilizar os seus processos de trabalho.

Dentre as várias funções do CART Imóveis, podemos destacar:

• Cadastro de matrículas em lote;
• Prazos de vencimento diferenciados;
• Cálculo automático do 1º financiamento;
• Checklist;
• Controle de estoque de selos digitais;
• Validador de assinatura digital;
• Integração completa com as centrais Arisp e de Indisponibilidade de Bens.

Com o módulo financeiro, você pode ter um plano de contas, controlar o caixa, as receitas e despesas, emitir diversos relatórios e gerar os livros de acordo com o CNJ e a Corregedoria do seu estado.

Você também poderá gerenciar e controlar a produtividade da sua serventia através do Cart Workflow. Esse recurso permite liberdade para que você possa personalizar os seus modelos de impressão, matrículas, livros, textos e o que mais você achar necessário.

Como você pôde ver neste conteúdo, a automatização aplicada na sua serventia permite um controle de processos muito mais eficiente, não é mesmo? Então não perca mais tempo! Confira a página do nosso software para cartório e entre em contato conosco para verificar, na prática, como o CART Imóveis pode ajudar a sua serventia!