Lawyer Software: o controle financeiro para advogados

O controle financeiro para advogados é uma tarefa de gestão essencial para o desenvolvimento da atividade. Afinal, sua eficácia é o que possibilita o investimento para atingir os objetivos propostos. Como estamos passando por uma transformação digital, esse controle é mais eficiente quando feito por uma solução automatizada, como o Lawyer Software.

Veja, a seguir, a importância dessa ferramenta para o controle financeiro para advogados.

O impacto do controle financeiro para advogados

Qual a taxa de inadimplência em seu escritório? O valor disponível para investimento no próximo trimestre é semelhante ao anterior? Qual o custo com pessoal? Se o gestor não tem essas informações, é provável que sua gestão financeira esteja um caos, e a consequência disso pode ser desastrosa a longo prazo: falência.

O controle financeiro para advogados é o que os permite ter uma visão global das entradas e saídas. Se não existe visibilidade sobre os dados, é pouco provável que o escritório consiga crescer. Por outro lado, se a gestão das finanças é bem estruturada e conta com o auxílio da tecnologia, é possível acompanhar todos os procedimentos da rotina financeira do seu escritório.

Dentre os pontos importantes do controle financeiro para advogados, podemos destacar:

  • Visão geral do plano de contas;

  • Despesas fixas operacionais;

  • Gestão de honorários advocatícios;

  • Fluxo de caixa.

Lawyer Software como solução de controle das finanças

Os softwares jurídicos são soluções interessantes para toda a gestão de um escritório. Quando falamos de controle financeiro para advogados, essa ferramenta passa a ter enorme destaque, principalmente se possuir funcionalidades indispensáveis, como é o caso do Lawyer.

Veja um exemplo simples: um escritório que lida diariamente com descumprimento de pagamentos, contratos e prazos sabe que essa inadimplência atrapalha seu funcionamento e seus lucros. Para reduzi-la, sem que isso atrapalhe o relacionamento com clientes e fornecedores, é preciso ter controle das informações financeiras envolvidas, como orçamento detalhado e contratos claros – e isso é facilitado com o uso do Lawyer.

O Lawyer Software ajuda os advogados a terem um ótimo controle financeiro, pois possibilita:

Visão geral do plano de contas

A gestão financeira otimizada depende de ter uma visão sistêmica das entradas e saídas do escritório. Tabelas e planilhas desorganizadas podem atrapalhar mais do que ajudar, e, na hora de analisar, o gestor deve ter à sua frente dados organizados e resumidos. Afinal, são inúmeras as informações, como despesas fixas e variáveis, custos estruturais, investimentos, receitas, honorários, entre outras.

Com o Lawyer Software, é muito mais prático e fácil acompanhar os dados mais importantes. Quer saber o valor total de receitas e despesas? Precisa ver as datas de inclusão das custas ou dos honorários? Qual a especificação individual de cada custa e de cada honorário, associada o valor à pessoa correspondente? Tudo isso está disposto no software, facilitando análise e ações mais rápidas e eficazes.

Despesas fixas operacionais

Um bom controle financeiro para advogados depende de um nível de organização alto, sendo indispensável saber quando custa para manter o seu negócio em funcionamento (despesas fixas operacionais). Os gestores que têm dificuldades em manter esses dados em dia podem se beneficiar diretamente do Lawyer Software.

Ele permite o cadastro rápido de todos os custos fixos, como aluguel, luz, água, internet, materiais de escritório, entre outros. É mais simples do que manter essas informações em documentos separados ou em tabelas diversas.

Inclusão de gastos e de honorários

Cada processo possui seus respectivos honorários e gastos, e existe um responsável por tais valores, a modalidade e previsão de pagamento. Com o uso do Lawyer, o controle sobre essas finanças se torna automatizada e prática, além de facilitar a gestão da inadimplência.

Dentro dos gastos, o advogado pode especificar cada um deles: certidões, despesas com viagens, cartório e outros custos que envolvem a representação processual são discriminados no sistema. Isso contribui para a transparência com o cliente, que consegue analisar de forma minuciosa todas as ações referentes à defesa de sua causa. Do mesmo modo, o advogado tem ciência de onde os recursos estão sendo gastos.

Fluxo de caixa

Já imaginou ter um relatório de desempenho das finanças (entradas e saídas) do escritório em determinado período? É exatamente essa a função de fluxo de caixa que o Lawyer Software oferece. É possível, inclusive, determinar o saldo inicial, para que o controle financeiro para advogados esteja sempre dentro do previsto, sem que os gastos fujam do orçamento.

Juntamente com o módulo “Relatório” que o software possui, o gestor consegue ter informações financeiras valiosas, com dados de faturamento, extrato de lançamentos e resumo de receitas e despesas.

Gestão eficiente de honorários

O controle financeiro para advogados só é eficiente se há uma boa gestão de honorários. Somente assim é possível mensurar rentabilidade e resultados, o que contribui para o pleno funcionamento do escritório. Para melhorar os resultados, há estratégias boas quanto aos honorários, tais como:

  • Valorize a atividade jurídica na negociação dos contratos com os clientes, dimensionando corretamente os custos, a rentabilidade e as atividades envolvidas;

  • Siga as cláusulas contratuais com clareza e transparência, realizando o acompanhamento da execução do contrato;

  • Mapeie gastos, investimentos e reembolsos para evitar possíveis prejuízos ou desentendimentos com o cliente;

  • Veja metas e relatórios de resultados como instrumentos norteadores da gestão e de fidelização de clientes.

Redução de custos com o Software Lawyer

O auxílio do Software Lawyer, como instrumento de controle financeiro pode ser um grande trunfo para reduzir os custos do escritório. Já vimos que ele contribui para o controle financeiro para advogados, possibilitando uma gestão completa de todas as movimentações financeiras, mas outros pontos merecem destaque, pois a economia de recursos impacta diretamente na gestão das finanças. Podemos citar alguns, como:

  • Otimização de espaço físico: o uso de um sistema automatizado diminui o número de papéis e arquivos, que ficariam entulhados e ocupando um espaço que poderia ser utilizado para outros fins. Com o software, os processos são organizados por área e subárea, e os demais documentos são classificados com outros critérios;

  • Redução de materiais de escritório: a otimização do espaço físico está intimamente ligada à economia no tocante aos gastos com papéis, etiquetas, pastas suspensas e outros materiais de escritório;

  • Administração do tempo: tempo é dinheiro, e com o uso da tecnologia na gestão, os advogados podem realizar as atividades burocráticas rapidamente. Assim, eles têm mais tempo disponível para se dedicar às tarefas nas que são essenciais, como o relacionamento com cliente, a preparação para audiência, dentre outras;

  • Aumento da lucratividade: a consequência de uma gestão otimizada e produtiva, em decorrência do uso de software, é o aumento da lucratividade, já que a redução dos custos e o melhor aproveitamento do tempo geram valor.

Utilizar o Lawyer Software como solução de controle financeiro para advogados é muito benéfico para o escritório. É um investimento de retorno certo, uma vez que o resultado financeiro que ele proporciona é bastante positivo.

Não à toa, muitos escritórios possuem o sistema para auxiliar em sua gestão. A busca por uma rotina produtiva, com gestão operacional e estratégica focada em bons indicadores, é o que possibilita fazer o negócio crescer. E o Lawyer Software oferece exatamente isso: melhorar a saúde financeira por meio da otimização de processos e da produtividade, fazendo com que exista mais recursos para investir no desenvolvimento do escritório.

Se você ainda não conhece nosso sistema, solicite já uma demonstração. Até lá!

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5 maiores erros das empresas com a sua propriedade intelectual

Os processos de gestão de propriedade intelectual, sem ferramentas adequadas, podem resultar em uma tarefa árdua. Isso porque, entre outros problemas, um processo preponderantemente manual está propenso a muitas movimentações e erros que podem ser prejudiciais para a propriedade intelectual e, consequentemente, para a empresa.

Para diminuir esse tipo de erro que as empresas podem cometer, é importante investir em soluções que possam automatizar os processos. Dessa forma, os gargalos com processos podem ser minimizados ou até mesmo eliminados, agilizando e tornando a rotina de gestão com a propriedade intelectual muito mais produtiva.

Conheça, neste artigo, alguns dos maiores erros que as empresas podem cometer ao administrar sua propriedade intelectual. Confira a seguir.

1. Negligenciar novas tecnologias de gestão de propriedade intelectual

Modernizar a estrutura de seu negócio é vital para o desenvolvimento dos processos. Com a ferramenta ideal, é possível administrar todas as etapas mais assertivamente. Hoje em dia, existem soluções que podem ajudá-lo a lidar com o monitoramento de redundâncias no registro de marca, acompanhamento do processo e, até mesmo, na pesquisa em um banco de dados.

Ainda assim, muitas organizações são altamente resistentes à adoção de novas tecnologias, seja por desconhecimento ou por falta de empresas parceiras que realizem uma implementação e um acompanhamento que possam atender as necessidades reais do negócio e da gestão de suas propriedades intelectuais.

2. Não registrar sua marca

A marca é o ativo mais valioso da empresa. Muitas das grandes companhias têm em suas marcas seu maior valor de mercado. Nesse contexto, ao registrar sua propriedade intelectual, a organização protege o direito de exclusividade de uso.

O registro da marca é um processo com etapas definidas que, de forma manual, podem tomar anos para serem concluídas. Esquecer de registrar a marca, porém, pode fazer com que a propriedade intelectual sofra em credibilidade ou, até mesmo, que a empresa tenha que disputar judicialmente com registros de marcas semelhantes já estabelecidas no mercado.

3. Não considerar a proteção de propriedades intelectuais antigas

É comum que empresas iniciem o processo de registro de marca apenas em propriedades intelectuais novas, no momento de sua criação. Na realidade, a incrementação e atualização de antigos produtos podem estar expostas a tentativas de cópia ou plágio por terceiros. Sendo assim, a manutenção de propriedades intelectuais já estabelecidas no mercado se torna um processo tão importante quanto durante a criação de novas marcas.

4. Falta de uma estratégia pensada na propriedade intelectual da empresa

Muitas companhias têm como sua principal competência atividades fora do escopo da gestão de propriedade intelectual. Por conta disso, há um desconhecimento geral de como patentes, marcas e outras propriedades intelectuais podem ser relevantes sob uma visão estratégica.

Da mesma forma, é importante ter uma noção de todo o contexto dos processos de propriedade intelectual para saber como agir e como agilizar eventuais processos burocráticos e obstáculos jurídicos que possam surgir durante o ciclo de vida da propriedade intelectual.

5. Não realizar uma busca durante o registro de marca

A marca de uma nova propriedade intelectual deve ser nova. Portanto, é possível que uma empresa sem o conhecimento dos processos de gestão de marca se esqueça desse quesito e não realize uma busca. Dessa forma, é possível que se cometam erros que podem custar caro para a empresa, tais como o registro de uma propriedade intelectual cuja marca já tenha um registro há mais tempo no INPI, por exemplo.

Realizar uma pesquisa manual pode fazer com que a incidência desse erro ocorra. Por isso, conte com ferramentas de pesquisa eficientes e precisas, que possam oferecer os resultados sem tomar tempo das operações estratégicas dos setores da empresa responsáveis pela administração da propriedade intelectual em si.

Você precisa tornar a rotina de sua empresa mais produtiva? O uso de uma solução que agilize processos é fundamental para evitar erros com sua propriedade intelectual. Então, entre em contato ou solicite uma demonstração do sistema Siga Sua Marca da Alkasoft agora mesmo.

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Lei Geral de Proteção de Dados no cartório

Nos últimos anos, viu-se crescer uma grande discussão sobre o limite do uso de dados pessoais pelas organizações. Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as empresas terão de se adequar para cumprir requisitos rigorosos relacionados ao tratamento desses dados. No entanto, elas não são únicas. A LGPD no cartório também terá que ser cumprida.

Com efeito a partir de 2020, a LGPD abrange os dados pessoais de brasileiros, coletados diretamente no país por meio da oferta de bens ou serviços. Embora ela seja mais enxuta, a lei brasileira se assemelha muito à regulamentação de proteção de dados em vigor na União Europeia.

Pensando nisso, para ajudá-lo a cumprir a nova lei, continue a leitura para saber mais sobre como adequar o seu cartório à LGPD e manter a segurança da informação.

Como funciona a LGPD?

A privacidade tem se tornado cada vez mais um assunto de preocupação global e o Brasil deu um passo importante ao promulgar uma lei abrangente que rege como as organizações coletam, usam, divulgam e processam dados pessoais de brasileiros.

A Lei 13.709/18 estabelece que dado pessoal é toda informação que permite identificar uma pessoa e determina que o tratamento desses dados deve considerar os princípios de privacidade descritos na lei.

Ao segui-los, as organizações demonstram que os dados pessoais coletados são necessários, mínimos e que atendem a uma finalidade de negócio válida, dentre outras características.

A LGPD também inclui restrições especiais relacionadas ao processamento de “dados pessoais sensíveis”, como origem racial, crenças religiosas, opinião política, filiação a sindicatos ou organizações políticas, filosóficas ou religiosas, saúde, vida sexual ou dados genéticos e biométricos.

Quais são os princípios básicos da lei de proteção de dados?

A LGPD exige que as organizações limitem a quantidade e o escopo dos dados pessoais que processam ao mínimo necessário para alcançarem seus objetivos. Sendo assim, somente dados relevantes, proporcionais e não excessivos em relação aos propósitos do processamento devem ser utilizados.

As empresas também devem implementar medidas técnicas e administrativas de segurança da informação, que lhes permitam proteger os dados pessoais de acesso não autorizado. Para tal, é preciso demonstrar que são adotadas medidas eficientes para garantir a conformidade com os requisitos de proteção de dados pessoais, segundo a LGPD, incluindo a eficácia de tais ações.

A lei reconhece, ainda, um conjunto de direitos dos indivíduos relacionados ao processamento de seus dados pessoais, como o direito à informação, retificação, bloqueio ou eliminação de dados processados.

Como implementar a LGPD no cartório?

A LGPD não faz a distinção entre “dados pessoais” e “dados públicos”. Dessa forma, órgãos públicos, incluindo, os cartórios, que administram grandes bases de dados pessoais publicamente acessíveis, também devem se adequar à lei.

Para isso, as serventias devem tratar os dados pessoais de formas distintas, e impondo determinadas limitações – como o uso limitado às suas finalidades. É também dever do órgão informar ao público quando dados pessoais confidenciais são processados para fins legais, regulatórios ou de administração pública.

Para aderir à LGPD no cartório, é preciso realizar um mapeamento detalhado dos dados pessoais tratados na serventia e o seu ciclo de vida. É necessário identificar onde estão, como estão armazenados, quem tem acesso, se os dados são compartilhados com terceiros e se eles estão seguros.

Dessa forma, com um planejamento correto e a aplicação de boas práticas de privacidade, é possível aplicar a LGPD no cartório e manter as operações com base nas melhores ações de transparência e defesa do cidadão.

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Por que realizar a gestão de prazos no escritório?

Uma boa gestão de prazos de advocacia é fundamental para o escritório. Ela envolve o acompanhamento de intimações e citações, o monitoramento de andamentos processuais e outras tarefas de organização. Em suma, uma estrutura interna bem eficiente torna o escritório funcional. Mas qual o motivo para ter uma boa gestão de prazos de advocacia?

Veja, a seguir, 3 momentos em que ela se mostra essencial!

 

Organizar processos internos

A organização de processos internos em um escritório de advocacia é completamente dependente de uma gestão de prazos por motivos claros, já que a atividade, quando judicializada, obedece aos prazos processuais estabelecidos nos códigos. Então, todas as ações devem estar ligadas a essa questão específica.

Portanto, se o advogado organiza sua rotina e os processos internos, de forma a cumprir todas as demandas nas datas previstas, obterá sucesso em sua atividade. Há muitos processos com prazos que vencem simultaneamente, e somente a organização possibilitará o cumprimento de todos.

Para manter o trabalho em dia, é interessante automatizar o que for possível quanto à organização. Captura automática de intimações, citações e andamentos processuais são medidas estratégicas. Da mesma forma, o sistema duplo de alertas de prazos, que podem ser configurados com uma antecedência que possibilite seu correto cumprimento.

Prestar um serviço de excelência

A gestão de prazos de advocacia é, também, o que possibilita ao advogado prestar seus serviços com excelência. Não basta apresentar a melhor tese jurídica em uma petição ou ter um atendimento ao cliente impecável. Se o profissional perde algum prazo judicial em sua demanda, tudo vai por água abaixo. E, sem dúvidas, esse é um dos principais desafios na advocacia, uma vez que ter organização dos processos internos é algo bem difícil – principalmente porque estamos falando sobre advogados, e não administradores.

Para prestar um serviço de excelência, é preciso minimizar todos os riscos que comprometem a prestação. No que diz respeito aos prazos de advocacia, conforme vimos, uma das formas de fazer isso é organizando processos internos. E isso está ligado a um planejamento jurídico que consegue conciliar o cumprimento de prazos simultâneos. Planejar é segmentar todas as fases que envolvem esse cumprimento, de modo que o profissional consiga realizá-las com dedicação e atenção.

Tenha sempre em mente que a prestação excelente de serviços é o que fideliza um cliente.

Fidelizar clientes

Se você é um advogado preocupado em ter uma cartela de clientes cheia, sem dúvidas, se importa com a fidelização – e saiba que realizar uma boa gestão de prazos de advocacia é fundamental para que isso ocorra, trazendo sucesso para o escritório.

Imagine que seu cliente possui uma ação que versa sobre Direito Societário, cujo valor de causa é bastante alto. Já pensou em perder um prazo processual? Uma decisão desfavorável do juiz por isso pode trazer danos financeiros e patrimoniais indetermináveis para o escritório. Não só diretamente, com a possível indenização a ser feita ao cliente, mas pela postura que ele adotará em relação ao seu negócio.

Um escritório de perde prazos fica com a imagem desgastada em relação ao mercado e ao cliente, que fará questão de contraindicar seu negócio a outros potenciais clientes.

Para realizar uma boa gestão de prazos de advocacia, os profissionais devem adotar soluções que contribuam para uma boa prestação dos serviços. O uso de um software jurídico completo, como o Alkasoft, auxilia o advogado a visualizar, de forma ampla, todos os prazos que estão em andamento no escritório.

Isso significa ter visibilidade sobre o prazo de cada ato judicial que deve ser cumprido após o recebimento da citação ou da intimação referente a ele, sobre o número do processo a que o prazo corresponde, bem como a data da ocorrência (que influencia na contagem do prazo) e o responsável por ele.

Como está sua gestão de prazos de advocacia? Entre em contato conosco e confira os benefícios que o Lawyer da Alkasoft pode trazer para você!

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Tecnologia: um diferencial para escritórios de advocacia

Procurar um diferencial para escritórios de advocacia é a melhor forma de ter sucesso na carreira. Especialmente porque estamos diante de um mercado altamente competitivo e volumoso, a tecnologia pode ser uma grande aliada nessa missão. Assumindo novos papéis, as inovações tecnológicas podem englobar toda a gestão jurídica, otimizando os processos internos.

A seguir, entenda porque a tecnologia é um diferencial para os escritórios de advocacia!

Produtividade e agilidade à prática jurídica

Ter uma atividade ágil e produtiva é, sem dúvida, um diferencial para escritórios de advocacia. Se as atividades operacionais e administrativas do escritório são otimizadas, o lucro aumenta, crescendo, também, as possibilidades de investimento de recursos em áreas essenciais para o sucesso do negócio.

E a tecnologia é o melhor meio para a otimização, que confere produtividade e agilidade à prática jurídica. Software jurídico, inteligência artificial, chatbots e outras inovações simplificam e facilitam as tarefas no escritório. Com a rotina organizada, os profissionais se tornam mais eficientes e possuem mais meio de executá-las, o que economiza tempo e agiliza o fluxo de trabalho.

Mobilidade aos profissionais

Os advogados tentam aproveitar cada brecha de tempo para adiantar suas tarefas. O intervalo entre audiências ou o tempo parado no trânsito podem ser minutos preciosos, por isso, utilizar a tecnologia é um diferencial para escritórios de advocacia, uma vez que ela oferece soluções de mobilidade que possibilitam ao profissional exercer tarefas fora do escritório.

Um bom software jurídico, por exemplo, pode ser acessado de qualquer plataforma – basta ter conexão com a internet. Com a possibilidade de trabalhar a qualquer tempo e em qualquer lugar, a produtividade e a agilidade crescem.

Organização da gestão do escritório de advocacia

Outro ponto muito positivo da tecnologia como diferencial para escritórios de advocacia é a organização que ela confere à gestão. Muitas soluções, como softwares jurídicos, são voltadas para realizar o controle dos pontos essenciais da advocacia: finanças, pessoal, relação com clientes, processos e fluxo de tarefas.

A partir do momento em que a atividade é toda organizada, o gestor tem mais possibilidades de resolver eventuais falhas e de propor ações estratégicas para aumentar o ganho. Aliás, um software que conta com um módulo voltado para relatórios gerenciais é importantíssimo para que as decisões tomadas sejam fundamentadas em dados.

Mais segurança à informação

Qual a importância que você dá para a segurança da informação em seu escritório? Se é alta, saiba que esse é um diferencial para escritórios de advocacia que é pouco pensado pelos gestores. A informação tem um poder inimaginável no universo jurídico, motivo que incentiva o investimento em tecnologia para obter segurança dos dados. Um único cliente gera um alto volume de documentos e dados pessoais, inclusive de informações sigilosas, que precisam estar seguros para que o advogado trabalhe.

Por isso, aliar-se à tecnologia garante que o escritório sempre tenha em mãos os dados necessários para o negócio e para as causas. Soluções de backup automático e armazenamento em nuvem são ótimos exemplos.

Auxílio no relacionamento com o cliente também é um diferencial para escritórios de advocacia

Um escritório de advocacia com foco no cliente já sabe que essa é a peça-chave de sucesso. Não à toa, é preciso investir nesse relacionamento o tempo todo. O destinatário do serviço deve ser atendido da melhor maneira possível, e isso só ocorre com o uso de tecnologia.

Por um lado, é preciso ter soluções internas, como um software jurídico, para organizar toda a informação referente ao cliente. Por outro, é preciso adotar aplicativos, plataformas e outras ferramentas que servirão de comunicação com o cliente. Muitos escritórios optam por utilizar o CRM (Customer Relationship Management) integrado ao software para realizar toda a gestão desse aspecto – e é uma ótima aposta.

Para ter um bom diferencial para escritórios de advocacia, o gestor deve buscar as soluções tecnológicas que colocam seu negócio em uma posição de destaque. É o caso do software jurídico Lawyer, da Alkasoft. Que tal conhecê-lo melhor? Solicite uma demonstração!

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De quanto em quanto tempo se faz backup de dados do cartório?

Planejar-se para os piores cenários é uma iniciativa que ajuda o seu estabelecimento a obter o melhor desempenho e a estar preparado para lidar com eventuais momentos difíceis. Nesse contexto, o backup de dados do cartório é um elemento essencial para uma estratégia de gerenciamento de riscos e recuperação de dados.

Independentemente do quão grande ou pequeno é o seu cartório, a segurança dos dados e das informações deve ser um assunto prioritário. Isso porque a perda de arquivos pode custar muito dinheiro, sem falar na reputação do cartório, mesmo que o conteúdo perdido seja de apenas um dia de trabalho.

Apesar disso, muitas serventias confiam ainda nas ferramentas tradicionais de backup. Entretanto, hoje em dia, existem novas formas mais seguras e automatizadas para ter a proteção de dados contra roubos, danos ou desastres.

Para ajudá-lo a compreender melhor essa questão, neste artigo, falaremos mais sobre a importância e de quanto em quanto tempo é preciso realizar um backup de dados para o seu cartório. Acompanhe.

A importância do backup de dados

Qualquer estabelecimento que trabalhe com arquivos digitais corre o risco de perda de dados. Um dos momentos mais embaraçosos e problemáticos para qualquer cartorário é ter que explicar aos seus clientes que acabou de perder todos os seus documentos e não existe um arquivo substituto. Provavelmente, essa é uma das últimas coisas que qualquer cartório desejaria.

Assim, sem boas soluções de backup, os cartórios correm risco de perder sua credibilidade e até mesmo de enfrentar ações legais se perderem dados valiosos de clientes ou funcionários.

Sendo uma repartição pública ou privada, você é responsável por armazenar informações sobre seus clientes e membros da equipe. Por isso, seu sistema precisa ser aprimorado para garantir que os dados importantes tenham a melhor proteção possível.

A regularidade do backup de dados do cartório

Para obter melhores resultados, as cópias de backup devem ser realizadas de forma automática, consistente e regular, a fim de minimizar a quantidade de dados perdidos entre as cópias de segurança. Quanto mais tempo passar entre essas cópias, maior será a possibilidade de perda de dados durante a recuperação de um backup.

A retenção de várias cópias de dados permite restaurar os arquivos em um ponto no tempo não afetado pela corrupção de dados, por acidentes ou ataques mal-intencionados. No caso de cartórios de registro, que trabalham essencialmente com a autenticação e o armazenamento de documentos, é necessário realizar essa cópia no mínimo diariamente, se possível, várias vezes ao dia.

Um serviço automatizado, por exemplo, pode ser configurado para realizar o backup em tempo real. É possível, ainda, controlar as várias versões de um mesmo arquivo, conforme o documento é utilizado ao longo do dia.

As vantagens do backup online

O grande benefício de um serviço de backup de dados do cartório online é que ele permite que você obtenha acesso aos arquivos sem restrições, independentemente do horário ou local, desde que esteja conectado à internet.

Com o serviço na nuvem, várias cópias dos dados se mantêm seguras em locais diferentes para lhe fornecer a garantia de que todas as suas informações têm um elevado nível de proteção, mesmo que ocorra um incidente.

Além disso, essa solução também oferece custos menores do que manter um servidor local e mídias físicas de backup. Se você ainda confia nos métodos convencionais de armazenamento de TI em um único local, corre o risco de perder todos os seus dados e não conseguir recuperá-los.

Dessa forma, as repartições, principalmente os cartórios digitais, que não adotam esse tipo de tecnologia podem perder sua credibilidade, seus clientes e sua relevância no atual mundo hiperconectado. Em contrapartida, o backup de dados do cartório oferece agilidade, segurança e praticidade. Isso significa que você, seus funcionários e clientes terão tranquilidade, mesmo se problemas ocorrerem.

E você, conhece o Alkabackup, o serviço de backup de dados do cartório da Alkasoft? Então, entre em contato conosco e solicite uma proposta.

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O registro da marca vale internacionalmente?

Para aqueles que precisam gerenciar marcas e acompanhar seus processos de registro, é valioso conhecer todas as possibilidades e particularidades do processo. Já sabemos da importância do registro da marca e dos problemas na burocracia envolvida em suas etapas. Mas, em um ambiente cada vez mais globalizado, é provável que a empresa necessite que sua marca esteja de acordo com os registros internacionais. Para isso, o processo de registro de marca é suficiente?

A dúvida quanto à validade do registro da marca internacionalmente não é incomum. Em um mundo interconectado, é importante saber como sua marca pode ser administrada em outros países. Inclusive, é necessário saber quais oportunidades sua empresa pode estar perdendo ao não realizar um registro da marca internacional.

Para ajudá-lo a compreender melhor essas questões, confira, neste artigo, se o registro da marca realizado junto ao INPI vale internacionalmente, além de quais são os processos necessários para tornar sua marca válida nos países de interesse.

Como funciona o registro da marca internacional?

Proteger a marca em diferentes países não parte de um processo unificado. Ou seja, é preciso que empresa ou agência responsável se informe sobre quais são os institutos responsáveis para a realização desse processo nos locais de interesse.

Outra questão que deverá ser considerada durante o registro da marca diz respeito aos países que podem ser abrangidos nesse processo. Alguns tratados determinam a validade do processo em outros países, o que pode ser uma questão a ser analisada pelas partes interessadas.

A importância do registro da marca internacional

As trocas e negociações de empresas brasileiras com parceiras internacionais não é algo recente. Empreendimentos de diferentes escopos já realizam essa troca há tempos, não sendo somente uma vantagem das gigantes multinacionais do mercado.

Nesse contexto, o gestor que deseja que sua marca tenha maior penetração internacionalmente deve pensar nas oportunidades que o registro da marca pode gerar no médio ou longo prazo. Trata-se de um diferencial competitivo que pode fazer com que se desenvolva um aspecto de segurança e credibilidade para a marca como um todo.

A propriedade protegida pelo Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI) é especificamente industrial, ou seja, abrange marcas, patentes e desenho industrial. A propriedade intelectual, no geral, é da Organização Mundial de Propriedade Intelectual (OMPI). No caso, a OMPI é uma agência da ONU com a proposta de atualizar os padrões internacionais e proteger a criação intelectual – mas pode não ser a única a ser ativada.

Acordos internacionais, como o Protocolo de Madri e a Convenção de Paris, são exemplos de fatores que auxiliam o registro da marca a ser mais simplificado. Embora o Brasil seja um dos 14 originais da Convenção de Paris, a adesão ao Protocolo de Madri ainda está seguindo alguns trâmites.

Pesquisa de marca e monitoramento de colidência internacional

Assim como o INPI, há uma plataforma que reúne marcas de 41 países chamada TM View, disponibilizada gratuitamente via web. Apesar de não existir um banco de dados unificado mundial, é possível partir de dados como o TM View e o TM Class, nos quais entradas de registro de marca brasileiros são integradas.

Nesse sentindo, é importante, ao realizar uma pesquisa e o acompanhamento de registro da marca internacional, conhecer os procedimentos envolvidos. Vale, também, buscar parcerias com escritórios e soluções que possam facilitar o processo do registro ao redor do mundo. É fundamental conhecer os limites de sua marca para que o negócio possa se desenvolver, expandir e, de fato, usufruir das oportunidades de seu registro internacional.

Você tem dúvidas sobre o registro da marca internacionalmente? Deixe sua mensagem nos comentários ou entre em contato conosco. Até a próxima.

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O armazenamento de dados do seu escritório é seguro?

O armazenamento de dados de um escritório de advocacia pode ser um trunfo para a gestão, mas isso depende se ele está sendo feito de forma segura. Se não for o caso, pode ser um dos problemas mais graves. Afinal, perder documentos importantes ou ser vítima de ataques cibernéticos pode acabar com a reputação de um escritório. Veja, a seguir, alguns pontos para você ficar de olho sobre o armazenamento de dados.

Qual a tecnologia utilizada para armazenamento de dados?

A transformação digital chegou e modificou todas as relações sociais. No Direito, não é diferente. Por isso, pensar em um armazenamento de dados em um escritório de advocacia que não seja feito em meios digitais é um erro.

Quem é mais tradicional, provavelmente usa servidores ou dispositivos de armazenamento. Entretanto, a tecnologia mais segura e mais utilizada atualmente é o armazenamento em nuvem (cloud computing). Ela se destaca pela capacidade, que pode ser ampliada conforme a demanda, pelo ótimo custo-benefício e pela praticidade.

Felizmente, há alguns bons softwares jurídicos que possuem o armazenamento de dados em nuvem. É o que acontece no seu escritório? 

Qual a frequência de backup de arquivos?

Os dados de um escritório de advocacia mudam com uma velocidade enorme. Basta uma atualização processual para dezenas de documentos novos serem incluídos no sistema. Junto com os recentes, vêm a edição dos antigos, a modificação de uma peça. Se o escritório não realiza um backup dos arquivos com frequência, corre risco de perdê-los em algum incidente.

E qual a frequência ideal? Depende da demanda de cada escritório, mas certo é que, diariamente, há novas informações. É compreensível pensar no trabalho que daria realizar backup de arquivos manualmente, por isso, é importante contar com uma solução que faça o backup automaticamente, como é o caso do software jurídico. Seus arquivos sempre estarão atualizados nele.

Você utiliza software jurídico?

Se o armazenamento de dados não utiliza tecnologia atual, suas informações não estão seguras. Se você não realiza o backup de arquivos periodicamente, pode perder dados a qualquer momento. E como corrigir isso? Um software jurídico resolveria todos esses problemas e tornaria o armazenamento de dados do seu escritório seguro.

Em primeiro lugar, basta a conexão com a internet para que qualquer modificação feita seja atualizada no sistema. Se estiver conectado, o profissional pode acessar o software de onde estiver. Os dados estarão armazenados na ferramenta e são disponibilizados em tempo real.

Quando se fala de armazenamento de dados online em um escritório de advocacia, o software jurídico aparece como a melhor opção. As informações relevantes para suas práticas jurídicas (contato de clientes e fornecedores, agenda, documentos processuais, dados de cobrança e faturas, dentre outros) estão sempre à disposição.

Caso ocorra algum incidente, eles não serão afetados, e você terá todas as informações na ponta dos dedos.

Com um bom software jurídico, o escritório de advocacia pode realizar uma gestão mais otimizada em todos os aspectos. O armazenamento de dados seguro é o que garante ao gestor as informações cruciais para uma tomada de decisões mais fundamentada. Você não quer correr riscos, não é mesmo? Conheça já uma solução inovadora para seu escritório!

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5 tecnologias para cartório que vão influenciar sua gestão

Cada vez mais, as empresas estão trabalhando no desenvolvimento de inovações tecnológicas que transformarão o mundo. Com isso, novas tecnologias para cartório estão surgindo a todo momento, com a finalidade de melhorar o serviço prestado e garantir a segurança da informação.

Para os negócios, essa informatização apresenta inúmeras oportunidades. No entanto, é preciso antecipar as tendências futuras para que você possa melhorar a eficiência do seu estabelecimento e se manter na vanguarda tecnológica, demonstrando seu cuidado em oferecer qualidade e a melhor experiência ao cliente de seu cartório.

Para ajudá-lo, neste artigo, apresentaremos algumas das principais soluções tecnológicas que podem otimizar o serviço dos cartórios. Confira.

1. Automação é uma das mais fundamentais tecnologias para cartório

Cada vez mais a automação estará presente nos cartórios. Softwares que fazem o trabalho mais repetitivo de colaboradores, automatizando tarefas menos estratégicas e mais morosas já são uma realidade.

Esses sistemas permitem a informatização completa de um cartório, digitalizando, armazenando e facilitando o acesso a documentos e informações. Tudo isso ocorre com total eficácia, segurança dos dados e proteção contra fraudes e erros.

2. Segurança da informação

Nos próximos anos, a segurança da informação se tornará ainda mais crítica. Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), todas as empresas que detêm dados pessoais, incluindo os cartórios, vão precisar se adequar às exigências dessa nova legislação quanto à forma de coleta, armazenamento e segurança desses dados.

Atualmente, muitos estabelecimentos ainda tentam obter o máximo de dados possível, mas não se importam tanto com a questão da segurança. No entanto, isso irá mudar e negócios, como os cartórios, vão precisar de softwares e serviços especializados para garantir essa segurança e evitar o vazamento maciço de dados.

3. Inteligência artificial

A inteligência artificial (IA) consiste, principalmente, no aprendizado de máquina. Trata-se, basicamente, de um software que é capaz de reconhecer padrões em dados e tirar conclusões a partir deles, assim como um cérebro humano faz.

Em um cartório, a IA pode auxiliar nos processos de análise de dados, confecção de documentos e até no reconhecimento de uma pessoa, seja por voz, imagem ou vídeo. O objetivo é permitir que os colaboradores trabalhem lado a lado com esses assistentes digitais.

4. Blockchain

Muitas pessoas ainda ignoram a tecnologia revolucionária por trás das moedas virtuais, como o Bitcoin – e uma das tecnologias fundamentais para essa e outras iniciativas é o blockchain. Esse recurso apresenta grande potencial para mudar a forma como as pessoas e as empresas interagem e fazem transações.

O blockchain é um método inovador porque foi projetado para ser altamente transparente e seguro. Não apenas qualquer pessoa pode atestar as transações, mas, em função da imutabilidade da tecnologia, os eventos registrados nessa rede pública não podem ser apagados ou alterados. Assim, o blockchain pode ser aplicado para validar documentos, diminuir custos, aumentar a confiabilidade e melhorar os serviços de um cartório – isso é, é uma das tecnologias que podem agregar aos serviços, não substituí-los.

5. Biometria

Essa, entre as tecnologias para cartório, não é considerada nova. No entanto, a biometria exerce forte potencial de se tornar presente como uma ferramenta de atendimento ao cliente, aumentando a praticidade e a segurança das transações em um cartório.

Seja na impressão digital ou por reconhecimento facial, a biometria pode ser utilizada como uma forma de autenticação confiável, podendo comparar dados e verificar qualquer cidadão. Além disso, abre-se a possibilidade de novos serviços cartorários, como a coleta de assinaturas de forma remota, o preenchimento de cadastros e a conferência de documentos.

Dessa forma, as tecnologias para cartório estão criando inúmeras possibilidades para melhorar o serviço registral e notarial. Se o seu propósito é aumentar a eficiência, a produtividade e segurança, então, a inovação tecnológica é o caminho para conseguir esses objetivos.

E então, você já conhecia as tendências de tecnologias para cartório? Utiliza alguma delas em seu estabelecimento? Compartilhe nos comentários suas experiências com essas novas soluções e até a próxima.

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